バーチャル口座とは？種類や仕組み、導入するメリットとデメリットを解説

バーチャル口座とは

バーチャル口座とは、事業者向けに銀行が貸す振込専用の口座です。
システム上にしか存在しないため仮想口座とも呼ばれます。

新規で口座を作るのではなく、銀行で開設した法人口座の下にひも付けた子口座を複数作り、目的に応じて口座番号を使い分けられるものです。
法人口座があれば申し込みの依頼をするだけで始められ、管理も難しくありません。

なお、バーチャル口座は企業だけではなく、個人も利用できます。
大手銀行やネット銀行でもバーチャル口座はあるため、自社に合うところを探してみると良いでしょう。

バーチャル口座の種類と仕組み

バーチャル口座の種類と仕組みを解説します。
バーチャル口座を運用する方法は2種類ありますが、振り込み方法はどちらも同じです。

バーチャル口座の種類

バーチャル口座を運用する方法には以下の2種類があります。

• 注文ごとに異なる口座番号を割り当てる方法
• 顧客ごとに異なる口座番号を割り当てる方法

ビジネスモデルによって、どちらのほうが適しているかが異なります。
どのような違いがあるのか見てみましょう。

注文ごとに異なる口座番号を割り当てる方法

バーチャル口座の運用方法の1つ目は、お客様からの1注文、または1回の取引ごとに、異なる口座番号を割り当てる方法です。
口座番号から注文内容やお客様を特定できるため、どの注文に該当する入金なのかを簡単に把握できます。

不特定多数の顧客からの振り込みや、取り扱う商品の種類が少なく同じ振込額が多い場合に適している方法です。

顧客ごとに異なる口座番号を割り当てる方法

2つ目のバーチャル口座の運用方法は、各顧客ごとに専用の口座番号を割り当てる方法です。
この方法は2回目以降の注文や取引でも、顧客はいつも同じ口座番号へ振り込むため、顧客に負担をかけずに振込元を特定できる利便性があります。

こちらの方法が適しているのは、一定の顧客からの振り込みが多いBtoBビジネスの場合です。

バーチャル口座への振込方法

バーチャル口座への振込方法には、ネットバンキング・コンビニ振込・ATM・銀行振込があります。
顧客がバーチャル口座へ支払う方法は、一般口座とまったく同じです。
バーチャル口座の見分け方はなく、入金元からは入金先がバーチャル口座だとはわかりません。

バーチャル口座へ振り込まれたお金は、バーチャル口座にいったん入りますが、すぐにひも付けた法人口座へと入金されます。
入金後は、バーチャル口座の番号から入金元や取引内容などのデータを取得できるため、入金金額と取引内容を一致させることは容易です。

バーチャル口座のメリット

バーチャル口座を導入するメリットを4つ紹介します。請求書業務の効率化につながるメリットが多いため、現在の業務管理にExcelを利用している方、もしくは手作業の方はぜひ参考にしてみてください。

入金消込の手間が軽減できる

バーチャル口座の大きなメリットは、入金消込の手間を軽減できる点です。
入金消込とは、各入金がどの取引に該当するのかを突合し、売掛金や買掛金などの残高を消し、請求どおりに回収できているか確認する作業のことをいいます。

入金消込は一般的に、さまざまな注文や取引、口座振替などの入金を一つの法人口座に集約して行います。
しかしそれでは、どの入金がどの取引なのか、入金内容に誤りはないかといったことを、入金項目ごとに確認しなければならず、多くの手間と時間がかかります。

一方、バーチャル口座を利用すれば、取引先ごとに固有の口座番号が割り振られるため、入金消込の手間を軽減できます。
加えて、人的エラーの防止にもなるでしょう。

入金消込について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

顧客へのサービス向上が期待できる

バーチャル口座を導入することで、顧客へのサービス向上につながります。

注文や取引件数が多い場合、一般口座では入金額と取引内容に相違ないかの確認完了までに時間がかかり、入金があってもすぐに商品の発送やサービス提供ができません。

しかし、バーチャル口座なら入金完了をリアルタイムに確認でき、もし入金間違いや入金漏れがあっても自動でわかるため、即対応が可能です。
入金確認を効率化し、商品やサービス提供までの時間を短縮できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

売掛金の回収状況を把握しやすくなる

バーチャル口座ではスピーディーな入金確認と入金消込が可能になることから、売掛金の回収状況を把握しやすくなります。
企業経営にとって、売掛金の未回収リスクを下げることは非常に大切です。

バーチャル口座を利用し入金消込の早期化を図ることで、未入金先の特定が容易となり、債権回収管理の強化を図れます。
また、二重督促や督促漏れ、督促状の行き違いなどミスを防いでくれるでしょう。

口座を開設・管理する手間がいらない

通常の口座で、事業者が目的ごとに口座を分けるには、専用の口座を別に作らなければなりません。
法人や店舗名義で口座開設するには、証明書類が必要で手続きが面倒なうえ、口座の数だけ通帳も作られるので管理する手間が増えます。

一方、バーチャル口座の開設には申し込みが必要ですが、証明書などは不要です。
複数の口座番号を使ってもすべて大元の口座にひも付けられ、管理するのは一つの口座のみで済むため、事業者負担の軽減につながります。

バーチャル口座のデメリット

上述の通り、多くのメリットがあるバーチャル口座ですが、活用するためにはデメリットも知っておかなければなりません。

ここでは、バーチャル口座のデメリットを2点紹介します。

初期費用と運用費用がかかる

バーチャル口座の導入には、初期費用と月額料金が発生します。
金額はサービスごとに幅があり、初期費用は無料としているサービスも多いですが、月額費用は数千円～数万円ほどが相場です。

そのため、振込件数が少ない場合は費用のほうがかさみ、利用するメリットを感じられない可能性があります。
バーチャル口座を検討するタイミングとしては、一カ月の取引件数が100件以上あるかを目安にするのが良いでしょう。

振込手数料と決済手数料がかかる

バーチャル口座には、振込手数料や決済手数料もかかります。

通常の口座振込では、振込元（お客様や取引先）には振込手数料がかかり、受け取り側に手数料はかかりません。
しかしバーチャル口座では、入金を受け取る事業者側には決済手数料が発生します。
事業者の手元に残るのは、入金金額から決済手数料を差し引いた金額です。

前述した運用費用と合わせ併せ、バーチャル口座のメリットとデメリットのバランスを考慮し検討すると良いでしょう。

バーチャル口座がおすすめなビジネスモデル

バーチャル口座は、運用費がかかるデメリットもありますが、入金業務の負担を軽減したいなら、導入を検討するのがおすすめです。
特に導入をおすすめするビジネスモデルを3つ紹介します。

ネットショップ

ネットショップでは、決済方法をクレジットカードやコンビニ支払い、キャッシュレス決済をメインにしていることが多いでしょう。
しかし、以下のようなショップでは、決済方法に口座振込を拡充すれば、ターゲット層を拡大できる可能性があります。

• 顧客にクレジットカードを保有していない高齢者・若年層が多い
• 単価が同じになる注文が多い
• 不特定多数からの注文が多い

クレジットを保有していない高齢者や若年層が多いサイトでは、口座振込を選べるのは有効です。
また、同姓同名のお客様からの注文や、注文者と振込人の名義が一致しない注文の特定には骨が折れます。

しかし、バーチャル口座は注文と入金額をすぐに特定できるため、確認作業が滞りません。
そのため、バーチャル口座を開設すれば、入金管理を効率化しながら顧客層の拡大を狙えるでしょう。

通販会社

テレビ通販や広告通販の会社には、バーチャル口座がおすすめです。
特に、ネット注文よりも電話注文のほうが多い場合に適しています。

電話注文では、口頭でカード情報を伝えるのは難しいため、カード決済はほとんど使われません。
そのため、必然的に決済方法は口座振込や代金引換になりますが、注文が増えると確認や消込作業に時間を費やし、商品発送やサービス提供までに時間がかかってしまいます。

バーチャル口座なら、通販サービスの品質を高めつつ、事業の生産性の向上にも役立つでしょう。

入金管理が煩雑化している事業者

取引先や入金件数が多く、入金管理が煩雑化している事業者にも、バーチャル口座は有効です。

通常の口座でやりとりを行う場合、入金情報と取引内容の確認や消込作業で手間と労力を要するあまり、ほかの業務を圧迫するケースも少なくありません。

一方、バーチャル口座を導入すれば入金管理の負担を軽減できます。
今ある法人口座に、バーチャル口座の番号を発行してひも付けるだけで済むため、容易に経理業務全般の効率化を図れるでしょう。

まとめ

バーチャル口座の仕組みとメリット・デメリットや、バーチャル口座を導入することで、経理業務の軽減と効率化を図れることを解説しました。

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