入金消込とは？業務の手順や仕訳方法、注意点、効率化のポイントを解説

入金消込とは

入金消込とは、取引先からの入金とそれに対応する取引を照合し、問題がなければ売掛金として登録されているデータを消していく業務のことです。
経理担当者が業務を行います。

売掛金とは、すでに商品やサービスを販売しており、売り上げにはなっているものの、その代金がまだ手元にない場合に用いられる勘定科目です。

売掛金の入金日は取引先によって異なるため、正しく入金されているか、いつ振り込みされたかを確認する必要があります。

取引件数が多いほど、入金消込の処理量は増えるため、間違えないように正しく入金消込をしなければなりません。

入金されていないと勘違いし、取引先に催促してしまったということがないように、慎重に入金消込を行いましょう。

入金消込の手順・仕訳

取引先に対して20万円の商品を掛売りで販売した場合を例に、売掛金の計上から入金消込までの仕訳の流れを、以下の2ステップに分けて解説します。

1. 売掛金の計上
2. 入金の確認と売掛金の消込

1.売掛金の計上

売掛金の計上を行うのは、取引先に商品やサービスを販売したときです。

今回の例では、帳簿上の借方に「売掛金/200000円」、貸方に「売上/200000円」の仕訳を作成します。

この仕訳によって「商品はすでに販売済みだが、代金が手元にない」という状態のデータが残ります。

売掛金の管理は会計システムで行っている会社が多いですが、帳簿の売掛金元帳に記入して管理することもできます。

2.入金の確認と売掛金の消込

次に売掛金の消込作業を行います。取引先から代金が入金されたら、請求内容と入金額を照合し、一致していることを確認しましょう。
確認できれば、消込の仕訳処理を行います。

今回の例では、帳簿上の借方に「当座預金（または普通銀行）/200000円」、貸方に「売掛金/200000円」と仕訳を作って処理します。

この仕訳をすることによって帳簿上で売掛金が消えます。

消込を行わなければ、売掛金がずっと残っているままになってしまい、業務に支障がでることがあるため、注意しましょう。

入金消込業務の課題・注意点

入金消込業務に当たり、意識しておくべき課題・注意点として、以下の3つを紹介します。

• 取引が多くなると処理が煩雑化する
• 人為的ミスが起こりやすい
• 属人化がおこりやすい

取引先が多い会社だと、取引の回数も増え、管理するのが難しくなります。以下に解説します。

取引が多くなると処理が煩雑化する

入金消込業務の大きな課題の一つは、取引が多くなるほど処理が煩雑化する点です。
一つの入金消込自体は単純な業務ですが、取引が増えて、入金が多くなると、処理件数もその分増えていきます。

また、取引先が増えると入金パターンも多様化するため、入金額と請求情報の照合にも時間がかかります。

その結果、入金消込に時間を要するあまりほかの業務を圧迫したり、処理の締め日までに消込が間に合わず、月次決算が遅れてしまったりすることも少なくありません。
経理業務全体の負担増大にもつながります。

人為的ミスが起こりやすい

人為的ミスが起こりやすい点も、入金消込業務の課題として挙げられます。
入金消込では、以下の確認が必要です。

• 請求情報との入金内容の確認
• 振込人名義の確認
• 仕訳処理

このように人の手による業務が多いです。そのため、確認漏れや入力間違いといったミスが起こりやすくなります。

また、取引先からの入金遅延がある場合には、担当者が未入金に気付けなかったり、誤って二重請求をしてしまったりするリスクもあります。

入金消込は売掛金の適切な管理のために必要な業務であり、ミスの許されない処理です。
しかし、その一方でミスが発生しやすいという状況は、経理担当者の心理的負担になる可能性も少なくありません。

人為的ミスを減らすためには、ダブルチェックを徹底したり、システムを導入したりするなど、対策を考える必要があるでしょう。

属人化がおこりやすい

属人化しやすい点も、消込業務における課題の一つです。

経験が豊富な担当者は、取引先ごとの入金パターンや、取引先がどのような名義で振り込んでくるかといった情報を把握しており、一つひとつの処理速度が速いです。
また、イレギュラーが発生した際にも、早急に対応できる傾向にあるため、消込業務を一任してしまっているケースもあるでしょう。

しかし、属人化がおきると、ほかの従業員にスキルやノウハウが共有されず、業務量が増えたとしても作業の分担が難しくなります。

また、特定の従業員が休職や退職となった場合には業務が停滞してしまうリスクもあるため、複数人で管理する体制を作る必要があるでしょう。

入金消込作業を効率化するポイント

入金消込作業を効率化するポイントとして、4つ挙げます。

• 取引先の協力を仰ぐ
• バーチャル口座を開設する
• 情報共有・社員の教育を行う
• システムを導入する

すべてできなくても、1つでも取り入れることで、効率化が図れます。それぞれ見ていきましょう。

取引先の協力を仰ぐ

取引先の協力を仰ぐことができれば、入金消込を効率化できます。

銀行振込では、取引先が振込を行った際に入力した振込名義を基に、突き合わせを行います。

振込名義はカタカナ表記となるため、見落としが生じやすいです。
見落としを防ぐために、相手先ごとに取引先番号や請求書にナンバーをつけて振り分けるなどしましょう。
振込名義と一緒に入力してもらうよう、取引先に依頼をしてみるのがポイントです。
照合の手間を簡略化することにつながるでしょう。

注意として、この方法は取引先にとって手間が生じる手法です。対応できるか確認して協力を仰ぎましょう。

バーチャル口座を開設する

バーチャル口座を開設して取引を行うことで、入金消込を効率化することができます。
バーチャル口座とは実際の銀行口座ではなく、振り込み専用の口座のことです。

• 顧客ごと
• 取引単位ごと
• 注文ごと

上記のように、それぞれに固有の口座番号を振り分けて振込先を指定することが可能です。
また、入金間違いなどをすぐ判断できます。

そのため、消込処理の手間を軽減でき、発生しがちな人為的エラーを防ぐこともできるでしょう。

バーチャル口座について詳しく知りたい方は下記リンクをご覧ください。

情報共有・社員の教育を行う

消込業務を効率化するために、情報共有と社員の教育を行うことも効果的です。
前述したように、入金消込業務は属人化しやすい傾向があります。
担当者が不在の場合や業務量が増大した場合に、対応できなくなるというリスクがあるでしょう。

そこで、社員を教育し、情報共有や業務の分担ができる状態を作れば、属人化を防ぎ、消込業務を効率化することが可能です。

システムを導入する

入金情報と売掛金の照合や、入金消込を自動化するシステムを導入すれば、正確かつスピーディーに消込業務を行うことが可能です。

消込業務で要していた時間や手間を削減できるとともに、経理担当者の実務的・心理的負担も軽減されるでしょう。

また、担当者個人の経験や知識に関係なく処理を進めることができるため、属人化の解消にもつながります。

まとめ

この記事では、入金消込とは何か、処理の方法や入金消込業務の課題などを解説しました。

入金消込とは、売掛金として立てていたものを、入金されていたら、データと照合して、合っていれば削除するという業務です。

単純作業に見えますが、1つずつ細かく確認する必要があり、ミスも許されないため、経理担当者の負担となりやすい業務でもあります。また、人為的ミスが起こりやすい、属人化しやすいといった点も課題といえるでしょう。

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