債権管理とは？必要性や業務フロー、課題について解説

債権管理とは

まず、債権管理とは何かを把握するために、以下の2つを解説します。

• 債権を管理する
• 与信管理との違い

債権を管理する

債権管理とは、企業が事業で得た売掛金などの債権の管理を行う業務です。債権とは、債務者に対して金銭の支払いや給付、返還を要求できる権利を指します。

企業は事業によって自社の利益を得ることを目的に運営しているため、売掛金を回収できないとなれば事業活動に支障をきたします。

売掛金を滞りなく回収するためには、債権管理によって債権が期日までに正しく支払われるかをチェックして回収予定を把握し、債権の残高を確認することが大切です。

与信管理との違い

債権管理と似た言葉に「与信管理」がありますが、この2つの業務は目的やタイミングが異なります。

与信管理は、債権を回収できないリスクを回避する目的で、取引前に取引先の支払い能力や信用力を評価して管理する業務です。評価を基に与信限度額を設定し、この額を超えないように取引をコントロールします。

一方で、債権管理は債権に関する管理全般で、取引後に実施します。債権管理は債権を確実に回収することが目的です。

このように、与信管理は取引前のリスク評価、債権管理は取引後の回収管理という違いがあります。

債権管理の必要性と債権の時効

債権管理の必要性

債権管理は、企業のお金をコントロールし、正しく資金繰りを行うために必要な業務です。

債権管理が不十分だと事業継続が困難に陥る可能性があります。企業間取引では、買掛・売掛で後払いによる精算をするケースが多く発生するため、売り上げが発生しても売掛金を回収するまで現金化されません。

売掛金を回収できないと、キャッシュを得られないままの状態で仕入れ代金や経費の支払いとなり、資金繰りが悪化するリスクや、最悪の場合には黒字倒産が起こり得るでしょう。

債権を管理し予定通りに回収できるようにすることは、企業を維持するために必要不可欠といえます。

債権の時効

時効とは、債権者が権利を行使せずにいる期間が一定期間経過すると、債権を回収する権利が消滅してしまう制度です。

債権の時効期間は、原則として2つの期間のうち、先に到来する方によって決まります。1つ目は、債権者が権利を行使できることを知った時から5年間が経過することで、2つ目は、債権者が権利を行使できる時から10年間が経過することです。

時効の成立を防ぎ、確実に債権を回収するためにも、債権の発生日や支払い期日を正確に把握し、時効が迫る前に適切な措置をとることが大切です。

債権管理の業務フロー

ここからは、債権管理の業務フローを具体的に見ていきましょう。

手順は以下の通りです。

1. コンプライアンスチェックを行う
2. 与信管理を行う
3. 売上計上・請求書を発行する
4. 債権管理表を作成する
5. 入金消込を行う
6. 入金が確認できない場合は催促を行う

1. コンプライアンスチェックを行う

コンプライアンスチェックは、取引の検討段階で、その企業が実在しているか、反社会勢力ではないかをチェックする工程です。

コンプライアンスチェックを行わないと反社会勢力の活動に巻き込まれる、取引が停止される、金融機関の融資を拒否されるなど、トラブルに見舞われる可能性が高まります。

コンプライアンスチェックは、新聞や業界・公的機関のデータベース、民間が提供するコンプライアンスチェックサービスなどを利用して行います。

2. 与信管理を行う

前述したように、与信管理は取引先の信用度や支払い能力を評価します。

具体的には、自社の調査または信用調査会社のデータベースなどを基に、直近の決算状況や役員構成、市場動向などを確認し、取引先の会社に支払い能力があるかを評価します。

この評価を参考に、安全に取引でき、かつ事業上必要な金額である与信限度額を設定します。

また、評価が将来的に持続するとは限りません。取引を続ける中で取引先の経営が悪化するケースも考えられるため、リスクに備えて常時モニタリングする必要があります。

3. 売上計上・請求書を発行する

取引を行ったら、売上仕訳を計上して請求書を発行します。売上計上と請求書発行は、債権情報を正確に担保するために重要なフローです。

請求書の締め日や支払日、発行タイミング、発行方法などは各取引先によって異なる場合があります。

そのため、取引先と事前に取り決めたルールに沿って処理を進めることが求められます。

4. 債権管理表を作成する

債権管理表は債権を管理するために使用する一覧表で、特にフォーマットはありません。取引先を一覧でリスト化し、定期的にステータスを更新すれば、債権の状態を把握できます。

売掛金を管理する債権管理表には以下の2つがあります。

• 売掛金残高一覧表：取引先ごとに売掛金の残高を管理する表。前月と当月の売掛金残高、当月の売掛金発生額、当月の入金額などの項目で管理する
• 売掛金年齢表：取引先ごとにいつ発生した売掛金がいつ入金されるのかを管理する表。売掛金発生日、金額、回収期日、回収日、繰越金額などの項目で管理する

5. 入金消込を行う

債権管理表を基に、取引先からの入金が正しく行われているかを管理します。

正確に入金が確認できたら「入金消込」を行いましょう。

入金消込とは、売掛金と実際の入金額に差異がないと確認し、問題なければ売掛金を帳簿から消去する作業です。入金消込は、取引先との信頼関係を築くためにも大切な作業であり、ミスなく正確に行う必要があります。

なお、入金消込と入金管理は以下のページで詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。

6. 入金が確認できない場合は催促を行う

場合によっては期日までに入金が確認できないケースもあります。入金確認ができない場合は、放置せずに回収へ動かなければなりません。

まずは社内を確認し、請求書の送付漏れや送付先の誤りがないかを確認します。自社に問題がなければ、債務者に入金が確認できない旨を連絡し、支払いが遅れている場合は遅延理由と入金予定日を確認します。

何度連絡しても取引先が催促に応じなければ、裁判所での民事調停や訴訟を検討しましょう。

債権回収が不可能になった場合には、貸し倒れ処理を行い、回収できなかった額を損金に計上します。

ただし、貸し倒れ処理が認められるのは、取引先の支払い能力や資産から回収できないことが明確である場合に限られるため注意しましょう。

債権管理業務に関する課題

次に、債権管理業務に関する課題として、以下の4つを紹介します。

• ミスが起きやすい
• 拠点の分散により一元化が困難な場合がある
• 請求書発行にかかる手間が多い
• 入金消込にかかる負担が大きい

ミスが起きやすい

債権管理業務のミスは取引先との信頼関係の悪化につながる問題であり、特に注意が必要な業務です。

債権管理を手作業で行うと入力ミスや計算式の設定漏れなど、人為的なミスが発生しやすくなります。

また、管理する債権が多くなるほど処理する内容も増え、請求書発行、消込作業、記帳といった作業にミスが出るリスクが高まります。

ミスを最小限に留める仕組みづくりは、債権管理業務における大きな課題といえるでしょう。

拠点の分散により一元化が困難な場合がある

企業によっては複数の拠点があり、各拠点で債権管理が行われるケースもあります。

管理をExcelで行っている場合には、本社の経理部門が各拠点のExcel台帳を集め、データの集計や加工を行わなければなりません。

このような場合、データの集計・加工作業に大きな時間と労力が必要になるため、業務効率が低下します。

対処法としては、共有のデータベースを設けて、各事業所で随時アクセスや更新できるように整備するなどが挙げられます。

請求書発行にかかる手間が多い

請求書発行業務における工数の多さも、債権管理業務における課題です。

請求書発行業務では、印刷・封入・発送といった郵送対応や、データ管理の不備による請求情報と入金情報の照合など、担当者の手間が多岐にわたります。

メールでのPDF送付や紙の郵送など取引先ごとに対応方法が異なる場合には、発行・送付・保存をそれぞれ個別に対応しなければならず、作業負担はさらに増加します。

また、適格請求書発行事業者にはインボイス制度の要件を満たした請求書の発行が求められるため、確認や修正といった手間も発生するでしょう。

請求書発行、電子請求書、インボイス制度について詳しく知りたい方は、以下のページを参考にしてください。

入金消込にかかる負担が大きい

請求額と入金額を照合する入金消込業務は、正確性が問われるため業務が属人化しやすく、業務分担がされにくいケースがあります。

名義人の違いや合算で入金される場合の照合作業など、取引先に関する細かな知識が必要となり、担当者がいないと作業が進まないケースも多いです。

また、入金消込のミスは未入金の検知が遅れることや、間違った督促につながるリスクもあるため、十分注意を払って行う必要があります。

債権管理を効率化するポイント

最後に、債権管理を効率化するポイントとして、以下の2つを紹介します。

• 社内体制やルールの整備
• システムの導入

社内体制やルールの整備

債権管理を効率化させるためには、債権管理でよくある課題に対応し、社内体制やルールの整備が大切です。

具体的には、以下の流れで整備するのがおすすめです。

1. 管理部門と担当者を決定する

まずは債権管理の担当部門と担当者を決めます。

主導する部署と責任者が明確になり、一貫した管理体制の構築が可能になります。

2. 債権管理方法を決定する

債権管理の実施方法や管理表の項目・記録方法・保存先・アクセス権など、具体的な運用ルールを決定します。

また、債権回収時のフローや管理担当者への報告方法についても、自社に合った形で整備します。

3. 債権管理に関する社内規定の策定を行う

債権管理方法が決定したら、内容に基づいて社内規定を設けます。

債権管理の担当部門と法務部門が連携して、業務に則した内容で策定します。

4. ルールに関する社内教育を行う

社内規定の策定後は社内教育を実施し、ルールを守って運用してもらえるような取り組みを行います。

システムの導入

債権管理の効率や正確性を高めるためには、債権管理をサポートするシステムやツールを導入するのが有効です。

システムによって機能はさまざまですが、特に以下は欠かせません。

• 請求書の一括発行
• 入金消込の自動化
• 記帳のサポート
• 入金状況のモニタリング

上記の機能を持つシステムを活用すれば、手作業に比べて大幅に業務効率を高められ、ヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。

システムを導入する際には、自社の規模や事業特性、状況に合わせた選択が大切です。すでに会計システムなどを導入している場合は、そのシステムとの連携ができるかどうかも確認しましょう。

入金消込の自動化について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

債権管理システムの種類

債権管理システムには3つのタイプがあり、それぞれ用途や得意な業務が異なります。

入金消込に特化したタイプ

入金消込に特化したシステムは、債権管理の中でも特に時間のかかりやすい消込業務の効率化に特化しています。このタイプの特徴は、入金データと売掛金データを自動で照合し、消込作業を一括で処理できることです。

入金消込に特化した債権管理システムの利用は、消込作業のミスを防ぎ、経理担当者の負担を減らすことにつながります。取引先の数が多く、毎月の消込作業に多くの時間を要する企業に適しています。

請求業務を一括して行うタイプ

請求業務を一括して行うシステムは、請求書の作成から発送、さらに入金確認や消し込みまでの一連の債権管理をまとめて処理できます。このシステムを導入すると、請求に関わる業務フロー全体を一つに集約し、一貫した管理が期待できます。

特に請求業務全体を把握し、管理体制を強化したい場合に向いているシステムです。

販売管理と合わせて管理するタイプ

このタイプのシステムには、販売管理システムやERPシステムの一部として、債権管理の機能が組み込まれています。販売データの入力から、請求、そして債権の回収までを一元的に管理することが可能です。

販売部門や在庫管理部門など、他部署と連携しながら、売り上げに関わるすべての情報をスムーズに共有したい場合に適しています。

債権管理システム導入までのステップ

債権管理システムの導入には、5つのステップがあります。

1. 課題の明確化と要件定義
2. 情報収集と実画面の確認
3. 契約締結と初期設定
4. トレーニングとマニュアル整備
5. 本格運用と定期的な改善

1. 課題の明確化と要件定義

債権管理システムの導入を検討する前に、まず現在行っている管理方法の問題点を明確化します。例えば、「入金消込に時間がかかっている」「請求書の誤送付が多い」といった具体的な問題を洗い出します。

その上で、新しく導入するシステムに求める機能や要件を具体的にリストアップすることで、自社の課題に合ったシステムを選ぶことが可能です。

2. 情報収集と実画面の確認

リストアップした要件を基に、それに合うシステムを提供しているベンダーを探し、詳しい情報や資料を集めます。複数のシステムを比較し、要件に合致すると考えられるものについては、ベンダーに依頼して実際の画面の確認も実施してみましょう。

実際の画面を確認することで、画面の見やすさや使い勝手を確認し、自社の課題を解決してくれるか、統制上の問題点がないかを確認できます。

3. 契約締結と初期設定

導入するシステムが決定したら、正式な契約を結びます。

契約が完了したら、システムを使うための初期設定作業に移ります。具体的には、利用するメンバーのアカウントを作成したり、システムと銀行口座の入出金データを連携させる設定などを行います。

ベンダーによっては初期設定をサポートしてくれる場合もあるため、有効に活用すると、効率的な設定が可能です。

4. トレーニングとマニュアル整備

初期設定が終わったら、実際にシステムを利用するメンバーがスムーズに操作できるようにトレーニングを実施します。この際、システムの操作方法だけでなく、新しいフローでの債権管理の進め方についても説明します。

作業手順の明確化や業務の標準化のため、操作手順やトラブル時の対処法などを記したマニュアルを整備することも重要です。

5. 本格運用と定期的な改善

トレーニングとテスト運用が完了したら、いよいよ新しいシステムでの債権管理を本格的に始めます。

導入後も、システムを使っている中で予期せぬ問題が生じたり、より効率化できる点が見つかる場合があります。そのため、システム利用の状況や業務フローに問題がないかを定期的に確認し、必要に応じて改善策を講じます。

まとめ

債権管理は、債権を確実に回収できるように管理する重要な業務です。正確に行わないと、資金管理に問題が発生し、場合によっては事業の継続が困難になる可能性もあります。

しかし、アナログな債権管理業務は人為的ミスが起こりやすく、管理工数の増大や、業務の属人化が課題となります。

これらの課題を解決するためには、債権管理システムを導入し、業務の効率化と正確性の向上を図ることが効果的です。システムによって特徴が異なるため、まずは自社の課題を明確にした上で、システム導入の検討を始めましょう。

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