• 財務諸表

債権管理とは?必要性や業務フロー、課題について解説

債権管理とは?必要性や業務フロー、課題について解説

債権管理は経理部門には大きく関わる業務のため、仕事内容を詳しく知りたい方は多いでしょう。
今回は債権管理の意味や必要性、業務フロー、企業の課題、効率化のポイントなどをわかりやすく解説します。

経理未経験や経験の浅い方はもちろん、長年にわたり経理に携わっている方も、今後の業務改善のためにぜひ参考にしてください。

債権管理とは

ここではまず、債権管理とは何かを把握するために、以下の2つを解説します。

  • 債権を正しく回収できるように管理すること
  • 与信管理との違い

債権を正しく回収できるように管理すること

債権管理とは、企業が事業で得た売掛金などの債権の管理を行う業務です。
債権とは、債務者に対して金銭の支払いや給付、返還を要求できる権利を指します。
企業は事業によって自社の利益を得ることを目的に運営しているため、売掛金を回収できないとなれば事業活動に支障をきたします。

売掛金を滞りなく回収するためには、債権管理によって債権が期日までに正しく支払われるかをチェックして回収予定を把握し、債権の残高を確認することが大切です。

与信管理との違い

債権管理と似た言葉に与信管理がありますが、別物です。

与信管理は、債権を回収できないリスクを回避する目的で、取引先の「信用」を取引前に評価して管理します。
つまり、与信管理の目的は、取引先の支払い能力や安全に取引できる金額などを判断することなのです。

一方で、債権管理は債権に関する管理全般を指します。与信管理は債権管理に含まれる一要素です。

債権管理の必要性

債権管理は、企業のお金をコントロールし、正しく資金繰りを行うために必要な業務です。
債権管理が不十分だと事業継続が困難に陥る可能性があります。

企業間取引では、買掛・売掛で後払いによる精算をするケースが多く発生します。
そのため、売り上げが発生しても売掛金を回収するまで現金化されません。

売掛金を回収できないと、キャッシュを得られないままの状態で仕入れ代金や経費の支払いが必要となり、資金繰りが悪化するリスクがあります。
最悪の場合、黒字倒産が起こり得るでしょう。

債権を管理し予定通りに回収できるようにすることは、会社を維持するために必要不可欠といえます。

債権管理の業務フロー

ここからは、債権管理の業務フローを具体的に見ていきましょう。
手順は以下の通りです。

  • 1.コーポレートチェックを行う
  • 2.与信管理を行う
  • 3.売上計上・請求書を発行する
  • 4.債権管理表を作成する
  • 5.入金消込を行う
  • 6.入金が確認できない場合は催促を行う

1.コーポレートチェックを行う

コーポレートチェックは、取引の検討段階で、その会社が実在しているか、反社会勢力ではないかをチェックする工程です。

コーポレートチェックを行わないと反社会勢力の行動に巻き込まれる、取引が停止される、金融機関の融資を拒否されるなど、トラブルに見舞われる可能性が高まります。
コーポレートチェックは企業のコンプライアンスを守るために重要な業務です。

2.与信管理を行う

前述したように、与信管理は取引先の信用度や支払い能力を評価します。
具体的には、自社の調査または信用調査会社のデータベースなどをもとに、取引先の会社に支払い能力があるかを評価します。
結果によって取引可能な額、いわゆる与信限度額を設定することが大切です。

与信限度額の設定基準は、安全に取引できる範囲で、かつ事業上必要な金額を設定します。

また、評価が将来的に持続するとは限りません。
取引を続ける中で取引先の経営が悪化するケースも考えられるため、リスクに備えて常時モニタリングする必要があります。

3.売上計上・請求書を発行する

取引を行ったら、売上仕訳を計上して請求書を発行します。
売上計上と請求書発行は、債権情報を正確に担保するために重要なフローです。

請求書の締め日や支払日、発行タイミング、発行方法などは各取引先によって異なる場合があります。
そのため、取引先と事前に取り決めたルールに沿って処理を進めることが求められます。

4.債権管理表を作成する

債権管理表は債権を管理するために使用する一覧表で、特にフォーマットはありません。
取引先を一覧でリスト化し、定期的にステータスを更新すれば、債権の状態を把握できます。

売掛金を管理する債権管理表には以下の2つがあります。

  • 売掛金残高一覧表:取引先ごとに売掛金の残高を管理する表。前月と当月の売上金残高、当月の売上金発生額、当月の入金額などの項目で管理する
  • 売掛金年齢表:取引先ごとにいつ発生した売掛金がいつ入金されるのかを管理する表。売掛金発生日、金額、回収期日、回収日、繰越金額などの項目で管理する

5.入金消込を行う

債権管理表をもとに、取引先からの入金が正しく行われているかを管理します。
正確に入金が確認できたら「入金消込」を行いましょう。

入金消込とは、売掛金と実際の入金額に差異がないと確認し、問題なければ売掛金を帳簿から消去する作業です。
入金消込は、取引先との信頼関係を築くためにも大切な作業であり、ミスなく正確に行う必要があります。

なお、入金消込と入金管理は以下のページで詳しく紹介しています。
合わせてご覧ください。

6.入金が確認できない場合は催促を行う

場合によっては期日までに入金が確認できないケースもあります。
入金確認ができない場合は、放置せずに回収へ動かなければなりません。

まずは債務者に催促を行い支払いを促しましょう。
支払い遅延の原因を確認したうえで、支払い条件を再設定したり、分割払いの提案を行ったりする必要があります。

催促に応じなければ、裁判所での民事調停や訴訟を検討しましょう。
債権回収が不可能になった場合には、貸し倒れ処理を行い、回収できなかった額を損金に計上します。

ただし、貸し倒れ処理が認められるのは、取引先の支払い能力や資産から回収できないことが明確である場合に限られるため注意しましょう。

債権管理業務に関する課題

次に、債権管理業務に関する課題として、以下の4つを紹介します。

  • ミスが起きやすい
  • 拠点の分散により一元化が困難な場合がある
  • アナログな請求書発行により手間が増える
  • 入金消込にかかる負担が大きい

ミスが起きやすい

債権管理業務のミスは取引先との信頼関係の悪化につながる問題であり、できる限り避けるべきです。
しかし、債権管理を手作業で行うと、ヒューマンエラーを避けられず、誤りや漏れなどのミスが起こりやすくなります。

管理する債権が多くなるほど処理する内容も増え、請求書発行、消込作業、記帳といった作業にミスが出るリスクが高まります。
ミスをいかに防ぐかが大きな課題といえるでしょう。

拠点の分散により一元化が困難な場合がある

企業によっては複数の拠点があり、各拠点ごとに債権管理が行われるケースもあります。

例えば、管理をExcelで行っている場合には、本社の経理部門が各拠点のExcel台帳を集め、データの集計や加工を行わなければなりません。
こうなると、データの集計・加工作業に大きな時間と労力が必要になるため、業務効率が低下します。

対処法としては、共有のデータベースを設けて、各事業所で随時アクセスや更新できるように整備するなどが挙げられます。

アナログな請求書発行により手間が増える

企業によっては電子的な方法ではなく、アナログなやり方で請求書発行をしているケースもあります。

特に、請求書の発行方法や郵送方法では、メールでのPDF送付や紙の請求書を郵送など、やり方が異なる傾向です。
また、前述したように、請求書発行のタイミングも取引先との取り決めによって異なる点も注意が必要です。

請求書の発行方法がExcelやWordで作成するというアナログな方法の場合、取引先にあわせて発行・送付・保存・仕訳をしなければなりません。
また、適格請求書事業者は適格請求書の要件に沿った請求書を発行する必要があります。

請求書発行、電子請求書、インボイス制度について詳しく知りたい方は、以下のページを参考にしてください。

入金消込にかかる負担が大きい

入金消込は、請求額と入金額を照合する業務であり、難しさは感じないかもしれません。しかし、数が増加すれば手間も増え、経理担当者の負担になる作業です。

正確性が問われるために業務が属人化しやすく、経験豊富な従業員が対応し、業務分担がされにくいケースもあります。
そのため、担当者がいないと作業が進まない、担当の引き継ぎができない状況に陥る可能性があります。

また、入金消込のミスは未入金や誤督促につながるリスクもあるため、十分注意を払って行う必要があります。
全体の負担を軽減するためにはシステム化が望ましいといえます。

債権管理を効率化するポイント

最後に、債権管理を効率化するポイントとして、以下の2つを紹介します。

  • 社内体制やルールの整備
  • システムの導入

社内体制やルールの整備

債権管理を効率化させるためには、債権管理でよくある課題に対応し、社内体制やルールの整備が大切です。

具体的には、以下の流れで整備するのがおすすめです。

  1. 管理部門と担当者を決定する:債権管理の担当部門と担当者を決める。主導する部署と責任者が明確になり、一貫した管理体制を構築できる
  2. 債権管理方法を決定する:債権管理の実施方法、債権管理表の項目・記録方法・保存先・アクセス権、債権回収に動く際のフロー、管理担当者への報告方法など、債権管理の具体的な方法を決定できる
  3. 債権管理に関する社内規定策定を行う:決定した債権管理方法をもとに社内規定を設ける。債権管理の担当部門と法務部門が連携して、業務に則した内容で策定できる
  4. ルールに関する社内教育を行う:社内規定やルールをもとに社内教育を実施することで、社内に浸透させる。

システムの導入

債権管理の効率や正確性を高めるためには、債権管理をサポートするシステムやツールを導入するのが有効です。

システムによって機能はさまざまですが、特に以下は欠かせません。

  • 請求書の一括発行や入金消込の自動
  • 記帳のサポート
  • システム管理画面での入金ステータスのモニタリング

上記の機能を持つシステムを活用すれば、手作業に比べて大幅に業務効率を高められます。また、ヒューマンエラーのミス防止にもつながるでしょう。

システムを導入する際には、自社の規模や事業特性、状況に合わせた選択が大切です。すでに会計システムなどを導入している場合は、そのシステムとの連携ができるかどうかも確認しましょう。

入金消込の自動化について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

まとめ

債権管理は、債権を正しく回収できるように管理する必要不可欠な業務です。

正確に行わないと事業の継続が困難になる可能性もあるでしょう。
しかし、債権管理業務は手作業によるミスが起こりやすいのがデメリットです。
また、アナログな業務による管理工数の増大、入金消込の負担や属人化が課題といえるでしょう。

クラウド請求書発行サービス「Bill One発行」は、請求書発行から入金消込まで請求業務の課題をワンストップで解決します。

請求書をオンラインで一括発行できるだけでなく請求情報と入金情報をリアルタイムで突合し、入金消込の自動化を実現します。

Bill One発行の特長

  • あらゆる請求書をオンラインで一括発行できる
  • 入金情報と請求情報をリアルタイムで突合し入金消込業務の自動化ができる
  • 入金情報と請求情報の一元管理によりスムーズな債権回収ができる

請求書発行や入金消込業務の工数を削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひBill One発行の導入をご検討ください。

3分でわかるBill One発行請求書発行から、月次決算を加速するクラウド請求書発行サービス「Bill One発行」について簡単にご説明した資料です。

3分でわかるBill One発行

請求書発行から、月次決算を加速する

クラウド請求書発行サービス「Bill One発行」について簡単にご説明した資料です。

「月次決算に役立つ情報」編集部

執筆・編集

「月次決算に役立つ情報」編集部

Bill Oneが運営する「月次決算に役立つ情報」の編集部です。請求書業務全般の課題や法対応など、経理課題の解決に導く情報をお届けします。

請求書にまつわる業務の悩みBill Oneなら、解決できます

Bill Oneならではの機能や導入のメリットをチェックする
サービスの詳しい説明や
デモを希望する
Bill Oneならではの機能や導入のメリットをチェックする
Bill Oneならではの機能や
導入のメリットをチェックする
業務フローに合わせた最適なプランの作成を依頼する
業務フローに合わせた
最適なプランの作成を依頼する