小口現金とは？現金との違いや管理の際のルール、ポイントを解説

小口現金とは？

小口現金とは、細かい支払いを行うために、手元に置いておく少額の現金です。会社の経理が管理していることが多いでしょう。この章では、小口現金のメリットやデメリット、現金との違いを解説します。

小口現金＝経費精算用に手元に置いておく少額の現金

小口現金とは、細かい経費の支払いのために手元に置いておく現金のことです。経理担当者が管理する場合が多く、すぐ支払いができるように金庫に保管する会社もあります。

使い方の具体例を紹介します。

• 書類の郵送に使う切手の購入費用を小口現金から支払う
• 事務所の水道光熱費を小口現金から支払う
• 社用車のガソリンを入れるための費用を従業員が立て替え、小口現金から経費精算

小口現金で支払われるのは少額がほとんどですが、使用頻度が高いため、帳簿で正しく管理することが大切です。使用頻度が増えるほど、小口現金の残高が合わなくなることがあります。

管理方法は、一日ごとに行ったり週末にまとめて行ったりと、会社によってさまざまです。

小口現金と現金の違い

小口現金と現金は日々の仕訳の段階で区別して考える必要があります。

小口現金は、手元に置いておく小額の現金で、現金とは金融機関や金庫に預けられているお金です。法人の場合、経理項目が小口現金と現金の2つに分かれています。

現金は銀行に預けていてすぐには使えないお金、小口現金はすぐに使うために手元に用意しているお金と認識しておきましょう。

小口現金は部署ごとに「小口現金出納帳」で記帳・管理しますが、現金は経理部門が「現金出納帳」で記帳・管理する違いがあります。

小口現金に関する2つの制度

小口現金の管理方法について、定額資金前渡制度（インプレスト・システム）と随時補給制度の2つを紹介します。どの管理方法が会社に合うのか、担当者が管理がしやすいのはどちらか、検討してみてください。

定額資金前渡制度（インプレスト・システム）

定額資金前渡制度（インプレスト・システム）とは、1カ月や2カ月など、一定期間分の金額を各部署の小口現金係に前渡しして、日々の支払いをその現金から支払う制度です。

小口現金係は出金した際、小口現金出納帳へ勘定科目ごとに集計します。経理担当者は一定期間の終了後に集計確認を行い、使用分を小口現金に補給するやり方です。

出金するたびに補給する必要がないため、小口現金の管理負担が軽減するのがメリットです。

随時補給制度

随時補給制度とは前渡し金額を一定に決めず、必要に応じて随時小口現金を補給するやり方です。

何度も小口現金係と経理担当がやり取りする必要があり、補給と管理の手間が増えるため一般的ではありません。

随時補給制度よりも、定額資金前渡制度の方がお互いの業務を減らせるでしょう。

小口現金を管理するときのルール

小口現金を管理するときのルールは2つあります。

1. 小口現金出納帳を使って管理する
2. 小口現金出納帳は10年間保管する

小口現金出納帳を使っていないと、支払った日や内訳がわからず、管理できません。小口現金係は出納帳を使って管理しましょう。

１.小口現金出納帳を使って管理する

小口現金出納帳とは小口現金から支出した金額や内容、補給金額を記録するための帳簿で小口現金係が記録します。

小口現金出納帳には以下の情報を書き込む必要があります。

• 受入金額
• 日付
• 摘要
• 支払った金額
• 支払いの内訳・残高

出納帳を見れば、いつ、どれだけ何に使ったのかなど、一目見てわかるため、きちんと記録して管理しましょう。

1カ月または2カ月など、決められた期間ごとの支払総額と内訳の総額を集計し、経理担当者に報告します。

２.小口現金出納帳は10年間保管する

小口現金出納帳は会計帳簿の中の「補助簿」に分類されます。

補助簿（小口現金出納帳）の保管期間は、税法で7年、会社法で10年と定められています。保存期間が定められている理由は、確定申告のときに小口現金出納帳を利用することがあるためです。

小口現金係が経理担当者に小口現金出納帳を渡し、仕訳入力が完了してからも出納帳を捨ててはいけません。保存期間の10年が経過すれば、処分しても問題ないでしょう。

小口現金の仕訳

小口現金の仕訳方法や、よく使用される勘定科目を紹介します。頻繁に使う物であれば、覚えると仕訳しやすくなるでしょう。勘定科目は会社によって異なる場合もあるため、あくまでも一例としてご参考ください。

以下に解説します。

使用する勘定科目

小口現金で支払った際によく使われる代表的な勘定科目について説明します。

会社によっては、勘定科目が異なる場合もあるため、会社ごとの勘定科目にしたがって仕訳を行いましょう。

仕訳方法

小口現金の仕訳方法を解説します。小口現金は資産の勘定科目である「小口現金」で処理し、貸借対照表の借方に分類されます。補給されれば借方、支出されれば貸方に記載します。

具体的な仕訳方法を見ていきましょう。

■小口現金の引き出し

小口現金5万円を銀行口座から引き出し、小口現金係に渡したときの仕訳

■小口現金からの払い出し

小口現金から、交通費6,000円、通信費3,000円、福利厚生費10,000円、事務消耗品費5,000円を支払った場合の仕訳

■小口現金の補給

5万円の小口現金から24,000円使用し、銀行口座から24,000円を補給するときの仕訳

小口現金のメリット・デメリット

ここでは、小口現金のメリットとデメリットについて詳しく解説します。

小口現金のメリット

小口現金のメリットは以下の2つです。小口現金には、従業員の負担軽減や急な支払いに対応できるという大きな利点があります。

1. 経費を立て替えることが多い従業員の負担を軽減できる
2. 急な支払いに対応できる

１.出費が多い従業員の負担を軽減できる

小口現金を利用することで、従業員が頻繁に立て替え払いをしなくても済みます。例えば、社内でよく発生する少額の経費をすぐに処理できるため、従業員が個人的に経費を立て替えて返金を待つ必要がありません。そのため従業員の金銭的な負担が軽減されます。

２.急な支払いに対応できる

小口現金のもう一つのメリットは、急な支払いにもすぐに対応できる点です。たとえば、着払いの荷物が届いた場合や、代金引換の商品を受け取る際にも、迅速に対応できるため、業務が停滞しません。こうした急な支払いが発生する場面では、小口現金が非常に役立ちます。

小口現金のデメリット

小口現金には便利な点がある一方で、管理の負担やリスクも伴います。以下の4つのデメリットを考慮する必要があります。

1. 立替精算のたびに業務が中断される
2. 帳簿記帳や残高管理に手間がかかる
3. 申請する従業員の負担がかかる
4. 横領などの不正や紛失リスクがある

１.立替精算のたびに業務が中断される

小口現金を使って立替精算を行う際には、経理担当者がその都度対応しなければなりません。申請が入るたびに作業が中断されるため、業務効率が低下する可能性があります。頻繁に立替精算が発生すると、業務負担が大きくなります。

２.帳簿記帳や残高管理に手間がかかる

小口現金の残高管理や帳簿の記帳作業は、日々の業務の中で時間と手間がかかります。残高が合わない場合は、原因を特定しなければならず、さらに労力を要します。定期的な確認作業が欠かせないため、管理に手がかかるという点もデメリットです。

３.申請する従業員の負担

小口現金を利用する場合でも、従業員が精算を申請する手間は発生します。頻繁に少額の経費を処理する場合、その都度申請を行うのは面倒です。また、申請は業務の合間に行う必要があるため、従業員にとって負担となる可能性があります。

４.横領などの不正や紛失リスク

現金を取り扱うという性質上、小口現金には横領や不正利用、紛失のリスクが常に伴います。こうした問題はどの企業でも起こり得ることであり、適切なセキュリティー対策が求められます。

小口現金に代わる精算方法

小口現金に頼らずに経費精算を行う方法として以下の5つの代替手段を紹介します。

1. 立替経費を振り込みで精算する
2. プリペイドカードを使用する
3. 備品をオンラインショップで購入する
4. 従業員に個別の法人カードを渡す
5. 立替金額が多くなる場合は仮払金の支給も検討

１.立替経費を振り込みで精算する

従業員が立て替えた経費を、月の締め日に領収書と共にまとめて提出し、給与と同時に口座に振り込みして精算します。

この方法は従業員数が少ない企業に適しており、経理担当者の負担を軽減できますが、一時的に従業員の負担が発生します。

２.プリペイドカードを使用する

法人プリペイドカードを利用する手段もあります。事前に定めた金額をチャージしておき、その金額内で経費を支払う仕組みです。カードの利用状況を把握しやすく、不正防止にも役立ちます。

また、クレジットカードのような審査が不要で、導入のハードルが低いため、簡単に利用を始められる点もメリットです。

３.備品をオンラインショップで購入する

文房具や消耗品などの備品は、オンラインショップで購入すると立替の頻度が減ります。クレジットカード決済を活用することで、支払いと管理が一本化され、業務の効率化が図れます。

４.従業員に個別の法人カードを渡す

従業員に法人カードを持たせ、経費の支払いを法人カードで行ってもらう方法もあります。経費精算の手間が省け、明細が自動的に記録されるため、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

ただし、法人カードには発行枚数の制限や、利用額・用途の制限が難しい場合もあるので、リスクを管理しながら使用することが重要です。

５.立替金額が多くなる場合は仮払金の支給も

従業員が多額の経費を立て替えなければならない場合は、仮払金を支給する方法を検討すると良いでしょう。従業員の金銭的負担を軽減し、経費精算の手間も減らせます。

小口現金を廃止しても切手は残る

小口現金を廃止したとしても、切手や収入印紙は引き続き使用することが多いです。必要な分をあらかじめ調べてストックしておけば、日常業務がスムーズに進行します。これらも管理方法を整えることで、効率的に対応できます。

小口現金とクレジットカードを併用するメリット

小口現金とクレジットカードを併用することで、会社の経費管理はより効率化されます。ここでは、併用による具体的な利点を3つ紹介します。

1. 準備しておくべき小口現金が減る
2. オンラインで注文すれば買いに行く手間が減る
3. 臨機応変に経費精算ができる

１.準備しておくべき小口現金が減る

クレジットカード決済を積極的に利用すれば、現金を準備する手間が減り、盗難時のリスクも軽減できます。さらに、精算作業の負担も軽減され、全体的な業務の効率が向上します。

２.オンラインで注文すれば買いに行く手間が減る

文房具や備品などの少額の購入品は、クレジットカードを使ってオンラインで注文するルールを設定すれば従業員が店舗に行く手間を削減できます。

また、オンラインの購入履歴が残るため、後から何を買ったのか確認するのも簡単です。また、無駄な支出や経費の不正申請を防ぐ効果も期待できます。

３.臨機応変に経費精算ができる

クレジットカードと小口現金を併用することで、より柔軟な経費精算が可能です。全ての社員がクレジットカードを持っていない場合でも、小口現金を準備しておけば、必要な場面でも素早く対応できます。

社員ごとの事情に合わせて精算方法を選べるため、経費管理がスムーズに進むでしょう。

小口現金を管理するときのポイント

小口現金を管理するときのポイントは以下の3つです。

• 小口現金の残高を毎日一致させる
• セキュリティー対策を講じる
• 小口現金出納帳を会計ソフトやシステムで作成する

小口現金は頻繫に出し入れするため、金額が合わなくなることがあります。帳簿を使い、残高確認をしましょう。

小口現金の残高を毎日一致させる

小口現金の管理に当たっては、毎日残高を確認し帳簿と一致させるチェックルールを設けましょう。毎日確認すれば、使用された現金の管理や未払いの存在を把握でき、小口現金の不正使用の可能性などもすぐ発見できます。

もし、月末にすべて確認するとなれば、手間がかかるうえに残高がいつから合っていないのかなど探すのに時間がかかります。毎日こまめに確認すれば、月末にまとめてチェックする負担を減らせるでしょう。

万が一、金額の差異が生じた場合は、原因を見つけなければなりません。差異の原因がわからない場合は、「雑損失」か「雑収入」として処理します。

セキュリティー対策を講じる

紛失や盗難、横領などが発生しないようにセキュリティー対策が必要です。誰でも触れる場所に置いておくと、紛失しても原因を突き止めにくくなるため、必ず金庫などで管理しましょう。小口現金の担当以外は金庫を触らないと決めておくのも対策の1つです。

また、使う予定のない多額の現金を保管することは、企業運営上のリスクとなります。小口現金は上限金額を決めておき、上限を超える出費が発生する場合のルールもあらかじめ定めておくと良いでしょう。

小口現金出納帳を会計ソフトやシステムで作成する

小口現金出納帳を会計ソフトやシステムで作成すると管理しやすくなります。出納帳は、帳簿をつけるフォーマットに決まりはありません。ノートへの手書き、Excel、会計ソフトなど管理方法はさまざまあるため、使いやすい方法で記帳しましょう。

ただし、データ管理なら勘定科目ごとの合計や、差引残高を自動で計算できるメリットがあります。会計ソフトやクラウド型経費精算システムなら、仕訳や経理処理も自動で行えるため、管理がしやすいうえに業務も効率化します。

まとめ

本記事では、小口現金の基本的な仕組み、管理方法のポイント、メリットとデメリット、さらに代替手段について詳しく解説しました。小口現金は、企業の日常業務で発生する少額支払いに対応するための手段ですが、その管理には多くの手間とリスクが伴います。

立替精算の煩雑さや残高管理の負担、不正リスクなどが小口現金管理の課題を背景に、多くの企業が法人カードやシステム導入といった経費精算のデジタル化を検討しています。

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