入金管理とは？業務の流れやポイント、管理方法について解説

入金管理とは

入金管理とはどのような業務を指すのか、また、必要な理由について解説します。

取引先からの入金が適切に行われているかを確認する業務

入金管理は、取引先からあらかじめ定められた日に入金が行われたかや、請求金額と入金額が一致しているかを確認し、入金消込をする業務のことです。なお、入金消込とは、対象となる売掛金を帳簿から消去する作業を指します。

入金管理は、売掛金の管理や取引先との信頼関係を維持するために重要な業務です。適切な入金管理を行うことで、企業運営上欠かせない資金繰りや、業績管理を適正化できます。

入金管理が必要な理由

企業は資金繰りを円滑にするために、入金管理を厳格に行う必要があります。入金管理を徹底して行うことで、請求漏れや回収漏れを防ぐことが可能です。入金管理をずさんにすると、入金の遅延や請求ミスなどの状況把握が遅れてしまうことがあります。

入金が適切に行われないと企業のキャッシュフローが悪化し、自社から仕入先への支払いが滞ったり、投資に必要な資金を用意できないといった事態に陥ったりするリスクも考えられます。

入金管理業務の流れ

入金管理業務は、主に以下のような手順で行います。

1. 入金管理台帳の作成と管理
2. 入金確認・消込
3. 督促

流れに沿って、具体的な業務内容について解説しますので、順番に確認しましょう。

1.入金管理台帳の作成と管理

一般的に、企業により取り扱っている商品やサービスは異なり、取引先や取引金額もさまざまです。自社において入金を正確に管理するためには、取引先・取引内容に関する情報を取りまとめる台帳を作成する必要があります。この台帳を「入金管理台帳」といいます。

入金管理台帳に必要な項目例は、以下の通りです。

こうした内容を入金管理台帳に記載し、常に正しい金額や明細が把握できる状態になっていることが望ましいです。

2.入金確認・消込

入金管理台帳をもとに、取引先から正しく入金がなされているかを確認し、入金消込を行います。入金消込とは、取引先に販売した商品やサービスの対価として請求した金銭の支払いが行われたときに、売掛金を削除する消込作業のことです。

入金確認・消込の一連の手順は、次の通りです。

1. 【売掛金の仕訳】取引先に請求を行った際に、売掛金（資産）を借方に仕訳し、貸方には売上（収益）を記載する。これにより、売掛金が発生し売上が計上される。

2. 【入金確認】請求期日までに正しく入金されているか否かを確認する。入金データをもとに金額についても照合し、請求書と差異がないことをチェックする。
   
3. 【入金消込】入金額を借方に預金（資産）として記載し、借方に記載していた売掛金（資産）を貸方に変更して処理する。

3.督促

入金消込後、入金予定日までに入金がなかった取引先（請求先）に対し、催促を行います。督促は、経理担当者もしくは営業担当者が実施するのが一般的です。

入金されているにも関わらず、勘違いにより催促してしまうと、取引先からの信頼が低下する恐れがあります。ダブルチェックなどを行いながら、誤りのないように十分に確認し、催促を行うことが大切です。

なお、未収金は「売掛金元帳」や「未収金元帳」とも密接に関わっているため、請求管理の際は、合わせて確認するようにしましょう。

入金管理を行う際の留意点

入金管理を正確に、かつ円滑に進めるために気を付けるべきことについて解説します。

振込手数料についての取り決め

取引において発生する振込手数料の負担について、事前に取り決めておくことが重要です。
手数料自体は大きな金額ではありませんが、入金のたびにかかるコストであるため、のちのトラブルを防ぐためにも確認しておきましょう。

特に、以下の点は、忘れずに取り決めておきたい項目です。

• 負担方法：自社・取引先のどちらが手数料を負担するか
• 手数料の節約方法：債権を一つずつ入金するか、複数を合算して入金するか

こうした内容を自社や取引先の希望を踏まえて調整し、契約書に記載します。

誤った入金があった際の対応方法

「請求した金額」と「入金された金額」が異なる場合、早急にその旨を、取引先へ連絡しましょう。

入金不足の場合は、原因を確認したうえで、差額を先方に伝えて再請求します。その際は、故意ではなくミスである可能性も考慮して、丁寧に伝えることが大切です。

反対に、入金過多の場合は、振込手数料を引いた額を返金するか、次回の取引額と相殺する方法などがあるため、取引先に確認してください。

誠実かつ迅速な対応が、相手との信頼関係の構築や円滑な取引につながります。

入金管理の方法

入金管理方法には、主にExcelやシステムで管理する手法があります。
それぞれの特徴を確認していきましょう。

Excelで管理する

入金管理方法として、Excelを導入している企業は多くあります。
無料のテンプレートなども活用できるため、追加のコストをかけずに管理できる点がメリットです。
また、クラウド上でExcelにアクセス・編集できる形で運用することにより、リモートワークの導入促進に効果が期待できます。

ただし、手作業での煩雑な業務となるため、どうしても労力がかかるうえに、入力ミスなどの人為的エラーが発生しやすいのが難点です。
また、パソコンのトラブルやデータの破損が起こると、入金が管理できなくなってしまうため、定期的に入力データのバックアップをとり、対策する必要があります。

請求書は機密情報を含むデータを扱うため、セキュリティーソフトの導入やアクセス権の設定、データ持ち出し禁止といった社内ルールを設けるなど、セキュリティー対策を講じることも重要です。

システムで管理する

取引件数が増加すると、手作業やエクセルを使用した入金管理では、業務の負担が大きくなります。
そこで、入金管理をサポートしてくれるシステムを導入すると、入金管理を効率化できます。

作業労力や時間を大幅に減らせるうえ、人為的ミスの削減につなげることも可能です。
資金の全体的な流れや、未回収金の有無・金額などもリアルタイムで即時に可視化できるため、督促するタイミングを逃しません。

システムによって特徴は異なりますが、顧客・案件ごとの入金ステータスをシステム上で一元管理できたり、入金消込を自動化できたりする機能を持つシステムもあります。また、クラウドシステムであれば、社外からのアクセスも可能となり、リモートワークの導入促進にもつながります。

まとめ

入金管理を手作業で行うと、手間がかかるうえにヒューマンエラーも起きやすく、経理担当者の負担になっているケースが少なくありません。入金管理が滞ると、入金遅延や請求ミスなどの把握が遅れてしまい、自社の運転資金を用意できなかったり、取引先からの信用を失ったりする可能性があります。

こうした課題を解決する方法として、入金管理システムの導入が挙げられます。

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