経理業務の自動化は可能？今すぐできる業務削減の具体的な方法を紹介

経理業務は自動化できる？

経費精算システムやRPAツールなどによって、経理業務を自動化することで、経理に関する業務改善を期待できます。

まずは、経理業務の自動化が必要な背景と、自動化できる経理業務の種類について見ていきましょう。

経理業務の自動化が必要な理由

経理業務の自動化が必要な理由として、経理業務に携わる人材の不足が挙げられます。

以下は、Sansan株式会社が、請求書関連業務を担う1,000名の経理担当者に対して行った「経理の人手不足に関する実態調査」の結果です。多くの経理担当者が、人手不足を感じていることがわかります。

• 経理担当者の半数以上が、人手不足を感じている
• そのうちの9割弱が、人手不足が「深刻な状況」と捉えている

また、経理部門の人手不足を感じている担当者は、それによって下記のような影響が出ていると回答しました。

経理業務が人手不足に陥れば、それだけ個人の負担が大きくなり、経理処理のミスや漏れが増えるリスクが高まります。また、人員が足りない分を残業や休日出勤などでカバーしなければならなくなるため、時間外労働も増加するでしょう。経理業務が遅れれば、当然、月次決算にも遅れが生じます。

このような経理部門の課題を解決するためには、何らかの対策を採らなければいけません。そのための選択肢の一つが、経理業務の自動化です。

経理業務を自動化することで、業務効率を上げ、経理担当者の負担を軽減できます。

経理業務の効率が低下する3つの理由

経理業務は企業経営を支える重要な役割を担っていますが、その一方で担当者の負担が増大してしまい、業務効率が低下するケースが少なくありません。ここでは、経理業務の負担を招く主な3つの理由について解説します。

手作業が多い

経理業務には、依然として手作業に頼らざるを得ないプロセスが多く存在します。例えば、Excelへのデータ入力や集計作業、小口現金の管理、そしてインターネットバンキングへの振込情報の入力などが挙げられます。これらの作業は、一つひとつは単純に見えても、積み重なると膨大な時間と労力を要します。

さらに深刻なのは、手作業には人為的ミスが起きやすいという点です。どんなに注意深く作業を行っても、入力ミスや計算間違い、確認漏れといったエラーを完全に防ぐことは困難です。ミスが発生すれば、その原因特定と修正にさらに時間がかかり、結果として業務全体の効率を大きく低下させる要因となります。

紙の書類が多い

経理部門では、領収書や請求書、経費精算書など、日々大量の紙の書類を扱います。これらの紙ベースの書類は、ファイリングや保管場所の確保が必要なだけでなく、必要な時に書類を探し出すのに時間がかかるなど、非効率になりがちです。また紙での保管は、紛失や破損のリスクも伴います。

近年、電子帳簿保存法の改正などにより、書類の電子化が推進されています。

しかし、システム導入や運用体制の構築には相応のコストや労力がかかるため、すべての企業がすぐに完全なペーパーレス化を実現できるわけではありません。そのため、依然として多くの企業では紙の書類を中心とした業務フローが残っており、これが経理担当者の負担となっています。

社内手続きに時間がかかる

多くの経理業務は、営業部門や購買部門など、他部署から提出される情報に基づいて処理が進められます。そのため、他部署からの情報共有が遅れたり、提出される書類に不備があったりすると、経理部門の作業が滞ってしまいます。

また、社内の承認プロセスもボトルネックとなりがちです。例えば、紙の書類で上長の承認印が必要な場合、上長が出張などで不在にしていると、その間は処理を進めることができません。

さらに、請求書を紙で受け取った場合と電子データで受け取った場合で処理フローが異なるといった、複数の社内ルールが存在することも、業務を複雑化させ、担当者の負担を増加させる要因となっています。このような部署間連携や手続きの遅延・煩雑さが、経理業務全体のスピード感を損なわせています。

自動化可能な経理業務の例

経理業務を効率よく進めるためには、定型業務の自動化が効果的です。

以下の業務については、「すべて」あるいは「ある程度」の自動化が可能です。

• 請求書の作成
• 帳票（帳簿・伝票）の発行
• 会計データの集計・仕訳作業
• 経費精算
• 入金消込
• 振込処理
• 請求書の受け取り　など

例えば、請求書の作成は毎月行わなければいけないことですが、注文データがあれば、それを基に自動作成することが可能です。

仕訳も、クレジットカードや銀行口座と連携することで、ある程度自動化できるでしょう。

経理業務を自動化するためのシステムの中には、レシートなどの画像を読み取り、明細を仕訳してくれる機能を持つものもあります。反復的な業務は多くの場合、自動化が可能です。詳細は後述しますが、経理業務の自動化は、担当者の負担軽減だけでなくミスの防止にもつながります。

経理業務を自動化して、業務の最適化をめざしましょう。

経理業務を自動化するメリット

経理業務の自動化によって得られる主なメリットは、以下の通りです。

• 人為的ミスの削減
• 労働環境の改善
• 生産性の向上
• コスト削減
• 迅速な経営判断への貢献

いずれも重要なメリットであり、それぞれを具体的に解説します。

人為的ミスの削減

経理を自動化することで、ヒューマンエラーの防止につながります。

例えば、注文データなどから請求書を自動作成できるツールを使えば、宛先や請求内容、請求額などを手入力する必要がありません。データを基に、自動で請求書が作成されるため、入力ミスのリスクを軽減できます。計算間違いや処理漏れなども、自動化によって防げるでしょう。

他にも多くの会計システムは、インターネットバンキングと連携させると、仕訳を自動的に作成できる機能を持ちます。電子化させることで、品質を一定に保ち、業務の属人化も防げます。

同時に、経理担当者が抱える「ミスできない」といったプレッシャーや、ミスの修正による業務負担も抑制できます。

労働環境の改善

経理業務の自動化によって担当者の業務負担が減れば、残業時間の低減や労働環境の改善が期待できます。

深刻な人手不足を抱えることもある経理部門では、長時間労働が発生するおそれがあります。そうなると離職者が増えて、さらに人手が不足するといった悪循環に陥りかねません。

自動化で経理業務を効率化し、適正な業務量と労働時間を実現することが、経理担当者の労働環境の改善につながると考えられます。

また、クラウドサービスとして提供される経費精算システムなら、テレワークも可能になります。

生産性の向上

経理業務を自動化することにより、生産性の向上にもつながります。

自動化が可能な定型的な業務をシステムに任せることで、経理業務にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。特に手作業による業務や紙によるフローを大幅に削減可能です。これにより、経理部門のリソースを予実管理や財務戦略といった重要度の高いコア業務に充てられます。

付加価値の高い業務に専念できるため、全体の生産性が向上し、企業の競争力強化にもつながるでしょう。

コスト削減

経理業務の自動化で書類のペーパーレス化が進めば、紙の書類を管理する費用や、作成コスト、書類の郵送代などを削減できます。

2024年10月1日に行われた郵送料の改定によって郵送コストも増加しているため、ペーパーレス化によるコスト削減は重要です。

Sansan株式会社が726名の経理担当者を対象に実施した「請求書の発行業務に関する実態調査」によると、2024年10月の郵便料金改定に伴い、一社当たり年間約108万円の郵送コスト増加が見込まれています。

こうした紙ベースの請求書発行にかかるコスト負担を軽減するためにも、経理業務の自動化・電子化は有効な手段といえます。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「請求書の発行業務に関する実態調査」を実施～郵便料金値上げまで半年も」

また、経理担当者の負担が減って残業を抑制できることから、人件費の削減も期待できるでしょう。

迅速な経営判断への貢献

経理業務を自動化すると、試算表の作成や月次決算を素早く行えるようになります。経営陣が、経理関連の情報を得られるまでのタイムラグが短くなるため、赤字事業への早期対策や、成長分野への投資判断などの経営判断を迅速に行うことが可能となります。

特に、新規事業への投資や事業戦略の策定などは、判断が遅れると結果が大きく変わってしまうこともあります。

経理業務の加速化が、スピーディーな経営につながるでしょう。

自動化できない経理業務

経理業務の自動化が進む一方で、人間の判断や専門知識が不可欠な領域も残ります。自動化で効率化できる業務と、人の手で行うべき業務の線引きを理解しておくことが、適切に自動化を進めるうえで重要です。

ここでは、自動化が難しい経理業務の代表的な例を3つ紹介します。

物理的な管理と実物確認

経理業務の中には、実物の確認や物理的な操作が求められるものがあります。

たとえば、固定資産台帳と現物を照らし合わせる棚卸しや、金庫内の小口現金のカウントは、実際に目で見て手で確認する作業が必要です。

また、法的に原本保管が義務付けられている書類の整理や、郵送されてくる重要書類の開封・仕分けなども、物理的な対応が必要な業務です。

例外処理と意思決定

予期せぬ取引やイレギュラーな事態への対応には、状況に応じた柔軟な思考や判断が求められるため、システムによる自動化は難しいとされています。

たとえば、申請された経費が事業に関連するものかどうかの判断は、社内規定や社会通念に照らした妥当性の検討が必要であり、画一的なルールだけでは対応できません。また、減損会計の判定や貸倒引当金の計上基準の決定など、将来の予測や市況を踏まえた高度な会計的見積もりも、専門的な知見に基づく経営判断が不可欠です。

さらに、単なる数字の集計にとどまらない付加価値の高い経営分析も、自動化が難しい領域です。「なぜ売上が下がったのか」といった背景の分析や、それに基づく改善提案は、データを読み解く力と創造的な思考が求められます。

対外的な交渉と責任の所在

税務署や金融機関など、外部の関係者との折衝が求められる業務も、人間が担うべき領域です。税務調査時における当局への説明や、資金調達に向けた金融機関との条件交渉は、対人でのコミュニケーション能力や状況に応じた判断力が不可欠です。

加えて、最終的な承認と法的責任の問題もあります。システムやAIが算出した結果が正しいかどうかを最終確認し、万が一誤りがあった場合に法的・社会的な責任を負うのは、システムではなく人間です。

自動化はあくまで業務を補助する手段であり、最終判断の責任は経理担当者や経営者にあることを認識しておく必要があります。

経理業務を自動化する方法

経理業務を自動化する方法は、一つではありません。

さまざまな手法の中から、自社に適したものを見つけましょう。ここでは、以下の5つの方法を紹介します。

• Excelの活用
• RPAの導入
• システム・ツールの導入
• アウトソーシングの活用
• AIの活用

それぞれメリットとデメリットがあるため、何を重視するかに応じて選択してください。

Excelの活用

多くの企業で日常的に使われているExcelの活用でも、経理業務の自動化は可能です。例えば、注文書の項目や数値が請求書に自動で転記されるようにするといった工夫は、簡単に実行できるでしょう。

関数を使えば、必要なデータの抽出や計算も可能です。さらに、マクロ機能で複雑な操作を自動化することもできます。

しかし、そのためにはExcelの専門的な知識が必要になるため、対応できる人材がいないと導入が困難です。また、属人化しやすくなる点にも注意しなければいけません。

操作ミスなどで計算式がずれたり壊れたりした場合、正しい数値が算出できなくなるおそれもあります。

Excelは無料でダウンロード可能なケースもあるため、コストがかからず手軽な点は魅力ですが、本格的な自動化にはあまり適さない方法といえるでしょう。

自動化できる経理業務

Excelの関数やマクロを活用することで、以下のような経理業務を自動化できます。

• 請求額の集計：販売リストから請求額を自動で集計
• 入金明細の照合：銀行の入金明細と売掛金リストを突合
• 報告書の作成：経営判断に必要なグラフや比較表を自動生成

いずれも日常的に発生する定型作業であり、関数やマクロを組んでおけば作業時間を大幅に短縮できます。

Excelでは難しいこと

手軽に始められる一方で、Excelでの自動化には以下のような限界があります。

• 外部システムとの自動連携：銀行口座や他のシステムとのリアルタイム連携には対応できない
• 承認・例外業務：上長の承認フローや、イレギュラーな取引への対応は組み込めない
• 人為的ミスの完全な排除：操作する人間が介在する以上、入力ミスや計算式の破損は防ぎきれない

Excelはあくまで補助的なツールとして位置づけ、より本格的な自動化には専用システムの検討が必要になるでしょう。

RPAの導入

RPAは「Robotic Process Automation：ロボティックプロセスオートメーション」の略称です。日本語に訳すと「ロボットによる業務自動化」という意味になります。

RPAは、RPAツールと呼ばれるツールでシナリオを作り、それに沿った作業をPCに行わせる仕組みです。

これまで手動で行っていた作業をツールに記録させることで、自動化できます。

例えば、メール添付された請求書を自動で収集し、Excelファイルにまとめて管理簿を作成するといったことも可能です。また、AIなどを含む認知技術を活用すれば、特定のタイミングでデータの集計を行い、自動でレポートを出力できます。RPAは、反復して行う作業の自動化に適した方法といえるでしょう。

一方で、Excelに比べてコストが高い点と、法改正や業務変更などがあった場合は手動で修正が必要な点は、デメリットです。

自動化できる経理業務

RPAは、複数のシステムをまたぐ反復作業の自動化に適しています。

• 複数システム間のデータ連携：販売システムから会計システムへデータを自動で転送
• 請求管理簿の作成：メール添付の請求書を自動収集し、Excelファイルにまとめて請求管理簿を作成
• 月次データの集計：毎月決まった日にデータを集計し、レポートを自動出力

人手で行っていた単純作業をシナリオとして記録するだけで、正確かつ高速に処理できるようになります。

RPAでは難しいこと

RPAはルール通りに動作するため、想定外の事態への対応には不向きです。

• 例外への対応：金額の不一致や振込名義の表記ミスなどがあると処理が止まる。法改正や業務変更時には、シナリオを手動で修正する必要がある
• 判断業務：勘定科目や消費税区分の判定など、専門知識に基づく判断はできない

業務フローが頻繁に変わる領域では、シナリオの保守コストが膨らむ点にも留意しましょう。

システム・ツールの導入

経理業務に特化したシステムを導入すれば、簡単に自動化が可能です。

クラウド型のシステムを選べば、法改正などがあった際もベンダー側が自動でシステムアップデートを行うため、利用者側が対応する必要はありません。システムを導入するだけで、手軽にさまざまな機能を有したツールを使用できます。

操作もそれほど難しくないため、特別な知識がない担当者でも、無理なく使えるでしょう。

難点としては、システム導入時の初期費用やランニングコストが発生することが挙げられます。とはいえ、人件費の削減やペーパーレス化による書類の管理コスト削減といったメリットが得られるため、トータルコストは下がる可能性があります。

経理業務のDXを進めるためにも、多様な関連ソフトと連携できる経理システムを導入するのがおすすめです。

経理システムには複数の種類があります。自動化したい業務を洗い出した上で、自社に適したシステムを選定しましょう。場合によっては、顧問税理士などに相談してみるのも有効です。

自動化できる経理業務

経理システムを導入することで、データの取得から承認までを一連の流れで自動化できます。

• 明細の自動取得：銀行口座やクレジットカード、Amazonなどの購入履歴をシステムに自動取り込み
• 自動仕訳：過去の取引データに基づき、仕訳候補を自動作成
• ペーパーレス承認：システム上で経費精算や支払いの承認を完結

手入力の工数を大幅に削減でき、リアルタイムでのデータ管理も可能になります。

システムだけでは対応できない業務

システムを導入しても、すべての業務がなくなるわけではありません。

• アナログな作業が残る可能性：書類の受領や開封作業には対応していないシステムもある
• 人によるチェックが必要：自動作成された仕訳や帳票には誤りが含まれる可能性があるため、最終確認が不可欠
• 導入時の初期設定が必要：勘定科目の設定や部門振り分けルールの構築は、業務を理解した担当者が行う必要がある

システムの効果を最大限に引き出すには、導入後の運用体制づくりも重要です。

アウトソーシングの活用

人手が限られる中小企業においては、会計事務所や経理代行サービスの会社へのアウトソーシングは有力な選択肢です。

記帳代行や給与計算、請求書発行・支払い処理などの定型的な作業を専門業者に委託することで、社内リソースをより付加価値の高いコア業務へシフトできます。委託する業務は、必要な業務のみに絞ることも可能です。

自動化できる経理業務

アウトソーシングでは、以下のような定型業務を外部の専門業者に委託できます。

• 記帳代行・支払い処理：日々の取引記録の記帳、請求書の発行・支払い処理の委託
• 給与計算：毎月の給与計算や賞与計算を専門業者に任せる
• 資料・帳簿の内容確認：作成済みの帳簿について、税区分や仕訳の正確性を専門家がチェック

必要な業務だけを選んで委託できるため、社内リソースをコア業務に集中させやすくなります。

アウトソーシングでは難しいこと

業務を外部に委託するからこそ、以下のような制約が生じます。

• リアルタイムの更新：データ反映にタイムラグが生じるため、常に最新の数値を把握しにくい
• 経営判断の代行：予算配分や投資判断など、経営方針に関わる意思決定は委託できない
• 自社従業員のスキルアップ：実務経験の機会が減り、社内の経理人材が育ちにくくなる

特に長期的な視点では、社内にノウハウが蓄積されにくくなるリスクも考慮しておく必要があります。

AIの利用

AIは、経理業務の自動化を大きく前進させる技術です。特に、OCR（光学的文字認識）と連携したAIは、請求書や領収書などの紙書類から文字情報を読み取り、自動でデータ化・仕訳入力を行うことを可能にします。これにより、手入力作業の大幅な削減とスピード化が実現します。

さらに、AIは過去の取引データを学習し、異常なパターンや不正の兆候を検知する能力も持っています。これにより、業務の精度向上、人為的ミスの削減、内部統制の強化にもつながり、経理担当者はより分析的・戦略的な業務に集中できるようになります。

自動化できる経理業務

AIを活用することで、従来は人手に頼っていた領域まで自動化の範囲を広げられます。

• 請求書の読み込みとデータ化：OCRと連携し、請求書や領収書から請求額や支払い期限などを自動で抽出
• 異常検知：仕訳の二重計上や未回収債権など、異常なパターンを検知してアラートを出す
• 資金繰り予測：過去の取引データを基に、将来のキャッシュフローを予測

学習データが蓄積されるほど精度が向上し、より高度な業務支援が期待できます。

AIでは難しいこと

AIの活用範囲が広がる一方で、以下の領域は人間が担う必要があります。

最終的な責任：経営判断や決算書の最終承認など、法的・社会的な責任を伴う業務はAIに委ねられない

例外・倫理的な配慮：特殊な契約条件への対応や、社内事情を踏まえた例外処理には、文脈の理解や倫理的な判断が求められる

AIはあくまで意思決定を支援するツールであり、最終的な判断と責任は人間にあることを忘れないようにしましょう。

経理業務を自動化する際のポイント

経理業務の自動化には、一定のコストと労力がかかります。これらを無駄にしないために、あらかじめ下記のポイントに注意しておきましょう。

業務フローを洗い出す

経理業務を自動化するに当たっては、まず、自動化する対象を明確にする必要があります。

現在の経理業務のフローを書き出し、どこに課題があるのかを明確にしましょう。

日次・月次・年次それぞれの業務フローと、かかっている工数、課題を確認し、どこを自動化すれば良いかを検討します。

現状の業務フローと課題がわからないまま、場当たり的に経理業務の自動化を進めようとすると、業務内容や課題にマッチしないシステムを選んでしまうおそれがあります。自動化によってかなえたいことを実現できるシステムを選びましょう。

同時に、自動化で業務やコストをどの程度削減できるのかも検討しておくと、必要なコストとのバランスを把握しやすくなります。

連携可能なシステムを選ぶ

経理業務の自動化を効果的に進めるためには、導入するシステム同士がスムーズに連携できるかどうかを基準にして、ツールやサービスを選ぶことが重要です。

連携可能なシステムを選ぶことで、データの二重入力や手動転記が不要になり、業務全体を一気通貫で管理できるようになります。その結果、業務効率が向上するだけでなく、入力ミスの削減や情報の一元化にもつながります。

一方で、連携のしやすさを考慮せずに異なる仕様のシステムを導入してしまうと、データのやりとりが煩雑になったり、想定どおりに連携できなかったりすることがあり、結果として業務が非効率になる可能性があります。

スモールスタートで導入する

経理業務に限らず、新たな施策を実行する際は、スモールスタートで動き出すのがおすすめです。すべてを劇的に変えてしまうと、うまくいかなかったときのリスクが大きくなります。

特に経理業務では、トラブルが発生すると取引先にも迷惑がかかりかねません。

スモールスタートで行えば、導入時のリスクを抑えるとともに、導入後の問題点や効果もチェックできます。

処理の例外をなくす

自動化を効果的に進めるためには、業務プロセスにおける例外処理を可能な限り減らすことが重要です。例外的な処理が多いと、自動化の妨げになったり、システムの設定が複雑化したりします。

まずは既存の業務フローを詳細に分析し、標準化できる部分を見つけ出しましょう。承認ルートの簡素化、書類フォーマットの統一、取引先とのルール共通化などを検討し、業務プロセスを標準化・単純化することで、自動化できる範囲が広がり、経理業務全体が効率化します。

システムサポートを活用する

経理システムや自動化ツールを導入する際は、ベンダーが提供するサポートを積極的に活用しましょう。導入時の初期設定支援や操作トレーニングはもちろん、運用開始後のトラブルシューティングなど、サポートを有効活用することで、スムーズな導入と定着が可能になります。

また導入後も、システムのアップデート情報や活用のコツを得ることで、常に最新の状態で最大限に機能を活かせます。サポート体制の充実度も、システム選定の重要な判断基準の一つと言えるでしょう。

まとめ

経理業務の自動化には、ヒューマンエラーの防止や経理担当者における労働環境の改善、生産性の向上、総合的なコスト削減、迅速な経営判断への貢献といった多くのメリットがあります。

とりわけ、手間をかけずに正確性の高い経理業務を可能にするシステム導入は、企業規模を問わず、おすすめできる方法です。

実際に導入した企業からは「工数を削減でき、生産性の向上につながった」「請求書処理のための出社が不要になった」などの改善事例が挙げられています。

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