入金消込を自動化するには？自動化のメリットや流れ、システム導入のポイントを解説

入金消込は自動化が必要？

入金消込は、取引先からの入金を確認し、売掛金や請求書と照合して消し込む業務です。入金が適切にされているか確認し、漏れがあった場合は催促の連絡を入れるなど、未払いのリスクや入金の遅延を防ぐための工程です。

この入金消込は、業務負荷が大きく煩雑で、ミスが発生しやすい業務でもあります。取引先数が増えれば照合が必要な件数も膨大になり、経理部門の負担は大きくなります。特に、入金は月末に集中しやすいため、月末月初の経理業務の負担を軽減し、人為的なミスを減らすためにも、入金消込の自動化は不可欠です。

入金の管理をExcelで行っている場合は、関数やマクロを使えば自動化が可能です。ただし、マクロを組むには専門的なスキルが必要であり、また、項目の変更があった場合に作成者以外が調整しにくいといったデメリットがあります。

そのため、専用のシステムを導入して入金消込を自動化する企業もあります。システムを活用することで、効率的かつ正確な入金データの照合を実現できるでしょう。

入金消込の自動化を進めるメリット

入金消込を自動化すると、どのようなメリットがあるのか確認していきましょう。

人為的ミスを削減できる

入金消込を自動化すると、システム上で機械的に照合作業が行われるため人為的ミスを削減できます。

手作業や目視での消込作業では、同じ名称や似たような名称の社名、単純な見間違い、数字の転記ミスといった人為的ミスを防げません。

また、入金されているにもかかわらず消込が漏れて翌月に二重請求となったり、反対に、入金されていないのに消込をしてしまい回収が漏れたりする事態を招く可能性もあります。

入金消込のミスが起こると、経理担当者が一から確認し直す必要があり、不要な時間や労力を費やすことになってしまいます。

属人化を解消できる

従来の経理処理では業務が属人化する傾向がありましたが、システムを導入して消込業務を自動化すれば、属人化の解消が可能です。

特にエクセル管理をしている場合、記入方法が担当者ごとにバラけやすくルールの統一が難しい、リストを作成した本人しか項目変更の調整ができない、といった事態に陥りがちですが、システム導入・自動化により、特定の社員に依存せずに対応できるようになります。

経理業務の経験が浅い社員でも処理可能となるため、特定の経理担当者が休業したり退職したりしても、業務停滞の心配がありません。

また、自動化によって従業員に時間的・精神的な余裕が生まれれば、より重要度の高い業績管理や債権管理、決算関連書類の作成などの業務に専念することが可能になります。

経営リスクを軽減できる

入金消込を自動化して入金・売掛金管理を正しく行うことで、請求ミスの軽減や未収金のスムーズな回収につながり、キャッシュフローの改善が期待できます。

また、最新の会計情報がリアルタイムで把握しやすくなるため、自社のポテンシャルやリスクが明確になり、経営判断に役立ちます。未収金状況がリアルタイムでわかるため、取引先ごとの与信管理にも有用です。

他システムと連携できる

入金消込システムの中には、会計ソフトや販売管理システムといった他のシステムと連携できるものもあり、システム間での入金消込データの共有が簡単に行えます。

手作業による労力が必要ない上に、入力ミスの防止にも役立ちます。

また、リアルタイムで請求や入金に関する情報が把握できるため、正確で細かな対応が可能です。売掛金残高の自動更新や顧客への請求データ、支払い履歴なども一貫して検索できるメリットもあります。

入金消込を自動化する3つの方法

入金消込の自動化を実現するには、いくつかの方法があります。それぞれの方法にはメリットとデメリットが存在するため、自社の状況や規模、予算に合わせて最適な手段を選択することが重要です。

1. Excelの関数やマクロを活用する
2. クラウドサービスを活用する
3. 代行サービスを活用する

Excelの関数やマクロを活用する

多くの企業で利用されているExcelは、入金消込の自動化を進める第一歩として検討しやすい方法です。関数やマクロを駆使することで、一定の自動化を実現できます。

Excelを使うメリット

Excelを使うメリットは、無料で使用できる点です。ほとんどの企業では既に導入済みのため、追加のコストをかけずに始められます。また、一度関数やマクロで型を作れば、それを繰り返し利用して作業を効率化することが可能です。初期投資を抑えたい場合や、取引件数が比較的少ない場合には有効な手段となります。

Excelを使うデメリット

Excelによる自動化にはVLOOKUP関数やピボットテーブル、さらにはマクロの知識など、 高度なExcelの知識が必要です。

そのため、誰でも簡単に構築・運用できるわけではありません。また、特定の担当者しか扱えない状況に陥りやすく、 業務が属人化する可能性があります。

さらに、取引件数が増えると処理速度が低下したり、ファイルが破損したりするリスクもあり、 Excelでの管理には限界があることも認識しましょう。

クラウドサービスを活用する

近年、入金消込の自動化で主流となっているのが、専用のクラウドサービスを利用する方法です。AIなどを活用し、高精度な自動照合を実現するサービスが多く登場しています。

クラウドサービスを使うメリット

クラウドサービスの最大のメリットは、 入金消込作業の大幅な時短です。特に取引先が多い企業では、手作業と比較して大幅な効率化が期待できます。また、システム上で入金状況が一元管理されるため、 債権管理が容易になり、未回収債権がリアルタイムで認識可能です。これにより、督促などの債権回収業務もスムーズに行えるでしょう。

さらに人為的ミスを減らせる点や、担当者による作業のばらつきがなくなり、属人化を防げる点もあげられます。加えて、リアルタイムで資金管理ができるため、経営判断に必要なキャッシュフロー情報を迅速に把握できます。

クラウドサービスを使うデメリット

まずクラウドサービスの利用には、基本的に会計ソフトやインターネットバンキングなど、 既存システムや他部署との連携が必要です。スムーズなデータ連携のためには、事前の確認や設定作業が求められます。

また導入・運用にはコストがかかります。初期費用や月額利用料が発生するため、 取引規模や利用人数に応じて、自社にあったものを選ぶことが重要です。費用対効果を十分に検討する必要があります。

代行サービスを活用する

自社でシステムを導入・運用するリソースがない場合や、コア業務に集中したい場合には、入金消込業務そのものを外部に委託する、代行サービスの活用も有効な選択肢です。

代行サービスを使うメリット

代行サービスを利用するメリットとして、まず業務負担の軽減と生産性向上が挙げられます。

煩雑な入金消込作業を専門業者に任せることで、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。また、専門のオペレーターが作業を行うため、人為的ミスの削減も期待できます。さらにプロのノウハウに基づいた運用により、 正確な売掛金管理にもつながるでしょう。

代行サービスを使うデメリット

一方、自社内で管理する場合と比較して、代行サービスの利用には大幅なコストが発生します。委託する業務範囲や量に応じて費用がかかるため、慎重な検討が必要です。また、サービスによっては 自社独自の複雑なルールに対応できない場合があるため、事前にどこまでの業務を委託できるか、協議する必要があります。

加えて顧客情報や入金情報といった機密性の高いデータを外部に預けることになるため、委託先のセキュリティーリスクについても十分に評価し、信頼できる業者を選ぶことが不可欠です。

入金消込を自動化するシステム導入の流れ

入金消込システムの選定から導入までは以下の流れになります。

1. 自動化の目的と範囲を明確にする
2. システムの候補を選定し、話を聞く
3. 自社の要件に合う機能か確認する
4. システムの本格導入

1.自動化の目的と範囲を明確にする

システムを導入する前には、導入目的や自動化したい範囲を明確にすることが大切です。目的や自動化の範囲があいまいなまま導入すると、目的の作業が自動化されていない、または満足のいくものではないといった事態になりかねません。

また、多くの機能を搭載したシステムを導入したものの、自社では使わない機能が多かった場合、導入費用やランニングコストのための費用負担が大きくなる可能性があります。

まずは自社状況の洗い出しを行い、目的と自動化の対象を明らかにすることが大切です。

2.システムの候補を選定し、話を聞く

システム導入の要件を決めたら、次にシステム候補を選定します。公式サイトだけでなく、インターネット検索やレビューサイトも参照し、自社に合いそうなシステムを選びましょう。

多くのベンダーは製品紹介ぺージだけでなく、詳細資料や無料説明会を提供しています。これらを積極的に活用すると、より的確な情報を入手できます。

これらの資料や説明を参考に、機能や費用、サポート体制などを比較し、候補となるシステムを2〜3社に絞りましょう。

3.自社の要件に合う機能か確認する

候補を絞り込んだら、自社の要件にマッチした機能やサポートが受けられるかを確認しましょう。具体的に話を聞き、システムの担当者から実際の画面を見せてもらうなどして、必要としている機能があるかを確認します。

また、導入前や導入後に必要なサポートを受けられるかも確認しましょう。

システム導入に伴い、既存の社内ルールやフローの見直しが必要になる場合もあります。その場合、機能の確認と並行して、変更内容を検討しましょう。

4.システムの本格導入

機能や操作に問題がなく、費用対効果が得られると判断したら、ベンダーと正式に契約し、本番環境の利用を開始します。

本格導入に際し、初期設定やデータ移行作業、システム連携が必要です。ベンダーのサポートを受けながら、計画的に進めましょう。またシステムを利用する他部署への周知徹底も必要です。

システム導入後も定期的に運用状況を確認し、より効率的で確実な運用フローを維持・改善してください。不明点や改善したい場合は、システムのサポートセンターを活用し、他社事例を参考にしたアドバイスを求めるとよいでしょう。

入金消込を自動化するシステムを選ぶときのポイント

入金消込の自動化が可能なシステムを導入する際には、社員の労力や作業に要する時間を減少させるため、また、システムをより効果的に活用するために気を付けたいポイントがあります。

情報連携がスムーズに行えるかを確認する

システムを導入する際には、経理担当者と他部署間で情報の共有が円滑に行えるかどうかもチェックする必要があります。情報連携を円滑に進めるためには、何よりもまず入金情報と請求書の照合が速やかに行われることが大切です。

計算ミスが発生した場合に自動で差額を計算して消込する機能の有無や、バーチャル口座との連携機能の有無を確認すると良いでしょう。

また、経理担当者を経由して他部署へ情報伝達するやり方の場合、必要な情報が届くまでにタイムラグがあり入金状況が変わる可能性があります。システム化が進めば、他部署からでも随時入金状況が確認でき、必要なときに必要な情報をリアルタイムで活用できるようになります。

操作方法がわかりやすく簡単なものを選ぶ

システムを検討する場合は、操作方法がわかりやすく、誰でも簡単に扱えるものを選ぶことがポイントです。例えば、メニューやアイコンが視覚的にわかりやすく直感的な操作ができる、ヘルプやチュートリアルが充実している、などです。

また、将来取引先が増えた際の拡張性の高さやメンテナンスのしやすさ、多様な入金パターンへの柔軟性なども視野に入れると良いでしょう。

他システムと連携できるかチェックする

既に導入しているソフトやサービスがある場合、それらと連携が可能かどうかも選定ポイントです。連携が可能であれば、コストを削減しつつ導入や業務の効率化を図れます。

連携方法が容易で理解しやすく、連携におけるサポートが充実しているかどうかも確認しましょう。入金消込システムの機能には、入金消込以外にも、売掛金計上や請求書発行、API連携などがあります。

自社に必要な機能が搭載されているものを選択しましょう。

サポートが充実しているものを選ぶ

サポート体制の充実もシステム導入のポイントとなります。運用をしていく上で、疑問が生じたりシステム上のトラブルが発生したりすることがあるでしょう。その際に、社内に一定のスキルや知識を持った人がいない場合、対応が難しくなります。

サポート体制が充実しているサービスであれば、すぐに疑問やトラブルの解消ができるため、いざというときに安心です。

セキュリティーレベルが高いものを選ぶ

自動化システムは、インターネットバンキングや販売管理システムと連携させることで、作業を大幅に効率化できます。一方でシステム内で取引先情報などの機密データを管理するため、セキュリティーが強固なシステムを選びましょう。

例えばデータの暗号化や不正アクセスの監視、パスワードの定期的な更新があげられます。また災害やサイバー攻撃によるデータ消失に備え、バックアップ体制が整っているとより安心です。

他システムと連携して得られる効果

入金消込システムは、他のシステムと連携することで、より業務が正確に効率よく行えます。

会計ソフトとつなげて仕訳を自動作成

入金消込システムを会計ソフトと連携させる最大のメリットは、仕訳作成の自動化にあります。

従来、入金確認が完了した後、その結果を別途会計ソフトに入力し直す作業が発生していました。この手作業は時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。

しかしシステム連携により、入金消込システムで確定した消込データが自動的に会計ソフトに送信され、売掛金消込の仕訳が自動で作成されるようになります。

これにより、経理担当者の負担が大幅に軽減されるとともに、人的ミスのない正確な会計処理が実現し、月次決算の早期化にもつながります。

販売管理システムとつなげて販売活動を管理

販売管理システムとの連携は、迅速な営業活動と確実な売掛金回収に貢献します。

入金消込の自動化によって得られた最新の入金情報は、リアルタイムに販売管理システムに反映されます。これにより、営業担当者は、どの顧客からいつ、どの請求に対して入金があったのかを常に正確に把握することが可能です。その結果、与信限度額を超過しそうな取引先への対応や、入金が遅れている顧客への迅速な督促活動がしやすくなり、売掛金の回収漏れリスクの低減につながります。

また、正確な入金状況に基づいた販売実績の把握は、より効果的な販売戦略の立案にも役立ちます。

ERPシステムとつなげて経営管理に生かす

企業の基幹情報を一元管理するERPシステムとの連携は、入金消込の自動化によって得られるデータを経営レベルで活用するために不可欠です。

入金データがERPシステムに連携されることで、会計情報や販売情報だけでなく、生産、仕入れ、在庫といった他の業務データと関連付けて分析することが可能になります。

これにより、企業全体の正確なキャッシュフローをリアルタイムで把握し、より精度の高い資金繰り予測が可能です。また迅速かつ正確なデータに基づいた経営判断が可能となり、変化の激しい市場環境においても適切な企業活動をサポートします。

まとめ

入金消込は、経理業務のなかでも業務負荷が大きく煩雑で、ミスが発生しやすい業務の一つです。手作業・目視確認によるミス、経理担当者にかかる負担を軽減するためにも、システムを導入して自動化することが有効です。

入金消込システムを導入すると、人為的ミスの削減や属人化の解消、業務の効率化が図れるといったメリットがあります。経理業務の抱える課題を解消するためにも自社が内包する課題を洗い出し、システムの導入を検討しましょう。

「Bill One債権管理」は、請求書の発行から入金消込まで、全社の請求業務を自動化するクラウド債権管理サービスです。

 入金状況がリアルタイムで共有できるため、経理・財務はもちろん、全社で債権の状況を把握できます。

Bill One債権管理の特長

• 請求先ごとに固有のバーチャル口座を振込先として請求書を作成・発行
• 名義不一致や複数の請求分を一括した合算入金も自動で消込処理
• 現在利用中の基幹システムとも柔軟に連携可能
• 発行済み請求書と入金状況をリアルタイムに一覧表示・管理可能
• 請求書の作成・発行から入金消込、社内での照会・共有までをBill One上で完結

請求業務をワンストップで自動化し、債権と入金の情報を一元管理することで、 企業の債権管理を強固にする「Bill One債権管理」。ぜひ導入をご検討ください。