OCRで請求書の処理を効率化｜導入メリットと注意点を解説

OCRとは

OCR（Optical Character Recognition）は、日本語の「光学文字認識」を意味し、紙や画像の文字をデジタルデータに変換する技術です。

OCR機能を備えたツールを活用すれば、請求書処理にスキャンした請求書の文字や数字を変換し、テキストデータとして取り扱えるようになります。

技術の発展とともにOCR市場は拡大しており、OCRを導入して請求書の読み取り作業を自動化する企業が増えています。

請求書をデータ化する主な方法

請求書をデータ化する方法として以下の3つを紹介します。

1. 手入力
2. スキャナーで取り込む
3. OCR

１.手入力

この方法は、届いた紙の請求書の内容をExcelや自社システムに手動で入力します。

メリット

この方法は特別なシステムを導入する必要がないため、初期投資を抑えられます。担当者が内容を判断しながら入力するため、癖のある手書き文字や、複雑な備考欄の指示にも柔軟に対応可能です。例えば「今月のみ振込先が違う」といった特記事項も、文脈を読み取って正確に処理できます。

注意点

一方で、作業には多くの時間と労力がかかります。大量の請求書を処理する必要がある場合、多くの作業時間が必要となります。また、人の手で行う以上は打ち間違いや見落としなどのミスを完全に防げず、特定の担当者にしか業務内容がわからないという属人化のリスクもあります。

２.スキャナーで取り込む

スキャナーでの取り込みは、紙の請求書や領収書を専用スキャナーや多機能プリンターでスキャンし画像として保存する方法です。

手入力やOCRとは違い、スキャナーでの取り込みでは書かれている文字の内容を識別せず、単に画像として保存するものです。

メリット

この方法のメリットは、請求書の電子保管が可能になり、物理的な保管スペースを削減できることです。また、画像化された請求書は簡単に共有できるので、紛失リスクを抑えつつ、必要時にすぐに書類を参照できます。

注意点

スキャナーで取り込んだデータは、テキストデータに変換されないため、金額の自動集計や単語検索ができないほか、電子帳簿保存法に準拠するためにはタイムスタンプの付与や解像度の設定など、追加の対応が必要です。

３.OCR

最も効率的に請求書をデータ化する方法が、OCRを活用する方法です。先述したとおり、OCRは紙や画像ファイルに書かれた文字をデジタルデータに変換する技術で、スキャンした請求書の画像から自動的に文字や数字を認識し、編集可能なテキストデータに変換することができます。

メリット

OCRを使用すれば、読み込んだデータがテキストデータに変換されるため、データ入力の時間を大幅に短縮できる上、手入力による人為的ミスも減らすことができます。また読み取ったデータを会計システムと連携させれば、適格請求書の判定や仕訳作業まで自動化でき、経理業務全体のスピードが向上します。

注意点

OCRの読み取り精度には限界があるため、人の目による最終確認作業が必要です。また、導入に当たっては初期費用のほかにランニングコストが発生するため、慎重な検討を要します。

OCRで請求書をデータ化する5つのメリット

OCRを利用して請求書をデータ化すると、以下のようなメリットがあります。

1. 業務工数が少なくなる
2. 人為的コストの削減につながる
3. 会計ソフトなどの外部システムと連携できる
4. 物理的な保管スペースが不要になる
5. 紙の削減で環境対策に寄与できる

１.業務工数が少なくなる

請求書の処理業務にOCRを導入すると請求書のデータ化が自動化されるため、業務工数が少なくなります。

その結果、担当者の負担が大幅に軽減されるだけでなく、担当者は他の重要な業務にリソースを割けるようになります。

業務工数の削減によって、全体的な業務効率が向上し、企業の生産性も高まります。

２.人為的コストの削減につながる

請求書の処理業務は、細かな確認や集計作業など多くの時間が必要とされるため、請求書処理が集中する月末月初は残業代が発生することも珍しくありません。

OCRを活用することで請求書のデータ化が自動化されるため、作業時間を大幅に短縮できます。その結果、残業時間の減少とともに人為的コストの削減が実現します。

３.会計ソフトなどの外部システムと連携できる

OCRでデータ化された請求書や領収書は、会計ソフトなどの外部システムと連携することで、処理や管理がより効率的に行えるようになります。

例えば、請求書をOCRでデータ化し、会計ソフトと連動させると、データの自動入力および自動仕訳が可能となり、業務をより効率化できます。また、請求書管理システムと連携させれば、支払い期日の管理や承認フローの自動化が可能になります。

４.物理的な保管スペースが不要になる

請求書は、受け取る側と発行する側の双方に保存が求められる文書です。書類を印刷して紙で保存する場合は、保管場所の確保が必要です。OCRで請求書をデータ化すれば、電子データのまま保存できるため、保管場所の有効活用や、保管コストの削減につながります。

また、請求書をデータ化することで検索性が向上し、過去の請求書を簡単に検索できるようになるため、監査対応や取引履歴の確認が迅速化します。

５.紙の削減でSDGsへの貢献ができる

OCRによる請求書のデータ化は、紙の使用量を大幅に削減し、SDGsへの貢献もできます。これは、コスト削減以上の意味を持ち、企業の社会的責任（CSR）を果たす重要な取り組みとなります。

企業に対する環境への配慮が求められる昨今、OCR技術の導入は、環境対策を推進する企業としてのイメージ向上にもつながります。

OCRで請求書をデータ化する流れ

OCRで請求書をデータ化する際の一般的な流れを紹介します。

1. OCRで請求書ファイルを読み込む
2. 読み込んだデータ内容の修正・確認
3. 請求書のデータを書き出す
4. 会計システムなどへのデータ連携
5. データの保存とバックアップ

１.OCRで請求書ファイルを読み込む

まずは読み取りたい請求書をスキャナーやスマートフォンのカメラなどを用いて、OCRでスキャンしましょう。

大量の請求書をスキャンする際には、あらかじめ「未処理」「処理済み」などのフォルダを作成し、ファイル名に日付や企業名を入れるルールを統一しておくと、その後の管理がスムーズに行えます。

２.読み込んだデータ内容の修正・確認

次にOCRで読み込んだ請求書データを確認し、正しく読み込めていない部分については修正を行います。

OCRの認識精度は改善され続けていますが、達筆な手書き文字や、文字が重なっている箇所は誤認識を起こす可能性があります。したがって、数字などを丁寧に確認し、必要に応じて修正します。

３.請求書のデータを書き出す

OCRで読み込んだ請求書データの修正・確認が終わったら、請求書データの書き出しを行います。

テキストファイルやPDFなど任意の形式を選び、書き出し先のフォルダへファイル名を指定して保存しましょう。

４.会計システムなどへのデータ連携

書き出した請求書データを会計ソフトやERPシステムなど、他の管理システムへインポートします。

データの自動インポートを設定しておけば、毎回の手動操作が省略でき、データの取り込み漏れの防止にもなります。

５.データの保存とバックアップ

請求書をOCRでデータ化した後は、データの保存とバックアップが非常に重要です。

クラウドストレージや外部ハードディスクを使って定期的なバックアップを実施することで、機器の故障や災害によるデータ紛失のリスクに備えられます。

請求書処理におけるOCRツールの導入までの流れ

請求書処理においてOCRツールの導入を成功させるためには、いきなりソフトを使い始めるのではなく、準備を段階的に進めることが大切です。

課題の抽出と目的の設定

現在の請求書処理において、月にどれくらい工数がかかっているかを可視化しましょう。また「入力ミスをゼロにする」「経理部門でもテレワークを可能にする」といった、具体的な導入のゴールを明確に設定すると、目的に向けた導入を進められます。

OCRツールの選定

自社の業務規模や予算、目的に合うツールを選びます。具体的には既存の会計ソフトと連携できるか、操作画面は直感的で使いやすいかなどを確認します。可能であればトライアルを活用し、自社でよく届く形式の請求書を実際に読み取って、認識精度や使い勝手を確かめると良いでしょう。

運用フローの策定

ツールを導入した後に「誰が」「いつ」「どのように」作業を進めるのか、新しいルールを策定します。読み取った後の紙の原本はどうするのか、確認担当者と承認者は誰にするのかなどを明確にし、マニュアルを作成します。

本格運用

本格運用を開始した後も、実際のフローが円滑に機能しているかを確認します。運用を進める中で、読み取り精度の傾向や、作業工程における停滞ポイントが明確になるため、定期的に運用の確認とマニュアルの更新を行うことが重要です。

こうした継続的な改善により、請求書処理の正確性と業務スピードを安定的に維持することが可能となります。

請求書に適したOCRツールの選定ポイント

請求書処理に適したOCRツールを選ぶ際に役立つ7つのポイントを紹介します。

1. 効率化したい業務に合ったツールを選ぶ
2. 認識精度にこだわる
3. 会計ソフトなどと連携できるかを確認する
4. オペレーターによるチェックの有無を確認する
5. セキュリティー対策
6. 電子帳簿保存法に対応しているか確認する

1. 効率化したい業務に合ったツールを選ぶ

請求書業務にOCRを導入する場合は、効率化したい業務や自動化したい業務に合ったツールを選ぶことが重要です。

例えば、データ入力の効率化を重視する場合は、高精度なOCRエンジンを持つツールが適しています。仕訳作成の自動化を目指すなら、AIによる自動仕訳機能を備えたツールが効果的でしょう。また、承認プロセスの簡素化が課題であれば、充実したワークフロー機能を持つツールを選択することで、大幅な改善が期待できます。

自社の業務フローを分析し、最も効果が高いツールを選ぶことで、業務の効率化につながります。

2. 認識精度にこだわる

OCRツールは製品によって文字認識の正確性に差があるため、認識精度の高いツールを選ぶことが重要です。

手書き文字や特殊フォントへの対応など、高い認識精度を持つツールを使用することで手動での修正作業が少なくなり、業務効率の向上が期待できます。

3. 会計ソフトなどと連携できるかを確認する

請求書業務に適したOCRツールを選ぶ際は、会計ソフトなどと連携できるかもあわせて確認しましょう。

システム連携が適切に行われることでデータの一元管理が可能となり、運用の効率化が図れます。そのため、データ形式やAPI連携の要件、システム構成などツールが適切に連携できるかどうかを事前に検証しておく必要があります。

4. オペレーターによるチェックの有無を確認する

OCR技術を用いたデータ化は、完全な正確性が保証されているわけではないためデータを目視で確認する必要があります。ツールによっては、オペレーターがデータ化された請求書をチェックするサービスもあり、このチェックにより、OCRでの認識エラーが修正され、より精度の高いデータを得ることができます。金額の安さだけで選ぶと、自社での修正作業が多く発生してかえって負担が増える可能性もあるため、サービス内容を比較しましょう。

5. セキュリティー対策

請求書には取引先の銀行口座や住所、取引金額など、外部に漏れてはならない重要な情報が書かれています。利用するツールが、ISO 27001（ISMS）など、情報セキュリティーにおける規格を満たしているか、通信や保存データが暗号化されているかなど、セキュリティー対策を確認しましょう。自社のセキュリティー基準を満たしているか、情報システム部門とも相談して選定を進めることが重要です。

6. 電子帳簿保存法に対応しているか確認する

電子帳簿保存法に対応しているOCRツールを使用することは、法令遵守の観点から極めて重要です。

電子帳簿保存法の対応可否や原本保存の要件については、次の章で詳しく説明します。

請求書読み取りでOCRツールを利用する際の注意点

OCRツールで請求書を読み取る際に注意すべきポイントを5つ紹介します。

1. 手書きの文字や特殊文字は読み込めない可能性がある
2. 目視による確認をする
3. 会計システムや業務管理ソフトとの連携を確認する
4. 電子帳簿保存法に対応しているか確認する
5. 原本の扱い方を決める

各ポイントを詳しくみていきましょう。

１.手書きの文字や特殊文字は読み込めない可能性がある

OCRツールの多くは文字の読み取りに優れていますが、手書きの文字や特殊文字などは、正確に認識されない場合があります。これらの要素を含む書類を扱う場合は、手動での確認・修正が不可欠です。

手書き文字や特殊文字が含まれる請求書は、データ修正が必要となることを考慮してOCRを導入するとよいでしょう。

２.目視による確認をする

OCRを使用して請求書を読み取る際は、目視による確認が必要です。

請求書処理において、金額や数量、日付などの数値データは特に重要であり、誤りがあると大きな問題になります。

特に、桁数が多い金額や、かすれて読み取りにくい書類などは、OCRが「8」を「0」と誤認するリスクがあります。ツール上でエラーが表示されていない箇所であっても、重要な項目については原本と照らし合わせてダブルチェックをおこないましょう。

３.会計システムや業務管理ソフトとの連携を確認する

OCRツールを導入する際は、会計システムや業務管理ソフトとの連携を事前に確認しましょう。OCRでデータ化したにも関わらず、それを手作業で別のソフトに打ち込み直していては、導入の効果が半減してしまいます。

OCRツールで読み込んだ請求書データが自動的に会計システム・業務管理ソフトに取り込まれることで、業務プロセスがスムーズに進行します。運用開始前にデータ転送の自動化設定やエラー処理の方法などをできる範囲で確認、検証しましょう。

４.電子帳簿保存法に対応しているか確認する

電子帳簿保存法に対応しているOCRツールを使用することは、法令遵守の観点から極めて重要です。

電子帳簿保存法は、請求書の保存方法やデータの取り扱いに関する規制を定めており、適切なツールを使用しないと法令違反となる可能性があります。画像品質や検索機能、改ざん防止措置などの要件を満たしているかを確認しましょう。

5.原本の扱い方を決める

電子帳簿保存法の要件を満たす形でOCRスキャンを行えば、紙の原本を破棄することが可能です。ただし勝手な判断で原本を捨ててしまうと、税務調査の際に認められないリスクがあるため、必ず顧問税理士に相談して扱い方を確定させてから処分を行ってください。

なお、電子帳簿保存法一問一答問3には以下のように記載されています。

『令和3年度の税制改正において、適正事務処理要件

（旧規則第3条第5項第4号。紙段階での改ざん等を防止するための仕組み）の規定が廃止され、令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、定期的な検査を行う必要がなくなりました。そのため、スキャナで読み取り、折れ曲がり等がないか等の同等確認を行った後であれば、国税関係書類の書面（紙）は即時に廃棄することとして差し支えありません。』

引用元：電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】 令和６年６月 国税庁

上記記載の通り、条件を満たす場合には書面の破棄も可能となりましたが、顧問税理士がいる場合は、相談した上で判断するようにしましょう。

請求書の破棄については、以下の記事もお読みください。

まとめ

この記事では、請求書処理におけるOCR活用のメリットや注意点、OCRツールの選定ポイントについて解説しました。

請求書処理においてOCRによるデータ読み取りが正確でないと、後の財務処理に影響が及ぶため、OCRのデータ化の精度は非常に重要です。しかし、機械による読み取りには限界があるのも事実です。

OCRツールの導入を検討する際は、自社の会計システムとの連携や電子帳簿保存法への対応などを事前に確認してください。まずは現在の業務課題を整理し、無料トライアルなどを通じて操作性や読み取り精度を確かめると、スムーズな導入につながります。自社の状況に合わせた適切なツールを選び、業務フローの最適化を進めてみてください。

クラウド請求書受領サービス「Bill One請求書受領」は、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。

受け取った請求書は、99.9％*の高精度でデータ化し、申請・承認・仕訳作成までの一連のプロセスをデジタル化することで業務効率を大幅に向上させます。

Bill One請求書受領の特長

• 紙や電子などあらゆる形式の請求書をオンラインで受領し、99.9％の精度*で正確にデータ化する
• 受領した請求書データを一元管理できる
• インボイス（適格請求書）の要件を満たしているかを自動チェック
• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

  ※Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

請求書受領業務の工数を大幅に削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひ導入をご検討ください。