請求書の発行方法とは？作成するタイミングや注意すべきポイントを解説

請求書発行の必要性

ビジネスの場で取引を行った際には、代金を請求するために請求書を発行します。法律上では請求書の発行は義務付けられていませんが、取引があった事実や取引の内容、金額の証明として、請求書を発行するのが一般的です。

請求書発行に義務はないものの、発行しておいた方が賢明といえます。その理由は次のとおりです。

• 請求書の発行により入金遅延や未払いのリスクを回避できる
• 支払う側も、支払い忘れを防止できる

また、2023年10月1日よりインボイス制度が開始されました。適格請求書発行事業者は、取引先から求められた場合、適格請求書の要件を満たした請求書を発行しなくてはなりません。

請求書を発行する方法

請求書の発行方法としては、WordやExcelで作る方法のほかに専用の作成ツールを使う方法があります。それぞれ見ていきましょう。

WordやExcelで作成する

請求書は、MicrosoftのWordやExcelでも作成が可能です。最初から自分で作成する方法と、インターネット上のテンプレートをダウンロードする方法があります。

請求書には、法律で定められた様式はありません。ただし請求書に記載すべき項目は決まっているため、確認しましょう。また、発行者が企業の場合と個人事業主の場合では、記入すべき内容が異なる点にも注意が必要です。

企業の場合は、社内に規定様式の請求書が用意されているケースが多いため、こちらを使用しましょう。請求書を作成したあとは、印刷またはPDFにエクスポートして発行します。エクスポートの際には、レイアウトが崩れないように注意が必要です。

専用のツールで作成

自分で請求書を作成するほかに、会計ソフトや請求書作成の専用ツールを使う方法もあります。専用ツールを使用すると、取引先の情報や請求項目、税区分といった情報を記載するだけで請求書発行が可能です。請求書以外に、納品書や見積書などの書類も作成できます。

専用ツールの中には請求業務を自動化してくれるものもあり、大幅に業務効率を上げられるのが魅力です。そのほか、領収書の送付や入金管理ができるツールもあるため、請求業務を効率化したい場合は検討してみるといいでしょう。

また、専用ツールを活用すれば、請求漏れや二重請求といったミスも減らせます。クラウド型の請求書作成ツールを使用した場合は、社内のテレワーク（リモートワーク）化が推進できる点もメリットです。担当者が席を外している間も請求業務が滞らず、企業内での承認フローのスピードアップが実現できるでしょう。

請求書発行システムを導入することにより、請求書の電子化にも対応可能です。Sansanが行った「請求書発行の電子化に関する実態調査」では、電子請求書発行のメリットとして次のような回答が寄せられています。

「ペーパーレスが進んだ」と回答した人が65.1%と最も多く、次いで「請求書を処理する時間が減った」が46.6%という結果でした。請求書の電子化をきっかけに経理部門のペーパーレス化や業務効率化が進んでいることがわかります。

電子請求書への移行によって毎月削減された時間について調査したところ、「1時間未満」「1時間～4時間未満」が全体の約7割を占めるという結果でした。また、「10時間から13時間」と回答した人も約1割おり、年間で換算すると120時間以上の削減につながっている企業もあることが分かりました。

請求書の発行タイミング

請求書の発行は、企業にとって重要な業務です。請求書発行のタイミングを間違えた場合は、取引先に迷惑をかける可能性があります。請求書発行の正しいタイミングや、発行日の決め方を把握しておきましょう。

請求書の発行タイミングと発行日

請求書は、原則として商品やサービスを納品した後に発行します。また、発行方式は「掛売方式」か「都度方式」のいずれかで行うのが一般的です。それぞれの発行方式について理解したうえで、事前に取引先と取り決めておくと良いでしょう。

掛売方式

掛売方式とは、継続した取引がある場合に、月単位のように定期的に請求と支払いが行なわれる仕組みです。「月末締め、翌月払い」や「月末締め、翌々月10日払い」のように、取り決めたタイミングで毎月請求する仕組みとなっています。

商品の単価が高くない場合や、毎月取引が発生する取引先への請求に適している方法です。

都度方式

都度方式とは、商品やサービスの納品、提供ごとに請求し、その都度支払いが行われる方式です。都度方式の場合は、商品の納品やサービスの提供が完了したタイミングで請求書を発行します。

新規取引を行なった際や、継続取引を想定していないケースで選択されやすいです。ただし、取引のたびに請求書を発行すると互いに手間がかかってしまいます。もし継続取引となった場合は、取引先に掛売方式への移行を提案してみましょう。

その他の方式

代金の半額を前払いにして、残りの金額をサービスの提供後に請求するケースもあります。その場合は契約や打ち合わせの内容に応じて、指定された日付で請求書を発行すると良いでしょう。

請求書の発行日

請求書の発行日は、受領する側にとっては「債務が確定した日」という意味合いになります。そのため、必ず発行日を記入しなくてはなりません。発行日は請求書を作成した日や印刷した日ではなく、取引先の支払いに合わせた日付を設定しましょう。

請求締め日は掛売方式や都度方式によって、また先方の締め日・支払日によっても異なるため、事前に取引先に確認しておくことが大切です。締め日の例としては、以下のようなパターンがあります。

• 月末締め翌月末支払い
• 20日締め翌月末支払い
• 月末締め翌々月5日支払い

請求書の発行で注意するポイント

請求書を発行する際には、注意しなくてはならないポイントがいくつかあります。特に注意すべき点は、以下の4つです。

• 請求書発行に関する確認事項を取引先とすり合わせる
• 再発行の際には状況に応じた適切な対応を行う
• 適格請求書（インボイス）を発行する
• 請求書の控えを保存する

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

請求書発行に関する確認事項を取引先とすり合わせる

請求書を作成する際には、以下の事項について取引先とすり合わせたうえで発行しましょう。

• 発行日・締め日・支払日
• 請求金額
• 送付方法（郵送・メール・FAX・手渡しなど）
• 振込手数料（どちらが負担するか）

再発行の際には状況に応じた適切な対応を行う

取引先より、請求書の再発行を依頼される場合があります。たとえば「紛失した」「支払い方法が変更になった」「記載内容が誤っている」などのケースです。それぞれのケースにおいて、どのような対応が適切なのかを解説します。

• 紛失：紛失した請求書と、内容を照らし合わせて再発行します。二重請求を避けるために「再発行」と明記しておくと良いでしょう。ファイルのタイトル名にも「再発行」と記載すると間違わずにすみます。
• 記載内容の誤り：取引先に対して誤りがあったことを謝罪したうえで、訂正した請求書を再発行します。先方には古い請求の破棄をお願いし、おわびの挨拶状を添えて再送付しましょう。
• 支払い方法の変更：相手の資金不足などの理由で再発行となる場合は、債務不履行のリスクがないかを確認しましょう。起こりうるトラブルを防止するために、覚書や念書を交わしておくことも重要です。

紛失や未着によって請求書を再発行した場合の日付は、透明性を保つため、初回発行時から変更しないほうが良いでしょう。

適格請求書（インボイス）を発行する

インボイス制度の開始により、2023年10月以降は、正確な適用税率や消費税額が記載されている適格請求書を求められるようになりました。売り手側が適格請求書（インボイス）を発行しなければ、買い手が仕入税額控除の適用を受けられず、税負担が増えてしまう可能性があります。

適格請求書を発行するには、「適格請求書発行事業者」として登録する必要があります。適格請求書には、法令や通達によって定められた様式やフォーマットはありませんが、以下の6点の記載が必須です。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称・登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容
4. 税率ごとに区分して合計した金額（税抜き又は税込み）・税率ごとに区分した消費税
5. 適用税率
6. 取引先の氏名または名称
   

請求書の控えを保存する

発行後の請求書は発行者、受領者ともに、一定期間保管しなくてはなりません。保存期間は以下の通りです。

• 法人・個人事業主の請求書保存期間

法人、個人事業主ともに確定申告書提出期限の翌日からが保存期間となります。

また2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が改正され、2023年12月31日までの2年間は猶予期限とされていました。しかし2023年12月31日に猶予期間が終了しました。これ以降電子取引をした書類は、定められた要件に従い電子データとして保存することが義務付けられています。

それにともない、請求書を含む税務関係の帳簿書類をPDFなどの電子データにより授受した場合は、PDFなどの電子データのまま保存する方式に変わりました。請求書の受領側と発行側、どちらも電子保存の対応が必要です。受領側が紙で帳票を受け取った場合は、紙のまま保存するか、スキャンしたデータを電子化し、一定の要件を満たしたうえで保存する必要があります。

電子帳簿の保存方法については、税務署のガイドラインや要件にしたがって適切な対応を心がけましょう。

電子帳簿保存法の詳細や請求書保存の要件については、以下の記事でも詳しく解説していますので、参考にしてください。

まとめ

本記事では、請求書を発行する理由や発行方法、正しいタイミングについて解説しました。請求書は、取引の内容や金額を証明するために重要な役割を果たすものです。

インボイス制度や電子帳簿保存法を機に、請求書に関する業務負担が増加しました。おすすめの対策の一つとして、請求書の電子化が挙げられます。請求書を電子化すれば手入力でのミスを防げますし、紙の請求書の封入・封かん作業がなくなり、郵送コストも削減できます

インボイス管理サービス「Bill One」は、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理することができます。

受け取った請求書は、99.9%*の高精度でデータ化し、申請・承認・仕訳作成までの一連のプロセスをデジタル化することで業務効率を大幅に向上させます。取引先の要望に合わせた形式で送付できるため、取引先の負担もありません。

インボイス制度に対応した適格請求書を発行することができ、発行した請求書の控えを電子帳簿保存で定められた要件を満たして保存します。

請求書に入れたい項目を選んで自由にカスタマイズできますし、取引先指定のフォーマットもテンプレートとして活用可能です。会計ソフトやワークフローシステム、販売管理システムとの連携も可能なため、経理業務のデジタル化をさらに加速します。