請求書業務は外注すべき？代行サービスのメリットと費用相場、外注先を選ぶポイントを解説

請求書業務を外注する4つのメリット

請求書業務の外注には、業務効率化やコスト削減といったさまざまなメリットがあります。ここでは、企業が請求書業務を外注することで得られる主な4つのメリットについて解説します。

１.コア業務への集中と生産性の向上

請求書の発行や送付、受領といった定型業務は、毎月必ず発生する作業でありながら、企業の収益に直接的に貢献する業務とはいえません。

こうした業務を外注することで、経理担当者は資金繰りの改善や財務分析、予算管理といった、より付加価値の高いコア業務に専念できるようになります。

結果として、経理部門全体の生産性が向上し、企業の経営判断に必要な情報を適切なタイミングで提供できるようになります。経理担当者のモチベーション向上にもつながり、組織全体のパフォーマンス改善が期待できます。

２.人的・物理的コストの削減

請求書業務の外注により、さまざまなコストの削減も可能です。

例えば、紙の請求書を発行している場合、用紙代やインク代、封筒代といった消耗品費、そして郵送費が毎月発生します。また、受け取った請求書や発行済みの請求書を保管するためのファイルやキャビネット、保管スペースも必要です。

外注の活用は、このような物理的なコストの削減につながります。一つひとつのコストは小さくても、長期的に見れば、相当なコスト削減効果が期待できるでしょう。

３.ミスの防止と業務品質の標準化

請求書業務を専門とするプロフェッショナルに委託することで、金額の記載ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを大幅に削減できます。

代行サービス事業者は複数のチェック体制や確認フローを整備しており、ミスが発生しにくい仕組みを構築していることが一般的です。また、担当者の退職や異動があっても、業務品質が変わることなく、常に一定のサービスレベルを維持できます。

取引先への請求書が遅延したり、誤った内容で送付されるリスクを軽減することは、企業の信頼性向上につながるメリットです。

４.インボイス制度や電子帳簿保存法へのスムーズな対応

2023年10月にインボイス制度が開始され、2024年1月には電子帳簿保存法の電子取引データ保存が義務化されました。

こうした法改正への対応は、企業にとって大きな負担です。自社で情報収集やシステム改修、運用ルールの変更を行うには、相当な時間とコストがかかります。

請求書代行サービスを利用すれば、法改正への対応も事業者側で行ってくれるため、企業は本業に専念でき、コンプライアンスリスクの軽減にもつながります。

インボイス制度で企業がとるべき対応については、以下の記事をお読みください。

請求書業務の外注・代行サービスとは

請求書業務の外注を検討する際は、まずサービスの概要と仕組みを理解することが大切です。ここでは、代行サービスの基本的な内容について解説します。

サービスの仕組み

請求書代行サービスは、企業に代わって請求書業務を行うアウトソーシングサービスです。BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の一種として、経理業務の効率化を支援する役割を担っています。

基本的な業務フローは以下の通りです。

請求書発行業務

1. 企業から請求データを受領し、そのデータを基に請求書を作成する
2. 作成した請求書を印刷・封入して郵送、または電子データとして送付する

請求書受領業務

1. 取引先から届く請求書（紙・電子データ）を受け取る
2. 受け取った請求書をデータ化して管理する

取引先からの問い合わせがあれば、代行サービス事業者が一次対応を行うケースもあります。

対応可能な業務範囲と種類

代行サービスの業務範囲は事業者によって異なります。

請求書発行の代行サービスでは、請求書の作成、印刷、封入、郵送を行います。請求書受領業務の代行サービスでは、受け取った請求書の電子化や受け取り自体を代行します。

これに加えて、入金確認や消込作業、未入金時の督促、請求データの管理といった拡張業務に対応する事業者もあります。

さらに、電子請求書の発行やAPI連携による自動化、多言語対応といった付加サービスを提供する事業者も増えています。

フルアウトソーシング型ですべての請求書業務を委託するか、部分委託型で一部の業務のみを外注するか、企業側のニーズに応じて選ぶことが大切です。

請求書業務の外注・代行サービスが利用される背景

多くの企業が代行サービスを利用する背景には、非効率的な手作業による負担やリスクがあります。

例えば月末や期末に請求書業務が集中することで、経理担当者には大きな負荷がかかります。また、特定の担当者しか業務を把握していないといった、属人化のリスクも課題です。ミスや確認漏れが発生すれば、取引先との信頼関係を損なう可能性もあります。

請求書業務の外注は、こうした課題の解決策として、多くの企業から評価されています。

請求書代行サービスの費用相場と料金体系

代行サービスの料金は、委託する業務の範囲や請求書の発行枚数などによって変動します。ここでは、代行サービスの料金体系と費用の考え方について説明します。

外注費用は業務範囲によって変わる

代行サービスの費用を考える前に、まず「何をどこまで依頼するか」という業務範囲を明確にすることが大切です。

サービスによって対応範囲は大きく異なります。例えば「請求書の発行・送付のみ」を依頼する場合と、「入金確認・消込作業」、さらには「未入金時の督促」までをすべて任せる場合とでは、費用は大きく変わります。

単に発行作業だけを効率化したいのか、それとも売掛金の管理まで含めて経理プロセス全体を効率化したいのか、自社の目的を明確にすることで、必要なサービスとそれに伴う費用の見積もりが可能になります。

主な料金体系は「月額固定制」と「従量課金制」

請求書代行サービスの料金体系には、主に月額固定制と従量課金制の2種類があります。

月額固定制は、請求書の発行件数に関わらず毎月一定の料金を支払う方式で、予算管理がしやすく、請求書の件数が多い企業に適しています。一方で、請求件数が少ない月でも同じ料金が発生するため、繁閑差が大きい企業は費用面で効率が下がる可能性があります。

従量課金制は、実際に処理した請求書の件数に応じて料金が決まる方式です。請求書件数が少ない企業や、月によって件数にばらつきがある企業に適しています。ただし、請求書の件数が多い月は料金が高くなる可能性があるため、注意が必要です。

なお、事業者によっては両者を組み合わせた料金体系を採用し、基本料金に加えて一定件数を超えた分は従量課金となるケースもあります。自社の請求書発行パターンを分析し、最適な料金体系を選択することが大切です。

自社コストとの比較シミュレーションの方法

外注費の妥当性を判断するためには、現状の自社コストを正確に把握する必要があります。

まず、請求書業務にかかる人件費を「担当者の時給×作業時間」で算出します。例えば、時給2,500円の担当者が月40時間を請求書業務に費やしている場合、人件費は月10万円です。

次に、用紙代やインク代、封筒代などの消耗品費、郵送費を合計します。仮に請求書を月100通発行し、1通当たりの消耗品費と郵送費が150円だとすれば、計15,000円です。加えて、請求書の保管スペースやファイリング用品のコストも考慮します。

これらを合計した自社コストと、代行サービスの見積もり金額を比較することで、外注の費用対効果を判断できます。ただし、単純なコスト比較だけでなく、業務品質の向上や担当者の負担軽減といった定性的な効果も考慮した上で、検討することが重要です。

請求書業務の外注先を見極めるポイント

請求書には取引先の情報や金額など、重要な情報が含まれるため、外注先の選定は慎重に行う必要があります。ここでは、信頼できる代行サービスを見極めるポイントを解説します。

セキュリティー体制で必ず確認すべきポイント

請求書代行サービスを選ぶ際、最も重要なのがセキュリティー体制です。

一般に、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）といった第三者認証を取得している事業者は、一定のセキュリティーレベルを満たしていると判断できます。これらの認証は定期的な審査を受ける必要があるため、セキュリティー品質の継続的な改善も期待できます。

また、データの保管方法や暗号化の有無、アクセス権限の管理体制も確認します。特にクラウドサービスを利用している場合は、サーバーの設置場所やバックアップ体制について確認が必要です。

加えて、情報漏えいが発生した場合の補償内容や、インシデント発生時の報告体制についても、事前に確認しておくことをおすすめします。

業務フローとサポート体制の確認ポイント

代行サービスを利用する際には、日々の業務フローが円滑に進むかどうかも重要なポイントとなります。

請求データの受け渡し方法や締切時間、請求書発行までのリードタイムを確認し、自社の業務スケジュールに合うかを検討しましょう。急な変更や追加依頼への対応可否、対応可能な時間帯も確認します。

万が一ミスが発生した場合の報告フローや、責任の所在を明確にしておくことも大切です。専任の担当者がつくのか、問い合わせ窓口は電話とメールのどちらに対応しているか、レスポンスの速さはどの程度かといった点も確認しましょう。

トラブル時に迅速な対応ができる体制が整っているかを見極めることが、スムーズな業務委託の鍵となります。

契約書でチェックすべき項目

契約書の内容は、後々のトラブルを避けるために十分な確認が必要です。

まず、委託する業務範囲が明確に記載されているかを確認しましょう。請求書の発行や受領だけなのか、その先にある入金確認などの業務も含むのか、具体的に記載されている必要があります。

秘密保持契約（NDA）の内容も重要です。情報の取り扱いや、契約終了後のデータ返却・削除についての取り決めが明記されているか確認しましょう。また、損害賠償に関する条項や契約解除の条件についても、あらかじめ把握しておくことが大切です。

不明な点があれば、契約前に必ず確認し、必要に応じて法務部門や専門家に相談することをおすすめします。

請求書業務の外注と請求書発行システムの比較

請求書業務の効率化には、外注以外にもシステムの導入という選択肢があります。ここでは、両者の違いと、それぞれのメリット・デメリットを比較します。

最大の違いは「誰がやるか」

請求書業務の外注とシステム導入の最大の違いは、業務を誰が行うかという点です。

なお、システムを導入する場合は、担当者への教育や、運用ルールの策定が必要です。外注とシステム導入のいずれを選ぶかは、自社のリソースや業務方針に応じて判断します。

コスト構造と費用対効果の考え方

外注サービスには月額固定制のサービスもありますが、一般的には請求書の件数に応じた変動費が中心で、業務量に比例してコストが増減します。一方、システムの場合には月額利用料などの固定費が中心で、請求書の件数が増えても追加コストはほとんど発生しません。

長期的な視点で見ると、請求書の発行・受領件数が多い企業や、今後業務量の増加が見込まれる企業は、システムの導入の方が費用対効果が高くなる可能性があります。

柔軟性と拡張性で比較する

外注は、基本的に契約で定められた業務範囲内での委託です。このため業務フローを特殊な形に変更したり、急な対応を依頼したりすることは難しい場合があります。

一方、システムを導入する場合は、自社の業務フローや事業の成長に合わせて運用方法を柔軟に変更・調整することが可能です。将来的に他の社内システムと連携させるなど、拡張性の面でもメリットがあります。

システムによっては入金消込業務の自動化も可能

請求書発行業務においては、発行して終わりではありません。その後の入金確認と消込作業も、経理担当者にとって負担の大きい業務の一つです。

請求書発行システムの中には、「Bill One債権管理」のように、請求書の発行から入金データの自動取得、さらにはAIによる消込作業の自動化までを一気通貫で行えるものもあります。

こうしたシステムを活用することで、請求書発行だけでなく、その後の債権管理業務まで含めて、社内で効率的に完結させることが可能です。

自社に向いている方法を判断するには

外注とシステム導入のいずれが自社に適しているかは、企業の状況や優先順位によって異なります。以下の基準を参考に、自社のニーズを整理してみましょう。

外注が向いているケース

• とにかく請求書業務にかかる手間や人員をゼロにしたい
• 経理担当者が他に優先すべきコア業務を抱えている
• 社内にITツールを運用できるリソースがない

システム導入が向いているケース

• 業務の可視化や内製化を進め、将来的に業務フローを改善したい
• 請求書の発行枚数が多く、変動費を抑えたい
• 消込作業や債権管理まで含めて効率化したい

まとめ

請求書業務の外注は、経理担当者の負担を軽減し、業務効率化を実現する有効な手段です。ただし、セキュリティー上のリスクや柔軟性の課題もあるため、外注先を選定する際は、セキュリティー体制やサポート体制を十分に確認し、契約内容を慎重に検討することが重要です。

一方で、システムの導入という選択肢もあります。

Bill One請求書受領のようなシステムを活用すれば、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。

また、Bill One債権管理のようなクラウド型の債権管理システムを活用すれば、請求書の発行から入金消込まで一連の業務を自動化でき、自社で債権管理を完結させることが可能です。

外注に頼らずとも業務効率化を実現でき、長期的にはコスト削減にもつながります。

Bill One請求書受領の特長

• 紙や電子などあらゆる形式の請求書をオンラインで受領し、99.9％の精度*で正確にデータ化する
• 受領した請求書データを一元管理できる
• インボイス（適格請求書）の要件を満たしているかを自動チェック
• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

*Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

Bill One債権管理の特長

• 請求先ごとに固有のバーチャル口座を振込先として請求書を作成・発行
• 名義不一致や複数の請求分を一括した合算入金も自動で消込処理
• 現在利用中の基幹システムとも柔軟に連携可能
• 発行済みの請求書と入金状況をリアルタイムに一覧表示・管理可能
• 請求書の作成・発行から入金消込、社内での照会・共有までをBill One上で完結

Bill Oneは経理業務にかかる工数を削減・効率化し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひ導入をご検討ください。