交通費精算のガソリン代はどう決める？1km単価の相場と計算方法、効率化の方法を解説

交通費精算におけるガソリン代の扱い

ガソリン代の交通費精算は、電車やバスの運賃精算と比べて運用が複雑になりがちです。ここでは、ガソリン代の精算が難しい背景と、車両の種類や利用目的に応じた精算ルールの違いについて整理します。

ガソリン代の経費精算が難しい理由

ガソリン代の精算が難しいのは、主に以下のような要因が重なるためです。

• 自家用車を業務に使う場合、私的な利用と業務での利用が混在しやすい
• ガソリン価格は原油相場や為替の影響を受けて変動するため、支給額が一定しない
• 車種によって燃費が異なるため、実費ベースの精算では申請やチェックの負担が大きい

こうした要因が重なるため、ガソリン代の精算では「実費精算」に寄せようとするほど、申請者・確認者双方の負担が増える傾向にあります。

社用車とマイカーで異なる精算のルール

一般的に、ガソリン代の精算ルールは使用する車両の所有形態によって異なります。

このように、車両の所有形態によって精算の前提が異なるため、自社で利用する車両の種類に応じたルールをあらかじめ整理しておくことが大切です。

通勤手当と業務交通費の切り分けが必要

通勤に使うガソリン代を「交通費精算」として処理し始めると、給与計算や税務処理が複雑になりやすい点にも注意が必要です。

通勤手当には所得税法上の非課税限度額が設けられており、通勤距離に応じた上限額の範囲内であれば所得税が課されません。通勤手当は給与の一部として扱われ、社会保険料の算定対象にもなります。一方、業務上の交通費は経費精算として処理されます。

この2つを社内ルールで明確に区別し、それぞれの申請・処理フローを分けておくことで、後工程でのミスや税務リスクを防ぎやすくなります。

交通費精算におけるガソリン代の計算方法

ガソリン代の計算方法にはいくつかのパターンがあります。自社の運用に合った方法を選び、統一したルールのもとで運用することが大切です。

ガソリン代の計算式

ガソリン代の計算方法は、大きく分けて2種類あります。

単価方式：走行距離×1km単価

単価方式はシンプルで運用しやすい反面、1km単価の根拠が曖昧だったり、見直しルールがないまま放置されたりすると、実態と乖離するリスクがあります。単価の設定根拠を明示し、定期的な見直しルールを定めておくことが大切です。

実費計算方式：走行距離÷燃費×ガソリン1L単価

実費計算方式は実費に近い金額を算出できるメリットがありますが、燃費情報の取得や更新が現場の負担になりやすいという側面もあります。加えて、車両変更やレンタカー利用時など燃費が不明な場合の代替ルールもあわせて定めておくとよいでしょう。

走行距離を客観的に測定する方法

ガソリン代を正確に精算するには、走行距離の根拠を統一しておくことが前提になります。

主な測定方法には、車両のトリップメーターを目視で確認する方法と、Googleマップなどの地図アプリで距離を測定する方法があります。

あわせて、端数処理のルール（1km未満の扱い、10円未満の扱いなど）も社内規定で明文化しておくと、精算時のブレを防止できます。

燃費がわからない場合の対応方法

燃費がわからない場合の対応としては、満タン法による実燃費の算出が一般的です。満タンにした状態で走行して、次の給油時の給油量と走行距離から燃費を割り出す方法です。

車両ごとの計測が難しい場合は、カタログ燃費に一定の係数（例：0.7〜0.8程度）を掛けて実燃費を推定する方法もあります。

いずれの場合も、社内で基準を統一しておくことが大切です。

ガソリン代1km当たりの相場

1km当たりのガソリン代は、社内規定で単価を設定する際の基準になります。ここでは、一般的な相場と、価格変動に応じた見直しの考え方について解説します。

一般的な相場は10円〜15円程度

多くの企業では、マイカーを業務利用する際のガソリン代として、1km当たり10円〜15円程度を支給基準としています。

たとえば、レギュラーガソリン1L当たりの価格が170円前後、実燃費が12km/L程度の車両を想定すると、1km当たりのガソリン代は約14円になります。燃費のよい軽自動車であれば1km当たり10円以下になることもありますし、排気量の大きい車種では15円を超えるケースもあるため、車種構成を考慮した設定が必要です。

単価設定に際しては、純粋なガソリン代だけでなく、タイヤやオイルなど車両の維持費を含めるかどうかという考え方もあります。維持費込みで設定する場合は、やや高めの単価にするのが一般的です。

なお、業務で使用する車両の燃費を確認する際は、国土交通省が公表している「自動車燃費一覧」が参考になります。車種ごとのWLTCモード燃費が掲載されているため、社内で燃費基準を設定する際の根拠として活用できます。

参照：国土交通省｜「自動車燃費一覧（令和７年３月）」

ガソリン価格の変動に合わせた単価見直しが必要

ガソリン価格は、原油相場や為替レート、政策動向によって変動します。このため、1km単価を長期間据え置いたままにすると、実勢価格との間にズレが生じ、従業員にとって過不足のある支給額となる可能性があります。

資源エネルギー庁では毎週、ガソリン・軽油などの小売価格調査を公表しているため、このような統計データや、自社の事業所がある地域の平均価格を参考にしながら、定期的に1km単価を見直す運用を取り入れることが望ましいでしょう。

参照：資源エネルギー庁｜「石油製品価格調査 調査の結果」

また、税制面での変化にも注意が必要です。ガソリンにかかる暫定税率は2025年12月31日に廃止され、軽油引取税の暫定税率については2026年4月1日に廃止されました。

ただし、ガソリンに対する補助金が2025年11月中旬から段階的に拡充され、ガソリンは12月中旬頃から、軽油は11月下旬頃から、暫定税率を廃止するのと同じ水準の価格引き下げ効果が実現されています。

暫定税率が廃止された時点で揮発油税などの税率は引き下げられますが、ガソリンに対する補助金の段階的拡充によって、暫定税率と同水準の価格引き下げが既に実現されていることから、暫定税率の廃止当日になってガソリンの価格が一気に大きく下がっているわけではないことに留意する必要があります。

こうした税制改正は燃料価格の構成に直接影響するため、単価設定の前提となるガソリン価格を見直す契機となります。税制や補助金制度の動向を定期的に確認し、精算ルールに反映していくことが大切です。

参照：資源エネルギー庁｜「ガソリンの暫定税率（当分の間税率）の廃止でガソリン代はどうなるの？よくいただく質問に、資源エネルギー庁がお答えします！」

ガソリン代の交通費精算における注意点

ガソリン代の交通費精算では、勘定科目の統一や税区分の管理など、経理の実務で気をつけたいポイントがあります。ここでは、精算業務でよくある課題と、その対処法を紹介します。

勘定科目と精算区分を統一する

ガソリン代の勘定科目は「旅費交通費」「車両費」「燃料費」など複数の候補があり、企業によって使用する科目が異なります。社内で使う勘定科目を統一しておかないと、部門ごとに処理が異なり、経費の集計や分析が煩雑になります。

レンタカー利用料や駐車場代、高速道路料金など、ガソリン代と同時に発生しやすい費用についても、あらかじめ科目を定めておくと、申請時の迷いを減らすことができます。

経費の仕訳に使われる勘定科目については、以下の記事もお読みください。

申請書の記載内容を明確にする

ガソリン代の精算申請書は、利用日・訪問先・目的・経路などの記載項目を明確にしておきます。

また、証憑に関するルールも定めておくことが大切です。領収書やレシートの添付を必須とするか、記載すべき項目は何かを明文化しておくことで、確認作業の工数を削減できます。

イレギュラーな経費が発生した場合に備えて、補足メモや業務報告書などの追加証跡のルールを設けておくと、後日の問い合わせにも対応しやすくなります。

ガソリンと軽油の扱いを区別する

ガソリン代と軽油代では、消費税の取り扱いが異なる点にも注意が必要です。

ガソリンの場合、本体価格にガソリン税（揮発油税＋地方揮発油税）や石油税が含まれた総額に対して消費税が課されます。そのため、全額をまとめて消費税の課税対象として処理できます。

一方、軽油の場合は、本体価格＋石油税の部分には消費税がかかりますが、「軽油引取税」は消費税の対象外（不課税）です。

これは、ガソリン税等は価格の一部を構成するものであるから課税資産の譲渡等の対価の額に含まれるのに対し、軽油引取税は、特別徴収義務者であるガソリンスタンド事業者が軽油引取税を徴収し、地方公共団体に納付するものであるため、不課税となっており、軽油引取税分を「租税公課」などの勘定科目で分けて処理する必要があります。

ディーゼル車を業務に使用している場合は、経理処理の段階でガソリンと軽油を混同しないよう、精算ルールに明記しておくことをおすすめします。

ガソリン代の交通費精算業務を効率化するには

ガソリン代の精算業務を効率化する上で有効なのが、ルールの整備とシステムの活用です。ここでは、具体的な改善のステップを紹介します。

効率的な精算業務については、以下の記事もお読みください。

ルール設定とテンプレート化で属人化をなくす

まず取り組みたいのが、精算ルールの整備です。以下のような項目をルール化し、申請テンプレートに盛り込みます。

ほかにも、例外対応、勘定科目と税区分、通勤手当との切り分けなどをルール化しておくと申請を処理する際にスムーズです。

あわせて、「よくある例外」をFAQ形式でまとめておくと、担当者への問い合わせを削減でき、属人的な判断を排除しやすくなります。

業務フローを分解し、ボトルネックを特定する

精算業務の工数を削減するには、現状の業務フローを可視化し、どこに時間がかかっているかを特定することが有効です。

たとえば、差戻しの発生頻度、証憑不足による再申請の件数、経理側での突合作業にかかる時間などを洗い出すことで、以下のように、改善すべきポイントが明確になります。

• 申請内容の不備が多い→申請フォームやテンプレートを改善する
• 承認に時間がかかっている→承認フローの簡素化やシステム導入を検討する

特定したボトルネックに対して、ルールの改定と運用改善の優先順位をつけて対応していくことで、段階的に効率化を進めることができます。

法人カードの活用で立替払いを廃止する

法人カードでガソリン代を支払う運用に切り替えれば、従業員が現金で立て替える必要がなくなります。

給油のたびに発生していた立替精算の申請や、経理側での振込処理がなくなるため、双方の事務負担を軽減できます。また、カード会社への支払いに一本化することで、従業員への個別振込にかかる振込手数料の削減が可能です。

法人カードの利用明細は支払い記録としてそのまま活用できるため、領収書の紛失リスクを低減し、証憑管理の手間を省く効果も期待できるでしょう。

経費精算システムの導入で自動化する

経費精算システムを導入することで、紙の領収書のやりとりや手作業による入力の削減が可能です。

たとえば、スマートフォンで領収書を撮影・アップロードするだけで申請が完了する仕組みや、承認フローの自動化によって、領収書の紛失防止や入力ミスの低減、承認の迅速化といった効果が期待できます。また、システム上で経費の使用状況がリアルタイムに可視化されるため、管理者にとっても予算管理やコスト分析がしやすくなります。

ただし、経費精算システムを選定する際は、自社の規模や業務フロー、既存の会計システムとの連携性などを踏まえて、十分な情報収集と比較検討を行うことが大切です。

まとめ

ガソリン代の交通費精算では、1km単価の設定根拠、走行距離の客観的な測定方法、ガソリンと軽油の税務上の違いなど、押さえておくべきポイントが多くあります。精算業務を正確に、効率的に行うためには、社内規定を整備し、計算方法や証憑ルールを統一しておくことが必要です。

法人カードと経費精算システムを組み合わせて活用すれば、立替精算の手間を省き、経理業務全体の効率化につなげることが可能です。「Bill One経費」では、法人カード連携による経費精算の自動化を実現し、申請・承認・仕訳の一連のフローを効率化できます。ガソリン代を含む交通費精算業務の改善を検討されている方は、ぜひご活用ください。

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