電子帳簿保存法とは？対象となる書類や保存要件、メリットについてわかりやすく解説

電子帳簿保存法（電帳法）を簡単に紹介

電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で電帳法（でんちょうほう）と略す場合もあります。

電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書、請求書、決算書などの帳簿や税務に関する書類を電子保存する法制度です。事業規模を問わず対象となるため、法人ではない個人事業主も対象となります。

ここではまず、電子帳簿保存法が示す3つの保存について確認していきましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、帳簿を電子データとして保存することです。例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳やパソコンで作成した請求書の控えなどが当てはまります。電子帳簿保存法によって、パソコンで作成した帳簿や税務関連書類を紙に印刷して保存する必要がなくなりました。

また、特定の条件を満たす範囲の帳簿は「優良な電子帳簿」として扱われ、電子データで保存することで優遇されます。

具体的には、あとから優良な電子帳簿に関連する過少申告が発覚しても、過少申告加算税が5％軽減される制度が設けられているのです。ただし、あらかじめ届出書を提出しておく必要があります。

スキャナ保存

スキャナ保存とは書類自体を保存するのではなく、スマートフォンやスキャナーで読み取った電子データを保存することです。取引先から受領した紙の領収書や請求書など、決算に関連する書類以外の国税関係書類が当てはまります。

自社で作成した対象書類も同じように、スキャン保存可能なのが特徴です。

電子取引データ保存

電子取引データ保存とは、メールなどでやりとりした電子データを紙に印刷せずに電子データとして保存することです。

申告所得税や法人に関しては、帳簿や書類の保存義務が課されている場合の注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などが当てはまります。

法改正により、従来のように電子取引データを紙に出力して保管することは認められなくなりました。電子帳簿等保存とスキャナ保存の2つは任意ですが、電子取引データ保存は義務付けられている制度です。

電子帳簿保存法の対象書類

ここからは、電子帳簿保存法の対象になる書類とならない書類の2つを解説します。

対象の書類

電子帳簿保存法の対象になる書類は以下の3つです。

• 電子帳簿等保存の対象書類
• スキャナ保存の対象書類
• 電子取引の対象書類

電子帳簿等保存の対象書類

「電子帳簿等保存」は、会計ソフトやパソコンで電子的に作成した帳簿や書類を電子的に保存できるもので、以下のような書類が対象です。

上記の書類をパソコンなどで作成した場合は、紙に印刷をせずに電子データとして保存できます。一方で、取引関係書類は取引先に電子的に発行した場合、必ず電子取引の対象になります。

取引関係書類をパソコンで作成し、取引相手に紙で渡したときの控えなども電子保存が可能です。

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存の対象となる書類は、取引先から紙で受け取った以下のような書類を指します。

• 見積書
• 契約書
• 注文書
• 納品書
• 検収書
• 請求書
• 領収書

これらのデータは、スマートフォンやスキャナーでスキャンして電子的に保存できます。

しかし、法的義務はないため、従来通り紙のままで保存も可能です。

電子取引の対象書類

電子取引の対象書類とは、電子データでやりとりを行った取引のもので、電子保存が義務付けられています。以下のようなものが対象書類です。

• 見積書
• 契約書
• 注文書
• 納品書
• 検収書
• 請求書
• 領収書

なお、これらの書類は、受け取った場合だけではなく、送信した場合も電子的に保存する義務が発生するため注意しましょう。

対象にならない書類

前述した通り、電子帳簿保存法の対象となる書類の範囲は多岐にわたりますが、対象とならない書類もあります。

例えば、手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳といった「主要簿」、また手書きで作成した「請求書」「補助簿」などは電子帳簿保存法の対象になりません。

つまり、手書きで作成して電子でのデータが残っていないものは、電子帳簿保存法では扱えず、紙の原本を保存する必要があると理解しておきましょう。

電子帳簿保存法における保存要件

電子帳簿保存法には保存要件が規定されており、特に真実性の確保と可視性の確保が重要です。冒頭で解説したように、電子帳簿等保存はパソコンなどで作った帳簿や書類を電子データのまま保存することであり、スキャナ保存は国税関係書類などをスマートフォンやスキャナで読み取る方法です。

電子取引データ保存は契約書や注文書などのやり取りを電子データで行う場合に保存しなければなりません。

電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存はそれぞれ保存要件が異なります。以下にわかりやすく解説します。

電子帳簿等保存

まずは電子帳簿等保存の要件を解説します。

電子帳簿等保存の要件は以下の通りです。

1. 訂正・削除の履歴が残る
2. 通常の業務処理期間を経過後に入力した場合、その事実が確認できる
3. 帳簿記録事項と関連する他の帳簿の記録事項の相互に、関連性が確認できる
4. システム関係書類等が備え付けられている
5. 保管場所に保管場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、速やかに出力できる
6. 検索条件を満たす
   • a,取引年月日・取引金額・取引先によって検索できる
   • b,日付または金額の範囲指定で検索できる
   • c,2つ以上の任意の記録項目を合わせた条件で検索できる
7. 電子データのダウンロードが適宜できる

帳簿を保存する際の要件

「優良な電子帳簿」を満たすには、上記1～6のクリアが必要です。優良な電子帳簿の要件を満たし、あらかじめ届出書を提出すると、過少申告加算税の軽減措置を受けられます。

また、「7.電子データのダウンロードが適宜できる」をクリアすれば、「6.検索条件」のb、cを満たす必要はありません。

優良な電子帳簿ではなく、その他の帳簿の場合には4・5・7を満たすことが求められます。しかし、その他の帳簿でも、優良な電子帳簿の要件をすべて満たす場合には7の要件は不要です。

書類を保存する際の要件

書類を保存する際はその他の帳簿の場合と同じく4・5・7の要件を満たす必要があります。ただし「5.検索条件」のうちaとbを満たしていれば、7の要件は免除されます。

スキャナ保存　

スキャナ保存にもさまざまな要件があります。特に、「重要書類」と「一般書類」では要件に差異があるため注意しましょう。

重要書類とは、資金や物の流れに関する書類であり、契約書や納品書、請求書、領収書などを指します。一方、一般書類とは資金や物の流れに関わりがない見積書や注文書、検収書などです。

スキャナ保存の具体的な内容は以下の通りです。

真実性の確保

可視性の確保

参考：国税庁｜「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」

以前は入力者情報の確認として入力者情報に関する要件がありましたが、2024年1月の電子帳簿法改正により不要になりました。

なお、一般書類の場合、過去の書類も所轄税務署長等へ届出書を提出することなく適時にスキャンできますが、過去分重要書類をスキャナ保存しようとする場合には、所轄税務署長等へ適用届出書をあらかじめ提出することが必要です。

電子取引データ保存

電子取引の保存要件は、大きく「真実性の確保」「可視性の確保」の2カテゴリに分けられます。

電子取引データを保存する際のファイル形式は問われておらず、PDFやスクリーンショットなどでも使用できます。

2024年1月1日以降は取引情報を原則として電子データで保存し、電子帳簿保存法の要件に則って保存しなければなりません。ただし、2023年度の税制改正によりシステムの整備が間に合わない場合など、一定の条件を満たせば電子取引の出力書面（紙）の保存も可能です。

なお、電子帳簿保存法のタイムスタンプについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

電子帳簿保存法による企業への影響

ここからは電子帳簿保存法による企業の影響として、以下の2つを紹介します。

• 電子帳簿保存法によって期待できること
• 電子帳簿保存法による負荷

電子帳簿保存法によって期待できること

電子帳簿保存法によって期待できることは以下の3つです。

• ペーパーレス化によりコスト削減につながる
• 業務の生産性、効率が高まる
• セキュリティー強化のきっかけとなる

ペーパーレス化によりコスト削減につながる

電子帳簿保存法に則って受領した書類を電子化して保管すれば、コストの削減が期待できます。

例えば、紙で作成した帳簿の場合、保管するためのファイルや保管庫などの備品購入をしなければなりません。帳簿書類は7年間の長期保管が求められるため、保管スペースも必要になるでしょう。

一方で、電子データとして書類を保存すれば購入代やスペースなどが不要になるのが大きなメリットです。保管や管理の手間が省けるため、人的コストも削減できます。

業務の生産性、効率が高まる

電子帳簿保存法に則って帳簿を電子化すると、業務の生産性と効率の向上が期待できます。

紙で作成した帳簿をファイルに納めたり保管場所を整理したりするなどのアナログな作業がなくなり、ほかの業務に割く時間を確保できるためです。

また、電子化により、遅滞なく作業を行えるようになることも期待できるでしょう。

例えば、電子データで保存すれば検索機能を活用できるため、必要な情報をスピーディに入手できます。膨大な紙のファイルから必要な書類を探す時間が必要なくなります。

そのほか、紙での取引の場合、書類が発送されてから受領するまでに数日を要しますが、電子取引であれば即日手元に届くのもポイントです。その日のうちに内容の確認をしたり、処理したりできます。

実際に電子帳簿保存法に対応したシステム等の導入をしている企業では、業務の効率化などのメリットを実感しているという結果も出ています。

一方で、導入していない企業では経理担当者の負担が増加したという調査結果も。請求書業務を含めた経理前半の業務効率をどのように改善していくか検討する必要があるでしょう。

参照：Sansan株式会社｜「電子帳簿保存法に関する実態調査」を実施〜宥恕期間終了まで2か月、対応率は6割以下。対応企業の半数以上がメリットを実感〜」

セキュリティー強化のきっかけとなる

電子帳簿保存法をきっかけに、今後ますます電子化が進む可能性があります。電子化が進むことは、セキュリティー強化にもつながると考えられます。

例えば、書類が紙ベースの場合、鍵のついた保管庫で保管したとしても、盗難や紛失のリスクが完全に排除されるわけではありません。

一方で重要書類を電子化し保存すれば、アクセス権の制御や暗号化などのセキュリティー対策が可能です。クラウド内で保管することで、データの安全性や機密性を高め、セキュリティー面のリスクを軽減できます。

電子帳簿保存法による負荷

電子帳簿保存法にはメリットもありますが、次のような負荷もあります。

• 請求書の形式ごとに保存方法を分ける必要がある
• 電子データ化の手間がある
• 残業時間が増える

請求書の形式ごとに保存方法を分ける必要がある

電子帳簿保存法の導入により、請求書の形式ごとに保存方法を分ける必要性が生じました。従来は電子取引による書類も紙と電子の両方で保存が認められていましたが、改正後は電子取引は電子での保存のみに限定されたためです。

一方で、紙で受領した請求書の電子保存およびスキャナ保存は、税務署長の事前承認が不要となり、紙または電子での保存を選択できるようになりました。さまざまな方法が用いられるようになり、請求書の形式ごとに保存方法を分ける必要が増え、管理が煩雑化しています。

電子データ化の手間がかかる

電子データで取り扱うことで業務効率向上が期待できる一方、電子データ化自体には手間がかかる面もあります。

まず、紙で発行された書類を電子データ化するにはスキャンしなければなりません。また、スキャン保存には多くの要件があり、要件を満たすには時間と労力がかかります。

特に大量の書類を処理する場合は、人的な作業量が増加する可能性があるでしょう。ただし、従来紙で保存していた書類の電子データ化は任意であり、義務ではないため、電子データ化の必要性を検討すると良いでしょう。

残業時間が増える

電子帳簿保存法への導入によって残業時間が増えるといった負荷が生じている企業もあります。電子帳簿保存法では受け取った書類の形式によって保存要件が異なるため、業務の負担が増していると考えられます。

法改正されたとはいえ、依然として紙の請求書を採用している企業も多く、受理する書類の形式が多様化すれば、作業時間の増加は避けられません。

特に、電子帳簿保存法への対応としてシステム等を導入していない場合には、形式に応じた保存方法を手作業で行わなければならず、担当者の負担が大きくなります。電子帳簿保存法への対応に追われて別の業務がスムーズに進まなくなれば、残業時間の増加にもつながります。

電子帳簿保存法の対応に関する注意点

最後に、電子帳簿保存法の対応に関する注意点として、以下の2つを紹介します。

• 電子帳簿保存法に則った対応を徹底する
• システムを導入する場合はJIIMA認証を取得しているか確認する

電子帳簿保存法に則った対応を徹底する

電子帳簿保存法では、保存要件を理解した対応が大切です。電子帳簿保存法に違反した場合には、青色申告の取り消しや追徴課税などの罰則が科せられるケースがあります。

まずすべきことは、保存対象書類の種類と各要件の理解です。自社が取り組むべき対応を把握しなければ、電子帳簿保存法への対応も適切に行えないでしょう。

また、組織全体として適切な対応をとるためには、業務フローや組織編成の見直し、社員への教育も求められます。

電子帳簿保存法に則って適切に業務を進めていくためには、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討するのも一つの方法です。

JIIMA認証取得のシステムか確認する

電子帳簿保存法への対応のためにシステム導入する場合には、JIIMA認証取得のシステムであるかを確認しましょう。JIIMA認証とは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が提供している認証であり、システムやソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしている場合に取得できます。

JIIMA認証を取得しているシステムなら、電子帳簿保存法の適格要件を満たしたうえで適切に管理ができ、管理体制の信頼性向上にもつながるでしょう。

ただし、JIIMA認証を取得するには一定の要件を満たす必要があります。システムによっては異なる認証を得ている場合もあるため、導入前にしっかりと確認しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法の導入によって、多くの企業では受領側のペーパーレス化によるコストの削減や効果やセキュリティー強化の効果があったと考えられます。

一方で、電帳法対応のための残業時間増、システム導入のコスト発生、請求書の発行形式の違いによる管理方法の分散などの影響もあるのが現状です。

また、今後も電子帳簿保存法に対応していくためには、以下を守る必要があります。

• 大前提として電子帳簿保存法の要件を満たした対応を徹底すること
• 電子帳簿保存法下で業務効率向上のためにシステムを導入する場合には、JIIMA認証の有無を確認すること

Bill Oneは、電子帳簿保存法に対応している請求書管理サービスです。紙や電子などあらゆる形式の請求書を受け取り、電帳法の要件を満たして保存。請求書業務をデジタルで完結できるので、法対応と同時に業務改善を実現します。

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• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
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