経理処理とは？具体的な業務内容や効率化のポイントを解説

経理処理とは

まずは、経理処理がどのようなものかを解説したうえで、混同しやすい「会計処理」「財務処理」との違いを見ていきましょう。

経理処理の概要

経理とは「経営管理」の略で、会社の資金の動き・業績を数字で明確にし、経営に役立てるまでの業務すべてを指すものです。

具体的には以下のような業務が、経理処理に含まれます。

• 伝票の作成
• 仕訳
• 現預金の管理
• 請求書の発行・受領
• 入金管理・消込
• 経費精算
• 給与計算
• 税金の管理
• 決算報告関連書類の作成

会計処理との違い

経理処理とは、前述したように会社の資金の動き・業績を数字で明確にし、経営に役立てるまでの一連の業務をすべて含みます。

一方で会計処理とは、帳簿への記帳業務のみを指しています。帳簿への記帳業務とは、お金の流れを始めとして業務取引を仕訳として計上することです。

よって、会計処理は、経理処理に含まれる多くの業務のうちの一つだといえます。

財務処理との違い

経理処理と財務処理は、業務内容も役割も異なります。

会計処理を含む経理処理では、会社の資金の動きや財政状態・経営成績を数字で明確にし、帳簿やデータを作成します。一方財務処理は、経理処理によって作成された帳簿やデータの内容を活用し、資金の確保や管理を行う業務です。

よって、会計処理や経理処理は、財務処理を行うための前段階という捉え方もできるでしょう。

経理処理の具体的な業務内容

経理処理における主な業務内容として、以下の9つを紹介します。

• 伝票の作成
• 仕訳
• 現預金の管理
• 請求書の発行・受領
• 入金管理・消込
• 経費精算
• 給与計算
• 税金の管理
• 決算報告関連書類の作成

それぞれ見ていきましょう。

伝票の作成

仕訳伝票は、請求書などの元資料から会社の取引を仕訳という形で記録する業務です。資料から取引内容や取引相手を把握し、伝票に「仕訳」として記載することで、会計帳簿に記帳できる状態になります。伝票を使用すれば帳簿への入力は誰でも可能となるため、入力の担当者を分散させることも可能です。

なお、伝票には以下のように、さまざまな種類があります。どの伝票を使用するかは、会社ごとに選択することが可能です。

仕訳

仕訳は、会計帳簿に記帳する業務です。ここでは前項目で紹介した伝票上で仕訳を作成する業務の概要を説明します。

仕訳とは、取引を「借方」「貸方」の勘定科目に当てはめることです。一般的に「借方」は、資産の増加、負債の減少、費用の計上、「貸方」は資産の減少、負債の増加、収益の計上を表します。

具体例として、1個200円の商品を2個、現金で販売したケースにおける、仕訳の方法を以下で紹介します。

【仕訳】

仕訳を記帳する際には、一般的に会計ソフト上で「現金」「売上」の勘定科目、400円という金額、取引日、消費税の課税区分、「現金にて販売」といった取引の内容等を入力します。

日々の取引を帳簿に記帳する業務が仕訳です。すべての仕訳を合計すると、最終的に「貸借対照表」「損益計算書」という、企業の財政状態・経営状況を示す書類が作成できます。

現預金の管理

現預金の管理業務では、主に以下のようなことを行います。

• 小口現金の入出金時に、領収書などを基に現金出納帳に記録
• 現金の残高と現金出納帳の残高が一致しているかをチェック
• 預金残高と会計帳簿（または出納帳）の残高が一致しているかをチェック
• 現預金残高と会計帳簿（または出納帳）との間に差異がある場合は、原因を調査

これらのチェックを行わないと、現金の盗難や預金の不正出金があったり、領収書を紛失していたりしても気付くことができません。現預金管理は、不正防止のためにも大切な業務です。

請求書の発行・受領

請求書は、サービスや商品の代金を請求する際に発行するものです。納品書とは別に発行されるか、納品書兼用とされる場合もあります。

請求書処理には「発行」と「受領」の2種類があります。

• 発行：取引先（購入側）への請求書作成・送付
• 受領：取引先（販売側）からの請求書受け取り・確認・支払い
  

【発行業務】

請求書の形式は、必要事項が記載されていれば自社で自由に決められますが、場合によっては取引先に指定されることもあります。請求書を発行し忘れると、取引先から入金されないため、漏れのないように注意が必要です。

発行した請求書の保管は税務上義務づけられており、税務調査時に提示が必要な重要書類であるため、整理しておきましょう。

【受領業務】

請求書を受け取ったら、内容を確認した上で支払いが漏れないように処理します。

受領した請求書も、税務調査時に提示が必要な重要書類であるため、整理しておきましょう。

入金管理・消込

入金管理・消込では、取引の相手から正確に入金が行われたかどうかの確認を行います。

具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 請求書を確認し、期日通りかつ正確な金額で入金されたかをチェック
• 入金が正確であれば、売掛金を帳簿から消去する（入金消込）
• 過不足や入金漏れがあった場合には、相手方に連絡をとり、問い合わせや催促を行う

入金消込の具体的な業務は以下の通りです。

• 販売システムを利用している場合、システム上「入金」の処理をする
• 会計帳簿上で、入金があった旨の仕訳を計上する

入金遅れや入金漏れがあると、本来入るべき現金が少なくなり、資金繰りが悪化します。入金管理は、取引の対価の支払いが正常に行われているかを管理することで、企業のキャッシュフローを正常な状態に保つ、重要な業務です。

経費精算

経費精算は、従業員が一時的に立て替えた交通費や出張費などの経費を精算する業務です。

一般的な経費精算（実費精算）の流れは以下の通りです。

1. 従業員が業務で発生した経費を立て替え、領収書を受け取る
2. 従業員は経費精算書と領収書を、上長に承認を得た上で経理に提出
3. 経理が領収書を確認し、費用を従業員の口座に振り込むための処理を行い、仕訳計上を行う

経理担当者は、従業員への支払いを遅滞なく行うだけでなく、精算業務が滞っていないかを確認しましょう。領収書の提出がないと、取引が仕訳として計上できず、タイムリーな会社の業績を帳簿上反映できません。

経費精算は、「立替精算」と「仮払い精算」の2種類に分けられます。

• 立替精算

従業員が経費を立て替えたあと、会社に対して精算を申請する方法

• 仮払い精算

会社が従業員に概算で経費を仮払いし、あとで実際の経費に基づいて調整を行う方法

給与計算

給与計算は、勤怠状況や手当などを基に給与の総支給額を計算し、社会保険料や税金を差し引いて手取り額を算出する業務です。年に一度、年末調整に関する業務もあります。企業と従業員間での労働契約を履行するための大切な業務であり、注意深く行う必要があります。

給与や手当の金額は従業員ごとに異なるため、正確に入力し、チェックしましょう。また、税金や社会保険料の計算についても、給与ソフトの設定の正確性を確認することが大切です。

また、所得税、住民税、社会保険料は、会社が従業員から預かったものを税務署、地方自治体、年金事務所に納付する義務があります。正確に漏れなく控除しましょう。

税金の管理

会社は、法人税、消費税、固定資産税、源泉所得税などさまざまな税金を支払う義務があります。これらの税金の管理も、経理担当者の仕事の一つです。

法人税、消費税を適切に納税するためには、税金の計算を正確に行い申告しなければなりません。また、源泉所得税は従業員等から預かったものを納付する義務があるため、正確に計算した上で期限までの納付が必要です。

経理では、税務調査の対応も行います。顧問税理士がいる場合には、税理士対応も業務の一つです。

決算報告関連書類の作成

決算期には、決算書を作成します。決算書は、会社の経営成績や財政状態を表すものであり、具体的には「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」等を指します。

決算書は税務申告時に必要になるだけでなく、会社の経営成績や財政状態を外部（銀行や取引先など）に説明するための重要な資料です。

また、決算書は決算日時点の業績を表すことから、自社の今後の経営判断の参考になります。決算書の作成は、税務申告時に添付するためなら年に一度で良いですが、経営判断の参考にするのであれば、1カ月単位で任意に行われる「月次決算」を行い、リアルタイムで数字を把握することが望ましいでしょう。

経理処理を効率化するポイント

経理処理は、日々の伝票作成や仕訳の記帳、請求書の発行・受領、入金管理、税金の管理、決算関連書類の作成など、会社のお金に関する重要な業務を行うため、正確さが求められます。

ミスが許されないうえに、提出に期限があったり、処理すべき対象が膨大であったりするため、手作業中心担当者の負担が大きくなりがちです。以下、経理処理を効率化するポイントを紹介していきます。

会計関連書類フォーマットを統一する

経理処理で使用する書類のフォーマットを統一すると、記載すべき必要事項やチェックすべきポイントも統一して設定できます。マニュアルを用意し、誰でも作成、チェックができる状態になれば、分業などの効率化が図れるだけでなく、業務の属人化の防止にもつながるでしょう。

例えば経費計算の申請書や、自社で発行する請求書など、社内で作成する書類は、会社として統一することが望ましいでしょう。

関連書類を電子化する

経理処理に使用する書類は、実務上、紙面で運用しているケースが多くありますが、書類を電子化すると工数を大幅に効率化できます。

例えば請求書発行を電子化すると、プリントアウトや押印、封入・封かん・郵送といった手間が不要になります。これにより、プロセスが簡略化され、他の重要な業務に時間を割くことができるでしょう。

また、電子化すると検索や管理がしやすくなり、文書の保管にかかる手間やリスクも低減されます。

ツールやシステムの導入

経理業務に関するツールやシステムを導入すると、画像データの自動読み込み機能で入力作業が減少し、業務効率の向上が見込めます。また、金額などの入力ミスを防ぐことができ、正確性も保てるでしょう。

一般的な表計算ソフトでは、複雑な処理に限界があったり、手入力が必要な箇所があったりして、人為的ミスが起こりやすい環境にあります。計算式を壊してしまう、保存せずに削除してしまうといったトラブルも、よく発生するところです。

一方でツールやシステムの場合、データを壊したり削除したりするリスクはほぼない上に、基の画像データを自動読み込みし、システム間でのデータ移行や、データからの仕訳計上が可能です。また、クラウドシステムなどを導入すれば、社内の情報共有もしやすくなります。

キャッシュレス化の推進

小口現金の取引が多いと、出金（現金精算）の手間がかかる上、現金を多額に保有する必要がでてくるため、紛失・盗難のリスクも高まります。

法人カードを導入してキャッシュレス化を進めれば、現金で経費精算をする必要がなくなります。特に従業員数が多く、現金精算の件数が多い会社では、大幅に業務を削減でき効率化できるでしょう。社内に保有する現金を減らすこともでき、両替や補充、金庫管理などの管理作業が不要になります。

また、法人カードを利用すると、取引の日付や取引先、金額などのデータを入手できます。データであれば明細の参照がしやすいだけでなく、会計システムなどへの自動連携が可能になるため、記帳作業の時間を短縮でき、正確性も確保できるでしょう。

アウトソーシングの活用

経理業務を部分的にアウトソーシングすれば、担当者の負担を軽減することができます。アウトソーシングには、以下のようなさまざまなメリットがあります。

• 社内の人員が、経理以外の本業に注力できる
• 経理処理を行う方の雇用コスト、育成コストを削減できる
• 内部不正やミスの防止が期待できる
• 専門の方に依頼するため、正確な処理だけでなく法律や税制の改正にも迅速に対応できる
• 従業員の急な退職での引き継ぎ不足や採用の難航により、経理処理が遅延するリスクを軽減できる

とはいえ、経理処理は、会社の資金の動き・業績を数字で明確にして経営に役立てるという、経営に欠かせない業務です。すべての業務をアウトソーシングすると、ノウハウが社内に残らず、後々苦労する可能性があります。また、情報漏洩リスクや、アウトソーシングに係るコストが多額になるリスクもあります。

そのため、すべての経理業務ではなく、給与計算や請求書作成といった特定の業務だけアウトソーシングする、繁忙期のみ活用する、といった利用も検討すると良いでしょう。

まとめ

経理処理は、会社の資金の動き・業績を数字で明確にし、経営に役立てるまでの業務全般を指します。ミスが許されず、処理の対象も膨大であるため、経理担当者にかかる負担は小さくありません。

特に、紙の書類を使用した経理処理は、ミスが起こりやすく、手間もかかります。経理処理を正確かつ効率的に進めるためには、アナログからデジタルへのシフトが大切です。

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