経理DXとは？メリットや注意点、DXの進め方について解説

経理DXとは

経理DXとはどのようなものを表しているのか、その概要と必要性について解説します。

経理DX＝デジタル技術を活用した業務プロセスの変革

経理DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して経理業務を効率化・自動化し、業務プロセスの変革を実現することです。

そもそも、「DX」は外部的な要因に継続して対応できるように、デジタル技術を活用してビジネスモデルやプロセスを変革することを意味します。これを経理部門に取り入れたものが経理DXです。

経理業務は多岐にわたるうえ、複雑な作業が多いです。多くの業務を手作業で行うことが多く、人手不足の慢性化や担当者の業務負荷の増大といった課題があります。

経理DXを推進することで、業務の効率化と生産性の向上が促進され、少ない人材リソースでも業務に対応できるようになります。

経理DXはなぜ必要？

前提として、企業においてDXは、営業職など利益を生み出すフロントオフィスが優先される傾向があります。

しかし、フロントオフィスを下支えするバックオフィス業務をDXすることで、企業の生産性をより高めることが可能です。経理業務は手作業などアナログな業務が依然として多いため、DXの取り組みを可視化しやすく、効果を実感しやすいという特徴があります。

また、経理業務は多くの部門と連携する必要があることから、DXの影響が他部門へも広くおよびやすいことも特徴です。これらの特徴を踏まえると、企業全体を効率よくDXするには、バックオフィスから着手するのが良いといえるでしょう。

その中でも特に、経理業務は紙の請求書の発行や受領、経費書類のやり取りなど、アナログな側面が非常に強いため、優先的にDXの取り組みが必要です。

まずは、電子化のメリットやコスト削減のインパクトが大きい請求書業務からDXをはじめることで経理業務の効率化やコストの削減を実現できます。そこからバックオフィス全体のDX、そして企業全体のDXへとつなげられます。

経理DXが注目される理由

経理DXが注目されている理由として、人材不足や業務の属人化への対策、インボイス制度などの各法制度への対策があげられます。これらの理由について詳しく解説していきます。

人材不足・属人化への対策

経理業務は専門的な知識が必要となることから、経験豊富な担当者への業務が集中しやすい部門でもあります。また、その専門性の高さゆえに、経理部への配属を希望する人員も決して多いとはいえず、慢性的な人員不足や属人化といった課題が深刻化しやすいことも課題の一つです。

業務が属人化すると、担当者交代の際に引き継ぎが簡単にはいかず、業務の効率化や改善を図るうえで大きな障壁となります。

そのため、限られた人員で業務をこなし、担当者間のスキルの差を埋め業務精度を高める目的で、経理のDXが求められています。

DXできる主な経理業務

請求書の発行、受領

請求書に関する経理担当者の業務は、事業規模や取引先の拡大と比例して負担が増大します。請求書は証憑書類の中でも特にアナログになりやすい特性を持っているため、DXのメリットを享受しやすい業務であるといえます。

請求書業務のDXを行っていない場合、取引ごとに請求書を作成し、取引先に応じた形式で発行しなければなりません。また、紙で発行する場合は、封入や発送にかかる手間も生じます。

さらに、受領した請求書は形式ごとに適切な方法で保管する必要があります。紙の請求書をスキャンして保存する場合は、スキャンの手間も生じるでしょう。
一方、請求書を電子化することで、請求書の作成や発行の労力を簡略化することが可能です。さらに、請求書受領システムの導入により、クラウドで一元管理することが可能になり、管理工数が大幅に削減されます。

経費精算

経費精算も、DXに適した業務の一つです。経費の申請から承認までをシステム上で一括して行えるようになると、経費精算のための申請フローの短縮や、テレワークなど柔軟な働き方にも対応できるといったメリットが期待できます。

具体的には、「OCR（領収書の自動読み取り）機能」などの導入により、入力作業を大幅に軽減することなどがあげられます。

また、法人カードと連携できるシステムを導入することで、利用明細と証憑の照合作業を簡略化できるほか、立替精算不要となり、煩雑な経費処理を効率化することが可能です。

決算業務

経理担当者にとって重要な業務である決算業務も、DXすることが可能です。決算業務とは、企業の年間の収益・財務状況を把握するために、年度内の全取引をまとめる業務です。

決算業務では多くの処理を行わなければならないため、過密なスケジュールがたてられることが一般的です。また、決算は企業の経営判断に強く関与することからミスが許されず、締め切りに確実に間に合わせることが求められ、経理担当者にとって大きな負担となっています。

そのため、請求書業務を加速させることが、月次決算の加速へとつながります。

さらに、月次決算は経理部門内での努力だけでは、早めることが難しいとされています。月次決算を加速させるためには、経理部門を含む社内の全部門や、取引先も巻き込んだ、請求書業務の進化が必要です。

Bill Oneを活用することで、経理部門だけでなく、社内の全部門、取引先も巻き込んだ請求書業務の効率化を実現し、月次決算を加速することが可能です。

入金管理

入金管理は売掛金に対する一連の業務ですが、この業務もDXすることが可能です。入金管理には入金の確認から売掛金との突合、未入金が発生した場合の確認や督促といった業務があります。

その中でも特に経理担当者の手間となる業務が、膨大な入金消込の処理です。入金消込を自動化するシステムを導入することで、入金管理を一気に簡略化できるとともに、手作業によるミスを回避することが期待できます。

また、売掛金と入金の突合作業が自動化されることで、未入金を早期に発見できるようになります。これにより、速やかに督促を行えることや、未回収リスクの低減にもつながります。

給与計算

従業員ごとの勤怠情報をもとに行う給与計算業務では、労働基準法や所得税法、社会保険法などの法令や情報漏洩に関する知識が必要です。給与計算業務には時間や労力を要するものが多く、日常業務に圧迫され残業が発生することもあります。

給与計算業務の効率化を図るためには、給与管理システムのみでの運用よりも、勤怠管理システムや労務管理システムと連携した方が、高い効果を期待できます。

勤怠データが給与管理システムに自動的に反映される仕組みを構築することで、人為的ミスの防止にもつながります。

経理DXで得られるメリット

経理DXによって経理業務のデジタル化が進むことで、既存の業務の効率化や属人化の解消が期待できます。ここでは、DXを進めることで得られるメリットについて、詳しく解説します。

業務を大幅に効率化できる

前章で解説したように、経理業務の中には請求書の発行・受領や経費精算、決算業務といったDXに適しているものが数多くあります。そのため、自動化に対応するデジタル技術を導入することで、大幅に業務の効率化を図ることが可能です。

また、DXすると手作業が減少するため、経理担当者の負担が軽減しヒューマンエラーを減らすことができ、業務の精度向上にもつながるでしょう。

属人化を解消できる

経理のDXを行うと、これまで人の手に依存していた業務をシステム・ツールが行うことになり、属人化していた業務が担当者の手から離れることになります。これにより、属人化の課題を解消でき、人事異動や担当者変更の際の引き継ぎなどの問題を解決することが可能になります。

また、システムを活用することで担当者間の業務レベルの差を埋められ、経験や知識を問わず、誰でも業務を行いやすくなります。

さらに、経理DXによって確保できるようになった時間は、スキル・ノウハウの共有や新人教育のためにあてることもできます。これにより、業務レベルの標準化だけでなく、組織全体のスキルアップにつなげることも期待できます。

コスト削減につながる

コスト削減につながることも、経理DXのメリットの一つです。業務の自動化・効率化が実現できれば、一人当たりの業務負担が減少し、残業や休日出勤などが不要となることで人的コストを抑えられます。

また、証憑書類のデジタル化によってペーパーレス化が進むことで、従来発生していた紙代や印刷代、発送のための費用、書類を保管するためのファイルや保管場所に要していた費用などのコストを抑えることが可能です。

無駄な支出を抑えることで、さらなる業務改善や生産向上のために活用できるようになります。

柔軟な働き方へ対応できる

経理DXを進めることで、柔軟な働き方も促進できます。

一般的に、経理業務はアナログ的な作業が多いため、出社する必要性が高い業務とされています。しかし、ペーパーレス化や業務のデジタル化を進めることで、大半の業務がテレワークで対応可能となり、経理部門においても柔軟な働き方を導入しやすくなります。

また、業務が効率化し経理担当者の負担が減ることで、月末や期末などの繁忙期の残業や休日出勤も減少し、働き方の改善にもつながるでしょう。

経営状況を把握しやすくなる

経理のDXによって情報をデータ化することで、業務ごとの資金の流れや企業全体の経営状況を把握しやすくなります。具体的には、決算報告書や財務諸表、債務・債券状況などを可視化できます。

システムやツールの導入により集められたデータは、即時に集計・分析され、共有が可能です。現場で集めたデータが上層部に届くまでのタイムラグがなくなるため、リアルタイムで経営状況を把握できるようになり、迅速な経営判断や経営改善に寄与します。

企業評価が高まり優秀な人材を確保しやすくなる

経理DXは、採用活動の強化にも効果的です。電子化によりペーパーレス化が進めば、組織としてSDGsに取り組んでいることのアピールにつながり、企業評価が高まるでしょう。

また、テレワークを導入することで、働きやすさを重視する求職者からの注目を集めやすくなります。

このように、経理DXによる環境保全や働き方の変革は企業のイメージアップにつながり、新たな人材の確保につながることが期待できます。

ガバナンスを強化できる

経理のDXを進め、企業経営における重要な書類の情報をデータ化して蓄積することにより、不正防止や不正検知の強化が可能です。これにより、経営体制の監視にもつながり、企業内の不正や不祥事を未然に防ぎ、企業価値を高めることが期待できます。

インボイス管理サービスのBill Oneは、経理のDXを大きく後押しし、経理業務の効率化を実現させます。経理のDXに取り組み中、またはお考えの企業様は、ぜひBill Oneの導入をご検討ください。

経理DXで起こりうる課題や注意点

経理のDXを進めると、業務の効率化やコスト削減などさまざまなメリットがある一方で、推進により生じる課題や注意点も存在します。デメリットを理解しておくことで、適切な対応が可能になります。

ここでは、経理DXで起こりうる課題や注意点と、その対策について解説します。

システム導入には初期費用がかかる

経理DXを推進するためには、専用のシステムやサービス、設備などを導入する必要があり、初期費用がかかります。状況に応じて、専門知識のあるスタッフの採用や、業者へのサポート依頼が必要になるケースもあります。

そのため、これらの初期費用を十分に考慮したうえで、DXの導入を検討する必要があります。DXを推進し費用対効果を高めるためには、コスト削減のインパクトが多い業務から着手することも一つの方法です。

業務フローの見直しが必要

経理DXを行う際には、業務フローの見直しが必須です。新たなルール設定や最適なフロー構築、組織への周知には時間と労力がかかるため、あらかじめ確保しておくことが求められます。

また、業務フローを刷新する場合は、関与する他部門にも影響が及びます。DXの効果を最大化するためにも、他部門の協力を仰ぎ、密接な連携をとりながら取り組むことが重要です。

IT人材確保と育成

経理DXを円滑に進めていくためには、IT人材確保と育成が必要です。これは、DXのためのシステムやツールを導入する際に、初期設定や既存システムとの連携、自社に適した機能のカスタマイズ、利用方法の周知などのIT知識が求められるためです。

しかし、日本企業の現場では、DXに対応できるIT人材が、経営レベル・現場レベル共に不足しているのが現状です。そのため、企業のDX推進では、必要なスキルを有した人材の採用や育成を、全社的な活動として進める必要があります。

経理DXの進め方

経理DXは、段階を踏んで進めていく必要があります。具体的な手順について確認していきましょう。

業務の洗い出しを行う

経理のDXを進める前に、現在抱えている課題を把握する必要があるため、まずは業務の洗い出しから行いましょう。具体的には、業務フローを可視化し、多くのコストが必要となっている箇所や省略できそうな作業、ボトルネックとなっている箇所がないかを確認していきます。

この時、経理担当者から、負担や課題感を感じている箇所についてのヒアリングを行うことで、より実務に即した課題を明確にできるでしょう。

抽出した課題の中から、重要度が高く、かつ緊急性の高いものから着手していくことで、効率的にDXを進められます。

経理関連書類をペーパーレス化する

次に、紙でのやり取りが必要となる業務を削減していきます。例えば、経費精算の申請や証憑書類の提出を、オンライン上で完結できるようにするといったことです。

また、取引先への請求書の発行・送付を電子化することや、あらゆる形式で届く請求書をすべてオンラインで受領することも有効です。また社内における稟議書申請のオンライン化などの体制を整備します。

経理業務は紙を扱う業務が多いため、ペーパーレス化の推進は非常に大きなインパクトとなるでしょう。

業務プロセスの自動化を行う

この段階で、課題の解決に向け、システムや設備、サービスを活用した業務の自動化を進めます。自動化を進めることで、経理業務全般や業務フローのデジタル化が促進されます。

これにより、ヒューマンエラーの削減や、業務スピードの改善など、生産性の向上にもつながります。

経営状況の即時的な可視化を目指す

最終段階では、システムごとに処理された情報を一元化し、部門を超えて経営状況をリアルタイムで可視化できる状態を目指します。各システムを連携し、データを集約することで、業績の把握や分析、改善案の作成などをスピーディーに行えるようになるでしょう。

部署や部門の垣根を越え、最新の情報をリアルタイムで入手できるようになるため、現在の経営状況を可視化し、迅速な経営判断が可能になります。

以下、インボイス管理サービス「Bill One」を導入したことで、バックオフィスDXを進めることができた事例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

Bill One 導入事例集

経理DXを成功させるポイント

経理DXを促進するためには、押さえておきたいポイントがあります。効率的に進めるための、5つのポイントをご紹介します。

自社に適したシステムを選ぶ

一つ目のポイントは、自社に適したシステムを選ぶことです。経理DXに活用できるシステムや設備、サービスは数多く存在するうえに、DXする業務の内容や範囲は企業によってさまざまです。

そのため、自社の課題や目標、自動化したい業務範囲、社員のITスキルなどに応じて、適切なシステムを選ぶ必要があります。

また、従来のワークフローを生かせるシステムを導入することも良いでしょう。そのためにも、DXを行う前には、業務の洗い出しとヒアリング、明確な目標を設定することが大切です。

周囲の協力・理解を得る

経理業務のDXを円滑に進めるには、他部署・部門や取引先との連携や協力が不可欠です。DXする目的やメリットを企業全体に知らせることで、経理部門以外の部署・部門からの協力や理解が得やすくなります。新しいマニュアルや業務フローに対応してもらえるよう、丁寧な説明を行いましょう。

また、取引先にも少なからず影響が出ることが想定されるため、事前にDXによって従来の方法と変わる点について、十分な説明をして理解と協力を得ることがポイントです。

セキュリティー対策を行う

DXを進めるにあたり、クラウドサービスの活用やデジタルデータの利用・管理は、欠かせない業務です。こうした新しいシステムや技術、設備を導入する際には、情報漏洩やサーバー攻撃といったリスクに対する、万全なセキュリティー対策を施す必要があります。

また、ガバナンスの強化のため、セキュリティーリスクへの対応を強化するだけでなく、社員のセキュリティーリテラシーを向上させるためのガイドラインの設定や、社内教育の機会を設けることも重要です。

社内メンバーの意識改革

古いやり方や使い慣れたレガシーシステムに囚われている状態では、革新的なDXの実現は難しいでしょう。そのため、社内の意識改革を進めることもポイントとなります。

例えば、講習会やワークショップなどを開き、社員にDXの重要性やメリットについて理解を深めてもらうといった方法があげられます。新しい技術や手法を積極的に取り入れ、変化に柔軟に対応する意識を醸成する必要があります。

属人化を防止する

新しく導入するシステムや設備、サービスの運用の難易度が高いと、一部のスタッフしか利用できず、作業が属人化してしまう可能性があります。

専門的な知識がなくてもだれでも利用できるよう、設定のカスタマイズやマニュアルの作成、利用方法に関する勉強会を開くなど、属人化を防止するための対策が求められます。

まとめ

経理業務は、紙の請求書の発行や受領、経費書類のやり取りなど手作業による業務が多いため、優先的にDXへの取り組みが必要です。経理DXを図ることで、業務の効率化やコスト削減、柔軟な働き方への対応などさまざまなメリットがあります。

経理DXを実現するためには、まず請求書を電子で一元管理し、「業務フローをデジタル化する」ことが有効です。

Bill Oneは経理業務の効率化をサポートし、月次決算を加速させるインボイス管理サービスです。企業の経理DXを後押しします。

Bill Oneの特長

• あらゆる方法、形式で届く請求書をオンライン上で受け取れる
• 受け取った請求書の申請・承認・仕訳作成まで請求書業務をデジタルで完結できる
• インボイス制度、電子帳簿保存法といった法制度への対応と同時に業務負荷を大幅に削減

経理DXへ取り組み中の企業や、これから進めたいと考えている企業は、ぜひBill Oneの導入をご検討ください。