小口精算とは？やり方やメリットとデメリット、代替できる精算方法などを解説

小口精算とは

小口精算とは、備品代や交通費といった少額の経費を、領収書やレシートと引き換えに、現金で精算することです。立て替えてから返金までの期間が短い点や、急な支払いにも対応できる点が特徴です。

小口精算を行うには「小口現金」が必要になります。

小口現金とは、少額で発生する経費精算のために、会社に常備しておく現金のことです。

小口現金については以下のページで詳しく紹介しています。

小口精算のやり方

小口精算のやり方は以下の通りです。

1. 従業員が立て替えを行った領収書またはレシートを受け取る
2. 領収書を確認したあと、小口現金で精算する
3. 帳簿や集計などの会計処理を行う
4. 帳簿の残高と実際の現金残高が一致しているか確認する

小口精算は、小口現金を「小口現金出納帳」で管理するのが基本です。

経理担当者は、従業員の立て替えの精算が発生するたびに勘定科目に仕訳し、記帳しなければなりません。

また、小口精算の頻度が増えると、記帳漏れや残高の不一致が起こる要因になったり、経理担当者の負担が増えたりする可能性がある点には留意しておきましょう。

小口精算のメリット・デメリット

続いて、小口精算のメリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

メリット

小口精算のメリットは、立て替えをする従業員の負担が少ないことと、領収書の紛失や経費の申請漏れなどのリスク軽減の2つです。

月の締め日にまとめて経費精算する場合、立て替えた従業員は、返金してもらうまでのあいだ手元の現金が減っている状態になります。これは頻繁に立て替えをする従業員にとっては、大きな負担になる可能性があります。小口精算であれば、立て替えた経費をすぐに返してもらえるため、従業員の負担を軽減します。

また、支払いから精算までの期間が空いてしまうと、レシートや領収書を紛失するリスクも高まります。小口精算であれば、支払い直後から精算できるため、証憑を紛失するリスクが減ります。

デメリット

小口精算には、以下のようなデメリットも存在します。

• 経理担当者への手間、負担となる
• 申請する従業員への負担になる
• 盗難・不正利用のリスクがある

それぞれ見ていきましょう。

経理担当者への手間、負担となる

小口精算では、受領した領収書を確認し、現金を渡し、記帳するという作業をその都度行う必要があるため、経理担当者の負荷が高まります。

さらに、数え間違いや記帳漏れなどがあり、帳簿の額面と合わない場合には、原因追及に多くの時間を費やすことになり、残業が発生することもあります。

申請する従業員への負担になる

立て替えの頻度が多い従業員にとっても、小口精算は負担になる場合があります。

前述の通り、立て替えた経費がすぐに返ってくるという点はメリットなのですが、立て替えるたびに精算の手間がかかってしまう点はデメリットといえるでしょう。

また、直帰などの多い営業職の場合、領収書を持ち歩くことは紛失リスクにもつながります。

盗難・紛失の不正リスクがある

小口精算を行うには、小口現金を会社に現金を置いておかなければならないため、盗難や紛失のリスクがつきまといます。

管理を担当者一人に任せていたり、チェック体制が整っていなかったりする場合には、不正の機会を与えることにもなるでしょう。

従業員には日頃からの注意喚起を行う必要があります。

また、盗難を防止するための対策も行わなければなりません。

安全管理の課題が増えることがデメリットの一つになります。

小口精算に代わる精算方法

小口精算は、担当者の手間やリスク管理を行う必要があることを紹介しました。

そこで、ここでは小口精算に代わる精算方法・代替案として、以下の4つを紹介します。

• 立替経費を振り込みで精算する
• プリペイドカードを使用する
• オンラインショップを利用する
• 従業員に個別の法人カードを渡す

立替経費を振り込みで精算する

1つ目の代替案は、立替経費を振込で精算することです。

従業員は、月の締め日に、その月に立て替えた経費の領収書をまとめて提出します。立て替えた金額は、給与と同時に口座に振り込まれます。

この方法は、少人数の企業に向いている方法です。従業員が多い場合は経理担当者の負担が大きくなりがちです。

また、立て替えている従業員にも一時的な負担を強いる点がデメリットです。

また、小口精算から振込精算に切り替えを行う場合には、事前に社内状況を把握し、周知しておく必要があります。

プリペイドカードを使用する

2つ目の代替案は、法人プリペイドカードを利用することです。

法人プリペイドカードとして用意したカードに、あらかじめ決まった金額をチャージしておき、経費の支払いに使用します。

チャージ金額を事前に指定できるため不正利用が防止できるほか、利用額、決済内容を確認できるなど、精算管理が簡潔になるのがメリットです。

クレジットカードには審査が必要ですが、プリペイドカードは審査が不要で簡単に発行できるため、クレジットカードの審査が通らなかった場合の手段としても有効です。

また、年会費もクレジットカードと比べて比較的安価な場合が多く、導入しやすい点もメリットといえるでしょう。

備品をオンラインショップで購入する

3つ目の代替案は、オンラインショップを利用して備品を購入することです。

文房具やコピー用紙などの事務用品などの消耗品を実店舗で購入している場合、オンラインショップでの購入に切り替えることで、従業員が経費を立て替える頻度を少なくできるでしょう。

支払い方法をクレジットカード決済にしておけば、購入から支払い、その後の管理といった負担を軽減できます。

また、配送を即日で行ってもらえるサービスもあるため、在庫状況を確認しながら行えば、待ち時間もそれほどかかりません。

対応商品は限られているものの、小口精算から移行しやすい手段です。

従業員に個別の法人カードを渡す

4つ目の代替案は、従業員に法人カードを渡し、それを使って支払いをしてもらうことです。

クレジットカード決済にすれば支払いが一本化でき、利用明細も参照できるため、帳簿の記載が不要になり、経理担当者の手間を減らすことができます。記入漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止策としても有効です。

一方、法人カードは利用額や用途を利用者ごとに細かく設定できず、発行枚数に上限があるなどのデメリットも存在します。また、カードを紛失や不正利用、なりすましなどのリスクもゼロではありません。できる限りリスクを回避できる機能を備えた法人カードを検討することも重要です。

なお、ビジネスカードの不正利用について詳しく知りたい方は、次のページを参考にしてください。

まとめ

経費の立て替えを都度精算する小口精算には、立て替えを行った従業員への負担を軽減できるメリットがあります。

一方で、日々の小口現金管理や数え間違い、記帳漏れといったミスも起こりやすく、業務の際に細心の注意を払わなければならないなど、経理担当者に負担がかかりやすいのがデメリットです。

小口精算に変わる精算方法としては、振込による立替経費の精算、プリペイドカードやオンラインショップの利用、法人カードの利用があります。

その中でもおすすめなのは、法人カードです。

法人カードを全社員に配布すれば、立替払い自体を廃止することができます。

ただし、法人カードの利用には不正利用などのリスクがあり、セキュリティー対策を講じなければなりません。

Bill Oneビジネスカードは、カード紛失発覚時の即時ロック、利用先のジャンルの絞り込み、高度なセキュリティーなど、リスクに備えたあらゆる機能を搭載しています。また、利用者ごとに利用額や可能期間、用途制限を細かく設定でき、3Dセキュアによる本人認証により、なりすましリスクを回避します。

そのほか、盗難や不正取得時の補償も用意しているため、安心して従業員に配布できるでしょう。

リスクへの対応がしっかりしているのはもちろん、業務効率化も同時に実現できるのはBill Oneの法人カードならではです。

利用明細と証憑を自動で照合、適格請求書の要件の自動判定もできます。詳しい機能が気になる方は、ぜひBill Oneにお問い合わせください。