支払管理とは？よくある課題やシステム導入のポイントを解説

支払管理とは

支払管理とは、企業が行うさまざまな支払いに関する取引情報を整理し、適切に管理する業務です。主なプロセスには、請求書の受領、支払内容の確認・承認、期日までの支払実行、支払後の消込処理などが含まれます。

適切な支払管理を行うことで、未払い金の発生を防ぎ、企業のキャッシュフローを安定させることができます。また、支払管理の徹底により財務データの正確性が高まり、経理業務が効率化され、取引先との信頼関係も強化されるでしょう。

支払管理の流れ

支払管理は、企業が支払いをスムーズかつ正確に処理するために欠かせない業務です。支払いのプロセスには一連の流れがあり、各ステップを確実に実行することで、キャッシュフローの安定や信頼性のある取引が実現します。

請求書の受領から記帳・消込に至るまでの基本的な流れを解説します。

1. 請求書の受領と確認
2. 支払管理表
3. 振込作業
4. 支払管理表の更新
5. 記帳・消込作業

１. 請求書の受領と確認

取引先から送られてくる請求書を受領し、金額、日付、取引内容を慎重に確認します。不備が見つかった場合は、取引先に早急に問い合わせ、正確な情報を基に次の工程に進みましょう。この段階での正確な確認が後のトラブル防止につながります。

２. 支払管理表

支払先、金額、支払期日などの情報を一覧化して支払管理表を作成します。支払管理表を活用することで、各取引の支払状況を一目で把握でき、未払いリスクや二重支払の防止がしやすくなります。常に最新の情報を反映させるために、定期的な更新が重要です。

３. 振込作業

支払管理表に基づき、振込作業を進めます。金融機関での直接振込のほか、自動振込やオンライン決済を活用することで、効率的に支払い業務を行えます。複数の支払いが発生する場合、自動化や電子決済を取り入れれば、業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。

４. 支払管理表の更新

振込が完了したら、支払管理表を更新します。支払日や金額、振込ステータスを記入し、最新の支払状況を反映しましょう。支払済みの取引と未払いの取引を区別することで、キャッシュフローの管理がしやすくなります。

５. 記帳・消込作業

最後に、支払内容を出金伝票に記帳し、取引と支払いが正しく一致しているか確認します。消込作業を行うことで、取引先との残高にズレがないことを確認し、財務データの整合性を保てます。

なぜ支払管理が重要なのか

支払管理は、企業の健全な運営に欠かせない要素です。適切な支払い管理により、支払遅延の防止やキャッシュフローの適切な把握が可能となり、経営基盤の強化が図れます。

また、取引先との信頼関係を築き、長期的な取引につながるためにも重要です。支払管理の重要性を3つの観点から解説します。

１. 支払い漏れを防ぐ

支払遅延や漏れは、取引先との信頼関係を損なう大きな要因です。期日を守ることはビジネスの基本であり、支払管理を通じて確実に実行できます。

例えば、支払期日を管理するシステムを導入することで、手動でのミスを防ぎ、支払い忘れを防止できます。適切な支払管理は、ビジネスパートナーとの円滑な関係を維持するために不可欠です。

２. キャッシュフローを適切に管理する

支払管理を徹底すれば、企業のキャッシュフローを正確に把握できます。支払期日を守ることで、資金繰りの計画が立てやすくなり、余剰資金を効率的に活用できるようになります。

逆に、支払いが滞ると予期せぬ資金ショートが発生し、経営の安定性が脅かされる恐れがあるため注意が必要です。

３. 取引を記録することで今後の取引に生かす

過去の取引記録を整理し、支払状況を把握することで、今後の取引が適切かどうかを判断する材料として活用できます。

必要に応じて支払条件や取引先との交渉を見直すことも可能です。記録を分析してリスクを軽減すれば、ビジネス運営の重要な判断材料として役立ちます。

支払管理におけるよくある課題

支払管理は重要な業務ですが、運営においてさまざまな課題も発生します。特に手作業による非効率、データ入力ミス、そして担当者不在時の業務停滞は、企業の支払業務をスムーズに進める上で大きな障害となります。

支払管理におけるよくある3つの課題を見ていきましょう。

１. 支払管理に手間や時間がかかる

支払管理には請求書の仕分け、データ入力、承認作業、振込手続きなど、さまざまな手順が含まれます。これらを手作業で行うと時間がかかり、管理の負担が増します。

特に担当者が複数の支払いを同時に管理する場合、作業が煩雑になり、効率的に進めるのは難しいでしょう。その結果、支払管理が長時間にわたる作業となり、業務全体のパフォーマンスに悪影響を与えます。

２. 人為的ミスが発生するリスク

支払管理の手作業部分では、入力ミスや支払い漏れ、重複支払いなどの人為的ミスが発生するリスクが伴います。

例えば、請求書の内容を手動で入力する際に、数字の誤入力や記載漏れが生じることがあります。このようなミスが発生すると、取引先への支払いが遅れたり、余分な支払いが行われたりし、経済的損失や信頼関係の損失を招く可能性があるのです。ミスを防ぐためには、システム化や自動化が効果的です。

３. 支払業務が属人的になりがち

支払業務が特定の担当者に依存すると、担当者が不在の際に業務の引き継ぎがスムーズに行えず、遅れが生じるリスクが高まります。

属人的な作業環境では、業務の進行状況や重要な情報が担当者の記憶に頼ることが多く、他のメンバーが情報を活用できないケースが少なくありません。業務の標準化と情報共有を進めることで、このような状況を改善できます。

支払管理を効率化する方法

支払管理の効率化には、適切なツールを選択し、業務プロセスを最適化することが重要です。効率化が進めば、手作業によるミスや遅延を防ぎ、時間とコストの節約につながります。業務プロセスの標準化から、Excelを活用した手法、そして支払管理システムの導入まで、具体的なアプローチを紹介します。

業務プロセスの標準化

支払業務を効率的に進めるためには、業務プロセスの標準化が不可欠です。請求書の受け取りから支払い実行までの各ステップを明確にし、標準的な手順を確立すれば属人化を防ぎ、誰でも同じ方法で業務を進められます。例えば、支払い承認フローや期日管理の方法を統一すれば、業務の抜け漏れや重複が減り、スムーズに進行します。

Excelを活用した管理

中小企業では、Excelを活用した支払管理が非常に効果的です。支払管理表をExcelで作成すれば、支払期日や金額、取引先を一目で確認でき、効率的に管理できます。

また、関数やマクロを使えば、請求書の金額を自動で入力したり、支払い期日の通知を設定したりできます。Excelはコストを抑えながら管理を行えるため、小規模な企業に適した方法です。

支払管理システムの導入

支払管理システムを導入すれば、業務を一元管理し、効率化を図れます。請求書の受け取りから支払いまでのプロセスをデジタル化し、手動でのデータ入力や承認作業を自動化するシステムも多く、人為的なミスの削減に役立ちます。

また、支払期日の通知機能や、過去の取引データを基にした分析機能が備わっており、経営者や担当者にとって利便性が高いのも特長です。

支払管理システムの選び方

支払管理システムを選ぶ際は、企業の規模や業種に適した機能を持つものを選定することが重要です。

多くの選択肢から最適なシステムを見極めるためには、必要な機能やコスト、拡張性などさまざまな要素を確認する必要があります。システム選定時に押さえておきたい重要なポイントについて解説します。

業務に必要な機能の確認

支払管理システムを導入する際は、業務を効率化するために必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば、請求書や取引情報の自動データ取込機能があれば手入力の手間を省け、承認ワークフロー機能により承認プロセスも円滑に進められます。さらに、支払予実管理機能やレポート作成機能があれば、支払予定と実績の比較や、取引情報の分析も効率化できます。

既存システムとの連携性

会計ソフトや基幹システムとスムーズに連携できるかも、支払管理システム選定の重要なポイントです。

既存の会計ソフトやERPと連携可能なシステムを選べば、データの二重入力や手動入力が減り、業務効率が向上します。自動連携機能により、リアルタイムで情報が一元管理でき、支払状況も正確に把握できます。

法令遵守と将来的な拡張性

支払管理システムでは、電子帳簿保存法などに対応した法令遵守機能が重要です。法令に対応したシステムを導入することで、電子取引データの保存や監査対応がスムーズになり、長期の運用を安心して行えます。

また、企業の成長や業務拡大に合わせて機能を追加・拡張できる柔軟性も欠かせません。将来のニーズ変化に対応できるシステムを選ぶと、持続的な支払管理環境が整います。

導入・運用コストの検討

システム導入には初期費用だけでなく、運用や保守費用も含めた総合的なコストを検討することが大切です。クラウド型は初期費用が抑えられ、月額利用料で運用できるため、導入コストを軽減できます。

一方、オンプレミス型はカスタマイズ性が高いものの、導入時の費用が高くなる傾向があります。自社の予算や業務内容に適したコストプランを選び、トータルコストを見据えた選定が必要です。

まとめ

支払管理は企業の信頼性と資金繰りに直結する重要な業務です。

支払管理業務を効率化するためには、業務プロセスの標準化や自社に合ったシステムの導入が必要となります。

インボイス管理サービス「Bill One」は、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理することができます。

受け取った請求書は、99.9%*の高精度でデータ化し、申請・承認・仕訳作成までの一連のプロセスをデジタル化することで業務効率を大幅に向上させます。

Bill Oneの特長

• 紙や電子などあらゆる形式の請求書をオンラインで受領し、99.9%の精度*で正確にデータ化する
• 受領した請求書データを一元管理できる
• インボイス（適格請求書）の要件を満たしているかを自動チェック
• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

※Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

請求書受領業務の工数を大幅に削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひBill Oneの導入をご検討ください。