請求書の手数料はどちらが負担すべき？法的根拠や手数料の書き方を解説

振込手数料は誰が負担すべき？

振込手数料の負担については、法的な原則と実務上の慣習を理解することが重要です。原則を把握した上で、取引内容や契約に応じた適切な対応を行いましょう。

民法における原則

民法第485条本文によると、弁済の費用について別段の意思表示がないときは、その費用は「債務者の負担」となります。

弁済とは、債務を履行して債権を消滅させることを指します。つまり法律上は、請求書を受け取った支払い側が振込手数料を負担することが原則とされているのです。

この原則は、債務者が債権者のもとへ代金を持参して支払うという民法第484条1項後段の考え方（持参債務の原則）に基づいています。現代では銀行振込が主流となっていますが、振込手数料は「代金を債権者の口座まで運ぶための費用」と解釈されるため、支払い側の負担となるのです。

実務での慣習と例外的なケース

ビジネスの場においても、一般的には法律上の持参債務の原則に基づき、振込手数料は支払い側が負担するのが原則です。

ただし、取引契約書や合意内容により、請求書の発行側（債権者）が負担するケースも存在します。特に以下のような場合は、例外的な取り扱いとなることがあります。

• 長期継続的な取引関係にある場合
• 取引金額が大きく、振込手数料の影響が相対的に小さい場合
• 業界特有の商慣習がある場合
• 双方の合意により特別な取り決めをした場合

重要なのは、別段の意思表示があるときはその限りではない、という点です。つまり法律の原則は存在するものの、当事者間の合意があれば柔軟な運用が可能となります。

請求書に手数料負担を記載すべき理由

法的な原則があるにもかかわらず、実務上は請求書に手数料負担について記載されるケースがほとんどです。その理由は、以下の二つのメリットにあります。

1. 認識の齟齬防止
2. 経理処理の円滑化

順番に見ていきましょう。

1.認識の齟齬防止

取引先との間で「どちらが負担するか」についての認識が異なると、入金額に相違が生じるおそれがあります。一方、請求書に明記しておけば事前に認識を統一でき、金額をめぐるトラブルを回避できます。

2.経理処理の円滑化

振込手数料の負担が明確になっていれば、入金確認や消込作業がスムーズに行えます。入金額が異なる場合の再請求や追加請求の手間も防げます。

特に新規取引先の場合は、初回の請求書から振込手数料の負担について明確に記載することが大切です。既存取引先についても定期的に確認し、必要に応じて取り決めを見直すようにすると良いでしょう。

請求書への振込手数料の記載方法

請求書に振込手数料の負担について記載する際は、相手に対して丁寧かつ明確に伝えることが大切です。

支払い側の負担を依頼する場合

請求書の受け取り側が手数料を負担する場合、発行側は請求書の備考欄などに、以下のような文言を記載します。

文言を選ぶ際のポイントとしては、以下の3点が挙げられます。

• 「恐れ入りますが」「大変恐縮ですが」などのクッション言葉を使用する
• 誰が負担するかを明確に記載する
• 相手に配慮した表現を心がける

具体的な請求書での記載箇所は、振込先情報の下や備考欄が一般的です。目立つように記載することで、支払い側の見落としを防げるでしょう。

請求書発行側が負担する場合

一方、請求書発行側が振込手数料を負担する場合は以下のような文言を記載します。

このケースでは、実際に振り込まれる金額が請求金額から手数料を差し引いた額となることを理解しておきましょう。また経理処理上、売上値引または支払い手数料として適切に処理する必要があります。

加えて、請求書発行側が振込手数料を負担するケースは一般的ではないため、取引先の誤解を招かないための配慮も必要です。

請求書のインボイス対応と振込手数料の関係

2023年10月1日から開始されたインボイス制度により、振込手数料の取り扱いにも注意が必要となりました。ただし振込手数料の負担原則自体に変更はありません。

インボイス制度下での振込手数料の取り扱いは、誰が負担するかによって以下のように対応が異なります。

買手（支払い側）が振込手数料を負担する場合

振込手数料にかかる消費税の仕入税額控除のため、金融機関から発行される適格請求書を保存する必要があります。ただしATMなどの手数料については、3万円未満なら適格請求書は不要です（自動販売機特例）。

参照：国税庁｜「（自動販売機及び自動サービス機の範囲）【答】適格請求書の交付義務が免除される自動販」

売手（請求書発行側）が負担する場合

振込手数料を売手が負担する場合、処理方法は値引き処理と立替処理の二通りです。

まず値引き処理を行う場合、本来は返還インボイスの交付が必要です。ただし1万円未満の場合、返還インボイスの交付義務は免除されます（少額特例）。

一方、立替処理を行う場合は立替金精算書と適格請求書が必要となり、買手から必要書類を受け取る必要があります。

多くの企業では少額特例を活用し、値引き処理で対応するケースが一般的です。

参照：国税庁｜「少額な返還インボイスの交付義務免除の概要」

インボイス制度についての詳細は、以下の記事をお読みください。

手数料を請求書発行側が負担する場合の会計処理

振込手数料を請求書発行側が負担する場合、会計処理の方法は主に二つあります。それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、自社に適した方法を選択しましょう。

売上から値引きして処理する

「請求金額から振込手数料分を値引きした」と見なす処理方法です。たとえば請求額が10万円、振込手数料が550円の場合、以下のように仕訳を行います。

または

インボイス制度では、適格請求書発行事業者が値引きなどの「対価の返還」を行った場合、原則として適格返還請求書の交付が義務づけられています。しかし1万円未満の場合はすでに説明した通り、少額特例として適格返還請求書の交付は不要です。

適格返還請求書の詳細については、以下の記事をお読みください。

値引き処理のメリット

値引き処理のメリットとしては、主に「事務負担の軽減」が挙げられます。値引き金額が1万円未満の場合は適格返還請求書の交付が不要とされるため、事務処理の負担が軽減されるのです。

さらに、手数料負担をなくすことで、買手側とより良好な関係を築くことができる点もメリットといえます。

値引き処理のデメリット

一方、値引き処理にはデメリットもあります。1件ごとの手振込手数料は少額でも、それが積み重なることで企業の利益を圧迫する可能性もあるでしょう。

買手が立て替えたものとして処理する

「本来請求書発行側が負担すべき手数料を、買手が一時的に立て替えて支払った」と見なす処理方法です。請求額が10万円、振込手数料が550円の場合は、以下のように仕訳を行います。

振込手数料は支払い手数料の勘定科目で処理します。ただし仕入税額控除を受けるためには、金融機関が発行する適格請求書と、買手からの立替金精算書が必要です。

立替処理のメリット

立替処理の場合、振込手数料を負担するのはあくまで買手側なので、売上高に影響が出ることはありません。また、振込手数料を経費として明確に把握できる点もメリットです。

立替処理のデメリット

一方、立替処理には適格請求書や立替金精算書などの書類が必要です。金融機関や買手側とのやりとりが増え、そのぶん事務処理も複雑になります。

手数料負担を依頼する方法

振込手数料の負担について取引先に依頼する際は、相手との関係性を考慮しながら、適切な方法で交渉することが重要です。

交渉における注意点とマナー

振込手数料の負担変更を依頼する際の基本的な注意点やマナーは、以下の通りです。

一方的な記載変更はNG

事前の相談なく、請求書に振込手数料を記載するのは避けましょう。あらかじめ取引先と交渉・説明を行うことが大切です。

トーンを工夫する

相手方に高圧的ととられかねない態度は避け、丁寧な説明を心がけましょう。相手の立場も考慮した交渉を行う必要があります。

タイミングに配慮する

交渉にあたっては、決算期や繁忙期は避けましょう。新年度の開始時期など、切り替えやすいタイミングを選ぶよう心がけます。

段階的にアプローチする

いきなり全取引先に適用するのではなく、新規取引先から始めましょう。既存取引先には個別に相談することが大切です。

相手のメリットも説明する

インボイス制度への対応や事務処理の軽減など、相手にとってのメリットも伝えましょう。

文書・メールでの依頼文例

既存取引先への振込手数料負担変更を依頼する際の文例をご紹介します。

文書の場合

メールの場合

まとめ

振込手数料は原則として支払う側の負担ですが、契約や請求書で明記することがトラブル防止のカギとなります。振込手数料は少額でも年間では大きな金額となるため、適切に管理を行うようにしましょう。

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