請求書発行代行サービスとは？依頼範囲や比較・選び方のポイントを解説

請求書発行代行サービスで依頼できる業務

請求書発行代行サービスは、単に請求書を送るだけでなく、債権の回収に関わる幅広い業務をカバーしています。具体的にどのような業務を依頼できるのか、ここでは以下の4つの領域について解説します。

• 請求書の作成・発行・送付
• 入金管理・消込・督促業務
• 与信審査と反社チェック
• インボイス制度・電子帳簿保存法への準拠

なお、請求代行についての詳しいサービス内容については、以下の記事もお読みください。

請求書の作成・発行・送付

請求書発行代行サービスの最も基本的な機能が、請求書の作成から送付までの代行です。具体的には、企業側が請求データのCSVファイルなどを送るだけで、代行会社が紙の請求書の印刷・封入・郵送、またはPDFのメール送信を行います。

これにより、月末月初に発生していた膨大な印刷・封入作業の手間が削減されます。また、物理的な発送作業が不要になるため、経理担当者のテレワークを阻害していた「請求書発行のために出社しなければならない」という課題を解消できる点もメリットです。

入金管理・消込・督促業務

請求書を送った後の入金管理も代行範囲に含まれます。指定口座への入金状況を確認し、請求データと突き合わせる「消込作業」だけでなく、期日までに支払いが確認できない場合の督促連絡まで代行事業者が行います。

未入金先への連絡は精神的なストレスが大きい業務ですが、これを外部へ委託することで、経理担当者は心理的負担を感じやすい「支払いの催促」から解放されます。

与信審査と反社チェック

サービスによっては、新規取引先の信用調査（与信審査）や反社チェックまで代行範囲に含まれる場合があります。

取引を開始する際、自社で調査を行うには相応の手間とコストがかかります。また、専門的なデータベースを持たない企業では、調査の精度に限界があることも少なくありません。こうしたチェック機能を備えた代行サービスを利用することで、リスク管理を徹底しながら、迅速な取引開始が可能になります。

インボイス制度・電子帳簿保存法への準拠

2023年10月に開始されたインボイス制度では、適格請求書発行事業者登録番号の記載や税率ごとの消費税額の明記など、請求書に求められる要件が増えました。また、電子帳簿保存法への対応として、電子データで授受した請求書の適切な保存も求められています。

請求書発行代行サービスを利用すれば、これらの法制度への対応がサービス側で担保されます。

請求書発行代行の料金体系

請求書発行代行サービスの料金体系は、初期費用、月額固定費、従量課金、オプション費用などで構成されます。

初期費用と月額固定費

多くの請求書発行代行サービスでは、初期費用と月額固定費が発生します。中には初期費用が無料というサービスもありますが、システム設定や導入サポートが充実したサービスだと、数万円〜10万円程度の料金がかかる場合も少なくありません。

月額固定費については、無料で利用できるサービスから月額数千円〜数万円の費用が発生するサービスまで幅があります。一般的には、費用が発生するサービスほど機能が充実しています。

取引件数に応じた従量課金

請求書発行代行サービスでは、多くの場合、取引件数に応じた従量課金が発生します。従量課金には主に2つの種類があります。一つは請求書1通当たりの発行・郵送コスト、もう一つは「取引金額の○％」という決済手数料です。

特に、代金の回収まで委託する決済代行（掛け払い）を含むサービスの場合、この決済手数料率がランニングコストの大部分を占めることになります。このため、取引額が大きい企業では慎重なシミュレーションが必要です。

未回収保証・督促対応にかかる追加費用

貸し倒れリスクを保証する入金保証や、未入金時の督促対応をオプションとして追加する場合、別途費用が必要になります。入金保証の手数料は、一般的に取引金額の数％程度です。

入金保証や督促対応はオプション形式で提供されることが多いため、自社の取引先の支払い状況や過去の未回収率などを踏まえて、オプションの要否を検討することが大切です。

請求書発行代行の料金体系

請求書発行代行サービスは主に以下のような項目により料金が決まります。

• 初期費用
• 月額固定費
• 請求書発行費用（1通当たり）
• 入金保証手数料

依頼する業務範囲や規模感によって料金も異なるため、導入前には見積もりの取得をおすすめします。

請求書発行代行サービスを利用する3つのメリット

請求書発行代行サービスを導入することで、経理部門の業務負荷を軽減し、経営の安定性を高めることができます。ここでは、代表的な3つのメリットを紹介します。

1. 物理的負荷からの解放
2. 精神的ストレスからの解放
3. 未回収リスクからの解放

1. 物理的負荷からの解放

請求書発行代行サービスを利用する大きなメリットは、紙を扱う業務から解放されることです。請求書の印刷、封入、郵送といった作業が不要になることで、場所を問わず働ける環境が整います。

加えて、単純作業にかかる時間がなくなることにより、経理担当者は経営分析や資金繰りの改善など、より付加価値の高いコア業務にリソースを割けるようになります。

2. 精神的ストレスからの解放

未入金の督促業務は、経理担当者や営業担当者に心理的な負担を与える業務です。取引先への督促を第三者に任せることで、担当者の心理的負担を軽減できます。

また、督促業務を専門の事業者が行うことで、「言いにくいこと」をプロが適切に伝えてくれるため、取引関係の悪化を防ぎながら確実な債権回収を実現することも期待できます。

3. 未回収リスクからの解放

入金保証のオプションを利用する場合、取引先からの支払いが滞っても、代行会社から代金の支払いを受けられます。これにより、貸し倒れによる損失リスクを軽減し、経営の安定性を高めることが可能です。

売掛金の回収が確実になることで、キャッシュフローの見通しが立てやすくなり、資金繰りの安定にもつながります。

請求書発行代行のリスクと注意点

請求書発行代行サービスにはメリットがある一方で、導入前に把握しておくべきリスクや注意点もあります。自社の状況に照らし合わせて検討することが大切です。

社内ノウハウの空洞化

請求業務や与信管理をすべて外部へ丸投げすることで、社内にノウハウが蓄積されなくなる可能性があります。

どのような基準で与信枠を設定すべきか、回収遅延が発生した際にどう対応すべきかといった判断力が育たないため、将来的に業務を内製化しようとした際に支障が生じる可能性があります。

ベンダーロックイン

特定のサービスに深く依存することで、他社への切り替えや内製化に戻すのが困難になる「ベンダーロックイン」の状態に陥ることがあります。

独自のデータ形式や運用フローがいったん定着すると、サービス終了時や利用料金の値上げが行われた際にスムーズな乗り換えができず、不利な条件でも契約を継続せざるを得なくなる可能性があります。

柔軟性の低下

外部委託の場合、処理フローが定型化されているため、「急いで今日中に請求書を出してほしい」「今回だけ備考欄に値引きの記載を入れたい」といった突発的な要望に対し、即応できない場合があります。

社内であればその場で対応できることでも、代行会社を経由することでタイムラグが発生したり、イレギュラー対応として断られたりする可能性がある点に注意が必要です。

請求書発行代行サービスの選び方と比較ポイント

請求書発行代行サービスを選ぶ際には、自社の業務フローや取引先の特性に合ったサービスを選ぶことが大切です。比較検討時に確認すべきポイントを紹介します。

システム連携

自社の販売管理システムや会計ソフトとスムーズにデータ連携できるかは、業務効率化の観点から重要なポイントとなります。手動でのデータ入力が必要な場合、入力ミスのリスクや作業負荷が残ってしまうためです。

API連携に対応しているサービスであれば、請求データの受け渡しを自動化できるため、入力の手間を削減できます。導入前に、自社で利用しているシステムとの連携可否を確認しましょう。

決済手段の多様性

取引先が利用しやすい決済手段が用意されているかも、サービス選定の重要なポイントです。銀行振込だけでなく、口座振替、コンビニ払い、クレジットカード払いなど、複数の決済手段に対応しているサービスもあります。

取引先の利便性を高めることは、結果として入金遅延を防ぐことにもつながります。自社の取引先の特性や要望を踏まえて、適切な決済手段を提供できるサービスを選ぶことが大切です。

保証の手厚さ

入金保証のオプションを利用する場合は、保証範囲の違いに注目することが大切です。保証額の上限、保証対象となる取引の条件、保証が適用されるまでの期間など、サービスによって内容が異なります。

自社の取引規模や取引先の信用状況を踏まえて、必要な保証内容を満たしているか確認しましょう。保証内容が手厚いほど手数料も高くなる傾向があるため、コストとのバランスも考慮することが大切です。

請求書発行代行サービスと債権管理システムの比較

請求業務の効率化には、すべてを委託する代行サービスのほかに、債権管理システムを導入して自社で効率的に管理する方法があります。

債権管理システムとは、請求書の発行から消込、督促までの業務プロセスをデジタル化し、自社内で効率的に運用するためのツールです。

債権管理を含む経理システムについての詳細は、以下の記事をお読みください。

請求書発行代行が向いている企業

請求書発行代行サービスに向いているのは、小口の取引先が多数あり、入金消込や督促の手間が膨大な企業です。また、経理担当者が不在、または極端にリソースが不足しており、コストをかけてでも業務そのものを手放したい企業にも適しています。

• 小口の取引先が大量にある企業
• 経理リソースが極端に不足している企業

債権管理システムが向いている企業

一方、債権管理システムは、取引先との関係性を重視し、請求連絡や督促は自社のトンマナで行いたい企業に向いています。また、イレギュラーな対応が多く柔軟性を維持したい企業や、コストを抑えつつインボイス対応や発行業務のデジタル化を実現したい企業にも、債権管理システムは有効な選択肢です。

• 取引先との関係性を重視する企業
• 柔軟な対応が必要な企業
• コストを抑えてDXを進めたい企業

まとめ

請求書発行代行サービスは、請求書発行から督促までを一括して任せることができる有用なサービスです。物理的な作業や精神的な負担から解放されるメリットがある一方で、社内ノウハウの空洞化や柔軟性の低下といった注意点もあります。

一方で、自社の業務の効率化を目指す場合、請求書発行代行サービスよりも債権管理システムの方が向いているケースが少なくありません。もし、取引先との関係性を維持しながら、請求業務の効率化と月次決算の加速を実現したいとお考えであれば、債権管理システムの導入がおすすめです。「Bill One債権管理」なら、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しつつ、請求書発行・送付から入金消込までをワンストップで効率化できます。

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• 現在利用中の基幹システムとも柔軟に連携可能
• 発行済みの請求書と入金状況をリアルタイムに一覧表示・管理可能
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