請求書の電子化による受け取り側の対応ポイントは？保存要件も踏まえて解説

電子化された請求書における受け取り側の対応

まずは、電子化された請求書における受け取り側の対応を見てみましょう。電子化された請求書を受け取る方法は、主に以下の2種類です。

• メールから受け取る
• クラウド上からダウンロードする

メールから受け取る

1つ目は、メールから受け取る方法です。取引先からメールを通じて請求書を受け取る場合、添付ファイルとして電子化された請求書を受け取ります。一般的にPDF形式で送付される場合がほとんどで、受け取った後は、電子帳簿保存法の要件（検索機能の確保・改ざん防止措置等）を満たしたうえで電子データのまま保存する必要があります。

なお、メールの本文に日付や取引先、金額などの取引情報が書かれている場合は、メール自体を保存する必要があります。

クラウド上からダウンロードする

2つ目は、クラウドサービス経由でダウンロードする方法です。取引先から指定のあったクラウドサービスにアクセスして、請求書を受け取ります。利用するクラウドサービスによっては、アカウントの作成やログインが必要になることもあります。

こちらもPDF形式でダウンロードできる場合がほとんどです。ダウンロードを終えたら、電子帳簿保存法の要件（検索機能の確保・改ざん防止措置等）を満たしたうえで電子データのまま保存する必要があります。

請求書の電子化における受け取り側のメリット

紙ベースで請求書のやり取りをしている場合、請求書の電子化に抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、請求書の電子化には受取側にも大きなメリットがあります。

1. 請求書業務を効率化できる
2. ペーパーレス化によりコストカットできる
3. 多様な働き方に対応できる

それぞれ解説していきます。

１. 請求書業務を効率化できる

請求書の電子化により、請求書業務全般を効率化できます。

電子化された請求書を保存する場合、請求書システムを利用します。確認や承認、支払いといった処理をオンライン上で行えるようになるため、組織全体での進行がスムーズになります。

また、過去の請求書の閲覧や検索も簡単にできるようになるため、保管場所へ足を運んで探し回る必要もありません。担当者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。

２. ペーパーレス化によりコストカットできる

ペーパーレス化により、経費削減につながることも大きなメリットです。

従来の紙の請求書では、印刷や保管にコストが発生してしまいます。電子化された請求書ならこういった費用が必要なく、保管スペースの削減にもつながります。また、紙の請求書を管理するための作業時間も減るため、人的コストもカットできます。

システム導入にかかる費用は発生しますが、コストメリットも大きいでしょう。

３. 多様な働き方に対応できる

請求書が電子化されれば、リモートワークやフレックス勤務など、多様な働き方に柔軟に対応できるようになります。

紙でのやり取りが不要になり、ネット環境さえあれば、場所を問わず請求書の確認や処理ができるようになります。「請求書処理のためにわざわざ出社をする」といったケースもなくなります。

請求書の電子化における受け取り側のデメリット

請求書の電子化はメリットが多いですが、電子化に踏み切る前にデメリットも押さえておきましょう。

1. 社員への周知・教育が必要
2. 導入・維持にコストがかかる
3. 電子帳簿保存法を理解する必要がある

それぞれ解説していきます。

１. 社員への周知・教育が必要

電子化を進めるためには、社員への周知や教育が欠かせません。事前共有やレクチャーに工数がかかり、一時的ではあるものの担当者の業務増加が発生する可能性があります。

また、ITに不慣れな社員にとってはシステムの操作に戸惑いが生じることもあり、場合によっては現場からの反発が起こることも。慣れてもらうまでに時間がかかるケースがあるため、余裕を持ってスケジュールを立てるようにしましょう。また、電子化の目的やスケジュールを明確にして社員に共有することで、戸惑いや不安を解消することが大切です。

２. 導入・維持にコストがかかる

電子化された請求書を管理する場合、システムを導入することが一般的です。しかし、請求書システムを導入すると、初期費用とランニングコストがかかります。

特に予算の限られた企業やスタートアップ企業、ベンチャー企業などでは負担が大きくなる場合もあるため、費用対効果を見極めて慎重に検討しましょう。システムごとに料金体系が異なるので、自社に合ったサービスを選ぶことがポイントです。

３. 電子帳簿保存法を理解する必要がある

電子化された請求書を受け取る場合、電子帳簿保存法に準拠した方法で保存しなければなりません。そのため、担当者が電子帳簿保存法を正しく理解する必要があります。

電子帳簿保存法に準拠していない状態で保存してしまうと、税務調査でのトラブルにつながります。電子化された請求書を受け取る際は、電子帳簿保存法の要件を満たす方法で受け取るよう気を付けましょう。対応が大変だと感じる場合は、電子帳簿保存法に対応しているクラウドサービスを導入すると便利です。

電子化された請求書を受け取る際の対応ポイント

ここからは、電子化された請求書を受け取る際の対応ポイントをご紹介します。

1. 法人は7年間保存する
2. 紙に印刷せず、電子データのまま保管する
3. 改ざんを防ぐための措置が必要

１. 法人は7年間保存する

受領した請求書は、法人の場合は7年間の保管が必要です。なお、7年間といってもすべての法人が同じ数え方ではなく、請求書の種類や決算月によってタイミングが変わります。

• 適格請求書：その交付または提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2カ月を経過した日から7年間
• 通常の請求書：その作成または受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2カ月を経過した日から7年間

※ただし例外として、2018年4月以後に発生した欠損金の繰越控除がある場合は、保存期間が10年間となります。不安な場合は、念のため10年ほど保存しておくと安心でしょう。

請求書の保管期間については、以下の記事でも詳しく解説しています。

２. 紙に印刷せず、電子データのまま保管する

電子取引データでやりとりをした請求書は、電子データで保存することが義務付けられています。以前は電子データを紙に出力して保存する方法も選べましたが、現在は電子帳簿保存法の改正にともない、紙に印刷して保存することはできません。

また、詳しくは後述しますが、電子化された請求書は「保存要件」を満たしている必要があります。

３. 改ざんを防ぐための措置が必要

取引先から受け取った請求書を電子データで保管する場合、改ざんを防ぐための措置も必要です。

適切な保存がなされなかった結果申告漏れが生じた場合、状況によっては故意的・悪質であると見なされてしまう可能性もあります。隠ぺいや改ざんであると判断された場合、罰則として追徴課税が発生し、増差本税に35%の重加算税が課されてしまう可能性があります。

こういった事態を防ぐためにも、改ざんを防ぐための措置を適切に行い、法令を遵守することが重要です。

電子化された請求書の保存要件

電子化された請求書を保存する際には、「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つを満たす必要があります。

• 可視性の要件…取引の情報がいつでも確認できるように保存する
• 真実性の要件…請求書の改ざんを防止して真実性を確保する

上記2つの要件について解説します。

可視性の要件

可視性の要件とは、取引の情報がいつでも確認できるように保存することです。以下に、可視性の要件に必要となる具体的な措置を以下にまとめました。

• システム関係書類等の備え付け
• 見読可能装置の備え付け等
• 検索機能の確保

システム関係書類等の備え付け

電子化された請求書を保存する際、必要なときに誰でもスムーズに閲覧できるようにしておく必要があります。

システム関係書類とは、使用しているシステムの仕様書や操作説明書、処理マニュアルなどを指します。関係書類をいつでも参照できるようにして、請求書を誰もが閲覧できる状態にしておかなければなりません。

見読可能装置の備え付け等

電子データで保存する場合、常に閲覧できる環境を整えておく必要があります。

具体的には、データを表示できるPCやディスプレイ、印刷して出力できるプリンター、およびそれらの操作方法がわかるマニュアルなどです。

こうした設備が整っていなければ、税務調査などの際にデータを確認できず、問題になることがあります。

検索機能の確保

電子データの請求書を保存するときは、必要な情報をすぐに検索できるようにしておくことも必要です。

例えば、以下のような手段を取るとスムーズです。

• ファイル名に「取引先の名前」「取引年月日」「取引金額」の3つを含める
• Excelなどで検索簿を作成する
• 検索機能を備えたシステムを利用する

真実性の確保

真実性の確保として、改ざんを防ぐためにタイムスタンプの付与が必要です。以下のいずれかの措置を取りましょう。

• 日付と時刻の記録が付与されたデータを受け取る
• データに速やかに記録する
• データの修正や削除が、記録もしくは禁止されたシステムでデータを保存する
• 不当な修正や削除防止のための、事務処理規程を整備・運用する

なお、タイムスタンプについては以下の記事もご覧ください。

請求書のスキャンデータの保存要件

紙で受け取った請求書をスキャンして保存する場合も同様に、真実性・可視性の確保が必要です。要件を満たせるように、以下の措置を行いましょう。

1. 入力期間内の処理
2. 解像度の水準を満たしたカラー画像での読み取り
3. タイムスタンプの付与
4. バージョン管理の徹底
5. 帳簿との相互関連性の確保
6. 見読可能装置・システム関連書類の備え付け
7. 検索機能の確保

１. 入力期間内の処理

請求書を受け取ったら7営業日以内を目安にスキャンし、データとして保存しましょう。業務の都合で遅れる場合であっても、遅くとも2カ月＋7営業日以内には処理を完了させなければなりません。

２. 解像度の水準を満たしたカラー画像での読み取り

紙で受領した請求書をスキャンするときは、次の条件を満たす必要があります。

• 解像度が200dpi以上であること
• 24ビットカラー以上であること
• カラー画像での読み取りであること

３. タイムスタンプの付与

スキャンデータの改ざんを防ぐために、決められた期限内にタイムスタンプを付与します。タイムスタンプは「このデータがいつ作成されたか」を証明し、不正な変更を防ぐためのものです。なお、入力期間内に記録したことが確認できる場合はタイムスタンプがなくても構いません。

４. バージョン管理の徹底

データの真実性を確保するために、誤ってデータを修正・削除した場合でも、その履歴が残るシステムを使うか、そもそも修正・削除できないシステムを利用する必要があります。

5. 帳簿との相互関連性の確保

2024年1月より、相互関連性保持の対象は資金や物の流れに直結・連動する「重要書類」に限定されています。請求書は重要書類に含まれるため、引き続き相互関連性保持の対象となります。

請求書データと会計記録の整合性を保つために、スキャンした請求書と、帳簿に記載されている取引の情報がきちんと対応していることを確認できる仕組み作りを実施しましょう。

6. 見読可能装置・システム関連書類の備え付け

電子化された書類を受け取る際と同じく、スキャンした請求書をいつでも確認できるよう、ディスプレイやプリンターを準備し、必要なときにすぐに閲覧・印刷できる環境を整えましょう。加えて、使用するシステムのマニュアルや仕様書も備えておく 必要があります。

7. 検索機能の確保

検索機能の確保も、電子化された書類を受け取る際と同様です。取引日、取引金額などの項目から、保存済みのデータをすぐに検索できる状態にしておきましょう。

• ファイル名に「取引先の名前」「取引年月日」「取引金額」の3つを含める
• Excelなどで検索簿を作成する
• 検索機能を備えたシステムを利用する

まとめ

請求書の電子化について、受け取り側の対応を解説しました。電子化された請求書を保存する際は、電子帳簿保存法に準拠した形で保存しなければなりません。トラブルなく請求書業務を効率化するために、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

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• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
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