PDFの請求書は原本として認められる？紙とPDFの違いと使い分けのポイントを解説

請求書の原本はPDFでも大丈夫？

請求書の原本とは、最初に発行されたオリジナルの請求書のことです。

たとえば紙の請求書の場合、発行者が作成し、押印のうえ取引先に送付したものが原本になります。このオリジナルをコピー機などで複写したものは「写し」です。

一方「紙でなければ原本ではない」と誤解される方もいますが、電子データであるPDF請求書も、やはり発行者が作成・送付したものは原本になります。さらに、紙の請求書をスキャナーで読み取ったPDF請求書も、電子帳簿保存法の要件を満たすことで原本として扱うことができます。

電子帳簿保存法の詳細については、こちらの記事をご覧ください。

請求書の法的要件

請求書には、法律上いくつかの必須項目が定められています。特に、インボイス制度に対応した「適格請求書」には、以下の6項目の記載が必要です。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称・登録番号

・発行事業者を特定するための正式な氏名または名称、もしくは請求書発行者が適格請求書発行事業者であることを証明する登録番号

2. 取引年月日

・取引が実際に行われた正確な日付

3. 取引内容

・販売した商品や提供したサービスの内容

4. 税率ごとに区分して合計した金額

・税率ごとに区分した課税売上高、および税率ごとに区分した消費税額

5. 適用税率

・実際に適用された消費税率

6. 取引先の氏名または名称

・請求書の正式な宛先となる取引先の氏名または名称

署名や押印が必要かどうかは法律や取引慣習によって異なりますが、電子データの場合は電子署名やタイムスタンプなどによる真正性の証明が求められることが一般的です。さらに、保存要件を満たすためには、電子帳簿保存法で定められた保管方法や期間を遵守する必要があります。

適格請求書の詳細については、こちらの記事をご覧ください。

紙の請求書とPDF請求書の違い

紙の請求書とPDF請求書はどちらも原本になり得ますが、それぞれ形式や取り扱い方法が異なります。ここでは両者の特徴と、メリット・デメリットを解説します。

紙の請求書の特徴とメリット・デメリット

特徴

紙の請求書は、デジタル技術が発達する以前から利用されてきました。一般には郵送などの方法で取引先に送付され、受領後はファイリングして保管されます。原本には企業の印鑑などを押印するのが一般的です。

メリット（強み）

紙の請求書は、実物を手に取ることができるため「手元にある」という安心感が得られます。また、署名や押印を直接行えることから、取引先とのやりとりで「正式な契約書類」という認識を共有しやすいこともメリットです。取り扱いの際も、特別な機器などを用意する必要はありません。

デメリット（注意点）

一方で、紙の請求書は郵送に時間と費用がかかることが多く、大量の請求書を保管するための物理的スペースも必要です。万が一紛失や破損が起きた場合、再発行や確認作業に時間を要する可能性があります。また、請求書の電子化が進む昨今では、紙のやりとりが業務効率化の妨げとなるケースも増えています。

PDF請求書の特徴とメリット・デメリット

特徴

PDFは文字やレイアウトが固定化された電子文書形式で、異なるOSやソフトウエアでもほぼ同じレイアウトを再現できます。この特徴を活用して、紙に代わり広く利用されているのがPDF請求書です。

メリット（強み）

PDF請求書は、メール添付などで瞬時に送信できるため郵送にかかる時間と費用を大幅に削減できます。管理のために物理的な場所をとらないうえ、検索性が高いのもメリットです。紙のように手に取ることはできませんが、電子署名やタイムスタンプにより信頼性を確保できます。

デメリット（注意点）

一方で、電子データはセキュリティー対策が十分でないと不正アクセスや改ざんのリスクが高まります。こうした準備はもちろん、システムの導入自体にも一定のコストが発生します。PDF請求書を円滑に運用するためのルールづくりや社内教育、取引相手との同意も欠かせません。

請求書原本の発行と保存方法

請求書は、紙・PDFを問わず、法定の保存期間内に原本として保管する必要があります。発行方法や保存方法は、書類の形式によって異なるため注意しましょう。

紙で発行・保存するケース

紙で発行された請求書は、一般的に定型フォーマットに基づいて作成され、郵送時には封筒や伝票といった付帯書類とともに送付されます。

受領後は取引先別や取引月ごとにファイリングし、年度ごとに段ボールなどで整理・保管するのが一般的です。こうすることで、税務調査を受けた際も迅速かつ正確に必要書類を提示できます。

PDFで発行・保存するケース

PDF請求書は、Excelや専用システムによって電子データとして発行されます。取引先へはメールに添付するか、専用システム経由で送付するのが一般的です。

受領後は電子帳簿保存法の要件を満たすため、タイムスタンプの付与や、取引先や取引日などの情報で容易に検索できるようにすることが求められます。その後、クラウド上やサーバー内に保存されます。

電子請求書の詳細については、こちらの記事をご覧ください。

紙とPDFの両方が混在するケース

紙の請求書と電子データの請求書が混在する場合、特に受領側は保存方法に注意する必要があります。

まず紙と電子データがそれぞれ異なる請求書であれば、それぞれの方法で保存します。この際、紙の請求書をスキャナーで読み取り、PDFデータとして保存することも可能です

一方、紙と電子データが全く同一のものであれば、どちらか一方を原本として保存すれば問題ありません。

PDFやデータ化で請求書原本の管理を効率化する方法

請求書をPDF化しデータ管理に移行することで、業務効率は飛躍的に向上します。ここでは請求書管理を効率化するための具体的なステップと、導入時の注意点について解説します。

紙からPDFに移行する

紙の請求書からPDF請求書への移行は、請求書管理の効率化を図るための第一歩です。

紙による請求書発行を廃止し、PDFでの発行に切り替えることで、印刷、封入、郵送、ファイリングといった一連の作業から解放され、大幅なコスト削減と業務スピードの向上を実現できます。

削減した時間をコア業務に集中させることで、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

システムを用意する

PDF請求書の発行・保存を本格的に運用し、業務を効率化するためには専用のシステム導入が不可欠です。

請求書発行システムを導入すれば、請求書作成から発行、送付、保存までの一連の業務を自動化することができ、人的ミスの削減や業務効率の向上につながります。電子帳簿保存法の要件に対応したシステムを選ぶことで、法令遵守も容易になるでしょう。

システム導入には費用がかかりますが、IT導入補助金を活用すれば導入コストを大幅に削減できます。

取引先の合意をとる

PDF請求書への移行をスムーズに進めるためには、取引先との合意を得ることが不可欠です。

取引先によっては経理処理の都合上、紙の請求書でのやり取りを希望する場合があります。社内のシステム環境や従業員のスキルの関係で、電子請求書の受け取りに抵抗を感じる場合もあるでしょう。あらかじめ取引先の意向を確認し、PDF請求書でのやり取りに合意してもらう必要があります。

合意が得られない場合は、段階的にPDF化を提案する、あるいは取引先ごとに紙とPDFを使い分けるなどの柔軟な対応が必要です。PDF請求書のメリット（迅速性、コスト削減、環境負荷の低減など）を丁寧に説明し、できるだけ取引先の理解と協力を求めるようにしましょう。

まとめ

この記事では、請求書の原本とは何か、また紙とPDFそれぞれの特徴や法的要件、メリット・デメリット、保存方法について解説しました。

従来から利用されてきた紙の請求書には、郵送のコストや保管の手間といった課題があります。一方、PDF請求書は対応システムの導入に一定のコストがかかるものの、長期的には業務の効率化につながります。

紙の請求書からPDF請求書への移行により、業務を効率化し、未来に備えましょう。

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