経費精算とは？対象になる費用や流れ、効率化のポイントを解説

経費精算とは

経費精算とは、従業員が業務上の理由で一時的に支払った経費を会社から払い戻してもらうことです。従業員が経費の申請を行い、承認を経て最終的に経費が払い戻されます。

業務に関連する費用は会社が負担しなければなりません。しかし、支払いが発生するたび会社に請求していては、経理業務が煩雑になってしまうでしょう。

経費精算を実施すれば、従業員が立て替えた経費を一定期間ごとにまとめて会社に請求するため、経理業務を効率化させることができます。

経費として認められるのは事業活動に直接関連する費用のみであり、プライベートな旅行や個人的な物品の購入費用などは対象外です。精算の際には業務と関係のない申告や虚偽申告を判別するために、支出の証拠となる領収書や証憑が求められます。 

経費精算の対象になる費用・ならない費用

経費精算業務では、申請されてきた費用を承認するかどうか、判断に迷うことも少なくありません。

経費精算をスムーズに行うためには、経費として認められる費用と認められない費用を科目や実例で知っておくことが大切です。

こちらでは、経費精算の対象費用・対象外の費用について解説します。

経費として認められる費用一覧

経費として認められるのは「事業の運営と関係する費用」です。また「税務調査が入った場合に売り上げとの関係を説明できる費用」という視点も判断基準となります。

以下のような科目に分類できる費用が、経費として認められるものの代表例です。従業員からこれらの申請があった場合、企業は原則として、その申請を承認することになります。

経費にできない費用

以下のような費用は、原則として経費として認められません。従業員から申請されても、承認しないようにしましょう。

•  事業無関係の支出

個人の生活費や趣味に関わる費用、友人との飲食費などは事業の運営とは関係ないとみなされ、経費には該当しません。

• スーツなどの購入費

仕事で着用するスーツの購入費は「プライベートでも使用できる」という観点から、経費精算の対象外となります。一方、業務専用の制服や作業着は福利厚生費として経費認定されます。

• 法人の税金

法人税や法人住民税は「法人税、住民税及び事業税」として計上されるものの、損金にはならないため、経費としては取り扱われません。

• 個人事業主の税金と社会保険料

個人事業主が支払う所得税や住民税、国民健康保険料や国民年金などの社会保険料は、経費としては計上できません。

経費精算の申請・精算に使う書類

経費精算では、従業員から提出された書類を基に承認を判断します。以下は、経費精算に用いる書類の代表例です。

• 仮払経費申請書
• 仮払経費精算書
• 立替経費金精算書
• 出張旅費精算書・旅費精算書

それぞれの書類について解説します。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、従業員が仮払金を申請するための書類です。仮払金とは、正確な経費が未確定の場合に、概算で事前に支給される現金を意味します。

従業員の出張にともなう飛行機・新幹線の代金、ホテル宿泊費、出張先の交通費の申請などに使用されます。事前に概算経費を申請し仮払金を受け取ることで負担が軽減できるため、従業員は大きな費用を負担せずにすむ点がメリットです。

仮払金の申請には、各費用の詳細な情報の提出が求められます。出張の目的や概算費用を含む出張申請書の作成と提出が必要になることもあります。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払金の具体的な使用状況と精算を記録するための書類です。原則として仮払経費申請書とセットで使用されます。

仮払経費精算書には、すでに支給された仮払金の使用明細の記載が必要です。記載内容を基にした過不足分の精算が行われます。そのため経理部門は、仮払経費申請書を受け取ったら、従業員に仮払経費精算書の提出を求める必要があります。

立替経費金精算書

立替経費精算書は、従業員が一時的に立て替えて支払った立替経費を会社が後日精算するための書類です。立替経費とは、従業員が立て替えて支払った経費のことです。会社が仮払いを行ってあとから過不足分を精算するケースとは異なり、従業員が経費を全額負担した場合に使用されます。

会社に経費を事前申請している時間がない、すぐに決済することが難しいといった場合に使用されます。

出張旅費精算書・旅費精算書

出張費用や業務に関わる旅行費の精算には、専用の書類を使うのが一般的です。多くの会社では、出張旅費精算書・旅費精算書といった名称の書類が用いられています。出張旅費生産書を出張費精算用、旅費精算書を出張以外の旅行（社員旅行など）費精算用として使い分けている会社もあります。

出張ではホテル代、運賃・航空券費用、食費などさまざまな費用が発生するため、関連するすべての領収書を収集し保管することが重要です。また、海外渡航、長期の出張など経費の額が大きくなる場合は、事前に仮払いを行っておくと従業員の負担が軽減されます。

添付書類

上述した書類には、それぞれの経費発生を証明する書類の添付も必要です。各書類は申請書類と同様に保管しておく必要があります。

以下は経費精算の際に求められる添付書類の代表例です。後から発行することが難しいケースがあるため、従業員に対して事前に周知しておくことが大切です。

• 見積・仕様書
• 発注書
• 請求書
• 銀行振込受領（明細）書
• 領収書
• お客様売上票
• クレジットカード明細書
• 口座引落の通帳該当部分
• 完了報告書・納品書
• 旅費明細書
• 出張行程
• 航空券の半券
• 出張報告　など

経費精算の申請・支給までの流れ

経費精算には大きく分けて「立替精算」と「仮払い精算」の二つの方法があります。

精算方法に関わらず、会社・従業員の最終的な負担額は同じですが、仮払金の有無が異なります。

以下では、申請から支給までの流れについて、立替精算と仮払い精算に分けて解説します。

立替精算

立替精算は、従業員が立て替えた経費に対して同額を会社が支払うシンプルな精算方法です。立替精算の一般的な流れを紹介します。

STEP1.従業員による経費の立て替えと領収書の保管

従業員が業務関連の費用を自己負担で支払います。支出の詳細（日時、場所、目的）を明確にするために、支払いごとに領収書が必要です。従業員に向けて領収書の記載必須項目を周知しておくことが大切です。また、領収書が発行されない支払いに関しては、支出の詳細を出金伝票に記載するなど、社内ルールを整備しておきましょう。

STEP2.経費精算の申請と承認

経費を立て替えた従業員が経費精算書を作成し、必要書類を添付のうえ、承認権限を持つ上司に提出します。立替精算の場合、使用するのは立替経費精算書です。最終的な経費精算の承認を行うのは経理部門ですが、まず直属の上司によるチェックが入るのが一般的です。

申請内容が適切であると判断されれば、上司から承認が得られます。その後、従業員は経理部門に書類を提出します。

なお、金額の上限や申請期限を定めている会社も少なくありません。スムーズな処理のため、従業員にこうした条件を知らせておくことが大切です。

STEP3.経理部門による確認と精算

経理担当者が従業員から提出された経費精算書類、領収書などの添付書類を確認します。金額や使途を確認のうえ、問題がなければ精算を実施します。精算方法は小口現金からの支払い、即時の銀行振込、給与との同時支払いなど、社内規定に基づいて行われます。

STEP4.経理記録の保管

提出された経費精算書や添付書類は、適切に保管しておくことが義務付けられています。保管期間は「該当事業年度の確定申告書の提出期限翌日から7年間」です。「発行日から7年間」ではないため注意しましょう。なお、繰越欠損金控除を受ける会社の場合は、10年間書類を保管しておくことが定められています。

小口現金から支払って精算した場合は、現金出納帳への記載も必要です。

仮払い精算

仮払い精算では仮払金と実際の経費を比較して過不足金を調整するため、慎重な処理が必要です。仮払い精算の一般的な流れを紹介します。

STEP1.仮払経費申請書の提出と承認

従業員が物品の購入費、出張に必要な旅費など経費の概算を算出し、仮払経費申請書に記載

します。申請書に記載する内容は、仮払希望日、金額、使用目的、詳細な支出予定、精算書提出予定日などです。作成した申請書を上司に提出し、内容を確認してもらいます。内容確認のうえ、問題ないと認められた申請書は、経理部門へ渡されます。

STEP2.仮払金の支給・処理

経理部門は、提出された申請書を基に申請者へ仮払金を支給します。支給方法としては、現金での手渡しや、口座振込などが一般的です。

支給時には受領証明のため、申請者にサインや押印をしてもらいます。支給後、経理担当者は仮払金の出金を会計帳簿に記録し、会計処理を行います。

STEP3.仮払精算書の作成と精算処理

仮払金を使用した従業員は、支出の内訳や総額を仮払経費精算書に記入し、領収書や支出記録を添付します。複数の支払いがある場合は、それぞれの領収書が必要です。領収書が発行されない支払いについては、支出の詳細（日付、内容、金額など）をどのように記録しておくのか、社内ルールを整備しておきましょう。

従業員は作成した仮払経費精算書を上司に提出します。書類は上司により承認されたのち、経理部門に回されます。この時点で、不備がある場合は申請者に差し戻されます。

経理担当者は承認された経費精算書と添付書類を確認し、内容に問題がなければ精算処理を実施しましょう。

STEP4.過不足金の調整

仮払金は概算のため、実際の経費支出と一致するとは限りません。実際の経費に対して仮払金が少ない場合は不足分を従業員に支払い、仮払金が経費を上回っている場合は余剰分の返金を求めます。

頻繁に過不足金の精算が発生する場合は、経理業務を効率化させるため、給与支給時にまとめて精算することも一般的です。ただし、余剰金の返金調整で給与の支給額が大幅に減額される場合は、従業員の同意を得ることが重要です。

経費精算でよくある課題

経費精算では以下のような課題が発生し、経理担当者の業務負担となることがあります。

• 金額計算・仕訳のミス
• 申請期限やルールが守られない
• 書類の管理が煩雑

それぞれの課題について解説します。

金額計算・仕訳のミス

業務に関連した支払いが多い会社の場合、経費精算では多くの書類を処理することになります。各申請書類に添付されてくる領収書なども含めると、確認しなければならない書類の件数は膨大です。この書類件数の多さが、経理担当者に大きな業務負荷としてのしかかります。

手作業で金額を計算したり、帳簿に記載したりすることでミスが起きやすい点も課題の一つです。金額・計算間違え、領収書の添付漏れといった申請者側のミスにより、経理担当者の負担が増えることもあります。どこにミスがあったのかを把握するエラーチェックのために、時間がかかることも少なくありません。

申請期限やルールが守られない

決算業務の効率化などを目的として、一般的に経費精算には申請期限が設けられています。しかし、実際の経理の現場ではこの申請期限が守られず、期限後に対応を依頼されるというケースが多発します。期限が過ぎているからといって受理を遅らせることは現実的には難しく、急ぎの対応を要求されてしまいます。

精算対象の経費や書類の記入項目といった申請のルールが十分に定着していないケースもあります。申請に不備があれば、チェックや差し戻しといった対応も経理担当者の業務負担となるでしょう。

書類の管理が煩雑

経費精算で使用した領収書や請求書は、情報を引き出しやすいようにファイリングしておく必要があります。この管理業務も経理担当者の負担となりやすい作業です。過去の書類を探す、整理するといった経理担当者の手間や、管理コストがかかります。

原本を保管するスペースの確保も課題になりがちです。書類がたまるほど大きな保管場所が必要となり、経理部門のスペースが圧迫されてしまうことがあります。

経費精算業務を効率化するためのポイント

経理担当者には上述したような課題と向き合い、経費精算業務を効率化していくことが求められます。

特に、紙の書類で経費精算の管理をしている場合は、Excelなどの表計算ソフトや、経費精算システムを導入することで、大幅な業務効率可を実現できるでしょう

以下では、経費精算業務効率化の具体的なポイントを紹介します。

社内ルールを明確にしてマニュアルに落とし込む

申請書類の不備が発生する要因として、経費精算の社内ルールが十分に浸透していないことが考えられます。そのため、経費精算の社内ルールを明確化し、マニュアルへ落とし込むことが重要です。

経費の対象、金額上限、申請期限、高額経費の手続きなどをルールとして定め、書類配布や掲示などで周知しましょう。現実的にはイレギュラーな対応を行うこともありますが、小さなほころびからルールが形骸化していくのは好ましくありません。ルール違反には厳しく対応していくことが大切です。

Excelなどの表計算ソフトを導入する

Excelなどの表計算表ソフトを使用すれば、紙の管理コストや紛失・破損リスクの軽減につながります。表計算ソフトは、後述する経費精算システムと比較し、導入費用が安い点も魅力です。

一方で、手入力のミスや入力漏れのリスクといったヒューマンエラーには注意が必要です。また、間違った関数による表示結果のエラーに気付かない場合もあります。ファイルの作成業務が属人化してしまい、ほかの経理担当が編集できなくなってしまうことも少なくありません。

経費精算システムを導入して効率化を図る

企業の経費精算に特化した機能を持つシステムを導入する方法もあります。前述の表計算ソフトよりも費用がかかるものの、現場の経費精算業務を想定して設計されているため、マッチするシステムを導入すればより劇的な業務効率向上が期待できるでしょう。操作がシンプルなため、業務の属人化を防げる点も魅力です。

クラウド型のソフトであれば消失のリスクを軽減できるほか、社外でも利用できます。会計ソフトなどと連携できるシステムであれば、経理業務全般の効率化が可能です。

法人カードを導入する

法人カードを導入することで経費精算の効率化が期待できます。具体的なメリットは、以下の通りです。

• 立替精算・小口現金の不要化

業務で発生する経費をカード精算できるため、立替精算や小口現金の処理自体をなくすことができます。

• 経費精算の効率化

クレジットカードの利用明細データを経費精算ソフトなどと連携すれば、支払い情報が自動反映され、領収書のチェックや精算書の作成、仕訳処理などの手間を削減できます。

• 経費申請のミスや漏れを削減

クレジットカードの利用明細に経費支払い内容が記載されるため、従業員の申請記入作業が簡略化されます。経理担当者の確認の手間を削減できる点も魅力です。

• 不正利用の防止

利用明細が残るため、金額や内訳をごまかすことは基本的にできません。現金のやり取りと比較すると大幅にガバナンスが強化されます。

• 従業員の負担回避

経費の支払いが会社の口座から引き落とされるようになるため、従業員が金銭を負担することがなくなります。

まとめ

経費精算には経理担当者の多くの手間がかかります。金額計算や仕訳のミス、申請期限やルールが守られないことでの業務負担、書類管理の煩雑さといった点も課題になりがちです。

経費精算ソフトを導入することで、こうした課題に対処できます。特に紙の計算書を使用している場合は、経費精算ソフトへの切替により、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。また、経費精算ソフトとの相乗効果が大きいビジネスカードの導入も併せておすすめします。

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