経費精算に領収書が必要な理由は？なくしたときの対処法や法対応の疑問を解説

経費精算に領収書が必要な理由は？

そもそも、なぜ経費精算の際に領収書を添付しなければならないのでしょうか。理由は大きく分けて3つあります。

• 支払いの正当性を証明するため
• 不正を防止するため
• 税務上必要な書類であるため

それぞれの理由について、もう少し詳しく見ていきましょう。

支払いの正当性を証明するため

領収書は商品やサービスに対して、適切な代金を支払った証拠です。領収書を添付することで、経費が実際に業務上必要な支出であったことを証明できます。

また領収書には取引日時、金額、取引内容、支払い方法などの詳細情報が記載されており、取引の透明性を確保する役割を果たします。特に宛名や但し書きは、業務にまつわる支出であることを明確にする重要な要素です。

不正を防止するため

領収書の提出を義務付けることで、実際には支払っていない経費を申請する、などといった不正行為を防止する役割を果たします。領収書には発行元の印章や署名が記載されるため、偽造や改ざんを防止するためのルールとしても機能しています。

税務上必要な書類であるため

法人税法や消費税法において、領収書は重要な証憑（しょうひょう）書類として位置付けられています。税務調査や会計監査の際には、経費計上の根拠資料として確認されます。

特に消費税の仕入税額控除の適用を受けるためには、インボイス制度における記載要件を満たした領収書の保存が必要です。

経費精算において領収書が重要な役割を果たすことはご理解いただけたかと思います。しかし領収書がそもそも発行されない取引の精算や、受領後に紛失してしまった場合の精算はどのようにすればよいのでしょうか。

• 領収書が発行されない場合の経費精算方法
• 領収書をなくした場合の経費精算方法

ルールに則った精算処理をするために、詳しく紹介します。

領収書が発行されない場合の経費精算方法

電車やバスの運賃、香典や祝儀など、領収書が発行されない取引は多く存在します。そういった場合は出金伝票を起票し、支払いを証明できる資料を提出することで、支出を証明しなければなりません。

ここで領収書が発行されない取引の経費精算方法について、取引内容別に紹介します。

会食費

会食に参加し、万が一領収書が受領できなかった場合は、出金伝票の起票と併せて会食の招待状や案内状などを添付するのが一般的です。クレジットカードの利用明細も証拠書類として活用できます。

祝儀・香典

祝儀や香典は支払い先が事業に関連した相手かどうかを証明するために、出金伝票に葬儀や式典の案内状、香典を渡した際に受け取る会葬礼状を添付します。

交通費

在来線や路線バスを用いた場合の交通費には領収書が不要とされることがほとんどです。多くの企業では、出金伝票に移動手段や経路、金額を記載して処理します。

その他の少額支払い

上記以外の支払いにおいて領収書がない場合、出金伝票以外に取引の事実を示す補助資料（写真など）を添付することで経費精算できる場合があります。

領収書をなくした場合の経費精算方法

領収書を紛失してしまった場合、まずは取引先に再発行を依頼しましょう。領収書を再発行できない場合は、支払いの事実を客観的に示せる資料（クレジットカード明細など）を探します。最終的に資料がない場合は、支払い時の状況（日時・場所・金額・用途）を記載した出金伝票を作成すれば精算可能です。

しかし出金伝票のみで精算している経費が多いと、脱税を疑われ税務調査での印象を悪くする原因になります。高額な経費の場合、経費計上が認められない場合もあるので、紛失を防止する必要があります。

インボイス制度で変わる領収書の要件と経費精算業務

2023年10月のインボイス制度開始により、領収書は「適格簡易請求書（簡易インボイス）」として扱われるようになりました。請求書と同様に、領収書にも登録番号の記載が必須となり、経理部門の確認作業も増加しています。

Sansan株式会社が行った調査では、経費精算に関する課題として「インボイス制度で求められる要件を満たすかどうかの確認に手間がかかる」と回答した経理担当者が35.0％と最も多い結果となりました。

参照：Sansan株式会社｜Sansan、「経費精算に関する実態調査」を実施～インボイス制度で負担増、一社あたり月1500件の立替が発生。約3割が経費の不正利用を見聞きしたことがあると回答～

適格簡易請求書として認められる領収書の要件

領収書が適格簡易請求書として認められるためには、次の記載項目を満たしている必要があります。

1. 発行者の氏名・名称（事業名）
2. 登録番号
3. 取引年月日
4. 取引の内容（軽減税率対象の有無）
5. 税抜・税込金額の合計額
6. 適用税率（10％・8％）または消費税額等

これらの記載項目は、取引の証拠として重要な役割を果たします。一つでも欠けている場合は、適格簡易請求書として認められません。

受け取った際には必要項目が正確に記載されているか、入念にチェックしましょう。

経理部門の新たな確認業務

領収書が適格簡易請求書になった事で、経費精算時の領収書におけるチェック（宛名、金額、日付など）に加え、登録番号や税率区分の確認が必要となりました。そのため、経理部門の作業負担が大幅に増加しています。

特に領収書は紙で受領することが多いため、保管状態が悪かったり、文字がかすれていたりすると登録番号や税率区分が読み取れないケースがあります。そうした場合、取引先へ直接確認するなどの作業が必要です。

また、免税事業者との取引は原則として税額控除対象外となるため、取引開始に登録番号の取得有無の確認や、既存取引先の登録状況の定期的なチェックなど、新たな管理業務も増えているのです。

従業員への周知と教育のポイント

インボイス制度による経理部門の業務負荷を軽減するには、非経理部門の従業員にもインボイス制度の理解を促すことが重要です。

日々の業務で領収書を受け取る全従業員が制度を理解していないと、領収書の不備による再受領や、仕入税額控除が受けられないことによるコスト増加などの問題が発生します。

そのため、適格簡易請求書の要件を改めて認識してもらうとともに、登録番号がない領収書では仕入税額控除が受けられないことを、全従業員に周知する必要があります。

宛名なし領収書の経費精算方法

領収書に宛名の記載がない場合、税務上のリスクが生じるため、原則として再発行を依頼することが推奨されます。ただし、適格簡易請求書に該当する場合（飲食業・小売業等）、宛名の記載は不要とされています。

以下の業種では適格簡易請求書の発行が認められています。

• 小売業 
• 飲食店業 
• 写真業 
• 旅行業 
• タクシー業
• 駐車場業（不特定かつ多数の者に対するものに限る）
• その他、これらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う事業

引用：国税庁「適格請求書等保存方式 （インボイス制度）の手引き」（2023）

上記の業種以外の取引先から宛名なし領収書を受領した場合、まずはすみやかに再発行を依頼しましょう。困難な場合はクレジットカード明細や銀行の引き落とし明細などとともに、取引の経緯や業務関連性を説明できる書類を作成し、税務上のリスクを考慮した上で処理する必要があります。

経費精算をシステム化する３つのメリット

電子帳簿保存法では、領収書を電子化（スキャナで読み取り電子保存）するには所管の税務署長に申請し、承認を受ける必要がありました。しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、事前承認制度は廃止されています。

そのため、現在は電子帳簿保存法のスキャナ要件に則って電子化すれば、領収書の現物保管が実質的に不要となっているのです。こうした変化を背景に現在、電子申請に対応した経費精算システムの普及が加速しています。

ここからは経費精算システムの導入によるメリットを3つ紹介します。

1. 領収書紛失リスクの解消
2. 経費精算業務の効率化と工数削減
3. 電子帳簿保存法に準拠した領収書保管

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

領収書紛失リスクの解消

スマートフォンとの連動機能がある経費精算システムであれば、領収書の撮影画像を用いて申請が可能なため、原本の保管が必要ありません。クラウド上に領収書のデータを保存するため、紛失リスクが大幅に軽減されるとともに、災害時のデータ保全にもつながります。

経費精算業務の効率化と工数削減

経費精算システムには、申請者や承認者を補助する機能を備えたものが多く存在します。

例えば、領収書の画像データから自動で項目を読み込む機能があれば、申請時の負荷が軽減できるとともに、入力不備の防止につながります。システムが勘定科目の判断を補助する機能を用いれば、経理担当者の仕分けにかかる手間が大幅に削減できるでしょう。

このように、システム利用者を補助する機能を備えたシステムを導入すれば、経費精算業務の効率化と工数削減がペーパーレス化と同時に実現できます。

電子帳簿保存法に準拠した領収書保管

領収書をスキャナ保存する場合、電子帳簿保存法に対応するには次のような要件を満たさなければなりません。

• タイムスタンプの付与
• 訂正削除履歴の保存
• 電子計算機などの備え付け
• システム関係書類の備え付け
• 検索機能

Sansan株式会社の調査によると、自力で電子帳簿保存法に対応した場合、デメリットのほうが大きいと感じる企業が多いことがわかっています。

参照：Sansan株式会社｜Sansan、「電子帳簿保存法に関する実態調査」を実施

～大手企業の6割以上はメリットを感じており、中小・中堅企業は自社対応による業務の複雑化に課題を感じている～

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することで、保存要件を満たした領収書管理が簡単にできるようになります。

まとめ

インボイス制度がスタートし、経費精算における領収書保管の重要性は今まで以上に高まっています。領収書の電子化によって、業務効率の向上とリスク低減が期待できますが、法的要件への対応も忘れずに進める必要があります。

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