電子取引のデータ保存要件を徹底解説【弁護士監修】要件の種類や対応方法を図解で紹介

そもそも「電子取引」とは？

電子取引とは、取引情報を電子データでやりとりする取引形態を指します。まずは対象となる範囲や、紙の書類との違いを整理しておきましょう。

電子取引に該当する範囲と具体例

電子取引とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などの取引関係書類を電子データでやりとりすることです。具体的には、以下のようなケースが該当します。

• メールに添付されたPDF形式の請求書
• AmazonなどECサイトからダウンロードした領収書
• クラウドサービス上で発行・受領する明細書
• ペーパーレスFAXで受信したデータ

2024年1月の法改正により、これらのデータは電子データのまま保存することが義務付けられました。従来認められていた「紙に印刷して保存する」という方法は、原則として認められなくなっています。

電子帳簿保存法の改正内容については、以下の記事をお読みください。

紙で受領した書類の取り扱い

電子帳簿保存法への対応で、よくある誤解の一つに「すべての書類をデータ化（スキャン）しなければならない」というものがあります。しかし、実際にはすべての書類を電子化する必要はありません。

法改正後であっても、紙で郵送されてきた請求書や、店頭で受け取った紙の領収書などは、そのまま「紙の原本」としてファイリングして保存することが可能です。紙の書類をスキャンして電子データとして保存する「スキャナ保存」をするかどうかは、あくまで事業者の任意となります。

電子帳簿保存法で義務化されているのは、電子データとして受け取った書類を電子データのまま保存することです。無理にすべての書類を電子化する必要はないため、自社の業務フローに合わせて判断することが大切です。

紙出力後の原本データ削除は禁止

注意が必要なのは、電子データで受け取った書類の扱いです。これまでは、電子メールで届いた請求書を印刷して紙で保存し、元のデータを削除する運用が認められていました。

しかし、2024年以降は原則として、電子取引で受け取ったデータを印刷して紙で保存し、元のデータを削除することは認められません。電子データはあくまで「電子データのまま」保存しなければならないという点が、今回の大原則です。

紙への出力自体は禁止されていませんが、それをもって原本保存に代えることはできないため、必ず元のデータも保存しておく必要があります。

電子取引のデータ保存で求められる2つの保存要件

電子取引データを保存する際は、電子帳簿保存法に規定された「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。それぞれの内容と対応方法を確認しましょう。

電子帳簿保存法についての詳しい内容は、以下の記事もお読みください。

真実性の確保

真実性の確保とは、保存されたデータが改ざんされていないことを証明できる状態にしておくことを指します。実務上、この要件を満たすための具体的な方法は、主に以下のいずれかです。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る、または受領後に速やかにタイムスタンプを付与する
• 訂正や削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用して保存する
• 「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、それに沿って運用する

理想的なのはタイムスタンプの付与や専用システムの導入ですが、コストや導入負担の関係で困難なケースも少なくありません。そのような場合は、訂正・削除を防止する規程を定め、それに沿って運用するのが現実的な選択肢といえます。

国税庁のWebサイトでは、事務処理規程のひな形が公開されています。

参照：国税庁｜「参考資料（各種規程等のサンプル）」

可視性の確保

可視性の確保とは、保存したデータを必要なときにすぐに確認できる状態にしておくことです。具体的には、以下の環境を整えることが求められます。

• PC、ディスプレイ、プリンターなど、データを表示・出力できる機器を備え付ける
• （上記の）機器の操作マニュアルを備え付ける
• データを整理された状態で保存し、速やかに出力できるようにする

高価で高性能なシステムを導入していない場合でも、データが整理されており、ディスプレイの画面やプリンターでの印刷によって内容が即座に確認できれば、この要件を満たすことが可能です。

なお、特定のデータを抽出するための「検索要件」については、次項で詳しく解説します。

電子取引データにおける検索要件の対応方法

電子取引データの保存において、多くの経理担当者が頭を悩ませるのが「検索要件」です。ここでは、検索要件の具体的な内容と対応方法を解説します。

必須となる3つの検索項目

検索要件では、以下の3つの項目で電子データを検索できるようにしておく必要があります。

1. 取引年月日
2. 取引金額
3. 取引先名称

本来は、これらの項目について「範囲指定検索」や「2つ以上の項目を組み合わせた検索」ができる状態にしておくことが求められています。

しかし現在は要件が緩和され、保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合であって、かつ税務調査の際に電子データのダウンロードの求めに応じられる体制を整えていれば、範囲指定検索や組み合わせ検索への対応は不要となりました。

なお、検索要件を満たすためには、検索機能が備わったシステムを利用するか、後述するファイル名の工夫などの措置を講じる必要があります。

システムを使わずに検索要件を満たす方法

専用システムを導入しない場合でも、以下のような方法で検索要件を満たすことができます。

参照：国税庁｜「電子取引データの保存方法をご確認ください」

方法1. 索引簿を作成する

Excelなどで索引簿（一覧表）を作成し、各データファイルと紐付けて管理する方法です。ただし、取引件数が多い場合は索引簿の作成・更新に手間がかかるため、運用負担を考慮した上で、導入するかどうか検討する必要があります。

方法2. 規則的なファイル名を付ける

ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含めるルールを定め、統一的に運用する方法です。たとえば、以下のようなファイル名とします。

このようにファイル名自体に検索条件となる情報を含めることで、OSの検索機能を使って特定のデータを抽出できるようになります。

検索要件の免除措置について

すべての事業者が検索要件に完全対応しなければならないわけではありません。以下のいずれかに該当する事業者は、特例として検索要件がすべて免除されます。

• 基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者
• 電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日や取引先ごとに整理し、提示・提出できるようにしている事業者

検索要件を満たすことが難しいと感じている企業は、自社がいずれかの免除対象に該当するかどうか、あらためて確認しておくと良いでしょう。

参照：国税庁｜「電子帳簿保存法一問一答」

電子取引データの保存期間

電子取引データは、一定期間保存することが義務付けられています。保存期間のルールと、期間の数え方を確認しておきましょう。

保存期間の原則と特例

法人税法に基づき、電子取引データは確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

ただし、青色申告書を提出した事業年度に欠損金（赤字）が発生した場合、その欠損金を翌期以降に繰り越すことがあります。この場合、欠損金の繰越控除を受けるためには、最長で10年間の保存が必要になるケースがあるため注意が必要です。

参照：国税庁｜「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

期間計算の起算点

保存期間の起算点は、「取引を行った日」ではなく、「確定申告書の提出期限の翌日」となります。

たとえば、3月決算の法人であれば、2025年度（2025年4月1日〜2026年3月31日）の取引データは、確定申告書の提出期限である2026年5月末日の翌日から7年間（または10年間）保存することになります。

実務上は、データを個別に管理するのではなく、事業年度ごとにフォルダを分けて保存する方法が合理的です。たとえば、「2024年度」フォルダの中に月別のサブフォルダを作成するなど、整理しやすい構成にしておくと良いでしょう。

手作業のリスクとシステム選定のポイント

電子取引データの保存は手作業でも対応できますが、取引件数が増えるとさまざまなリスクが生じます。システム導入のメリットと選定のポイントを解説します。

手作業で管理するリスク

ファイル名の変更や索引簿の作成といった手作業は、取引件数が増えるほど工数が膨らみ、入力ミスや保存漏れが発生しやすくなります。

また、担当者が異動や退職した際に、運用ルールが引き継がれず形骸化してしまう「属人化」のリスクもあります。ルールが守られなくなると、税務調査の際に必要なデータを提示できない事態にもつながりかねません。

業務の継続性や正確性を考慮すると、一定以上の取引件数がある企業では、システムの導入を検討する価値があるといえます。

システムを選ぶ際のポイント

システムを導入することで、タイムスタンプの自動付与や、日付・金額・取引先名の自動読み取りなどが可能になり、法対応の負担を大幅に軽減できます。

システムを選定する際は、以下のポイントを確認すると良いでしょう。

• 電子取引だけでなく、スキャナ保存（紙の電子化）にも対応しているか
• 法的要件を満たしていることを示す「JIIMA認証」を取得しているか
• 既存の会計システム等と連携しやすいか

自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことで、単なる法令対応だけでなく、経理業務全体の効率化につなげることが可能です。

まとめ

本記事では、電子取引データ保存の要件と対応方法について解説しました。

2024年1月からの義務化により、電子で受け取った請求書や領収書などは、電子データのまま保存することが求められています。保存に当たっては「真実性の確保」「可視性の確保」の要件を満たし、検索要件にも対応する必要があります。

手作業での対応も可能ですが、取引件数が多い場合はミスや属人化のリスクが高まるため、「Bill One請求書受領」など専用システムの導入を検討することをおすすめします。

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• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

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