電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは？役割や不要になる要件、利用手順などを解説

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割

タイムスタンプとは、ある電子文書が特定の時点で存在し、そのあと変更されていない原本であることを証明する技術です。電子取引データは「真実性の確保」と「可視性の確保」という、2つの要件を満たす必要があります。

具体的には、「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け」「見読可能装置の備付け等」「検索機能の確保」に加え、以下のいずれかを実施することが求められます。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• データに速やかにタイムスタンプを記録する
• データの修正や削除が、記録もしくは禁止されたシステムでデータを保存する
• 不当な修正や削除防止のための、事務処理規程を整備・運用する

上記のいずれかを実施することで、「真実性の確保」を満たすことが可能です。

タイムスタンプの流れ

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは、電子データの真正性を確保するための重要な手段です。発行から証明までの流れは以下の通りです。

ハッシュ値の生成と送付

利用者が電子書類のハッシュ値を生成し、第三者機関であるTSA（時刻認証局）に送付します。

ハッシュ値は、改ざんの有無を確認する手段として、電子データを基に生成される値のことです。電子帳簿保存法に対応したソフトに組み込まれた機能を用いて、ユーザーが簡単に生成できます。

タイムスタンプトークンの受領

TSAは受け取ったハッシュ値に時刻情報を結合し、改ざん防止のためのタイムスタンプトークンを発行して利用者に返送します。

証明の検証手順

将来的に原本の存在や改ざんの有無を証明する際は、TSAが発行する検証用の鍵を用いて、当時のタイムスタンプトークンと再計算したハッシュ値を照合し、整合性を確認します。

タイムスタンプを利用するために必要なもの

タイムスタンプを利用するには、下記が必要になります。

インターネット環境

タイムスタンプの発行はオンラインで行われるため、インターネット接続が不可欠です。

時刻認証業務認定事業者との契約

信頼性を確保するため、総務省の認定を受けたTSAとの契約が必要になります。TSAが正確な時刻情報を提供し、タイムスタンプトークンを発行します。

タイムスタンプを付与できるシステム

タイムスタンプを自動で付与・管理できるシステムを導入することが求められます。会計ソフトに発行機能が組み込まれているシステムもありますが、なければ別途オプションが必要です。

タイムスタンプを利用するメリット・デメリット

タイムスタンプの活用には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

メリット

タイムスタンプは電子データの作成・保存時刻を記録し、その後の改ざんを防ぐため、真実性を担保できます。これによって、電子帳簿保存法の保存要件を満たしやすくなり、データの信頼性を確保できます。

デメリット

TSAとの契約費用やシステム導入に伴うコストが発生し、運用もやや複雑になります。特に中小企業では初期設定や社内運用ルールの整備が負担になる可能性があります。

電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプは不要になった？

電子帳簿保存法が改正されたことで、要件に適合したシステムやサービスを使用する一部の場合には、付与する必要がなくなりました。

以下では、日付と時刻の記録が不要となるための要件について詳しく説明します。

確認可能なシステムを利用する場合は一部不要になった

2022年1月1日の電子帳簿保存法改正により、スキャナ保存や電子取引データの保存において、以下のいずれかの要件を満たせばタイムスタンプは省略可能になりました。

訂正・削除履歴が残るシステムを利用している場合

改ざん防止機能が備わったシステムを用いれば、変更履歴が記録されるため、真実性を別の形で担保できます。

事務処理規程を整備し、適切に運用している場合

手順やルールを明文化した事務処理規程を用意し、実務において順守されていれば、同様の信頼性が認められます。

この改正により、従来必要だったタイムスタンプ取得の手間やコストが軽減され、運用面での効率化が図れるようになりました。

付与期限が変更された

付与期間は、最長で「2カ月とおおむね7営業日以内」となりました。

従来は、書類の受領者とスキャンを行う人が同一人物なら3日以内、書類の受領者とスキャンする人が異なる場合は7日以内など、担当者の区分によって付与期限が異なりました。

このような区分がなくなり、付与期限が大きく緩和されたことで、業務に余裕をもって取り組むことが可能となっています。

自署が廃止された

電子帳簿保存法の改正前は、受け取った領収書や請求書をスキャンして読み取る場合、一枚一枚に受領者の自署が必要でした。しかし、法改正により、自署が廃止されることとなりました。

これにより、多くの文書をスキャンで読み取り保存していた企業にとっては、自署が不要になったことで、実務的に大幅な工数削減につながっています。

タイムスタンプの必要／不要なケース

電子帳簿保存法が改正されて、タイムスタンプに関する要件は大幅に緩和されました。しかし、すべてのケースに適用されるわけではなく、不要な場合と必要な場合があります。

ここからは、それぞれの場合について具体的に説明します。

タイムスタンプが必要なケース

電子帳簿保存法に準拠したシステムで作成する場合は、基本的にタイムスタンプを付与する必要はありません。ただし、スキャナ保存を行う際に電子データの修正や削除履歴が残らない場合や、再読み取りを行う場合には必要です。

電子取引において、次のいずれの措置も講じていない場合には、タイムスタンプの付与が必要になります。

• 送信者側で日付と時刻の記録を付与していない
• 受信者側でデータを改ざんできないシステムを使用していない
• 情報改ざん防止の事務処理規程を設けていない

送信側・受信側の両方に要件がありますので、必要なケースは双方できちんと確認しましょう。

タイムスタンプが不要なケース

国税関係の帳簿文書を電子帳簿に保存する場合には、必ずしもタイムスタンプの付与が必要となるわけではありません。次のようなケースは、タイムスタンプの付与を省略できます。

• 電子データの発行者側が、タイムスタンプを付与している
• 電子データの受領者側が、訂正や削除の履歴が残るシステム、または訂正や削除ができないシステムを利用している
• スキャン保存や電子取引の保存において、訂正・修正の履歴が残るシステム、もしくは訂正・修正ができないシステムを利用している

3区分それぞれの電子帳簿保存法への対応方法

電子帳簿保存法では、保存が義務付けられている書類やデータの種類に応じて、大きく3つの区分に分類しています。これらの区分によって、事業者が求められる対応方法や要件が異なるため、自社の状況に合わせた適切な対策を講じることが肝要です。

以下に、各区分の具体的な概要と、対応の際に特に注意すべきポイントについて詳しく解説します。

電子帳簿等保存（区分1）

「電子帳簿等保存」は、企業が最初からPCで作成した帳簿や書類を、紙に出力せず、電子データのまま保存する際に適用される区分です。この区分への対応は事業者の任意とされており、従来の通り紙での保存を継続することも法的に認められています。

ただし、電子データとして保存を選択する場合には、データの改ざんを防止し、後から内容を確認できる状態を保つためのいくつかの要件を満たす必要があります。具体的には、システムの概要をまとめた書類の備え付け、ディスプレイなどで容易に確認できる見読性の確保、そして必要な情報を速やかに探し出せる検索機能の担保などが挙げられます。

さらに、これらの基本要件を超えて、「優良な電子帳簿」として国税庁が定める特定の条件を満たした場合、企業は税制上のメリットが受けられます。過少申告加算税が軽減されるなどの優遇措置が用意されており、積極的にデジタル化を検討する動機の一つとなるでしょう。

スキャナ保存（区分2）

「スキャナ保存」は、取引先など外部から紙で受け取った領収書や請求書、契約書といった国税関係書類をスキャンして電子データ化し、保存する方法を指します。この対応も、区分1と同様に事業者の任意であり、従来通り紙の書類をそのまま保管することも可能です。

ただし、電子データとして保存する方法を選んだ場合は、法が定める一定の要件をクリアしなければなりません。具体的には、スキャン画像の解像度やカラー画像の保持に関する基準を満たす必要があるほか、データの改ざんを防ぐための措置が求められます。

この改ざん防止策としては、「タイムスタンプの付与」または「訂正・削除履歴が確実に残るシステムの利用」のいずれかが必須となります。これにより、データの真正性を担保します。

電子取引データ保存（区分3）

「電子取引データ保存」は、請求書や領収書などを電子メールやクラウドサービス、Webサイトを通じて電子データとして授受した場合に、そのまま保存することが義務付けられています。この区分に関する対応は、2024年1月1日からすべての事業者に完全に義務化されており、例外なく適用されます。

電子取引データを保存する際には、データの「真実性」と「可視性」の両方を確保することが非常に重要です。真実性の確保は、以下の3つの方法いずれかで対応する必要があります。

• タイムスタンプの付与：受領または発行した電子データに、確実な時刻情報を記録する
• 訂正・削除履歴が残るシステムの利用：データの訂正や削除時に、その履歴が明確に残るシステムを使用する
• 事務処理規程の整備・運用：改ざん防止のための社内規程を定め、適切に運用する

また、可視性の確保では、保存データから必要な情報を迅速に検索できる機能を整備することも求められています。これは、税務調査時などにスムーズなデータ提示を可能にするためにも不可欠な要件です。

まとめ

ここまで、電子帳簿保存法のタイムスタンプについて解説しました。法改正により要件は緩和されたものの、場合によっては依然として付与が求められることがあります。また、その発行には複数の手順を踏む必要があります。

特に、スキャンの際には要件を満たす必要があり、日付と時刻の記録が必要な文書が多いほど、担当者の負担は増加します。

こうした煩雑さを解消するには、クラウドサービスを活用するのが有効です。システムを利用することでタイムスタンプの付与や保存要件の確認を自動化でき、担当者の作業を削減できます。さらに、法対応をシステム側で担保できるため、属人的な運用リスクも軽減されます。

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さらに、請求書が改ざんされていないことや、電子帳簿保存法における「可視性の確保」などの要件を満たしているかを自動で確認できます。つまり、法制度に対応すると同時に、業務効率化も実現できるシステムです。

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