- 電子帳簿保存法
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは?役割や不要になる要件、利用手順などを解説
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電子帳簿保存法の改正により、企業は国税関係の文書を電子データで保存できるように変わりました。文書の電子化にはコスト削減だけでなく、保管スペースの節約、業務の効率化などさまざまな利点もありますが、同時にデータの複製や改ざんのリスクがともないます。
そこで、電子文書の信頼性を確保するために導入されたのが「タイムスタンプ(日付と時刻の記録)」です。この記事では、タイムスタンプの概要や電子帳簿保存法との関連について、2024年の最新情報に基づいて説明します。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割
タイムスタンプとは、ある電子文書が特定の時点で存在し、そのあと変更されていない原本であることを証明する技術です。電子取引データは「真実性の確保」と「可視性の確保」という、2つの条件を満たす必要があります。
具体的には、「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け」「見読可能装置の備付け等」「検索機能の確保」に加え、以下のいずれかを実施することが求められます。
- 日付と時刻の記録が付与されたデータを受け取る
- データに速やかに記録する
- データの修正や削除が、記録もしくは禁止されたシステムでデータを保存する
- 不当な修正や削除防止のための、事務処理規程を整備・運用する
上記のいずれかを実施し、タイムスタンプを発行することで「真実性の確保」を満たすことが可能です。
電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプは不要になった?
電子帳簿保存法が改正されたことで、要件に適合したシステムやサービスを使用する一部の場合には、付与する必要がなくなりました。
以下では、日付と時刻の記録が不要となるための要件について詳しく説明します。
確認可能なシステムを利用する場合は一部不要になった
これまでは、スキャナで保存する際に日付と時刻の記録を付ける必要があり、その都度、手続きや費用が発生していました。しかし、改正された電子帳簿保存法の適用により、定められた要件を満たせば、発行する必要がなくなりました。
その要件とは、データを変更した履歴(削除や修正など)や、データの確認ができるシステムを利用することです。例えば、領収書やレシートを電子帳簿にデータ保存する場合でも、要件を満たすシステムを利用すれば必要ありません。
法改正に適応したシステムを利用することで、面倒な手続きやコストが軽減され、業務負担も小さくなるでしょう。
付与期限が変更された
付与期間は、最長で「2カ月とおおむね7営業日以内」となりました。
従来は、書類の受領者とスキャンを行う人が同一人物なら3日以内、書類の受領者とスキャンする人が異なる場合は7日以内など、担当者の区分によって付与期限が異なりました。
このような区分がなくなり、付与期限が大きく緩和されたことで、業務に余裕をもって取り組むことが可能となっています。
自署が廃止された
電子帳簿保存法の改正前は、受け取った領収書や請求書をスキャンして読み取る場合、一枚一枚に受領者の自署が必要でした。しかし、法改正により、自署が廃止されることとなりました。
これにより、多くの文書をスキャンで読み取り保存していた企業にとっては、自署が不要になったことで、実務的に大幅な工数削減につながっています。
タイムスタンプの必要/不要なケース
電子帳簿保存法が改正されて、タイムスタンプに関する要件は大幅に緩和されました。しかし、すべてのケースに適用されるわけではなく、不要な場合と必要な場合があります。
ここからは、それぞれの場合について具体的に説明します。
タイムスタンプが必要なケース
電子帳簿保存法に準拠したシステムで作成する場合は、基本的に日付と時刻の記録を付与する必要がありません。ただし、スキャナ保存を行う際に電子データの修正や削除の履歴が残らない場合や、再読み取りを行う場合には必要です。
電子取引において、以下のすべてを満たす場合には必要になります。
- 送信者側で日付と時刻の記録を付与していない
- 受信者側でデータを改ざんできないシステムを使用していない
- 情報改ざん防止の事務処理規程を設けていない
送信・受信側の両方に要件がありますので、必要なケースは双方できちんと確認しましょう。
タイムスタンプが不要なケース
国税関係の帳簿文書を電子帳簿に保存する場合には、タイムスタンプを付与する必要はなく、任意対応とされています。不要となるケースは、以下のとおりです。
- 電子データの発行者側が、日付と時刻の記録を付与した
- スキャン保存や電子取引の保存において、訂正・修正の履歴が残るシステム、もしくは訂正・修正ができないシステムを利用した
一つ目の要件に関しては、発行者が付与していない場合でも、受領者側で電子帳簿保存法に対応するシステムを利用しているケースであれば必要ありません。
また、情報の改ざん防止対策がとられている、電子帳簿保存法に適応したシステムを利用している場合も不要です。
タイムスタンプの発行手順
ここからは、タイムスタンプを発行する手順を紹介します。
- 発行可否を確認する
- 対象となる文書を撮影・スキャンする
- 発行依頼を行う
- 付与を受ける
おおまかに上記のステップにて進みますので、一つずつご確認ください。
1.タイムスタンプの発行可否を確認する
まず、日付と時刻の記録を発行する機能をシステムが備えているかどうかを確認する必要があります。発行可否の要件は、法改正の前後で異なるので注意が必要です。
発行機能が基本機能として備わっていないシステムを利用している場合は、追加のオプションを検討することになります。
追加オプションとして発行機能を組み込むことで、システムに必要な機能を補足できます。ただし、追加オプションにはTSA(Time Stamping Authority:時刻認証局)への利用料が、別途発生する可能性があるため留意しましょう。
2.対象となる文書を撮影・スキャンする
電子データで保存したい文書を撮影・スキャンし、画像データに変換します。スキャニング時には、解像度が「25.4mmあたり200ドット以上」であることや、原則として「カラー画像」とすることなど、いくつか満たすべき要件があるため、注意が必要です。
画像データが用意できたら、クラウドや専用のシステムにデータをアップロードします。
3.タイムスタンプの発行依頼を行う
データをアップロードしたあと、TSAにそのデータの「ハッシュ値」を送り、日付と時刻の記録を取得するように依頼します。
ハッシュ値は、元のデータに対して生成される固有の文字列であり、データが変更されるとハッシュ値も変わる仕組みです。これにより、同じデータ内で一つとして同じハッシュ値は生成されず、時刻情報を改ざんできません。
TSAは、受け取ったハッシュ値に時刻情報を組み合わせてトークンを生成し、ユーザーに送り返します。
4.タイムスタンプの付与を受ける
トークンが送られてきたら、ユーザーはそれを受け取り、元の電子文書と一緒に保管します。これで、発行の手順は完了です。
ユーザーが電子文書の真実性を検証する際は、電子データのハッシュ値と、日付と時刻の記録のハッシュ値を比較し、数値が一致していることを確認します。この際のタイムスタンプは鍵で保護されているため、TSAから開錠するための鍵を事前に受け取る必要があります。
まとめ
ここまで、電子帳簿保存法のタイムスタンプについて解説しました。法改正により要件は緩和されたものの、場合によっては依然として付与が求められることもあります。また、その発行には複数の手順を踏む必要があります。
特に、スキャンの際は、設けられている要件を満たさなければなりません。日付と時刻の記録が必要な文書が多ければ多いほど、担当者の負担は増加します。
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執筆・編集
「月次決算に役立つ情報」編集部
記事監修者のご紹介
弁護士 小野 智博
弁護士法人ファースト&タンデムスプリント法律事務所 代表弁護士
保有資格:弁護士
慶應義塾大学環境情報学部卒業。企業のDXサービスについての深い理解に基づき、企業法務を提供している。特に、企業の海外展開支援を得意とし、日本語・英語の契約審査サービス「契約審査ダイレクト」を提供している。また、ECビジネス・Web 通販事業の法務を強みとし、EC事業立上げ・利用規約等作成・規制対応・販売促進・越境ECなどを一貫して支援する「EC・通販法務サービス」を運営している。著書「60分でわかる!ECビジネスのための法律 超入門」
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