【中小企業向け】電子帳簿保存法への対応｜改正内容や対応内容を解説

中小企業も電子帳簿保存法への対応は必要

電子帳簿保存法は年々改正が行われており、特に中小企業にとって、緩和・改正でより利用しやすくなる方向に進んでいます。電子帳簿保存法の対象には、もちろん中小企業も含まれていますので、法改正にも対応が必要です。

ここでは、電子帳簿保存法の概要から、改正内容などの基本事項をまとめています。ポイントになる情報をきちんと把握したうえで、適切に対応しましょう。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の取扱いを定めた法律です。国税庁によると、電子帳簿保存法において対象となる書類は、次のとおりです。

上記の原本やデータの電子保存には、法律で定められた要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の改正

2022年1月に電子帳簿保存法が更新され、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分けて変更が加えられました。

• 【電子帳簿等保存（自由に選択可）】自分で作った電子的な帳簿や文書を、そのまま電子形式で保存すること
• 【スキャナ保存（自由に選択可）】取引相手から受領した紙の文書をスキャンして、電子形式で保管すること。※ただし、決算に関わる文書は除く
• 【電子取引】取引相手と電子的に交わした文書を、電子形式のまま保存すること

電子帳簿保存法の改正により、中小企業も電子取引の文書を紙保存ではなく、電子形式で保存することが義務化されました。電子帳簿保存やスキャナ保存（PDFなど）は、選択して行うことができます。

電子取引に関しては、改正前は紙に印刷して保存する選択肢もありました。しかしペーパーレス化を進めるためにも、改正後はすべて電子形式で保存しなければなりません。この部分が、大きな変更点となっています。

中小企業の電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の改正により、中小企業はどのような準備をしなければならないのでしょうか。事業規模の大小を問わず、企業が守るべきルールは基本的に同じですが、特に中小企業がどう対応すべきかを、この部分でしっかりと説明します。

改正への対応はいつから必要？罰則はある？

改正電子帳簿保存法は、2022年1月1日に施行されました。電子取引のデータ保存に関しては「2023年12月31日までの宥恕（猶予）期間」が設けられていましたが、その期間はすでに終了しています。

ただし、2024年1月からは、一定の要件を満たす場合であれば、まだ猶予を受けられる可能性があります。その要件は、以下のとおりです。

• 保存要件を満たすための準備が間に合わなかった合理的な理由があり、その理由を税務署が認めること
• 税務調査で必要とされるデータの提供や書類の提示・提出が求められた場合、それに応じること

改正法では、電子データ保存やスキャナ保存について、隠蔽・改ざんがあった場合の罰則が強化されています。具体的には追徴課税、青色申告承認の取り消し、100万円以下の過料などです。

まだ準備が追い付いていない中小企業は、できる限り早急に準備を進めてください。

改正電子帳簿保存法に対応するための要件

ここからは、電子帳簿保存法における電子取引の際に必要となる「電子データの保存」の義務化について、特に中小企業を念頭に置いて説明します。

電子取引のデータを保存する場合、基本的に以下のルールを守ることが必要です。

真実性の確保

電子データの真実性を確保するためには、以下に挙げる4つの方法のどれかを用いて、要件を満たす必要があります。

• 訂正や削除ができないようにするルールを設け、運用する
• 訂正や削除をした場合に、記録が残るようなシステムを使う
• データを送る企業側にタイムスタンプを付けてもらい、そのうえでデータを受け取る
• データを受け取った自社側でタイムスタンプを付ける

基本的に、取引先に負担をかけず、自分たちの会社内でこれらに対応することが求められます。一方、これまでにない事務処理が増え、結果として仕事の負担が大幅に増える可能性があるため、新たにシステムを導入するなどして対処することがおすすめです。

可視性の確保

請求書などの書類を電子形式で保存する際は、読める状態に保つ必要があります。また、日付・取引先の名前・取引金額によって、検索できるように整理することも重要です。

具体的には、検索機能が備わったシステムを使用するか、もしくは、検索しやすいように特定の措置を講じる必要があります。後者の場合においては、会社内での取り決めや、作業の流れを整えることになるでしょう。

＜例＞

• 請求書のファイル名をわかりやすくする
• 取引先や月ごとにフォルダを分けて保存する　など

ただし、これらによってファイルの管理が複雑になり、経理業務の負担が大きくなることがあります。

改正電子帳簿保存法へ対応する流れ

ここからは、改正電子帳簿保存法へ対応するための流れについて説明します。主な手順は、次のとおりです。

1. 現状の電子取引状況を確認
2. 電子取引データでの書類管理を進める
3. データの保存方法・保存場所を決める

いずれも大切な工程ですので、一つずつ理解したうえで対応を進めましょう。

１.現状の電子取引状況を確認

請求書や見積書などの書類を種類別に分類して、電子取引の対象となる取引情報がどの程度あるのか、確認が必要です。

まず、経理部門から調査を開始します。授受方法や保存方法、保存場所のほか、ファイル名やシステム名、月間取引件数、関係する部門などを詳細に把握します。

もし、電子データで授受している場合が多いようであれば、「3.データの保存方法・保存場所を決める」に進んでください。一方、データと紙の両方を授受しているケースでは、今後は紙の送付が不要となる旨を取引先に伝えましょう。

取引件数が少なく急ぐ必要がない場合は、電子取引を止めて紙で受領するフローに戻す選択も可能です。しかし、業務のデジタル化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が進むなかでは、可能な限り電子化へのステップを進めることが重要です。

２.電子取引データでの書類管理を進める

新たな措置により、2024年以降も電子取引データと紙の保存の両立が認められました。しかし、紙に出力して保存することは、費用や手間がかかるだけでなく、税務調査などでの管理も煩雑です。

今の段階から、電子取引データでの保存・管理を進めておくのが望ましいでしょう。適切な管理を行うことで、さまざまな電子データを効率的に管理し、状況を明確に把握できるようになります。

３.データの保存方法・保存場所を決める

データの保存場所を選ぶ際は、自社の要件や業務効率化の観点における考慮が必要です。

・システムで保存する場合

電子帳簿保存法に準拠したシステムでは、検索要件を満たす機能が備わっており、必要に応じて柔軟に検索項目を設定できます。専用のシステムを利用することで、データの保存と同時に、会計処理業務にも活用でき、業務の効率化が可能です。

複数のシステムを比較し、自社の運用に適したシステムを見つけましょう。

・社内フォルダに保存する場合

ファイル名やフォルダ構造を規則正しく整え、日付や取引先名称、取引金額で検索できる環境を整えます。Excelなどを使用して検索性を高めることも可能です。ただし、電子取引の件数が多い場合や、複数の業務担当者が関わるケースでは、管理が煩雑になる恐れがあります。

最終的なデータの保存場所は、企業の要件や業務状況によって異なります。そのため、システムと社内フォルダの両方が必要になる場合もあるでしょう。

中小企業が電子帳簿保存に取り組む際の課題

最後は、特に中小企業で課題になりがちな点について解説します。

まず、電子帳簿保存法の要件を正確に理解し、自社に合わせて適用できるスタッフがいないことが想定されます。また、必要な人材がいたとしても、その作業を担うための十分なリソースがない状況もありえるでしょう。

年々改正が行われる法律に適応するためには、新たに必要となる作業があり、業務量が増加し、担当者の負担が大きくなる恐れが生じます。必要な人手が、そもそも足りていないというケースもあるかもしれません。

現在はまだ、紙の請求書のやりとりが有効ですが、電子的な請求書処理やそのための法的対応・テレワークの導入など、電子化への移行が進んでいないことが課題となるケースもあります。

これらを解決する方法として、前述の電子帳簿保存法に準拠したシステムの導入がおすすめです。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、中小企業にとっても必須です。改正法はすでに施行され、宥恕（ゆうじょ）期間も2023年12月に終了しました。まだ対応できていない場合は、迅速な対処が不可欠です。

電子帳簿保存に対応するためには、新たな作業が発生し、業務負担が大きくなります。特に人手不足が深刻な中小企業では、この問題が顕著です。適切かつ効率的に処理するために、電子帳簿保存法に準拠したシステムの導入を推奨します。

Bill Oneであれば、電子で受領した請求書も、紙で受領した請求書も、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たして電子保存できます。タイムスタンプの付与と有効性の検証などによる「真実性の確保」のほか、正確なデータ化などによる「可視性の確保」が可能です。

法的な対応だけでなく、Bill Oneで請求書業務をデジタル化することで、業務効率化も同時に実現できます。

さまざまな形式で届く請求書をオンラインで受け取り、一元管理ができ、請求書の仕分け作業や検算にかかる時間の大幅な短縮が可能です。請求書の承認・確認がすべてデジタル上で完結するため、リモートワークの導入にも寄与します。ぜひこの機会に、導入をご検討ください。