請求書の電子化とは？メリットや注意点、保存義務についても解説

請求書の電子化とは

前述した通り、請求書の電子化とは、紙の請求書をデジタルデータに変え、オンラインでやり取りすることで、単に紙を減らすだけでなく、業務全体の効率を上げる重要な取り組みです。

電子化された請求書も紙の請求書と同じ法的効力があります。つまり、正式な取引の証明として使えるのです。ただし、電子データとして保存する際は法律で定められた要件を満たす必要があります。この保存要件については後で詳しく解説します。

請求書の保存について

2022年1月に改正が施行された電子帳簿保存法（電帳法）の宥恕期間が、2023年12月31日をもって終了しました。

2024年1月1日以降は、電子取引により受領した請求書について、電帳法の要件を満たして電子保存する必要があります。

電子データとして保存する必要がある請求書

電子データとして保存する必要があるのは、電子取引をした請求書全般です。電子取引による請求書として以下の例が挙げられます。

• 請求書管理ツールを介してやり取りをした請求書
• メールに添付した請求書
• チャットツール上で送付・受領した請求書
• インターネットFAXで送付・受領した請求書
• オンラインストレージで共有した請求書
• ファイル転送サービスを用いて送付・受領した請求書

方法を問わず、オンライン上でやり取りをした請求書はすべて電子データとして保存する必要があると考えて良いでしょう。

請求書を受領する側は、電子取引によって受領した請求書を電子データのまま保存する必要があります。請求書を発行する側も同様に、オンラインで請求書は電子データのままでの保存が必要です。

紙のまま保存できる請求書

紙のまま保存できるのは、紙で受け取った請求書のみです。具体的なケースとして以下の例が挙げられます。

• 郵送で受領した請求書
• FAXで届いた請求書
• 直接手渡しで受け取った請求書

PCで作成された請求書であっても、受取を紙で行なっていれば紙のままで保存が可能です。

なお、紙と電子データの両方で受け取った場合、紙と電子データの内容が同一であり、紙を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、当該紙の保存のみで足ります。

ただし、紙で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれているなどその内容が同一でない場合には、紙及び電子データの両方を保存する必要があります。

電子取引のデータ保存の要件

電子取引データは単に保存すれば良いわけではなく、一定の要件を満たす必要があります。保存方法に関する要件は大きく2つに分けられます。

1つ目は「真実性の要件」です。書類の改ざんを防止し真実性を確保するため、電子取引データについて以下いずれかの措置を取る必要があります。

• タイムスタンプが付された後に取引を行う
• 取引情報の授受後すみやかにタイムスタンプを付与するとともに、保存をする者もしくは監督者に関する情報を確認できる状態にする
• 記録事項の訂正・削除を行なった後に以下いずれかのシステムで取引情報の授受・保存をする
  • 記録事項の訂正・削除の履歴を確認できるシステム
  • 記録事項の訂正・削除などの変更ができないシステム
• 正当な理由がない訂正・削除の防止について規程を定めた上で運用する

2つ目は「可視性の要件」です。可視性の要件はさらに以下の2つに分けられます。

• 日付・金額・取引先で検索できること
  国税庁の公式サイトでは、具体的な方法として以下の2つが挙げられています
  • 表計算ソフト等で索引簿を作成する
  • データのファイル名に日付・金額・取引先などを入力しフォルダの検索機能を使えるようにする
• 電子取引データを画面や書面に速やかに出力できるよう、ディスプレイやプリンタなどを備え付ける

請求書の電子化をするメリット

前章で説明したように、法律で電子保存が必須なのは、電子取引で受け取った書類だけです。紙でやり取りした請求書は、そのまま紙で保存しても問題ありません。

しかし、請求書を電子化すると、次のようなメリットがあります。

1. 請求書業務をオンラインで完結できる
2. 請求書業務にかかるコストを削減できる
3. 書類を保管するための場所が不要になる

それぞれについて詳しく解説します。

１.請求書業務をオンラインで完結できる

請求書の電子化による大きなメリットの1つが、請求書業務をオンラインで完結できるようになることです。

請求書を紙で管理する場合、業務フローによっては以下のような作業が必要となります。

受領側の作業

• 郵便物の仕分けと開封
  届いた郵便物から請求書を探し出し、封筒を開封する
• 書面での回覧と承認取得
  紙の請求書を社内で回覧し、必要な承認を得る
• 紙の請求書のスキャン
  紙の請求書を電子データとして保存するためにスキャンする
• 承認印の押印
  承認済みの証として、請求書に押印する
• 仕訳入力（手作業）
  請求書の内容を確認しながら、会計システムに手入力する
• 振込データの手動作成
  請求書の金額や振込先情報を確認し、振込データを作成する
• 紙の請求書のファイリング
  処理済みの請求書を適切に分類し、ファイルに保管する

発行側の作業

• 請求書の印刷
  作成した請求書データを紙に印刷する
• 社印の押印
  印刷した請求書に会社の公印を押す
• 封筒への封入
  請求書を封筒に入れ、宛名を記入する
• 郵送の手配
  封入した請求書を郵便局に持ち込むか集荷を依頼する
• 電子保存用のスキャン
  発行した請求書の控えをスキャンし、電子保存する

請求書関連業務があるためテレワークができないだけでなく、必要な作業が多いため負担が重く、ミスや漏れが起こるリスクも高いです。

請求書を電子化すれば、請求書関連業務の工数が減りテレワークでも対応可能となるため、大幅な業務効率化が実現します。

２.請求書業務にかかるコストを削減できる

請求書の電子化は請求業務にかかるコストの削減にも効果的です。電子化によって削減できるコストとして以下の例が挙げられます。

• 印刷代
• 郵送代
• 紙、インク、封筒、宛名シールなどの事務用品代

1回あたりの費用は少額であっても、請求書関連業務全体にかかるコストを考えると決して無視できない金額になるでしょう。特に郵送代については、2024年10月から25gまでの定形郵便物は84円から110円と約30％も値上がりしたため、企業への負担が大きくなります。

さらに、コスト削減は金銭面だけではありません。紙の請求書作成や郵送作業にかかる時間も、重要なコストと言えます。これらの作業時間が長くなればなるほど、より多くの人手が必要となり、結果的に人件費の増加につながります。

請求書を電子化すれば、これらのアナログ業務が不要となり、その結果、時間や人的リソースを他の重要な業務に割くことができ、間接的に人件費の削減にもつながります。

３.書類を保管するための場所が不要になる

請求書を電子化すれば、書類を保管するための場所が不要になります。

請求書を紙で保管する場合、適切に整理するためにファイルや書類ケースが必要です。ファイリングなどをした請求書を保管するための棚や、備品を置くスペースも確保する必要があります。

請求書を電子化すれば、電子帳簿保存法により必然的に電子データのままで保存することになります。そのため、請求書を保存するために物理的なスペースを用意する必要がありません。また、請求書を保管するために確保していたスペースは、別の用途に充てられるようになります。スペースの有効活用により、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。

請求書の電子化に関する注意点

請求書の電子化には多くのメリットがありますが、導入時には考慮すべき点もあります。請求書の電子化をスムーズに進めるために、以下の3つの重要なポイントを事前に理解し、適切な対策を講じることが大切です。

1. システム導入時にコストと手間がかかる
2. 業務フローの見直しが必要
3. 取引先との交渉が必要なケースがある

それぞれについて詳しく解説します。

１.システム導入時にコストと手間がかかる

請求書関連業務を電子化するにあたって、請求書管理システムを活用するのが一般的ですが、システム導入時にはコストと手間が伴います。

具体的には、ソフトのライセンス料やカスタマイズ費用などのコストが発生するほか、セットアップや従業員のトレーニングにも時間的なコストや教育の手間がかかります。新しいシステムに慣れるまでは、一時的に効率が落ちる可能性もあります。

長期的には電子化はコスト削減と効率化をもたらしますが、これらのメリットが現れるまでには時間がかかります。導入初期のコストと手間の増加を認識し、適切に計画を立てることが重要です。

２.業務フローの見直しが必要

請求書の電子化を行うためには、業務フローの大幅な見直しが必要となります。新しい業務フローの設計と導入は、前述のシステム導入時の課題の重要な一部です。

特に注意が必要なのは、新しいフローへの移行期間です。経理担当者に新しい手順を周知し、習熟させるのは容易ではありません。この間は、担当者の不満や混乱、さらにはトラブルのリスクが高まる可能性があります。

これらの課題を乗り越えるには、丁寧な説明と十分なサポート、そして段階的な導入が効果的です。長期的な視点を持ち、一時的な困難はあるかもしれませんが、より効率的で正確な請求書処理が実現できることを組織全体で共有すると良いでしょう。

３.取引先との交渉が必要なケースがある

請求書の完全な電子化には、取引先の協力が欠かせません。法的には紙と電子の請求書に効力の差はありませんが、取引先が電子帳簿保存法対応の負担や業務フローの変更を避けたい場合、電子化を拒むことがあります。

このような状況では、強引な電子化は避け、丁寧な交渉が重要です。電子化のメリットを説明し合意を得る努力を続けるか、請求書の授受のみ紙で行うなどの折衷案を提案することも検討しましょう。

請求書の電子化に関するよくある質問

請求書の電子化に関するよくある質問として以下の4つを紹介します。

1. 電子化した請求書の保存期間は何年？
2. 請求書の電子化をする方法は？
3. 請求書の電子化は本当にコストの削減につながる？
4. セキュリティー対策はどうすれば良い？

１.電子化した請求書の保存期間は何年？

法人の請求書保存期間は、形式を問わず7年間です。これは紙の請求書、電子取引データによる請求書、そして紙の請求書をスキャンして電子化したものすべてに適用されます。

この7年間という期間は、税務調査への対応や会計監査の要件を満たすために設定されています。電子化によって保存が容易になりますが、データが壊れたり読めなくなったりしないよう、きちんと管理しましょう。

２.請求書の電子化をする方法は？

請求書を電子化する方法として主に以下の3つが挙げられます。

• 請求書関連のサービスやツールを使用する
• WordやExcelなどで作成した請求書をPDFに変換する
  WordやExcelのままでは改ざんが容易なため最低でもPDFへの変換が必要です
• 紙の請求書をスキャンし、保存要件を満たすようタイトルの変更などをした上で保存する

３.請求書の電子化は本当にコストの削減につながる？

請求書の電子化は、初期投資は必要ですが、長期的には大きなコスト削減につながります。印刷代、郵送代、事務用品代などのランニングコストが不要になり、作業時間と労力も大幅に減少します。さらに、保管スペースの有効活用やミスの減少も期待できます。

これらの効果により、初期費用を上回る節約が期待でき、業務品質の向上にも寄与します。そのため、請求書の電子化を適切に導入・運用すれば、コスト削減と業務改善の両方を実現できます。

４.セキュリティー対策はどうすれば良い？

請求書の電子化には適切なセキュリティー対策が不可欠です。

信頼性の高いウイルス対策ソフトを導入し、常に最新状態を維持すると同時に、セキュリティー機能が充実したサービスやツールを選択することで、さらにセキュリティーを強化できます。

また、請求書データへのアクセス権限を必要最小限の担当者に限定し、不正アクセスのリスクを減らすほか、データ取り扱いに関する明確な社内規程を策定し、全従業員に周知徹底することもセキュリティー対策につながります。

これらの多層的な対策により、電子化された請求書データを安全に管理し、企業の信頼性と法令遵守を確保しましょう。

請求書の電子化に適したツールの特徴

請求書の電子化をスムーズかつ確実に行うには、請求書管理に特化したツールを利用するのがおすすめです。請求書の電子化に適したツールの特徴として以下の3つが挙げられます。

1. 請求書関連業務がオンラインで完結する機能が揃っている
2. 法改正に自動で対応する
3. 外部サービスとの連携ができる

それぞれ請求書の電子化に適しているといえる理由について解説します。

１.請求書業務がオンラインで完結する機能が揃っている

請求書の電子化を行うためには、請求書業務がオンラインで完結する機能が揃っているツールを選ぶのがおすすめです。

請求書の電子化に役立つ機能として、請求書の代理受領・代理スキャンや郵送代行機能が挙げられます。これらはツールの提供会社側で紙の請求書に関する業務を代行するサービスです。

これにより、取引先とのやり取りが紙ベースであっても、自社内ではすべての作業をオンラインで行うことが可能になります。

ツール選定の際は、請求書の発行や保存機能だけでなく、付加機能の有無もしっかりと確認しましょう。

２.法改正に自動で対応する

法改正により現行制度がいつ変わるかはわかりません。昨今も電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の施行など、請求書に関する大きな変化がありました。法改正への対応は欠かせないものの、専門知識のない人が完璧に対応するのは容易ではありません。

法改正に自動で対応するツールであれば、自社で都度対応しなくても法律に準拠した請求書関連業務を行えます。意図せず法律に反してしまう恐れや、法改正に関する情報収集を行う必要がなくなり安心です。

３.外部サービスとの連携ができる

ツールが外部サービスと連携できることは、業務効率化の観点から非常に有効です。連携機能により、請求書処理の自動化と情報の一元管理が可能になり、作業時間の短縮とミスの削減につながります。主な連携メリットは以下の3つです。

1. 会計ソフトとの連携
2. ネットバンキングとの連携
3. チャットツールとの連携

１.会計ソフトとの連携

ツールを会計ソフトと連携することで、請求書データを自動で読み取り、仕訳を自動作成します。これにより、手動入力の手間が省け、入力ミスも減少します。

２.ネットバンキングとの連携

ツールをネットバンキングと連携することで入金の自動確認と入金データの自動消込が可能になります。入金管理の効率が大幅に向上し、未入金の把握も容易になります。

３.チャットツールとの連携

ツールをチャットツールと連携することで、請求書の発行や入金に関する通知、支払期限のリマインドなどを自動で行い、タイムリーな情報共有と適切なフォローアップが可能になります。

このような連携機能を活用することで、請求書関連業務全体のデジタル化と効率化が一層進み、企業の生産性向上につながるでしょう。

まとめ

2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引をした書類は電子のままでの保管が義務化されました。

電子保管が必須なのは電子取引による請求書のみですが、業務の効率化・コスト削減・スペースの節約などさまざまなメリットがあります。請求書関連業務の負担を減らすためには、紙から電子への移行がおすすめです。

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• 請求書が郵送やメールなど、ばらばらの方法や形式で請求書が送られてくる
• 取引先の要望に合わせた形式で請求書を発行/送付する必要がある
• 紙の請求書の管理や紛失のリスクがある
• 請求書の発行、受領、保管にかかる膨大な時間と手間がかかる
• 請求書データの手動入力による人的ミスや時間的コストがかかる
• インボイス制度や電子帳簿保存法への対応する必要がある

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