決算業務の効率化には何が必要？効率化の方法やポイントを解説

決算業務の効率化が求められる理由

決算業務の効率化が求められる主な理由としては、次の3点が挙げられます。

• スピーディーな経営分析をするため
• 株主総会での情報開示のため
• 決算の「45日ルール」にのっとるため

それぞれ見ていきましょう。

スピーディーな経営分析をするため

決算業務の効率化は、スピーディーな業務分析と、適切な経営判断につながります。

決算業務を効率化し、情報を早期に可視化できれば、経営状況の変化を速やかに察知することが可能です。
問題の発生を早期、あるいは未然に把握すれば、選択肢が多いうちに対応できるため、悪影響を最小限に抑えることができるでしょう。

株主総会での情報開示のため

多くの企業では、決算日から約3カ月後に株主総会が開催されます。
この期間は、年次決算書の作成や、取締役会の承認、株主総会の招集など、さまざまな業務が必要です。

一般的に、決算書は決算日から1カ月以内に作成すれば良いとされています。
しかし実際には、経営戦略会議などで大まかな値の提出を求められる場合もあり、1カ月以内での作成を求められるケースも少なくありません。

また、決算報告の際には決算書を基に税金の計算を行い、期限内に納税しなければなりません。
株主総会での報告や税金の計算は企業の信用に関わる重要な要素です。
期限に追われてミスが生じることを避けるためにも、できるだけ早めの作成が望ましいでしょう。

このような理由から、決算書の作成は決算後すぐに作業に取りかかることが重要です。

決算の「45日ルール」にのっとるため

上場企業や一部の大企業は、決算日から45日以内に決算開示をする義務があります。
また、東証では決算期末後30日以内の開示を要請しています。

決算期末後50日を過ぎても決算開示が行われない場合、速やかに遅延の理由や、次の決算期末での開示予定を明らかにしなければなりません。

開示が遅れても、罰金などのペナルティーはありませんが、取引先や顧客、株主からの信用に大きく影響します。
そのため、決算業務を効率化し、早めの開示を進めることが重要です。

決算業務を効率化する方法・ポイント

ここからは、決算業務の効率化に向けた具体的な方法や、押さえておきたいポイントとして、以下の6点を紹介していきます。

• 業務フローを見直す
• 担当者を分ける
• 早期に決算業務を実施する
• 月次決算を導入する
• 関係書類を収集・管理しやすい仕組み作りを行う
• システムを導入する

一つずつ見ていきましょう。

業務フローを見直す

決算業務を効率化するためには、業務フローの見直しが効果的です。

各フローの担当者や、コスト、工数、ボトルネックになっている要素などを再確認し、改善点を見つけましょう。
決算業務に限らず、通常の経理業務も含めて見直すことで、より根本的な効率化が可能になります。

特に、請求書業務や経費精算業務が決算時期にかぶる場合、決算処理が滞る原因となるため、優先的に改善を図りたいところです。

担当者を分ける

決算資料の作成とチェックは、別々の人が担当したほうが良いでしょう。

決算資料の作成者とチェック担当者が同じだと、誤りを見落とす可能性が高いため、非効率的です。
また、属人化を招き、欠勤や休職で担当者が不在になった場合に、決算業務が滞ってしまう可能性があります。

作成者とチェックの担当者を分けることで、お互いの役割を補いつつ、ミスを適切に発見・修正できます。

早期に決算業務を実施する

決算業務は、できるだけ早期に実施しましょう。

決算に関わる作業の中には、決算日前から着手できるものがあります。
例えば、決算資料の作成に必要なデータの整理などは、決算日よりも早い段階での着手が可能です。

可能な業務には早めに取りかかることで、決算日から株主総会までの期間に業務が集中する事態を避け、決算業務の効率化や、経理担当者の負担軽減につながります。

月次決算を導入する

月次決算を導入することでも、決算業務の効率化が可能です。

月次決算とは、1カ月ごとに行う決算業務のことです。
具体的には月末にその月の収支や資産、負債を確認したうえでの決算書の作成などを行います。
月次決算を実施しておくことで、年次決算における業務量を減らし、経理担当者の負担を軽減できます。

また、月次決算を導入すると、会社の経営状況をリアルタイムで把握できるため、処理の漏れやミスを早期に発見できます。
例えば、取引や支払いの漏れ、間違った仕訳などがあった場合、毎月の決算作業でそれらを確認できます。

関係書類を収集・管理しやすい仕組み作りを行う

決算業務を効率化するためには、決算に必要な書類を収集しやすい仕組みを整えることが重要です。

決算業務では、取引先からの請求書や社員の経費申請書などの書類を集める必要があります。
しかし、社員からの書類提出や承認フローの遅延により、経理担当者の手元に届くまでに時間がかかってしまうと、決算業務が滞る原因になるでしょう。

この問題を解決するためには、以下のような仕組みが効果的です。

• 書類の管理や申請・承認のオンライン上での完結
• 締め日に通知を行ったうえで書類提出の締め切りの周知

これにより、書類の収集がスムーズに行われ、決算業務の進行が円滑化されます。

システムを導入する

経理作業の効率化には、計算や記帳、書類作成を支援するシステムの導入が有効です。
システムを導入することで、決算期の負担を軽減し、細かな作業のミスを減らし、作業スピードを向上させることができます。

決算業務に活用できるシステムには、経理システムや帳票管理システムなど、さまざまな選択肢があります。
十分な情報収集と比較検討を行ったうえで、最適なシステムを選定してください。

まとめ

決算業務の効率化は、必要性を感じていても、なかなか着手できないケースも少なくありません。
しかし、効率化するための手段は、業務フローの見直しや、月次決算の導入、システムの導入など、さまざまです。
まずは、社内で何がボトルネックとなっているかを分析し、経理部だけでなく全社を巻き込みながら取り組んでいきましょう。

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