請求業務とは？フローや大変と言われる理由、効率化する方法を解説

請求業務とは

請求業務とは、商品やサービスを販売・提供したあとに、取引を行った先から代金を回収する一連の業務のことです。

請求業務を行うことで、企業の売上や利益を算出しているため非常に重要な業務です。請求業務でミスがあった場合、社内だけでなく取引先にも影響を及ぼし、信頼関係を損なってしまう可能性があります。

商品やサービスを扱う際には必ず発生する業務のため、請求業務の流れや効率的に行う方法をしっかりと確認し、ミスのないようにしましょう。

請求業務のフロー

請求業務では金銭のやり取りが発生するため、スピード感をもって進めることが重要です。請求業務は、以下のような流れで行われます。

1. 契約や取引内容を確認し請求金額を確定する
2. 請求書を作成する
3. 請求書を送付する
4. 入金を確認する
5. 入金消込などの経理処理を行う

全体の流れをきちんと整理しておくことで請求業務をスムーズに進めやすくなるので、請求フローをしっかり押さえておきましょう。

１.契約や取引内容を確認し請求金額を確定する

まず、取引先との契約および取引内容について確認をします。契約書などに、商品やサービスの価格が記載されているため、確認した上で請求金額を確定させましょう。

この請求金額は企業の売上や利益の計算に用いられるため、ミスがないように注意します。万が一、請求金額に誤りがあった場合は、早急に取引先に伝え、正しい請求書を再発行する必要があります。

また、再発行した請求書には、新しく発行したことが分かるように「再発行」の記載をしましょう。

２.請求書を作成する

請求金額を確定させたら、取引先に渡す請求書を作成します。請求書に記載する内容は以下の点です。

• 請求書の宛先
• 発行者の情報
• 請求日（発行日）
• 取引年月日
• 取引内容
• 金額
• 振込期日
• 振込先
• 請求書番号
• 備考

請求金額については、小計を記載し、消費税を明確にしたうえで合計金額を記載すると、見たときに分かりやすい請求書になります。また、インボイス番号を取得している場合には、分かりやすいところに記載しましょう。

上記以外については、備考欄を設けて記載しましょう。

請求書の書き方は以下の記事で詳しく解説しているのであわせてご覧ください。

３.請求書を送付する

請求書が作成できたら、取引先に請求書を送付します。送付方法は主に3パターンあります。

1. 手渡しする
2. 郵送する
3. データ化してメールなどで送る

手渡しの場合、お互いの顔が分かり、安心や信頼につながるでしょう。

郵送する場合は、取引先に渡るまで時間がかかることを考慮し、余裕をもって郵送する必要があります。また、郵送には封筒や切手が必要になり、コストが掛かります。

一方で、データ化してメールなどで送る場合は、郵送するコストや対面して渡す時間コストが不要になります。

４.入金を確認する

請求書を送付した後は、取引先から入金されたか確認をしましょう。入金確認作業を早く行うことで、請求側だけでなく取引先もしっかりと支払いが完了したという安心感を得られます。また、入金が確認できたらできる限り早く取引先に伝えましょう。

入金が確認できたことだけでなく、入金をしていただいたことへの感謝の言葉も忘れずに伝えましょう。入金の有無はもちろんのこと、入金後の対応も取引先との信頼関係に関わるため、こまめに入金を確認することが大切です。

５.（未入金の場合）入金遅延の理由を確認する

もし、指定した支払期日までに入金が確認できない場合は、取引先に連絡し、入金が遅れている理由を尋ねましょう。取引先の入金作業が完了しているにもかかわらず、入金の確認が取れない場合は、以下のような原因が考えられます。

• 振込先の金融機関がメンテナンス作業を行っている
• 振込先が違う
• 手続きが完了していない
• 振込日時の指定を間違えている

入金作業を行ってから実際に口座へ入金されるまで時間がかかることも考慮して、支払期日を設定するとスムーズに入金確認ができます。

６.入金消込などの経理処理を行う

入金が確認できたら、入金消込などの経理処理を行う必要があります。

商品やサービスを販売・提供した際に、その金額を売り上げとともに売掛金として計上します。

請求金額が入金されたら、計上していた売掛金を消す必要があり、この売掛金を消す作業が入金消込です。取引先が多い場合には、どの取引先から入金があったのか確認するために、消込作業が必要です。

決算の際に売掛金の正確な金額を算出するために、入金確認と同様に消込作業も早く行いましょう。

７.定期的に請求業務を見直す

請求業務に限らず、業務内容を見直すことは、仕事の効率化において重要なポイントです。業務を見直し、改善をすることで作業が効率的に進み、人件費の削減にもつながります。

業務を見直す際には、これまでの業務の流れを把握し、どの作業に時間やコストがかかっているのか確認をして、削れる部分を見つけ出します。

慣れている方法でも、業務を見直すことで新しい効率化のポイントが見つかり、その他の業務でも取り入れられるかもしれません。定期的に業務を見直して改善をしていきましょう。

請求業務が大変と言われるのはなぜか

請求業務はなぜ大変と言われるのでしょうか。企業だけでなく、個人で仕事を行っている場合にも、請求業務は発生します。さらに、一言に請求業務と言っても、業務内容は多く複雑です。

請求業務が大変と言われる理由には次のような背景があげられます。

1. 手続きが多い
2. 顧客ごとに異なる対応が求められる
3. 法的・税務的な要件に従う必要がある
4. 入金遅延対応の負担が大きい

以下では詳しくまとめているので、それぞれ見ていきましょう。

１.手続きが多い

請求業務が大変と言われる理由の1つに、手続きの多さがあげられます。

前章で、請求業務のフローを紹介しましたが、1回の請求業務が完了するまでに長い工程があります。実際には、社内承認を得たり、ダブルチェックをするなど、請求業務は手続きが非常に多くあります。

複数案件が同時並行で動くため、取引先が多ければ多いほどその手続きの複雑さが増します。

また、請求業務はミスが許されないため、緊張感もあいまって、請求業務が大変だと感じる人は多いでしょう。

２.顧客ごとに異なる対応が求められる

どの取引先でも請求方法や日にち、使用する金融機関が同じである場合は負担が軽減されますが、取引先が多くなるほど全て同じにするのは難しくなります。

そのため、それぞれの取引先に合わせた対応が必要になり、請求業務の負担が増えます。支払方法だけでも、直接手渡しや銀行振込、口座振替とさまざまなパターンがありますが、請求方法なども取引先によって異なる場合には、さらに複雑になります。

また、請求先の名前と振込元の名義人が違う場合には担当者が目視で照らし合わせて入金消込業務を行うなど、アナログな対応が多くなることも業務が大変といわれる理由です。

３.法的・税務的な要件に従う必要がある

請求書の発行には、以下の法制度が関係してきます。

• 民法
• 消費税法
• 法人税法
• 所得税法
• 電子帳簿保存法
• インボイス制度

さらに、請求書を発行する際には税務的な要件にも従う必要があります。請求書を発行し、入金が確認できたあとも下記の理由から請求書を保存しなければなりません。

• 取引内容の確認
• 請求書の改ざんを防ぐ
• 確定申告や決算で必要
• 税務調査の際に提出する

請求書が増えるほど、管理や保管が複雑で難しくなります。法的・税務的な要件に従いながら請求書を発行・管理するため大変と言われています。

４.入金遅延対応の負担が大きい

請求書を発行し、取引先に渡しても入金がない場合には、以下のような業務も発生します。

• 取引先の調査
• 取引先へのこまめな連絡
• 督促

取引先の調査として行うのは経営状況や資金状態の確認です。また、調査を行いながら取引先へのこまめな連絡も欠かせません。連絡がつかなくなってしまうと、代金の回収が厳しくなってしまうからです。

債権には時効があり、未回収のまま放置すると時効が完成して権利を行使することができなくなる可能性があるため、定期的に督促をしましょう。

請求業務を効率化する方法

「請求業務は業務内容が多くて大変」

「人件費を削減させるために効率化させたい」

上記のように請求業務の効率化を考えている人も多いのではないでしょうか。ここからは、請求業務を効率化する方法について以下の3つに分けて解説していきます。

1. 業務フローを見直す
2. ペーパーレス化する
3. 請求管理システムを導入する

効率化することで時間やコストを削減できるため、それぞれ確認していきましょう。

１.業務フローを見直す

まず効率化するために、これまでの業務内容を見直しましょう。上長への承認や手作業で行っている業務など時間のかかる作業を洗い出すことで、請求業務での課題を見つけていきます。特に、手作業での業務はシステムに任せられるものがないか確認しましょう。

手作業での業務の代表例として入金消込がありますが、経理担当者の7割以上が確認作業に課題を感じています。

また、8割以上が入金確認を目視で行っているという調査結果から、アナログな方法が経理業務において負担になっていることが分かります。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「入金消込業務に関する実態調査」を実施～経理担当者の7割以上が課題ありと回答。自社口座への入金確認は8割以上が目視～」

２.ペーパーレス化する

次に、ペーパーレス化を検討しましょう。例えば、以下のような業務でペーパーレス化できます。

• 請求書の発行
• 請求書の管理
• 入金消込

請求書を電子化し発行することで、郵送や管理の面で請求業務が効率的になります。また、請求書をデータで管理できれば、入金の確認や消込もスムーズに進むでしょう。ペーパーレス化は効率的に請求業務を行えますが、請求書を改ざんされないように管理が必要です。

請求書をデータで管理する際には、編集・閲覧できる人を厳選し、取り扱いには十分注意をしましょう。

３.請求管理システムを導入する

請求管理システムの導入は、請求業務を効率的かつ正確に行うために有効な方法です。人の手で請求業務を行う限り、ミスをなくすことは難しいでしょう。しかし、請求管理システムを導入することで、早く業務が進むだけでなく正確に行えます。

また、システム導入によって、人手不足を解消することも可能です。Sansan株式会社の調査によると、実際に経理担当者の半数以上が人手不足を感じており、30%以上が原因としてシステム導入が進まず生産性が低いことをあげています。

システムは早期に導入することで途中から導入するコストを削減できるため、早期に導入しましょう。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「経理の人手不足に関する実態調査」を実施～経理の半数以上が「人手不足」、うち9割弱が「深刻」と回答。時間外労働の増加や月次決算の遅れによる経営面への影響も～」

請求業務を効率化するにはシステム導入がおすすめ

請求業務を効率化する方法について3つあげましたが、中でもシステムを導入する方法がおすすめです。システムを導入するメリットは以下の通りです。

1. 請求業務を一元管理することで効率的に処理できる
2. 業務の属人化を減らせる
3. 個別の会社の事情にも簡単に対応できる

スピード感と正確性を求められる請求業務の負担を減らすために、システムを導入するメリットについて確認し、業務の効率化を目指しましょう。

請求業務を一元管理することで効率的に処理できる

請求書を一元管理することで、以下のような請求業務を効率化し、スムーズに行えます。

• 請求書の発行
• 入金確認
• 入金消込
• 再請求や督促

請求書を一括で出力できるシステムの場合、1枚ずつ発行する手間が省け業務を効率的に行えるでしょう。さらに請求書の作成や発行によって、請求データが作成され、入金があった際の確認や消込の対応をすぐに行えます。

また、入金が遅れている取引先への再請求や督促する場合にも早く対応できるだけでなく、請求データをシステムで管理することで、未入金の請求を絞り込み、一目で確認できます。

業務の属人化を減らせる

請求業務をシステムで行うことで、業務の属人化を減らすことができます。

請求業務は複雑な対応を求められるため、属人化しやすいです。例えば、特定の取引先に担当者が個別対応していた場合、その対応をできるのが特定の人になってしまい、その人が病欠・退職した場合などに、請求業務が滞ってしまいます。

システムを導入し、顧客ごとの運用ルールを設定しておくことで、欠員が出た場合に、他の人でも対応できる状態を作れるようになります。

組織的に対応できるようになることで、担当者の心労や負担を減らすことにつながります。

取引先の事情にも柔軟に対応できる

請求業務では、企業ごとにそれぞれ異なる対応が求められる場合があります。

例えば、請求書受領側の企業が業務を円滑に行うため、取引先に対して管理番号などを追記した「指定請求書」の提出を求めるケースがあり、請求書を発行する側の企業では、取引先ごとに異なる様式で請求書を作成することも珍しくありません。

そうした場合に、請求管理システムを導入することで、個別の会社の事情にも簡単に対応が可能です。クラウド請求書発行サービス「Bill One発行」では、請求書のテンプレート機能を使用し、取引先ごとに指定された記載事項やレイアウトへの対応を柔軟にできます。

具体的には、文字の大きさや色、記載項目、ロゴマーク、印影の配置なども自由に調整できます。取引先が指定する様式がシステムで対応していなかった場合も、Excelで別途作成するなど都度個別対応するコストをかけることなく、Bill One上の操作で再現することが可能です。

請求管理システムを導入する際には、取引先ごとに請求書のテンプレートをカスタマイズできる機能が充実しているものを選ぶのが良いでしょう。

まとめ

請求業務では多くの業務が発生し、お金が発生するため責任も大きく、大変と言われています。請求業務の負担を減らし、効率的に業務を行うためにさまざまな方法がありますが、正確性も重視するなら、請求管理システムを導入するのがおすすめです。

クラウド請求書発行サービス「Bill One発行」は、請求書発行から入金消込まで請求業務の課題をワンストップで解決します。

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• あらゆる請求書をオンラインで一括発行できる
• 入金情報と請求情報をリアルタイムで突合し入金消込業務の自動化ができる
• 入金情報と請求情報の一元管理によりスムーズな債権回収ができる

請求書発行や入金消込業務の工数を削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひBill One発行の導入をご検討ください。