立替精算とは？精算手順や業務効率化のポイント、仮払金・立替金との違いを解説

立替精算の基礎知識

まず立替精算の基本的な考え方について理解しましょう。

立替精算の定義とその目的

立替精算とは、従業員が会社の代わりに事業に関わる費用を一時的に支払い、後日その金額を会社から精算・払い戻してもらう手続きのことです。

例えば、営業活動時の交通費、取引先との会議で使用した飲食費などが該当します。

立替精算の目的は2つあります。1つ目は、業務に必要な支出を従業員が一時的に立て替え、承認や予算処理を待たずにスムーズに業務を進められるようにすることです。例えば、急な出張や会食、備品購入などに柔軟に対応するために立替精算が使われます。

2つ目は、その立替費用を領収書などの証憑とともに申請・精算することで、企業が正しく経理処理・税務処理を行えるようにすることです。これは会計上の正確な記録や税務調査への対応にも不可欠です。

関連する勘定科目と仕訳処理の基本

立替精算でよく使われる勘定科目には、交通費や会議費、接待交際費などがあります。これらは、企業が事業を行う上で必要な経費として計上されます。

立替精算の仕訳処理は、従業員が経費を立て替えた時点では企業に直接的なお金の動きはありません。従業員から立替精算の申請があり、企業がそれを承認して支払う際に会計処理が行われます。具体的には、経費が発生したことを示すために借方に「旅費交通費」や「会議費」などの費用科目を記入し、貸方に従業員への支払いを示す「現金」「普通預金」などのBS科目を記入します。

仮払金との違い

立替精算で用いられる勘定科目に「仮払金」があります。仮払金は、業務で必要となる金額が事前に分かっている場合に、企業が従業員へ先にお金を渡す方法です。例えば長期出張の際に、おおよその出張費用を見積もり、事前に従業員へ渡しておくケースが該当します。業務終了後に従業員が実際に使用した金額を報告し、差額があれば精算します。

仮払金は従業員の一時的な費用負担を軽減する効果があるため、出張や贈答品、備品購入など、急な出費が発生する際に用いられます。

立替金との違い

立替精算とよく似た言葉に「立替金」があります。立替金は会計上の勘定科目の一つで、従業員や取引先が負担すべき費用を、企業が一時的に立て替えた費用を指します。

立替金は「企業が一時的に立て替えたお金そのもの」を指し、立替精算は「従業員が一時的に立て替えたお金を清算するための手続き」を指す言葉です。

よく似た言葉ですが、意味が異なるため混同しないように気を付けましょう。

立替精算の手順

ここでは一般的な立替精算の手順を見ていきましょう。

1. 従業員が経費を立て替える
2. 従業員が経費精算書を作成する
3. 上司の承認を得る
4. 経理担当者が内容を確認する
5. 経理担当者が支払い手続きをする

1.従業員が経費を立て替える

まず従業員が業務に必要な費用を、自身の現金やクレジットカードなどで支払います。この際、支払いの証拠となる領収書を必ず受け取り、保管しておく必要があります。領収書がないと、経費として認められない場合があるため注意が必要です。

2.従業員が経費精算書を作成する

次に従業員は立て替えた費用を企業に請求するために、経費精算書を作成します。経費精算書には、いつ、何に、どういう目的で、いくら使ったのか、情報を記入します。そして、支払いの証拠となる領収書などの証憑を経費精算書に添付します。

3.上司の承認を得る

従業員が作成した経費精算書は、まず従業員の直属の上司に提出されます。上司は、申請された経費が業務上必要なものであったか、金額に誤りがないかなどを確認します。内容に問題がなければ上司は承認し、経費精算書は経理担当者へ渡されます。

4.経理担当者が内容を確認する

経理担当者は、上司が承認した経費精算書の内容を細かくチェックします。具体的には

• 添付された領収書の内容と合っているか
• 経費精算の対象とならない費用がないか
• 合計金額が正確か

などです。必要に応じて、事前の申請を確認したり、従業員に修正を依頼したりします。

5.経理担当者が支払い手続きをする

経理担当者の確認が完了し、経費精算書に問題がなければ、支払い手続きに進みます。一般的には、従業員の給与振込口座へ、立て替えた金額を振り込む形で精算が行われます。これで立替精算の手続きは完了です。

経理担当者を悩ませる立替精算の課題

立替精算は日常的に発生する業務ですが、経理担当者を悩ませる課題があります。

二重申請や架空申請などの不正リスク

参照「Sansan、「経費精算に関する実態調査」を実施 ～インボイス制度で負担増、一社あたり月1500件の立替が発生。約3割が経費の不正利用を見聞きしたことがあると回答～」

立替精算には不正のリスクが伴います。例えば、同じ領収書を複数回使って申請する二重申請や、実際には発生していない経費を申請する架空申請、タクシー代などを実際より多く申請する水増し請求などが挙げられます。

Sansan株式会社が実施した「経費精算に関する実態調査」によると、従業員の約3割が経費の不正利用を見聞きしたことがあると回答しており、経理担当者としては見過ごせない問題です。

問い合わせ対応や修正依頼による業務負担の増加

従業員からの申請内容に不備があったり、ルールが守られていなかったりすると、経理担当者はその都度、問い合わせ対応や修正依頼を行わなければなりません。これらのコミュニケーションコストは、積み重なると大きな業務負担となります。特に月末や期末など、業務が集中する時期には、経理担当者の残業時間が増えてしまう可能性もあります。

紙による非効率な確認作業

紙の経費精算書を用いた運用は、目視による確認のため時間がかかり、ミスも起こりやすいです。また書類の受け渡しのために出社が必要になったり、上司の出張中は確認ができなかったりなど、承認手続きが滞る原因にもなります。

煩雑な法律への対応

立替精算は、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法律とも深く関わっています。これらの法律は改正されることもあり、その都度、社内の運用ルールを見直し、対応していく必要があります。法改正への対応が遅れると、税務上の不利益を被る可能性もあるため、経理担当者は注意が必要です。

従業員の経済的負担がある

立替精算が完了するまでには、申請から承認、そして支払い実行まで一定の時間がかかります。高額な経費を立て替えた場合や、精算が遅れた場合、従業員は一時的に経済的な負担を強いられます。従業員が立て替えている期間が長くなると、その分金銭的な負担が大きくなり、モチベーションの低下につながる可能性もあります。

小口現金の管理が面倒

従業員への立替精算を小口現金で行っている場合、その管理にも手間がかかります。小口現金があると、盗難や紛失のリスクがあるため、毎日残高を確認し、帳簿と照合する作業が必要です。この作業は、経理担当者の負担を増やす一因となります。

立替精算を効率化するポイント

これまで見てきたような立替精算の課題を解決し、業務を効率化するためには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、下記の具体的なポイントを紹介します。

• 申請フォーマットと入力ルールを統一する
• 経費精算システムを導入する
• 法人カードを利用する
• 経費精算フローを社内に周知徹底する

申請フォーマットと入力ルールを統一する

まずは従業員が使用する経費精算書のフォーマットを統一し、入力ルールを明確にしましょう。例えば、Excelで経費精算書を作成する場合、計算式を入れて合計金額が自動で算出されるようにしたり、特定のセルは編集できないように保護したりすることで、入力ミスを減らします。

また費用の内訳や目的など、必要な情報を漏れなく記載してもらうために、書き方のルールを定めることも効果的です。

経費精算システムを導入する

経費精算システムの導入は、立替精算業務を効率化する有効な手段です。システムを利用することで、申請から承認、そして会計ソフトへのデータ連携、支払いまでを一元管理できます。

申請者は必要な情報の入力と領収書のアップロードだけで申請が完了し、承認者もオンラインでどこからでも承認作業が行えます。これにより紙でのやりとりが不要になり、処理スピードが向上します。またシステムによっては、経費の不正検知機能や電子帳簿保存法に対応した機能も備わっており、法対応やコンプライアンス維持にもつながります。

法人カードを利用する

法人カードを配布し、経費の支払いに利用してもらう方法もあります。法人カードで支払った経費は企業の口座から引き落とされるため、従業員の個人負担が発生せず立替精算自体を無くすことが可能です。

また、カードの利用明細を連携できるサービスを利用すれば、明細の入力などの手間も削減できます。

出張の交通費や会食などで発生する交際費、毎月発生するようなサブスクリプションサービスの支払いなどを法人カードで決済することで、立替精算の件数を減らし、従業員の経済的負担の軽減につながります。

経費精算フローを社内に周知徹底する

どのような仕組みやツールを導入しても、それを利用する従業員が正しい手順を理解していなければ、望んだ効果が得られません。新しい立替精算のフローやルールを定めたら、研修会を実施したり、マニュアルを配布したりするなど、全従業員へ周知を徹底しましょう。

特に申請時の注意点や、どのような場合にどの項目を選ぶのかといった具体的な事例を示すと、理解が深まります。

まとめ

今回は立替精算の基本知識から業務で発生する課題、そしてそれらを解決し効率化するための具体的な方法について解説しました。

立替精算は、従業員が企業のために一時的に負担した費用を適切に精算するための重要な手続きです。この業務がスムーズに進むことは、従業員の満足度向上だけでなく、経理部門の業務負担の軽減にもつながります。

もし現在の立替精算業務に課題を感じているのであれば、申請フォーマットの見直しや経費精算システムの導入、法人カードの活用などを検討してみましょう。

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