注文書と請求書の違いとは？役割や記載項目、法律上のルールやトラブルの対処法を解説

注文書と請求書の役割と違い

注文書と請求書は、商取引において異なるタイミングで発行される書類です。それぞれが持つ役割を正しく理解することが、円滑な取引の第一歩となります。

注文書の役割

注文書は、発注者が受注者に対して「取引の約束を交わす意思」を正式に伝えるための書類です。

主に取引条件（品目、数量、単価、納期など）を明確にする目的で発行され、口頭やメールでのやりとりによる「言った・言わない」といった認識のずれを防ぐ役割を果たします。

注文書の発行は法律上の義務ではないものの、下請法の対象となる取引（親事業者が下請事業者に委託する場合）では、発注内容を書面または電子データで交付することが義務付けられています。

請求書の役割

請求書は、受注者が発注者に対して「完了した取引の対価」を請求する際に発行される書類です。

請求書には、提供した商品やサービスの内容と金額が明記され、発注者に支払いを依頼する役割があります。

また、税務上、請求書は重要な根拠資料のひとつです。経理処理において、請求書は仕入税額控除を受けるために必要な書類となります。特に2023年10月から開始されたインボイス制度では、適格請求書（インボイス）の発行と保存が仕入税額控除の要件となっています。

適格請求書についての詳細は、以下の記事をお読みください。

注文書と請求書の違い

注文書は「取引内容を確認する」書類、請求書は「代金の支払いを依頼する」書類です。

それぞれの書類は目的が異なるため、注文書は請求書の代わりになりません。注文書で内容と金額について合意していても、実際の支払いを求める際には必ず請求書の発行が必要です。

なお、両者の整合性が取れていない場合は税務上の不備や信頼関係の損失につながることがあるため、注意が必要です。

以下の表に、主な違いを整理します。

注文書と請求書の作成方法

注文書も請求書も、取引の証拠となる重要な書類です。記載漏れや誤りがあると、トラブルの原因となり得ます。ここでは、それぞれの書類に記載すべき一般的な項目について解説します。

注文書の必須記載項目

注文書には、何を・いつまでに・いくらで発注するのかを明確にするため、以下の項目を記載するのが一般的です。

請求書の必須記載項目

請求書には、いつ・誰が・何を・いくら請求するのかを明確にするため、一般的に以下のような項目を記載します。

なお、課税事業者がインボイス制度に対応した「適格請求書」を発行する場合は、以下の必須項目の記載が必要です。

インボイス制度に対応した請求書の作成ルールについては、以下の記事もお読みください。

注文書・請求書のよくあるトラブルと対応方法

注文書や請求書のやりとりでは、細心の注意を払っていても、記載ミスや認識の齟齬が発生することがあります。ここでは、よくあるトラブル事例と、その対応方法について解説します。

注文書と請求書の金額が違う

最も多いトラブルとして挙げられるのが、注文書に記載された金額と、後日送られてきた請求書の金額が異なるケースです。

この原因としては、単純な記載ミスのほか、発注後に仕様変更や追加発注が発生した、一部だけが先に納品された（分納）、などの理由が考えられます。

金額の違いに気づいた場合、まずは社内で仕様変更の履歴や納品状況などを確認しましょう。社内確認で原因が特定できない場合は、取引先に連絡します。その際は、一方的にミスを指摘するのではなく、「注文番号XXXXの件ですが、頂戴した請求書の金額が、弊社の控えの注文書と相違があるようです」といった形で、丁寧に事実確認を依頼することが大切です。

もし相手方のミスであった場合は、修正した書類の再発行を依頼します。

取引先から請求書の再発行を依頼された場合の対応については、以下の記事をお読みください。

日付の記載ミス

書類作成時に混同しやすいのが、「取引年月日」と「書類の発行日」です。

• 取引年月日：実際に商品が納品された日や、サービスが提供された日付
• 書類の発行日：その注文書や請求書を作成・発行した日付

経理処理上、売り上げや経費は「取引年月日（納品日など）」を基準に計上する発生主義を採用することが一般的です。書類の発行日は、その書類がいつ作成されたかを示す重要な項目となります。

また、インボイス制度においては「取引年月日」の記載が必須です。

これらの日付に不備があると、正しい会計処理ができなくなったり、税務調査や監査の際に証憑書類として認められず、指摘を受けたりする可能性があるため、正確な記載が求められます。

請求書に記載する請求日についての詳細は、以下の記事をお読みください。

注文書・請求書に関する法律上のルール

注文書や請求書は、取引の証拠となる「証憑書類」として、法律（法人税法、所得税法、電子帳簿保存法、インボイス制度など）に基づいた取り扱いが必要です。ここでは、特に注意すべき3つのルールについて解説します。

保存期間

注文書や請求書（およびその控え）は、法律で一定期間の保存が義務付けられています。

法人の場合、原則として、その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間の保存が必要です。ただし、青色申告で「欠損金額（赤字）」が生じた事業年度においては、10年間の保存が求められます。

個人の場合は、原則として5年間の保存が必要です。ただし、消費税の課税事業者の場合は保存期間が7年間となります。

また、2024年1月からは電子帳簿保存法が改正され、電子データ（PDFやメールなど）で受け取った注文書や請求書は、原則として電子データのままで保存することが義務化されました。紙に印刷して保存することは認められていないため、注意が必要です。

改正された電子帳簿保存法についての詳細は、以下の記事をお読みください。

印紙税

印紙税は、経済的な取引に伴って作成される「契約書」や「領収書」など、印紙税法で定められた特定の文書（課税文書）に対して課税される税金です。

注文書や請求書は、通常、これらの課税文書にあてはまらないため、印紙税は不要（不課税）です。

ただし、例外もあります。例えば、注文書の交付によって契約が成立する旨の合意をしている場合、双方の署名や捺印がある場合などは、その注文書は「契約書」としての効力を持つと判断され、課税対象となる可能性があります。

参照：国税庁｜「印紙税の手引」

インボイス制度への対応

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、主に消費税の仕入税額控除に関する制度であり、注文書に関して直接的なルールはありません。

一方で、請求書については、課税事業者が仕入税額控除の適用を受けるために、「適格請求書（インボイス）」を発行・保存する必要があります。

適格請求書を発行する場合、先述の「請求書の必須記載項目」で解説した、適格請求書発行事業者の登録番号や、税率ごとに区分した消費税額などの記載が必須です。

なお、小売業や飲食店、タクシー業など、不特定多数の者に対して販売やサービス提供を行う事業者は、記載項目を簡略化した「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の発行が認められています。

インボイス制度についての詳細は、以下の記事をお読みください。

注文書と請求書の電子化とは

従来は紙で発行・郵送されていた注文書や請求書も、近年では業務効率化や改正電子帳簿保存法への対応を目的に、電子化を進める企業が増えています。

電子化の基本

注文書や請求書の電子化とは、紙の書類ではなくデジタルデータでやりとりすることを指します。

具体的な方法としては、ExcelやWordなどで作成した書類をPDF化し、メールに添付して送付する方法が最も手軽です。

さらに進んだ方法として、注文書や請求書の発行・送付・受領・管理を一貫して行える専用のシステムを導入するケースも増えています。これにより、作成から送付までのプロセスが自動化され、管理も容易になります。

電子化のメリット

書類を電子化することには、いくつかのメリットがあります。

特に、専用システムを導入した場合、これらのメリットが大きくなる傾向があります。

システム選びのポイント

自社に合ったシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。ここでは、多くの企業に共通する重要な項目を紹介します。

まとめ

本記事では、注文書と請求書の違い、それぞれの役割、記載項目、法律上のルールについて解説しました。

注文書と請求書はどちらも、企業取引を円滑に進め、トラブルを未然に防ぐために重要な役割を果たします。それぞれの書類に求められる記載項目や、法律（保存期間やインボイス制度など）を正しく理解し、適切に取り扱うことが大切です。

また、これらの書類を電子化し、システムを導入することは、業務効率化やコスト削減、コンプライアンス強化に有効です。「Bill One請求書受領」など、さまざまなシステムの中から自社に合ったものを選択しましょう。

クラウド請求書受領サービス「Bill One請求書受領」は、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。

受け取った請求書は、99.9％*の高精度でデータ化し、申請・承認・仕訳作成までの一連のプロセスをデジタル化することで業務効率を大幅に向上させます。

Bill One請求書受領の特長

• 紙や電子などあらゆる形式の請求書をオンラインで受領し、99.9％の精度*で正確にデータ化する
• 受領した請求書データを一元管理できる
• インボイス（適格請求書）の要件を満たしているかを自動チェック
• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

※Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

請求書受領業務の工数を大幅に削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひ導入をご検討ください。