請求書郵送廃止のメリットと進め方｜取引先への案内文例付き

請求書の郵送廃止が進む背景

郵便料金の値上げや経理部門の人手不足を背景に、現在多くの企業が請求書の郵送廃止を検討しています。

Sansan株式会社は請求書関連業務に携わる726名の経理担当者を対象に「郵便料金の値上げを機に、請求書発行を紙から電子に切り替える予定があるか」を聞きました。その結果、約半数の企業が電子への移行をすでに実現している、もしくは検討を進めていることが分かりました。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「請求書の発行業務に関する実態調査」を実施～郵便料金値上げまで半年も、請求書発行は「紙が多い」が約6割。一方で約半数が紙から電子への切り替えを検討～」

請求書郵送廃止の3つのメリット

請求書の郵送を廃止すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。電子データでの送付に切り替えた場合、次の3つのメリットが挙げられます。

1. 郵送コストと人件費の大幅な削減
2. 請求書到着までのリードタイム短縮
3. テレワーク対応と業務効率化

Sansan株式会社の調査でも、電子化したことで「社内のペーパレス化が進んだ」「郵送代などコストを削減できた」という回答が多く得られています。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「請求書の発行業務に関する実態調査」を実施～郵便料金値上げまで半年も、請求書発行は「紙が多い」が約6割。一方で約半数が紙から電子への切り替えを検討～」

１.郵送コストと人件費の大幅な削減

紙の請求書発行には郵送代だけではなく、用紙や封筒などの資材費、印刷・封入作業にかかる人件費など、さまざまなコストが発生しています。電子化することでこれらの費用の多くを削減できるのです。

Sansan株式会社の調査によると、紙の請求書発行に課題を感じている企業の57.2％が「郵送料や印刷費、封筒代などのコスト」を理由に上げており、コスト削減に強い関心を持っていることがわかります。

2024年10月、日本郵便は定型郵便物に対して最大31％、はがきに対して34.9％の値上げを実施しました。　

引用：日本郵便｜「2024年10月1日（火）から郵便料金が変わりました。」

今回の値上げによってどれほどの影響が見込まれるのか、Sansan株式会社が726名の経理担当者に確認したところ、負担の増加額は年間平均108万円にのぼるという試算結果となりました。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「請求書の発行業務に関する実態調査」を実施～郵便料金値上げまで半年も、請求書発行は「紙が多い」が約6割。一方で約半数が紙から電子への切り替えを検討～」

郵送料の値上げは2014年から段階的に実施されており、今後も価格の変更が予測されます。電子化は将来のコスト増を回避する手段になります。

２.請求書到着までのリードタイム短縮

請求書を即座に送付できるようになり、郵送にかかる時間がなくなる点もメリットと言えるでしょう。

月末締めの取引先へ請求書を郵送する場合、月初の数日で請求書を作成し、投函しなければなりません。さらに2021年10月から普通郵便の土日祝日の配達が休止され、お届け予定日が1日繰り下げられました。この影響で従来よりも短い処理日数での発行を強いられている企業も多いのではないでしょうか。

電子化することで、経理担当者は余裕を持って請求書作成ができるとともに、訂正や再発行のニーズにも素早く対応できます。

３.ペーパレス化によるテレワーク対応と業務効率化

従来の紙ベースの処理と比較して大幅な業務効率化が可能になります。

紙の請求書では、発行・受領・確認・承認・保管などの各プロセスで、書類の回付や押印のためにオフィスに出向く必要がありました。しかし電子請求書に移行すれば自宅でも請求業務が可能になり、テレワークの推進につながります。

また紙の請求書の場合、過去の請求書を確認するには手作業でファイルから探さなければなりません。一方で、電子請求書では、請求日・取引先・金額などの条件を入力するだけで瞬時に検索できるため、業務のスピードが大幅に向上します。

請求書の郵送廃止に向けた準備と進め方

請求書の郵送廃止は社内だけでなく、取引先にも影響が及ぶため、慎重な計画と実行が求められます。では具体的にどのような手順で進めればよいのでしょうか。

請求書の郵送を廃止するための準備と進め方は、次の5つのステップで実行します。

1. 郵送廃止の目的を明確にする
2. 現在の運用体制を見直す
3. 電子化した際の運用体制を検討する
4. 電子化を実現するためのサービス・仕組みの導入
5. 請求書の郵送を廃止する旨を取引先へ伝える

各ステップを一つずつ詳しく見ていきましょう。

１.郵送廃止の目的を明確にする

請求書の郵送廃止を進める際には、請求書の郵送によって生じている「自社の課題」や、電子化で達成したい目的を明確にすることが重要です。

請求書の電子化は、単なるデジタル化ではありません。具体的なメリットや期待する効果を整理し、電子化によって逆に仕事が増えてしまう、という本末転倒な事態を回避しなければなりません。課題を設定する際には具体的な数値目標を設定すると良いでしょう。

例）コスト削減

• 紙・封筒・印刷代の削減→年間200万円のコスト削減
• 郵送費の削減→1通当たり110円✕年間1200通分
• 人件費の削減→月間30時間の業務時間短縮

例）業務効率化

• 請求書発行の時間短縮→従来の5時間から20分へ
• 誤発行・修正の対応時間削減→20%の効率向上
• 過去請求書の検索時間短縮→従来の2時間から5分へ

２.現在の運用体制を見直す

次に現状の運用体制を詳細に分析し、どこに非効率な部分があるのかを把握します。このとき、経理部門だけでなく営業や発注部門といった、取引先と直接やりとりが発生する部署における運用も確認することが重要です。

具体的には以下の手順で見直しを進めると良いでしょう。

業務フローの可視化と分析

まず請求書の作成から発行、送付、処理、保管までの流れを整理し、現行のプロセスを可視化します。

担当者の役割と業務負担の分析

現状の運用体制において、各担当者がどの業務にどれだけの時間を費やしているかを調査し、業務負担の偏りやボトルネックを特定します。

所要時間の測定とコスト試算

請求書処理にかかる時間とコストを定量的に測定し、電子化による削減効果を試算します。

非効率な部分の特定と改善ポイントの洗い出し

業務フロー、担当者の負担、所要時間・コストを分析した上で、とくに非効率な部分を特定し、電子化によって改善できるポイントを洗い出します。

３.電子化した際の運用体制を検討する

現状の運用を把握できたら、電子化した際の運用体制の検討に進みます。

システムを選定する前に、電子化によって業務フローがどのように変わるのかを具体的に想定しなければなりません。他にも人員配置、権限設定、承認フロー、データの保管・管理ルールなどを整理しておくことで、スムーズな移行が可能となります。

業務フローの設計

まず請求書処理の各ステップについて、電子化後の業務フローを設計します。現行と比較しながら、どの工程をシステム化し、どこに人的作業が必要かを整理することがポイントです。各担当者の役割がどう変わるかを明確にすることで、スムーズな導入につながります。

人員配置と役割の明確化

電子化後の業務を運用するために、どの部署・担当者がどの役割を担うのかを決める必要があります。人員配置を決める際には、既存業務と兼任するのか、新たに専任担当者を設けるのかも検討する必要があります。

権限設定と承認フローの策定

システム上で「誰が何をできるか」という権限設定と同時に承認フローを決め、どのような条件で誰の承認が必要かを整理します。承認プロセスが明確になれば、システム選定時に適切なワークフロー機能を持つものを選びやすくなります。

データの保管方法・管理ルールの策定

請求書の電子データは、適切に保管・管理し、法的要件を満たす必要があります。また、バックアップ環境とデータの保護についても要件を整理しておかなければなりません。

４.電子化を実現するためのサービス・仕組みの導入

現在、多くの請求書発行サービスが提供されているため、事前に検討した業務フローや要件に合ったものを選ぶ必要があります。

一部の取引先でトライアルを実施するなど、課題を洗い出した上で本格導入することで、スムーズな移行を実現できます。必要に応じて無料トライアルを活用し、操作性や導入後の運用イメージを確認することも有効です。

５.請求書の郵送を廃止する旨を取引先へ伝える

紙の請求書の郵送を廃止する際には、トラブル防止のために取引先との綿密なコミュニケーションが不可欠です。従来の紙の請求書を廃止し、電子請求書へ移行するという旨を、事前に取引先へ丁寧に説明し、理解と協力を得なければなりません。

移行スケジュールの提示・説明資料の作成・新システムの使用方法の説明など、段階的な準備と情報共有をしっかりと実施しましょう。

取引先への請求書郵送廃止の案内方法

取引先によっては電子化に対して不安を抱く場合があります。不安を取り除くためには、具体的なスケジュールと移行手順を明示し、スムーズに移行できるようサポートすることが大事です。

ここでは、メール・郵送による案内方法について、それぞれの文例とポイントを詳しく解説します。

メールで案内する場合の文例

件名:【重要】請求書の郵送廃止と電子請求書への移行のご案内（◯◯株式会社）

本文:

◯◯株式会社　経理ご担当者様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の【担当者名】です。

このたび、請求書発行の電子化を実施することとなりましたので、ご案内申し上げます。

近年の業務効率化および環境負荷軽減の観点から、◯年◯月◯日以降、請求書の郵送を廃止し、電子請求書に移行いたします。

■移行スケジュール

◯年◯月◯日～◯年◯月◯日：移行準備期間（テスト運用）

◯年◯月◯日より：電子請求書の正式運用開始（郵送廃止）

■新しい請求書の受領方法

ご登録いただいたメールアドレス宛にPDF請求書を送信

指定のクラウドシステムからダウンロード可能

■取引先様にお願いしたい対応

・請求書受領用のメールアドレスのご確認

・指定システムへのログイン方法の確認（該当企業のみ）

・移行に関するご不明点の確認

詳細は添付の「電子請求書移行のご案内」をご参照ください。

何かご不明点がございましたら、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。

■お問い合わせ窓口

◯◯株式会社　経理部

担当：◯◯

電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

メール：◯◯◯@◯◯.co.jp

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

郵送で案内する場合の文例

◯◯株式会社　経理ご担当者様

拝啓貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび、弊社では業務効率化および環境負荷軽減の観点から、請求書の電子化を進めることとなりました。これに伴い、◯年◯月◯日より、従来の紙の請求書の郵送を廃止し、電子請求書での送付へ移行いたしますので、ご案内申し上げます。

つきましては、貴社におかれましても電子請求書の受領方法についてご確認いただき、同封の「電子請求書受領確認書」をご記入の上、◯年◯月◯日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。

■電子請求書移行の背景とメリット

迅速な受領：請求書を郵送よりも早く受け取れます。

管理の効率化：請求書データの検索・保管が容易になります。

環境配慮：紙の使用削減により、エコフレンドリーな運用が可能です。

■請求書の送付方法（いずれかを選択してください）

☑メール受領（PDF形式）

☑クラウドシステムでダウンロード（ログイン情報を提供予定）

■移行スケジュール

◯年◯月◯日～◯年◯月◯日：移行準備期間（テスト運用）

◯年◯月◯日より：電子請求書の正式運用開始（紙の請求書を廃止）

■貴社にお願いしたい対応

請求書受領方法の選択（同封の「電子請求書受領確認書」にご記入）

確認書の返送（返信用封筒またはFAXにてご返送ください）

電子請求書の受領準備（メールアドレスの確認、システム利用の準備など）

■お問い合わせ窓口

◯◯株式会社経理部

担当：◯◯

電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

FAX：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

メール：◯◯◯@◯◯.co.jp

貴社のご理解とご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

請求書の郵送廃止でよくあるトラブルと対処法

請求書の郵送廃止は多くのメリットをもたらしますが、移行過程ではさまざまなトラブルが発生する可能性があります。取引先の対応、誤送信、システムトラブルなどに対して、事前に適切な対応策を準備し、スムーズな運用を確立することが重要です。

取引先から電子化を拒否された場合の対応

一部の取引先が電子化に難色を示す場合があります。どうしても電子請求書に対応できない取引先には、

• 取引先の希望に応じてFAX送信を継続する
• 電子請求書のデータを印刷し、郵送するサービスを提供する

といった代替策を用意し、取引先の利便性を考慮しながら、可能な限り電子化を推進しましょう。

電子請求書の誤送信時の対処

電子請求書の誤送信は、取引先との信頼関係を損なうリスクがあるため、迅速な対応と再発防止策の実施が必要です。

１.誤送信が発覚した際の初動対応

誤送信が発覚した場合、以下の手順で対応します。

1. 誤送信の内容を確認（どの請求書が、どの取引先に誤って送られたか）
2. 誤送信先へ即座に連絡し、開封しないよう依頼
3. 正しい請求書を速やかに再送信する
4. 関係者（社内経理・営業担当など）へ状況を共有し、対応方針を決定

２.再発防止策の実施

誤送信の再発防止策としては以下のものが考えられます。

• 送信前の「ダブルチェック」を徹底（担当者と管理者による確認）
• システムの自動チェック機能を活用（送信前の取引先確認アラート）
• 誤送信を防ぐためのワークフローを明確化（送信ルールの策定）

さらに誤送信が発生した場合の報告・対応マニュアルを整備し、社員教育を行うことで、同様のミスが起こらないよう徹底しましょう。

システムトラブル発生時の代替手段

電子請求書の運用において、システム障害が発生すると請求書の発行・送付が遅延し、取引先との取引に影響を及ぼす可能性があります。トラブル発生時の影響を最小限に抑えるための代替手段を持っておくことが重要です。

システム障害発生時の緊急対応手順

システム障害が発覚した場合は、次の手順で障害対応をおこないます。

1. 障害の影響範囲を特定
2. 社内のIT部門・システムベンダーに連絡し、復旧見込みを確認
3. 取引先へ障害発生の通知をおこない、対応方針を伝える
4. 代替手段で請求書を発行・送付する

代替手段の確保

システム障害時でも業務を継続できるよう、バックアップの仕組みを整備します。

• 手動での請求書発行（エクセルやテンプレートを用意し、PDF化して送信）
• 緊急時の別ルート送信（メール送信の代替策としてFAXを活用）
• 取引先と事前に「障害時の対応方針」を共有し、混乱を防ぐ

長期的な対策（システムの冗長化）

万が一のシステム障害に備えて、以下の対策を講じます。

• クラウドサービスの利用
• 定期的なバックアップの実施
• 冗長化構成を導入（複数のサーバーを用意し、障害時に切り替え可能にする）

事前にシステム障害への備えを講じておくことで、実際にトラブルに見舞われた際の影響を最小限に抑えられます。

請求書の電子化に必要なシステム選定のポイント

システムを選定する際は、どのようなポイントを考慮すればよいのでしょうか。具体的な選定ポイントを7つ紹介します。

１.対応する請求書フォーマット

電子請求書を導入する際には、取引先の要件に合ったフォーマットに対応できるかが重要です。自社の会計ソフトやERPとのスムーズな連携が可能かも確認する必要があります。

• PDF形式、CSV形式、EDI（電子データ交換）など、取引先の要件に合致するか
• 自社システム（会計ソフト・ERP）との連携が可能か

２.操作性と使いやすさ

利用者が直感的に操作できるかどうかは非常に重要です。特に、営業・経理・管理部門など、請求書にかかわる全従業員がマニュアルなしでも使える画面設計であることが求められます。

• 利用者（営業・経理・管理部門）が直感的に操作できるか
• マニュアル不要でも運用可能な画面設計になっているかか

３.ワークフロー機能の有無

請求書の承認プロセスをシステム内で完結できるか確認しましょう。金額ごとの承認ルールを設定できると、業務の効率化や内部統制の強化につながります。

• 承認プロセスをシステム内で完結できるか
• 金額ごとの承認ルールを設定できるか

４.データ管理・検索機能

過去の請求書をすぐに検索できると、業務のスピードと正確性が向上します。また発行履歴や修正履歴を適切に保存・確認できるかも重要なポイントです。

• 過去の請求書を簡単に検索できるか
• 発行履歴や修正履歴を保存・確認できるか

５.法令対応（電子帳簿保存法・インボイス制度）

電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠していることは必須です。真実性・可視性の確保、タイムスタンプ対応、適格請求書の管理機能などをチェックしましょう。

• 電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性の確保、タイムスタンプ・検索機能の対応）を満たしているか
• インボイス制度に対応し、適格請求書の発行・保存・管理が可能か

６.外部システムとの連携

銀行システムや取引先のシステムとのAPI連携が可能かどうかは、業務の効率化に直結します。手動入力を減らし、データの一貫性を保つためにも、連携機能の有無を確認しましょう。

• 銀行システムとAPI連携が可能か
• 取引先のシステムともデータ連携できるか

７.サポート体制

システム導入後のサポート体制も重要な判断基準です。トラブル時の対応が迅速であるか、日本語サポートがあるか（特に海外製システムの場合）を確認し、安心して運用できる環境を整えましょう。

• トラブル時の問い合わせ対応が迅速か
• 日本語サポートの有無（海外製システムの場合）

まとめ

今回は請求書の郵送を廃止するメリットや、電子請求書に移行するための手順をまとめました。請求書の郵送廃止には、綿密な準備と取引先への丁寧な説明が必要な一方で、計画的に進めることでスムーズな導入につながります。

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