「請求書在中」の封筒への書き方は？記載方法をわかりやすく解説

「請求書在中」を書く意味

請求書を入れた封筒に「請求書在中」と記載するのは、受取先にすみやかに、かつ確実に請求書を認識してもらうためです。

企業には日々、重要な書類からダイレクトメールまで、さまざまな郵便物や配送品が大量に届きます。そんな中「請求書在中」の記載があれば、受取先はその書類が請求書であることをいち早く確認でき、迅速に対応できるでしょう。

なお、「請求書在中」のほかに「納品書在中」や「親展」などと記載することもあります。これは「外脇付け」「添え書き」といい、取引先に郵便物の内容を知らせる役割があります。

外脇付けは、記載が義務付けられているわけではありません。しかし、業務の円滑な遂行や取引先との信頼関係の構築に役立ちます。ビジネスマナーの一つとして覚えておくといいでしょう。

「請求書在中」の書き方

「請求書在中」と書くに当たって押さえておきたいポイントを4点紹介します。請求書発行業務を担当する方は、ぜひご確認ください。

手書きかスタンプのどちらが良いか

「請求書在中」と封筒に記載する方法は手書きとスタンプの二つがあり、ビジネスマナー上は、どちらの方法でも問題ないとされています。

「請求書在中」と記載する最大の目的は、請求書の存在を受取先に知らせることです。手書きかスタンプかはそれほど重要ではありません。

発送件数が少ない場合は手書きで行い、発送先が多い場合や定期的に発送している場合はスタンプを利用するという具合に、状況に合わせて判断すると良いでしょう。

スタンプは、文字の上手下手を気にせずに済む、書き誤りを防げるといったメリットがあります。なお、手書きの場合は、「請求書在中」の外側を四角い枠で囲って目立たせるようにしましょう。

「請求書在中」を書く位置

「請求書在中」の文字は、封筒の表面に記載します。受取先の住所や会社名、部署名、担当者名などと被らないようにするのが基本です。

また、宛名が縦書きか横書きかによって「請求書在中」を書く位置と書く方向が異なります。宛名が縦書きの場合は封筒の左下に縦書きで、横書きの場合は右下に横書きで記載します。

「請求書在中」のスタンプを押す位置も同様です。

「請求書在中」の文字の色

「請求書在中」の文字の色については厳密なルールはありません。黒、赤、青のいずれかが一般的です。

ただし、宛名などは黒で書かれることが多く、黒だと目立ちにくい可能性があります。また、赤は「赤字」を連想させる可能性があるため、青を使用するのが無難といえるでしょう。

「請求書在中」を英語表記する場合

海外の企業に請求書を送付する場合は、「請求書在中」を意味する「INVOICE ENCLOSED」を封筒に記載しましょう。

「INVOICE ENCLOSED」と記載されていれば、封筒の中に請求書が入っていることがひと目でわかり、すみやかに対応してもらえるはずです。

「請求書在中」の記載についてよくある疑問

「請求書在中」の記載にまつわる、よくある疑問について回答します。請求書の作成・発行業務を担当している方はぜひチェックしてください。

請求書の発送件数が多いときはどうする？

請求書の発送件数が多い場合、一つひとつ手書きで「請求書在中」と記載したり、「請求書在中」のスタンプを押したりするのは効率的とはいえません。

「請求書在中」が印字された市販の封筒を購入する、あるいは、「請求書在中」と印字された封筒を自社で用意すると良いでしょう。印刷会社に発注するのもおすすめです。

「請求書在中」が印字されていれば、大量の請求書も迅速かつ正確に処理でき、取引先を待たせずにすみます。

文字は必ず枠で囲まなければいけない？

「請求書在中」の文字は、枠で囲まなくても問題ありません。

ただ、囲むことで「請求書在中」の文字がより目立つようになり、受取先はひと目で封筒の内容を把握できます。つまり、枠で囲むことは、多忙な状況下で請求書をはじめとする重要な書類を処理する担当者への気遣いといえます。好印象も与えられるでしょう。

なお、手書きの場合は、枠線は必ず定規を使って引きましょう。受取先が見やすいよう体裁を整えるのも、マナーといえます。

まとめ

請求書を入れた封筒に「請求書在中」と記載するのは、取引先に迅速かつ確実に請求書を認識してもらうためです。手書き、スタンプのどちらでも問題なく、宛名が縦書きの場合は表面の左下に縦書きで、横書きの場合は右下に横書きで記載します。

請求書の発送件数が多い場合は、「請求書在中」の文字があらかじめ印字された封筒を用意すると良いでしょう。

とはいえ、毎月大量の請求書を作成し、封入、投函を手作業で行うのは大変です。宛先相違や送付漏れなどのリスクもあります。この機会に、請求書管理業務のデジタル化・自動化を進めてみてはいかがでしょうか。

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