「請求書在中」の封筒への書き方は？記載方法をわかりやすく解説

「請求書在中」を書く意味

請求書を入れた封筒に「請求書在中」と記載するのは、受取先にすみやかに、かつ確実に請求書を認識してもらうためです。

企業には日々、重要な書類からダイレクトメールまで、さまざまな郵便物や配送品が大量に届きます。そんな中「請求書在中」の記載があれば、受取先はその書類が請求書であることをいち早く確認でき、迅速に対応できるでしょう。

このように封筒に「請求書在中」などを記載することを「外脇付け」「添え書き」といい、取引先に郵便物の内容を知らせる役割があります。

外脇付けは、記載が義務付けられているわけではありません。しかし、業務の円滑な遂行や取引先との信頼関係の構築に役立ちます。ビジネスマナーの一つとして覚えておくといいでしょう。

請求書を送付する封筒の書き方（表面）

封筒の表面に記載する内容は、基本的なビジネスマナーとしてしっかり押さえておきましょう。ここでは、封筒の表面の書き方について、縦書き・横書きそれぞれのルールを解説します。

1. 宛先の郵便番号と住所
2. 宛先の会社名・部署名・担当者名
3. 「請求書在中」の記載位置

１.宛先の郵便番号と住所

縦書きの場合

封筒に郵便番号用の枠がある場合は、その枠内に正確に記載します。もし枠がない場合には、右上に横書きで郵便番号を記載しましょう。数字は算用数字（アラビア数字）を使います。

住所は、郵便番号の右端から少し下げた位置に縦書きで書き始めます。通常、番地や部屋番号などの数字部分は、漢数字を使用するのが一般的です。

横書きの場合

封筒に郵便番号の枠がない場合、郵便番号は封筒の左上部分から数文字空けて書き始めます。切手は右上に貼るのが基本です。

住所は郵便番号の左端の一文字分下げた場所から書き始め、番地や建物名の番号は算用数字を使います。ビル名やマンション名がある場合は省略せず、正式名称を記載するのがマナーです。

２.宛先の会社名・部署名・担当者名

宛名を書く際は、住所の隣に会社名、部署名、役職名、担当者名を順番に記載します。縦書きでは住所よりも一文字分下げた位置から書き始め、横書きも同様に、一文字下げて会社名を記載すると見栄えが良くなります。

会社名と部署名は一行にまとめても問題ありませんが、長い場合は行を分けるとおさまりが良いです。

担当者宛の場合は、担当者名の最後に「様」を、組織宛の場合は「御中」を記載します。

３.「請求書在中」の記載位置

縦書きの場合は、封筒の表面左下に縦書きで、横書きの場合は、表面右下に横書きで「請求書在中」と記載します。ただし、宛先情報と重なってしまう場合は、位置を少しずらしましょう。

封筒を受け取った相手が、一目でわかるように文字を目立たせることが重要です。

請求書を送付する封筒の書き方（裏面）

封筒の裏面には、送り主の情報を正確に記載します。縦書き・横書きそれぞれの書き方を確認しておきましょう。

１.送り主の郵便番号と住所

縦書きの場合

封筒の裏面に継ぎ目がある場合は、中央より少し上の右側に、郵便番号を左詰めで横書きします。その下に住所を、郵便番号の左下に位置するように一文字空けて縦書きします。もし封筒に継ぎ目がない場合は、左下に郵便番号を記載し、その隣に住所を記載します。

横書きの場合

封筒の中央付近、糊付けの線より下に二行程度空けて郵便番号と住所を横書きします。各項目はそれぞれ一行ずつ書くのが一般的です。

２.送り主の会社名・担当者名

送り主の情報は、郵便番号と住所の横、または下に記載します。縦書きの場合、住所の左側に一文字空けて会社名と担当者名を記載します。

横書きの場合は、住所の下に一行ずつ分けて、会社名と担当者名を書きましょう。担当者名は住所に比べて少し大きな文字で書くと良いでしょう。

３.送付日

送付日を記載する場合、縦書きなら封筒の左上部、糊付け部分の少し下に和暦で書きます。横書きの場合は、封筒の中央あたり、郵便番号の上に算用数字で日付を記載しましょう。

４.〆（封字）

封字（ふうじ）は、封筒が未開封であることを示すために封筒の綴じ目に書く印です。請求書などの重要書類を郵送する場合、相手に安心感を与えるためにも「〆」を記載することはビジネスマナーの一環とされています。

封字は、糊付け部分の中央にしっかりと書き込みます。

「請求書在中」の書き方

​​「請求書在中」と書くに当たって押さえておきたいポイントを4点紹介します。請求書発行業務を担当する方は、ぜひご確認ください。

手書きかスタンプのどちらが良いか

「請求書在中」と封筒に記載する方法は手書きとスタンプの二つがあり、ビジネスマナー上は、どちらの方法でも問題ないとされています。

「請求書在中」と記載する最大の目的は、請求書の存在を受取先に知らせることです。手書きかスタンプかはそれほど重要ではありません。

発送件数が少ない場合は手書きで行い、発送先が多い場合や定期的に発送している場合はスタンプを利用するという具合に、状況に合わせて判断すると良いでしょう。

スタンプは、文字の上手下手を気にせずに済む、書き誤りを防げるといったメリットがあります。なお、手書きの場合は、「請求書在中」の外側を四角い枠で囲って目立たせるようにしましょう。

「請求書在中」を書く位置

「請求書在中」の文字は、封筒の表面に記載します。受取先の住所や会社名、部署名、担当者名などと被らないようにするのが基本です。

また、宛名が縦書きか横書きかによって「請求書在中」を書く位置と書く方向が異なります。宛名が縦書きの場合は封筒の左下に縦書きで、横書きの場合は右下に横書きで記載します。

「請求書在中」のスタンプを押す位置も同様です。

「請求書在中」の文字の色

「請求書在中」の文字の色については厳密なルールはありません。黒、赤、青のいずれかが一般的です。

ただし、宛名などは黒で書かれることが多く、黒だと目立ちにくい可能性があります。また、赤は「赤字」を連想させる可能性があるため、青を使用するのが無難といえるでしょう。

「請求書在中」を英語表記する場合

海外の企業に請求書を送付する場合は、「請求書在中」を意味する「INVOICE ENCLOSED」を封筒に記載しましょう。

「INVOICE ENCLOSED」と記載されていれば、封筒の中に請求書が入っていることがひと目でわかり、すみやかに対応してもらえるはずです。

請求書を郵送する前のチェックポイント

請求書を郵送する際には、封筒の書き方だけでなく、事前に確認すべきことがあります。ここでは、請求書を郵送する際に押さえておきたい4つのチェックポイントを解説します。

1. 送付状を同封する
2. 折り方
3. 切手の料金
4. 請求書の到着予定日

１.送付状を同封する

請求書を送る際には、送付状を同封するのがビジネスマナーです。A4サイズの紙に請求書の内容を簡潔にまとめ、相手が書類の目的を一目で理解できるようにします。

送付状には以下のような情報を記載しましょう。

• 宛先
• 送付年月日
• 差出人
• 日頃の感謝の意
• 同封する請求書の部数

送付状を添えることで、誤送や記載ミスを防ぐことができます。特に、初めて取引をする相手には、丁寧な文章で感謝の気持ちを伝えることが大切です。

すでに取引を重ねている相手には、要件だけをシンプルに記載する形でも問題ありません。

２.折り方

請求書を送付する際には、書類を三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。このとき、送付状の最初の部分（宛先やタイトル）が封筒を開けた瞬間に相手の目に入るように折ることがポイントです。

封筒に入れる向きにも注意しましょう。封筒の裏面から見たときに、送付状の上部が右側にくるように入れると、相手が書類を取り出した際に上下逆さまになることを防げます。

３.切手の料金

請求書を郵送する際には、切手の料金が不足しないようにしっかり確認することが重要です。切手料金が不足していると、受取人に追加の負担をかけることになり、いい加減な会社だと思われて取引先との信頼関係にも影響を与えかねません。

なお、2024年10月1日以降、郵便料金が値上がりしたため、封筒に貼る切手にも注意が必要です。

A4用紙を三つ折りにして長形3号の封筒に入れる場合、定形郵便物として扱われ、50g以内なら110円の切手が必要です。

A4サイズの用紙を折らずにそのまま角形2号の封筒に入れる場合は、定形外郵便となり、50g以内なら140円、100g以内であれば180円の料金がかかります。

書類の重量や封筒の種類に応じて、正しい切手を貼るようにしましょう。

４.請求書の到着予定日

請求書は、支払期限を考慮して余裕を持って送ることが大切です。発送から相手に届くまでの日数を計算に入れ、遅れが出ないように心がけましょう。

特に注意したいのは、郵便法の改正によって2021年10月から土曜日の一般郵便物の配達が休止となったことです。このため、金曜日に郵便物を発送した場合、従来よりも1～2日遅れて到着する可能性があります。

「支払期限までに相手に届かないかもしれない」と思われるときは、事前にメールやFAXで請求書を送信する方法もあります。郵送による請求書が遅れた場合でも、相手が支払いの準備を進められるようにするための配慮が大切です。

「請求書在中」の記載についてよくある疑問

「請求書在中」の記載にまつわる、よくある疑問について回答します。請求書の作成・発行業務を担当している方はぜひチェックしてください。

請求書の発送件数が多いときはどうする？

請求書の発送件数が多い場合、一つひとつ手書きで「請求書在中」と記載したり、「請求書在中」のスタンプを押したりするのは効率的とはいえません。

「請求書在中」が印字された市販の封筒を購入する、あるいは、「請求書在中」と印字された封筒を自社で用意すると良いでしょう。印刷会社に発注するのもおすすめです。

「請求書在中」が印字されていれば、大量の請求書も迅速かつ正確に処理でき、取引先を待たせずにすみます。

文字は必ず枠で囲まなければいけない？

「請求書在中」の文字は、枠で囲まなくても問題ありません。

ただ、囲むことで「請求書在中」の文字がより目立つようになり、受取先はひと目で封筒の内容を把握できます。つまり、枠で囲むことは、多忙な状況下で請求書をはじめとする重要な書類を処理する担当者への気遣いといえます。好印象も与えられるでしょう。

なお、手書きの場合は、枠線は必ず定規を使って引きましょう。受取先が見やすいよう体裁を整えるのも、マナーといえます。

まとめ

請求書を入れた封筒に「請求書在中」と記載することは、取引先への配慮と迅速な処理を促すためのビジネスマナーです。手書きでもスタンプでも構いませんが、宛名の書き方に合わせて適切な位置に記載することが大切です。

しかし、毎月大量の請求書を手作業で作成し、封入、発送するのは非常に手間がかかるうえ、宛先相違や送付漏れなどのリスクも伴います。

このような課題を解決し、請求書業務全体の効率化を図るには、電子化が有効な手段となります。

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