請求書の送付状の書き方｜記載事項や文例、送る際の注意点を解説

請求書の送付状（送り状、添え状）とは

請求書の送付状とは、書類を送る際に添える書状のことで、「送り状」「添え状」「カバーレター」ともいいます。

送付状の主な役割は、同封する書類の内容を記すことで、送付が間違いなく行われたことを双方で確認できるようにすることです。また、受取人に対して丁寧な対応を示し、書類の確認や処理がスムーズに進むようサポートする役割も担います。

請求書を送る際に送付状を添えなければならないという決まりはありませんが、一般的なビジネスマナーとして浸透しているのが現状です。

請求書の送付状の書き方と記載項目

請求書に添える送付状には、以下の項目を記載します。

1. 日付
2. 送付先の住所
3. 差出人の情報
4. 件名
5. 挨拶文
6. 書類内容と送付枚数

項目ごとの書き方について解説します。

１.日付

送付状には、記入日または発送日を書面の右上に記載します。請求書の日付と異なっていても問題ありません。ただし、日付の表記は請求書や同封書類と合わせるようにしましょう。

２.送付先の情報

書面の左上に、送付先の情報を記載します。

送付先は「郵便番号＋住所＋会社名＋部署名＋担当者名」を正式名称で記載してください。社名が一字でも異なると失礼に当たるため、漢字、ひらがな、カタカナ、アルファベットを正確に記入するよう心がけましょう。

なお、会社や部署宛てには「御中」を、個人宛てには「様」を敬称として付け加えます。

３.差出人の情報

書面の右上、日付の下および送付先の社名よりも下の位置に、「差出人が所属する社名、部署名、担当者名、連絡先」など必要な情報を右揃えで記載します。

記載項目に特に決まりはありませんが、電話番号やメールアドレスなどの連絡手段を記載しておくと、取引先がなにかあった際に連絡を取りやすくなります。

４.件名

差出人の情報の下に、中央揃えで件名を記載します。受取人が送付状と一目でわかるように、「請求書送付のご案内」や「請求書送付の件」など、簡潔に記載するのがポイントです。

５.挨拶文

送付状の文章は、「前文」「主文」「末文」の3つで構成されています。

挨拶にあたる前文には、頭語の「拝啓」を入れ、以下のような文章を用います。なお、時候の挨拶を含める必要はありません。

• 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます
• 貴社におかれましては、ますますご繁栄のことと心よりお慶び申し上げます

主文には、請求書を送付する旨を簡潔に記載します。例えば、「この度の納品に関しまして、請求書をお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」などとまとめるとよいでしょう。

末文には、結びの挨拶と文章の結び言葉である結語を記入します。取引先へのマナーを考慮し、「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」と記載し、最後に「敬具」を添えるのが一般的です。

６.書類内容と送付枚数

送付する書類の内容と送付枚数を箇条書きで記載します。その際には、書類の内容や内訳を明確に示す「記書き」を活用し、以下のようなフォーマットで記載してください。

「記」は文書の中央に配置し、「以上」は箇条書きの後、右下に記載します。

請求書送付状の文例（テンプレート）

請求書を送付する際の送付状の書き方について、具体的な文例を紹介します。テンプレートの一例として参考にしてみてください。

１.シンプルな文例

シンプルな文例は、要件を簡潔に伝えられるため、相手に失礼と感じさせることがありません。

２.メッセージを添えた文例

送付先の担当者と直近で交流があった場合などは、メッセージを添えることで、より好印象を与えることができます。

３.送付が遅れた際のお詫びの文例

請求書の送付が遅れた場合は、丁寧な表現でお詫びの言葉を添えるようにします。

請求書の送付状がいらないケース

請求書をメールで送る場合、メール本文が送付状の役割を果たすため、別途送付状の作成は不要です。

ただし、取引先によっては紙の請求書しか受け付けない場合もありますので、メールで請求書を送る際は、電子請求書が受領可能か事前に確認しておくと安心です。

請求書と送付状を送る際の注意点

請求書と送付状を送る際の注意点を、郵便、FAX、メールの方法ごとに解説します。

郵便で発送する場合

請求書と送付状を郵便で発送する場合、以下のポイントに気をつけましょう。

• 封筒の選び方と宛名の書き方
• 書類の折り方と封入の順序
• 配達記録や書留の使用について

封筒の選び方と宛名の書き方

請求書と送付状を送る際は、長形3号または角形4号の封筒を使用するのが一般的です。

宛名には、会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載し、敬称（「御中」「様」）も忘れずに添えましょう。また、住所や郵便番号も間違いのないよう、丁寧に記載することが大切です。

書類の折り方と封入の順序

請求書と送付状を封筒に入れる際は、まず請求書を三つ折りにしてから封筒に入れてください。送付状は請求書の上に置くように同封します。

封入順序を守ることで、受取人がすぐに送付状と請求書の内容を確認できるようになります。

配達記録や書留の使用について

請求書を送付する際に配達記録や書留を利用すると、送付の証拠を残すことができます。

配達記録は郵便物の配達状況を確認するために便利で、書留は送付物の紛失や盗難のリスクを軽減するのに役立ちます。

このようなサービスを利用すれば、送付先に確実に届いたことを証明できるため、重要な書類には積極的に活用してください。

FAXで送信する場合

請求書と送付状をFAXで送信する場合、以下のポイントに気をつけましょう。

• 送信前の番号確認の重要性
• カバーシートの使用と記載事項
• 機密情報保護の観点から見た注意点

送信前の番号確認の重要性

FAXで請求書や送付状を送信する際は、送信先のFAX番号を事前に確認することが重要です。間違った番号に送信すると、書類が意図しない受取人に届く可能性があります。

送信前に確認作業を行えば、書類が正確に届き、無用なトラブルを防ぐことができます。

カバーシートの使用と記載事項

FAXで請求書や送付状を送信する際には、カバーシートの利用が推奨されます。カバーシートがあることで、受取人は送信された書類の目的や内容を素早く把握できるようになります。

カバーシートには、送信先の企業名や担当者名、送信者の情報、送付する書類の概要を記載するようにしましょう。また、送信日や緊急性の有無を記載すると、より丁寧な印象を与えることができます。

機密情報保護の観点から見た注意点

請求書などの機密情報をFAXで送信する際には、情報保護に注意を払うことが重要です。

送信先のFAX番号が正確であることを確認し、誤送信のリスクを最小限に抑えましょう。送信後は送信状況を確認し、書類が受取人に確実に届いたかどうかを確認してください。

さらに、FAX機のセキュリティー設定を適切に管理し、未承認のアクセスから情報を守るよう心がけましょう。

メールで送信する場合

請求書をメールで送信する場合、以下のポイントに気をつけましょう。

• メールの件名の付け方
• メール本文の書き方
• 添付ファイルの形式と名称の付け方
• セキュリティー対策

メールの件名の付け方

メールで請求書を送信する際には、件名にわかりやすく具体的な内容を記載することが大切です。

例えば、「請求書送付のお知らせ【2024年8月分】」や「2024年8月分の請求書送付について」というように、具体的な期間や送付の目的を明記すると、受取人がメールの内容を一目で把握しやすくなります。

メール本文の書き方

メールで請求書を送信する際は、本文で簡潔に目的を伝えることが求められます。以下のような構成が一般的ですので、参考にしてみてください。

添付ファイルの形式と名称の付け方

添付ファイルの形式と名称に注意を払うのも、メールで請求書を送信する際に気を付けておきたいポイントです。

添付ファイルはPDF形式で送信するのが一般的です。PDFは編集や改ざんが難しく、受取人がファイルの内容を安定して表示できるため、信頼性があります。

ファイルの名称は内容が一目でわかるように具体的かつ簡潔に設定しましょう。例えば、「2024年8月分請求書.pdf」や「請求書_2024年8月.pdf」といった形式が推奨されます。

セキュリティー対策（暗号化やパスワード保護）

メールで請求書を送信する際は、セキュリティーを確保するために暗号化やパスワード保護を利用することが重要です。

暗号化されたファイルにはパスワードが必要で、情報漏えいのリスクを軽減できます。請求書ファイルにはパスワードを設定し、パスワード情報は請求書データとは別のメールで送信するのが望ましいです。

送付状に手書きのメッセージを書き添える場合

送付状はビジネスマナーの一環として、定型的な内容を記載するのが一般的です。

ただし、ある程度関係が築けている担当者には、手書きのメッセージを添えることで、より良い印象を与えることができます。

例えば、「先日は弊社の新商品発表会にお越しいただき、誠にありがとうございました」といった一文を加えることで、相手への気配りが伝わります。

まとめ

請求書の送付状の書き方から注意点まで詳しく解説しました。請求書を送付する際は、ビジネスマナーを守り丁寧な送付状を添えることで、取引先と円滑な関係を維持できます。

一方で、請求書や送付状を印刷し郵送したり、一件ずつメールするのは手間がかかります。さらに、2024年10月1日からは郵便料金が値上げされ、紙の請求書を郵送するコストも大きくなりました。

このような状況下で、請求書業務の効率化とコスト削減を同時に実現する手段として、電子請求書の活用が注目されています。クラウド請求書発行サービスの「Bill One発行」は、メールの一括発送や郵送代行にも対応しているため、これまでの発行方法や形式を変更せずに業務を効率化できます。

クラウド請求書発行サービス「Bill One発行」は、請求書発行から入金消込まで請求業務の課題をワンストップで解決します。

請求書をオンラインで一括発行できるだけでなく請求情報と入金情報をリアルタイムで突合し、入金消込の自動化を実現します。

Bill One発行の特長

• あらゆる請求書をオンラインで一括発行できる
• 入金情報と請求情報をリアルタイムで突合し入金消込業務の自動化ができる
• 入金情報と請求情報の一元管理によりスムーズな債権回収ができる

請求書発行や入金消込業務の工数を削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひBill One発行の導入をご検討ください。