請求書処理の自動化とは？手動業務の課題と解決方法をわかりやすく解説

請求書自動化のメリット

請求書業務を自動化することで、企業は時間、コスト、人的ミスの大幅な削減を実現できます。まずは、それぞれの具体的なメリットを見ていきましょう。

時間の削減

手動での請求書処理には、作成、印刷、封入、送付といった多くのステップが含まれるため時間と労力が必要です。これに対し、請求書業務を自動化すればこれらのプロセスを大幅に効率化できます。

たとえば多くの自動化ツールは複数の請求書を一括で作成・送信できるため、請求書1件あたりの処理時間を大幅に短縮できます。また、自動リマインダー機能が備わっているツールなら、入金確認や督促の作業にかかる時間の削減が可能です。

さらに過去の請求書データや取引先情報を簡単に検索・参照できるため、情報の検索にかかる手間と時間も省けます。

これらの機能により、担当者は請求書処理にかかる時間を大幅に削減して、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。

コスト削減

請求書の手動処理には、人件費、印刷費、郵送費などさまざまなコストが発生します。これらのコストを大幅に削減できるのが、請求書の自動化です。

たとえば請求書の発行、印刷、封入、送付といった作業が自動化されれば、担当者の作業時間が大幅に短縮されて人件費の削減につながります。

また、自動化にともない請求書が電子化されれば、紙の請求書の発行、印刷、封筒への封入、郵送といった物理的な作業が不要になり、紙代、インク代、郵送費などのコストを削減できます。

さらに、クラウド型の請求書業務を自動化するツールを利用すれば、自社でサーバーを構築・運用する必要がないため初期費用やメンテナンス費用を抑えることが可能です。ペーパーレス化により請求書の保管スペースを削減し、固定費削減が期待できます。

ヒューマンエラーの防止

請求書の手動処理では、金額の入力ミス、請求書番号の重複、送付先の誤りなど、人為的なミスが発生するリスクが存在します。

請求書業務を自動化するツールは、これらのヒューマンエラーを防止するのに効果的です。多くのツールでは、必要な情報を一度入力すれば、その後同じ情報を手入力する手間が省けます。結果として入力ミスのリスクを抑えることができます。

また、取引先情報や商品情報をデータベース化して、請求書作成時に自動的に情報を参照・入力できる機能も一般的です。これも、手作業による入力ミスを減らすことに役立ちます。

さらに、請求書業務の自動化ツールと会計システムを連携させれば、請求書データを自動的に会計システムに取り込むことができます。これにより、手作業によるデータ入力のミスを防ぎ、正確な仕訳データの経理処理を行うことが可能です。

請求書処理を自動化する方法4つ

請求書処理の自動化には、請求書を受領する側（受領側）と発行する側（発行側）で異なるアプローチがあります。ここでは具体的な方法を、受領側と発行側に分けてご紹介します。

受領側

請求書を受領する側の企業が自動化を導入する場合、業務を効率化できる2つのステップを紹介します。

電子請求書の受領とRPAの導入

まずは紙の請求書ではなく、電子請求書の受領を推進することが重要です。電子請求書にはPDF形式をはじめ、より高度なデータ連携が可能な電子インボイス（Peppolなど）があります。

• PDF請求書の導入

取引先に依頼し、メールやクラウドストレージ経由でPDF形式の請求書を受け取ります。これにより、紙の請求書の開封、仕分け、スキャンといった作業が不要になります。

• 電子インボイスの導入

Peppolなどの標準規格に準拠した電子インボイスを導入することで、請求書データを直接、自社のシステムに取り込むことができます。EDIを活用している場合は、既存の仕組みを電子インボイスに対応させることも可能です。

Peppolの詳細については、以下の記事をご覧ください。

• RPAの導入

RPAツールを利用することで、メールやクラウドストレージから自動的に請求書をダウンロードし、ファイル名を自動でリネームしたり、特定のフォルダに保存したりする作業を自動化できます。PDF内のテキスト情報を読み取り、会計システムに自動で入力することも可能です。

支払い・記帳の自動化

受領した請求書の情報を基に、支払い処理と会計システムへの記帳も自動化できます。

• 支払い処理の自動化

請求書に記載された支払い期日を自動で認識し、支払いスケジュールを自動作成します。また、インターネットバンキングやファームバンキングと連携して振込処理を自動化します。API連携を利用すれば、ワンクリックで支払い処理を完了させることも可能です。

• 会計システムへの自動記帳

受領した請求書データ（電子インボイスや、RPAで読み取ったPDFデータ）を会計システムに自動で取り込みます。また、勘定科目の自動仕訳ルールを設定しておくことで仕訳作業を大幅に削減できます。たとえば「〇〇株式会社からの請求書は通信費」といったルールを設定できます。

発行側

請求書を発行する側の企業が自動化を導入する場合も、主に2つのステップで業務を効率化できます。

請求書の作成と送付の自動化

まずは、請求書の作成から送付までのプロセスを自動化することで、時間と手間を削減します。

• クラウド請求書発行サービスの利用

多くのクラウドサービスでは請求書テンプレートを利用して、必要事項を入力するだけで簡単に請求書を作成できます。販売管理システムなどと連携し、請求書を自動生成する機能もあります。

• 電子インボイス対応

Peppolなどの標準規格に対応した電子インボイスを発行することで、取引先にデータを直接送信できます。取引先のシステムとAPI連携することで、請求書データのシームレスなやり取りが可能です。電子インボイスに対応していない取引先には、PDF形式やEDIでの送付も可能です。

• RPAを活用した発行作業の自動化

販売管理システムなどから取引データを抽出し、請求書を自動作成します。作成した請求書の送信も自動化できます。

会計処理の自動化

請求書の発行と同時に、会計処理も自動化することでさらなる効率化を実現できます。

• 会計ソフトとの連携

請求書発行データを会計システムに自動で同期します。これにより、売掛金の計上や入金消込などの効率化が可能です。仕訳ルールを事前に設定しておくことで、請求書発行と同時に自動で仕訳が作成され、記帳作業が不要になります。

• 法制度対応の自動化

インボイス制度や電子帳簿保存法に対応するツールを利用することで、法令に準拠した請求書の発行・保存が可能です。税率計算や消費税申告に必要なデータの集計も自動化できます。

インボイス制度と電子帳簿保存法の詳細については、こちらの記事をご覧ください。

請求書処理の自動化を導入する手順

請求書処理の自動化をスムーズに進めるためには、事前の準備と計画が重要です。具体的な導入手順を3つのステップで解説します。

現状の課題を洗い出す

請求書処理の自動化を成功させるためには、まず、現状の請求書処理業務における課題を明確にすることが重要です。具体的な課題を把握することで、自動化によって何を解決したいのか、どのような効果を期待するのかが明確になり、適切なツール選びや導入計画の策定につながります。

たとえば、以下のような点をチェックリストとして活用して、詳細に分析してみましょう。

• 請求書の処理件数：月間、年間で請求書を処理している件数
• 処理時間：請求書1件あたりに掛かっている時間
• 担当者：請求書処理に携わっている担当者と人数
• コスト：請求書処理に掛かっている費用
• ミス：請求書処理に入力ミス、計算ミス、送付ミスの発生件数
• 保管：請求書の保管方法や検索性のしやすさ
• 承認フロー：請求書が承認されるまでの経路

これらの課題を具体的に洗い出すことで、自動化の必要性や導入効果をより明確に認識することができます。

適切なツールを選定する

現状の課題を洗い出した後は、その課題を解決できる適切な請求書管理ツールを選定します。ツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

• 機能：自社の課題を解決できる機能が備わっているか
• 価格：初期費用や月額利用料など、料金体系が自社の予算に合っているか
• セキュリティー：セキュリティー対策がしっかりしているか
• 使いやすさ：操作が直感的であるか、マニュアルやサポートは十分に整備されているか

自社に合ったツールを見つけるためには、複数のツールを比較検討することが重要です。無料トライアルやデモを利用して、実際に操作してみることをおすすめします。

また、ツールの導入事例や口コミを参考にして、自社と似たような課題を抱える企業がどのようにツールを活用しているかを確認するのも有効です。

導入後の準備と運用

ツールを選定し、導入が決定したら、スムーズな運用開始に向けて準備を進めます。

運用開始に向けた準備は以下の通りです。

システム設定

初期設定（会社情報、取引先情報、勘定科目など）を行います。既存のシステム（会計ソフトなど）との連携設定や、必要に応じて承認フローや権限の設定を行います。

社員への周知とトレーニング

自動化の目的、メリット、具体的な操作方法などを社員に説明します。具体的には説明会や研修を実施するのが効果的です。マニュアルやFAQも作成し、疑問点をすぐに解決できるようにします。

運用体制の構築

ツールの運用担当者を決め、責任範囲を明確にします。トラブル発生時の対応フローを定めるほか、定期的なデータバックアップやメンテナンスの計画を立てます。

取引先への連絡

請求書の送付方法が変更になることを取引先に連絡するとともに、電子請求書への切り替えに協力してもらうよう依頼します。

運用開始後も、定期的に効果測定を行い、改善点があればツールや運用方法を見直すことが重要です。

請求書業務の効率化を成功させるポイント

請求書処理の自動化による効果を最大化するためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、成功に導くための2つのポイントをご紹介します。

業務フローを可視化する

請求書業務の自動化を検討する際には、まず、現在の業務フローを可視化することが重要です。請求書の受領から支払い、保管までの一連の流れについて、誰が、いつ、どのような作業を行っているのかを詳細に書き出してみましょう。

フローチャートや業務プロセス図などを作成すると、全体の流れが把握しやすくなります。可視化することで無駄な作業や重複している作業、ボトルネックになっている部分が明確になり、自動化すべき箇所を特定できます。たとえば「承認に時間がかかっている」「特定の担当者に業務が集中している」といった課題が見つかるかもしれません。

自動化ツールを導入する際には、可視化された業務フローを基に、どの部分を自動化すれば最も効果が高いかを検討しましょう。

社内の合意形成を行う

請求書業務の自動化は、経理部門だけでなく、営業部門や購買部門など、多くの部署に関わる可能性があります。そのため自動化の導入にあたっては、関係部署の理解と協力を得ることが不可欠です。

自動化の目的やメリット（時間短縮、コスト削減、ミス防止など）を具体的に説明し、関係者全員が共通の認識を持てるようにしましょう。また、自動化によって業務がどのように変化するのか、新しいツールをどのように活用するのかについて、具体的なイメージを共有することが重要です。

関係者に懸念点や疑問点があれば丁寧に説明し、不安を解消するよう努めましょう。関係者全員が納得した上で導入を進めることで、スムーズな移行と定着が期待できます。

まとめ

請求書業務を自動化するには、時間削減、コスト削減、ヒューマンエラー防止という3つのメリットがあります。自動化を成功させるには、まず現状の課題を把握し、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。さらに、業務フローを可視化し、社内での合意形成を図ることで、スムーズな導入が可能になります。

請求書処理の自動化は企業の生産性向上に大きく貢献します。ぜひ自社の請求書業務を見直し、自動化の可能性を検討してみてください。最適なツールを導入することで、業務効率化を実現しましょう。

「Bill One」は、請求書の受領・発行、経費精算などの経理業務を効率化できるサービスです。

請求書受領業務では、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。

債権管理業務では、請求書の発行から入金消込まで、請求業務を自動化し、全社で債権の状況を把握できます。

Bill One請求書受領の特長

• 紙や電子などあらゆる形式の請求書をオンラインで受領し、99.9%の精度*で正確にデータ化する
• 受領した請求書データを一元管理できる
• インボイス（適格請求書）の要件を満たしているかを自動チェック
• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

*Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

Bill One債権管理の特長

• 請求先ごとに固有のバーチャル口座を振込先として請求書を作成・発行
• 名義不一致や複数の請求分を一括した合算入金も自動で消込処理
• 現在利用中の基幹システムとも柔軟に連携可能
• 発行済みの請求書と入金状況をリアルタイムに一覧表示・管理可能
• 請求書の作成・発行から入金消込、社内での照会・共有までをBill One上で完結

Bill Oneは経理業務にかかる工数を削減・効率化し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひ導入をご検討ください。