請求書とは？記載項目や送り方、注意点までわかりやすく解説

請求書とは

請求書とはそもそもどういったものなのでしょうか。ここでは、請求書の目的・役割と、必要性について解説します。

取引先に対して対価を請求するための書類

請求書とは、取引先に提供したサービスや商品の対価を請求するために提示する書類です。自社と取引先との間で生じた報酬を文書で明確にし、指定期日までに支払ってもらうことを目的として発行します。

請求書の形式には法律上の規定はなく、Excelや請求書作成ソフト、手書きなど企業ごとの形式で作成されることが一般的です。正しく報酬を受け取るために記載すべき必須事項があるため、取引先と良好な関係を築けるよう、ビジネスマナーに則った方法で作成することが重要です。

請求書はなぜ必要か

請求書の発行は、法的に義務付けられているものではないものの、取引先との取引の明確化や、支払いの追跡のために発行されます。

また、請求書は税務申告や経理上の記録にも利用されることがあります。請求書があることでキャッシュフローを把握しやすくなり、入金確認の漏れなども防止できます。

このように、取引先とのトラブル回避や経理業務の効率化にも役立つため、法的な義務はなくとも、取引発生の際には請求書を発行したほうが良いといえます。

請求書と似た書類との違い

業務上発生する書類として、請求書のほかに「見積書・納品書・領収書」などの書類があります。それぞれどのような書類なのか確認していきましょう。

見積書

見積書とは、提供する商品やサービスの金額・数量、取引のプロセスや期間などを、契約前に相手先に提示するための書類です。受け取った側は、見積書の内容を確認し、発注するかどうかの判断や、価格交渉のために活用します。

対して請求書は、取引が完了した後に、実際に生じた費用やサービスに対する対価を請求することや、経理処理のための書類です。見積書と請求書は、発行のタイミングが異なります。

納品書

納品書は、商品やサービスを実際に納品したことを確認するための書類であり、取引先に対して納品が行われたことを通知する目的で発行されるものです。取引先は、納品書を元に商品やサービスが正しく納品されているかを確認します。

一方、請求書は商品やサービスなどの取引の対価を請求する文書であり、取引先に対して、納品書に基づき支払いを求めるために利用されます。

納品書と請求書を両方発行することで、販売またはサービスの提供が完了したかどうかを容易に確認できます。

領収書

領収書は、商品やサービスの提供の対価として支払いを受けたことを証明する書類です。支払った金額や支払いの内容を記載する必要がありますが、支払期日や振込先の記載は必須ではありません。

領収書は二重請求の防止や、税務申告時の証憑書類としても利用できます。証憑書類とは、取引内容の真実性を証明する書類です。

一方、請求書は商品やサービスの提供に対する代金の支払いを請求する書類であり、支払い期日や振込先などの情報も記載されています。

請求書の記載項目

請求書の形式には法律上の規定はないものの、請求内容を正しく提示するための記載項目があります。

ここでは、請求書の記載項目について解説していきます。支払い上のトラブルを回避するためにも押さえておきましょう。

1. 請求書発行側の氏名・法人名
2. 発行年月日
3. 取り引き内容（名目・品目）
4. 請求金額
5. 交付を受ける事業者名
6. 請求書番号
7. 振込先
8. 振込期限
9. そのほか：適格請求書（インボイス）に必要な項目

１.請求書発行側の氏名・法人名

請求書には、請求書を発行した「売り手側」の法人名や個人事業主氏名を記載することが必須です。自社名や部署名、担当者名、連絡先などを記載します。

住所や電話番号などの記載は任意であり、会社や個人の運営形態や取引先の要求に応じて、記載の有無を決定します。

２.発行年月日

請求書の発行年月日は、一般的に請求書の上部右上に記載します。なお、発行年月日は請求書を作成した日付ではなく、取引先の会計締め日に合わせて設定されることが一般的です。相手先の経理処理に関係するため、事前に確認すると良いでしょう。

また、管理しやすいように請求書番号を発行年月日と並べて記載するケースもあります。

請求書の発行日は、和暦と西暦のどちらで記載しても問題ありませんが、過去の文書の形式に合わせることや、同一文書内で統一することが好ましいです。

３.取り引き内容（名目・品目）

取引内容は、誰が見てもわかるように請求書に具体的に記載することが大切です。商品名や製品名、単価、数量などを詳細に記載することで、受取側が支払い内容を正確に理解できます。

なお、飲食料品や新聞などの「軽減税率が適用される品目」がある場合は、その旨も記載しなければなりません。

取り引き内容の名目・品名が多くなると、請求書の作成に時間や労力がかかることがあります。その場合は、数量の代わりに「一式」と表記することで、請求書の作成を簡略化することが可能です。

■記載例

• お茶（ペットボトル）：2ケース（※軽減税率）
• 除菌シート：3ケース

４.請求金額

請求金額には、小計の合計額に消費税を加算した金額を記載します。適格請求書を発行する場合は、税率ごとに合計した取引金額を記載する必要があります。

請求金額を記載する際は、以下の点に注意しましょう。

• 金額の単位は、「円」か「￥」のいずれを使用しても問題ない
• 見やすくわかりやすいように、金額の3桁ごとにカンマ（，）を入れる
• 小計は税抜きで記載し、消費税と合わせた額を「合計」として記載する
• 内税（消費税込）か外税（消費税別）かを明記する
• 前回請求金額や入金額、繰越金額、今回の請求金額、合計請求金額など関連する金額がある場合は、必要に応じて分けて記載する
• 前回請求金額や入金額、繰越金額などを記載する場合は、それぞれを適切な箇所に記入し請求金額とは明確に区別する

■記載例

ご請求金額　￥100,000
（8％対象：￥20,000　10％対象：￥80,000）

５.交付を受ける事業者名

請求書の宛名には、受取側の事業所名や氏名・屋号を記載します。相手先の事業所名や氏名には敬称を付けることが一般的で、会社や部署の場合は「御中」、個人の場合は「様」を使用します。

ただし、宛名に「御中」と「様」を併用するのはビジネスマナーに反します。例えば、以下の例を見てみましょう。

• 誤りの例　　：「〇〇株式会社 営業部　御中　△△様」　
• 適している例：「〇〇株式会社 営業部　△△様」

会社名や担当者名は、ほかの文字より大きく記載することで識別しやすくなります。

■記載例

＜法人宛の場合＞
・〇〇株式会社 御中
・株式会社〇〇 〇〇部 △△様

＜個人宛の場合＞
・△△様

６.請求書番号

請求書番号は、請求書の発行者が、自社内で管理するためや取引先と内容を確認するために付与する番号です。一般的には、日付と順番を組み合わせる方法や会計年度と連番を使用する方法などで付与します。

なお、請求書番号は必須の項目ではなく、また、番号の付与方法は企業ごとに異なります。主に社内で利用する番号なため、付与方法を統一すると業務の効率化が図れるでしょう。

７.振込先

請求書には、振込先の口座情報を記載します。一般的に必要な情報は以下の通りです。

• 銀行名（銀行コード）
• 支店名（支店コード）
• 預金種別
• 口座番号
• 口座名義

銀行名と支店名には、銀行コードと支店コードも併記しておきましょう。預金種別は「普通口座」または「当座口座」のいずれかです。口座名義はカタカナで記載します。

■記載例

○○銀行（銀行コード）　△△支店（支店コード）
普通口座　#＃＃＃＃＃＃
口座名義　＠＠＠＠＠＠

８.振込期限

請求書には、支払期限日も忘れずに記載しましょう。支払期限は、取引先に対して支払いを行う期日を明確に示すため、取引の円滑な進行や未払いや支払遅れなどのトラブルの防止に役立ちます。

具体的な期日については、契約時などに取引先との合意のもと取り決めを行う方法が一般的です。支払期限が年末年始や大型連休など金融機関の休業期間となる場合には、その前後で期限を調整しましょう。

■記載例

お支払期限：2024年6月30日

９.そのほか：適格請求書（インボイス）に必要な項目

そのほかの項目として、適格請求書（インボイス）に必要な内容を記載する必要があります。適格請求書（インボイス）とは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額などを伝えるための情報を記載した書類であり、請求書や納品書などが該当します。

適格請求書は、「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」に基づいて作成する必要があり、対応することで、課税事業者が発行したインボイスに記載された税額のみを仕入税額控除の対象として適用できます。

適格請求書に必要な記載項目と主な内容は、以下の通りです。

【登録番号】

納税地を所轄する税務署長から事業者に通知される番号で、「T（ローマ字）+13桁の数字」で表されます。

【軽減税率対象であることの記載】

軽減税率制度が適用される取引に「※」などを記載し、注釈に「※」が軽減税率制度の対象商品であることを記します。

【税率区分ごとに合計した税抜、または税込対価の額・適用税率】

税率区分ごとに合計した金額を税抜または税込価格で記載し、適用税率（8％、10％）も記します。

【税率区分ごとの消費税額等】

消費税額も税率区分ごとに記載します。

請求書作成の際に準備するもの

請求書の作成の際には、次の3つを準備することでスムーズに作成できます。なお、請求書には収入印紙の貼付は不要とされています。

【請求書のフォーマット】

フォーマットを準備しておくと、請求書を効率的に作成できます。請求書を作成するたびに新たに作成する手間や時間が省け、入力ミスも防げます。

【印鑑】

請求書に印鑑を押すことは法的に義務付けられていませんが、偽造の防止や自社発行の証明として押印されることが一般的です。法人は角印を、個人は印鑑を使用します。

【ロゴデータ（電子請求書の場合）】

電子請求書では、ロゴデータを添付することが可能です。ロゴデータを掲載することで、自社のロゴの認知を高める効果が期待でき、請求書の偽造防止にも役立ちます。

請求書発行の業務フロー

請求書発行業務のフローは、以下の通りです。

1. 請求方法の決定
2. 支払いサイトの確認
3. 請求書の作成・発行
4. 請求書の承認
5. 請求書の送付

それぞれについて解説しましょう。

１.請求方法を決定する

請求方法には、「締め請求」と「都度請求」の2つのパターンがあります。締め請求とは、月末などのあらかじめ決めた時期にまとめて請求する方法です。一方、都度請求は、取引ごとに請求を行う方法です。

通常、自社のルールに基づいて請求を行いますが、時には取引先のリクエストに応じて請求方法を変更することもあります。

締め請求

締め請求は、取引先と事前に決めた締め日に基づいて、一定期間内の取引をまとめて請求する方法です。この方法は「掛売り」や「与信取引」とも呼ばれ、主に毎月取引がある企業や信頼性の高い取引先に対して行われます。

都度請求

都度請求は、取引が発生するたびに請求書を発行する方法です。締め請求では請求金額が締め日まで確定しませんが、都度請求では売上の時点で請求金額が確定します。この方法は、新規取引先や単発の取引に対して一般的に用いられます。

２.支払いサイトを確認する

支払いサイトとは、締め日から実際に支払いが行われるまでの期間を指します。

例えば、末締めで翌月末払いの場合、月末に締めて請求書を発行し、実際の支払いは翌月末となります。これは、請求書発行日から30日後に支払いが行われることを意味し、「30日サイト」と呼ばれます。

未払いなどのトラブルを避けるためには、取引が決まった時点で契約書などに支払いサイトを明記し、必ず確認することが重要です。

３.請求書を作成する

請求金額が確定したら、請求書の作成を進めます。

締め日を迎えたら、できるだけ迅速に請求書を作成することが重要です。

４.請求書を承認する

請求書を取引先に送付する前には、社内での承認が必要となります。

担当者の不在や確認の漏れなどで承認プロセスが遅れ、請求業務に時間がかかることに悩む企業も少なくありません。

５.請求書を送付する

請求書の承認が完了したら、取引先に送付します。送付方法は郵送またはメールのどちらかが一般的です。誤送付を防ぐためには、請求書の内容や宛先の再確認が重要です。

郵送で請求書を送る場合は、印刷後に封筒に宛名ラベルや切手を貼り、封入する作業があります。取引先が多い場合、これらの作業は非常に複雑で手間がかかります。

請求書の送り方

紙で作成した請求書と電子請求書とでは、送付方法が異なります。ビジネスマナーに即した送付方法について、それぞれ解説します。

紙の請求書を郵送する場合

紙に印刷した請求書は、通常郵送で送付します。紙の請求書には、送付日や宛先、差出人情報、挨拶文などを記載した「添え状」を同封することが一般的です。

請求書の送付時には以下のポイントに留意しましょう。

【請求書の折り方】

請求書を三つ折りにする場合は、記入面が内側になるように折ります。開封時に、「請求書」と記載された部分が最上部に来るよう調整します。

【用紙と封筒のサイズ】

一般的に、請求書の用紙はA4サイズを使用し、長形3号の封筒が適しています。封筒には所定の位置に「請求書在中」と記載しましょう。

【送付方法】

請求書は信書便制度上、「信書」に該当し、メール便や宅配便で送付することが法律で禁じられているため、普通郵便で送付します。

電子請求書を送付する場合

電子請求書は、メールやインターネットを介して送付する「電子データ化した請求書」です。送付方法として、PDF化した請求書をメールに添付して送付する方法や、ファイル共有システムなどにアップして共有する方法があります。

企業によっては紙の請求書が必要になる場合もあるため、事前に取引先に確認すると良いでしょう。

請求書受領業務のフロー

取引先から請求書の受け取り方は、紙の請求書の場合と電子請求書の場合があります。それぞれの対応方法について解説します。

紙の請求書を受け取る場合

紙の請求書を受け取った場合には、次の2つの対応方法があります。

• 紙のまま保管する
• スキャンして電子データとして保存する

紙のまま保管する方法は、会計処理が終了した後に書類をファイリングして保管するもので、多くの企業が日常的に実践している手法です。

一方、スキャンして電子データとして保存する方法では、複合機などで読み取ったデータをシステムにアップロードして保管します。電子化を容易にするために、専用のシステムを導入する企業も増えています。

電子請求書を受け取る場合

電子データで請求書を受け取った場合、そのままシステムにアップロードして保存します。

以前は、電子データを紙に出力して保管することが認められていましたが、2024年1月からは電子データを紙で出力して保存することはできなくなったため、注意が必要です。

請求業務での課題

企業が抱える請求業務の課題について、よくある課題を4つ紹介します。

1. 請求業務が多岐にわたり手間がかかる
2. 人為的なミスが発生しやすい
3. 請求書を保管する場所が必要になる
4. 未回収金のリスクがある

１.請求業務が多岐にわたり手間がかかる

請求業務は多岐にわたる上に、手作業で行う部分がある場合、さらに手間がかかります。しかも、これらの業務は毎月確実に行う必要があり、月末などの特定のタイミングに業務が集中しやすいという課題もあります。

トラブル対応や未回収の催促などが重なると、請求業務にかかる工数は増える一方となってしまいます。

２.人為的なミスが発生しやすい

請求金額の計算や宛先の記入を手作業で行っている場合、ミスが発生するリスクが高まります。金銭に関するミスは、取引先との信用問題に直結する問題です。

担当者は毎月のようにミスが許されないプレッシャーを背負うことになり、精神的負担も大きくなります。

３.請求書を保管する場所が必要になる

請求書は法律で定められた期間中、保管する義務があります。この際の問題として、書類保管のためのスペース確保が挙げられます。顧客が増えるほど保管スペースも必要となり、その分コストも無視できない負担となります。

さらに、要求された請求書をすぐに提出できるよう整理しておく必要があり、紙の請求書だと見つけ出すまでに時間がかかることも課題です。

４.未回収金のリスクがある

請求業務には常に未回収金のリスクが伴います。未回収金が発生することで考えられる問題は以下の通りです。

• 催促などの対応にかかるコストが発生する
• 督促業務による担当者の心理的負担が増大する
• キャッシュフローが悪化する可能性がある

特に企業間取引においては、未回収を防ぐために取引前の与信審査を十分に行うことが重要です。

請求書を作成する際の注意点・ポイント

請求書を作成する際には、注意点もあります。ここでは、請求書作成時に気を付けたいことや作成上のポイントについて解説します。

送付前のチェックを徹底する

請求書を送付する前に、記載内容を丁寧にチェックすることを徹底しましょう。記載事項に誤りがあると、取引先とトラブルに発展する恐れがあるため、金額や振込先情報など重要な項目には、特に注意を払う必要があります。

送付前に請求書をチェックする体制を整え、万が一誤りが発生した場合の対応についても、社内で周知徹底することが大切です。

迅速に発行・送付する

請求書は、原則として商品やサービスを納品した際に発行し送付するものです。1回のみの取引の場合はその都度発行しますが、継続的な取引がある場合は1カ月分をまとめて発行する方法が一般的です。

請求書の発行や送付が遅れると、クレームの原因となる可能性があるため、迅速な対応が求められます。効率的な請求書の処理フローを整備し、適切なタイミングでの発行と送付を心がけましょう。

電子帳簿保存法について押さえておく

電子帳簿保存法は受領した請求書を含む帳簿や書類の電子的な保管方法に関する法律ですが、請求書発行側も押さえておきたいポイントがあります。

電子帳簿保存法の改正により、電子請求書やそのほかの電子取引データの保存について、電子保存が義務付けられました。電子帳簿保存法とは、税務関連の帳簿書類のデータ保存を可能にする法律であり、この法律に基づくさまざまな制度を活用することで、経理業務のデジタル化が実現できます。

電子帳簿保存法の要件を満たすためのポイントは、以下の通りです。

【完全性の確保】

電子データが改ざんされていないことを保証する必要があります。

【保存期間の遵守】

電子帳簿保存法に基づき、特定の期間（原則として7年間）電子データを保存する必要があります。

【データの検索性と提出性の確保】

電子データが容易に検索でき、必要な場合に税務署などの監査機関に提出できるよう体制を整える必要があります。

なお、請求書を発行する会社側の対応としては、以下のようなことがあげられます。

• 請求書の送付方法（電子データで送付または紙で送付）や保存方法について、取引先とあらかじめ合意を得ておく
• 発行する請求書の保存方法（電子データまたはスキャン）について決めておく
• 請求書の発行や保存に関する社内ルールを決める。上記ルールを遂行できるルールを策定し運用する
• 電子帳簿保存法に適合したシステムの導入を検討する

電子帳簿保存法への対応は、企業が法令を遵守し経理業務を効率化するうえで重要です。適切な対応を行うことで法的なリスクを回避し、取引先との信頼性の構築にもつながるでしょう。

まとめ

請求書は、提供した商品やサービスの対価を請求するための大切な書類です。請求金額や支払期限など、正確な内容のものを適切なタイミングで送付することが、取引先との信頼関係の構築につながります。

しかし、従来のように紙で請求書を作成・送付するには手間とコストがかかり、受け取る側としても、処理や管理が煩雑になる恐れがあります。さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法的要件への対応によって、送付側と受領側の両者にとっての業務負担が大きくなりかねません。

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