検収書と請求書の違いを解説 | 発行の流れや納品書との違い、効率化の方法も紹介

検収書と請求書の違いとは？

検収書と請求書は、どちらも取引において重要な書類ですが、その目的や発行者が異なります。まずは、それぞれの基本的な役割と、混同しやすい納品書や受領書との関係性を整理します。

検収書・請求書の発行者と目的

検収書は、商品やサービスを受け取った「発注者」が発行する書類です。納品された内容を検査し、種類、数量、品質などに問題がないことを確認・証明する目的があります。

一方、請求書は、商品やサービスを提供した「受注者」が発行する書類です。検収が完了したことを受けて、発注者に対して代金の支払いを依頼するために用いられます。

したがって、取引の一般的な流れとしては、まず発注者による「検収書の発行」があり、その後に受注者による「請求書の発行」が行われます。

納品書や受領書との関係

検収書と混同されやすい書類には、納品書や受領書があります。業務の流れとそれぞれの書類の関係は次章で紹介しますが、ここでは書類ごとの役割の違いについて説明します。

まず、納品書は受注者が「商品やサービスを納品したこと」を伝える書類です。納品内容の明細（品名、数量、単価など）が記載され、発注者が納品内容を確認する際の基礎資料となります。

そして、受領書は発注者が「商品やサービスを受け取った事実」を証明する書類です。商品の受領時点で発行されますが、この段階ではまだ商品の内容確認は完了していません。あくまで、物理的に商品を受け取ったことの証明です。

受領書と検収書はどちらも発注者が発行しますが、受領書は「受け取ったこと」を、検収書は「中身を確認し問題がなかったこと」を証明する点が異なります。

検収書・請求書・納品書・受領書の違い

取引の流れと請求書・検収書の発行タイミング

企業間取引では、納品から支払いまでの各段階で適切な書類を発行することが求められます。ここでは、一般的な取引の流れを5つのステップで解説します。

ステップ１.受注者が商品を納品する

取引の起点となるのが、受注者による商品やサービスの納品です。受注者は発注内容に基づいて商品を準備し、指定された場所と日時に納品を行います。

この際、納品内容の明細として「納品書」が発行されるのが一般的です。納品書には、品名、数量、単価、合計金額などの詳細情報が記載されます。納品書に記載する日付は、受注者が商品を納めた「納品日」です。

ステップ２.受領者が商品を受領する

納品を受けた発注者は、「受領書」を発行します。受領書に記載する日付は、発注者が商品を受け取った「受領日」です。納品と受領にタイムラグがなければ、納品日と受領日は同じ日付になります。

ステップ３.発注者が内容を検収する

商品を受け取った発注者は、次に「検収」作業を行います。検収とは、納品された商品の種類、数量、品質などが発注内容と一致しているかを詳細に確認する作業です。単に商品を受け取るだけでなく、契約内容との整合性を確認する重要なプロセスとなります。

検収作業で問題がなければ、検収が完了した証明として「検収書」を発行します。検収書に記載する日付は、検収作業が完了した「検収日」です。

ちなみに、納品日と検収日は必ずしも同じ日にはなりません。商品の内容確認に時間がかかる場合は、数日から数週間の差が生じることもあります。

ステップ４.受注者が代金を請求する

受注者は、発注者から検収書を受け取る、または検収完了の連絡を受けた後、次のステップとして代金の請求を行います。

この際に発行されるのが「請求書」です。請求書には、提供した商品やサービスの明細、金額、支払い期限、振込先などの情報が記載されます。

請求書に記載する日付は、請求書を発行した「請求日」です。検収日から請求日までの期間は、取引条件や企業間の取り決めによって異なります。

ステップ５.発注者が代金を支払う

請求書を受け取った発注者は、検収書と請求書を比較して金額、数量、品目などに相違がないかを照合し、問題がなければ支払い手続きに進みます。

支払いは、請求書に記載された支払期限までに指定された方法で行われ、一連の取引が完了します。

検収書と請求書の正しい書き方

検収書や請求書は、取引の証拠となる重要な書類です。記載漏れや不備があると、後のトラブルや支払い遅延の原因にもなりかねません。ここでは、それぞれの書類に記載すべき項目について解説します。

検収書の必須記載項目

検収書には、法律で定められた厳密なフォーマットはありません。しかし、取引内容を明確にし、検収の事実を証明する書類として機能させるために、一般的に以下の項目が記載されます。

請求書の必須記載項目

請求書も検収書と同様に法定のフォーマットはありませんが、2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応する場合、以下の項目を記載する必要があります。

インボイス制度に対応する請求書の作成ルールについては、以下の記事もお読みください。

検収書と請求書に押印は必要？

検収書や請求書への押印は、法律上の義務ではありません。押印がなくても、書類の効力は法的に認められます。

しかし、日本の商習慣においては、書類の信頼性や真正性を高めるために押印が広く行われています。特に検収書は、発注者が内容を承認したことを示す重要な書類であるため、角印や担当者印が押されることが一般的です。

押印が必要かどうかについては、取引先との事前の取り決めや社内ルールを確認し、それに従うのがよいでしょう。

検収書と請求書の法的な取り扱い

検収書と請求書は、取引の証拠となるだけでなく、会計処理や税法上においても重要な意味を持ちます。ここでは、これらの書類の法的な位置づけについて解説します。

検収書は売上計上の基準になる

会計上、売り上げをいつ計上するかという基準（売上計上基準）には、いくつかの考え方があります。その代表的なものが「出荷基準」「納品基準」「検収基準」です。

• 出荷基準：商品を出荷した時点で売り上げを計上する
• 納品基準：商品が相手先に納品された時点で売り上げを計上する
• 検収基準：相手先が納品物を検収し、完了した時点で売り上げを計上する

どの基準を採用するかは企業によって異なりますが、特にシステム開発やコンサルティングなど、納品物の内容確認に時間がかかる取引では、「検収基準」が多く採用されています。

この場合、発注者が発行する「検収書」に記載された「検収日」が、受注者にとっての売上計上日となります。

検収書と請求書に印紙税は不要

印紙税は、印紙税法で定められた「課税文書」に対して課される税金です。課税文書には、不動産売買契約書や請負に関する契約書、金銭の受取書（領収書）などが該当します。

一方、検収書や請求書は印紙税法上の課税文書にはあたらないため、これらの書類に収入印紙を貼付する必要はありません。ただし、請求書が領収書を兼ねている場合（「代済」や「相殺」など、金銭の受領事実が記載されている場合）は、その金額に応じて印紙税が課税される可能性があるため注意が必要です。

なお、これらの書類が電子データ（電磁的記録）で発行される場合は課税文書に当たらないため、印紙税は課税されません。

参照：国税庁｜「印紙税の手引」

参照：国税庁｜「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」

検収書と請求書の保存期間

検収書や請求書は、取引の事実を証明する「証憑書類」に該当します。これらの書類は、法人税法や所得税法、電子帳簿保存法などによって、一定期間の保存が義務付けられています。

法人の場合、保存期間は原則として、その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間です。もし青色申告法人で欠損金（赤字）が生じた事業年度がある場合は、10年間となります。個人の場合（所得税）は、青色申告・白色申告を問わず、原則として5年間の保存が義務付けられています。

請求書の保存期間についての詳細は、以下の記事をお読みください。

検収書・請求書を効率化する方法

毎月の検収作業や請求書の発行・受領業務は、担当者にとって大きな負担となることがあります。ここでは、これらの業務を効率化するための方法について紹介します。

検収書を請求書の代わりとして扱うケース

大量の取引や継続的な取引を行う企業間では、発注者と受注者双方の書類のやりとりを減らすために、検収書を請求書の代わりとして扱うケースがあります。これは主に業務効率化を目的とした取り組みです。

この方法を採用する場合、あらかじめ双方の合意が必要となります。契約書や覚書などで、検収書をもって請求書とみなすことを明文化しておくことが大切です。

ただし、インボイス制度の対象となる事業者の場合、検収書の記載内容がインボイス制度の必要記載項目を満たす必要があります。登録番号や税率ごとの区分など、適格請求書として必要な情報をすべて検収書に記載しなければならないため、書類の簡素化という観点では必ずしも効率化につながらない場合もあります。

電子化により検収書・請求書を効率化する

業務効率化を本格的に進めるのであれば、検収書の発行や請求書の受領を電子化することが有効です。紙の書類をデータ化することで、保管スペースの削減、検索性の向上、承認プロセスの迅速化などのメリットが得られます。

電子データで書類をやりとりする場合は、タイムスタンプの付与、改ざん防止措置、検索機能の確保など、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法への対応についての詳細は、以下の記事をお読みください。

なお、近年では、検収書と請求書を自動で照合できるツールも登場しています。AIやOCR技術を活用することで、書類の内容を自動で読み取り、金額や数量の不一致を検出することが可能です。これにより、人為的ミスの削減や業務時間の短縮が可能になります。

参照：Sansan株式会社｜「Bill Oneが「発注データ照合オプション」を提供開始 発注内容と請求情報の照合作業を効率化～アナログな照合作業をデジタル化し、月次決算を加速〜」

まとめ

本記事では、検収書と請求書の違い、発行のタイミング、法的な取り扱い、そして業務効率化の方法について解説しました。

検収書と請求書は、企業間取引において異なる役割を持つ重要な書類として、それぞれ適切なタイミングで発行されます。また、これらの書類は法的にも重要な位置づけを持ち、適切な保存期間を守ることが求められます。

こうした業務を効率化する上で有効なのが、検収書と請求書の電子化です。特に「Bill One」のような専門的なツールを活用することで、請求書の受領から支払い、請求書の発行から入金消込までといった一連のプロセスをデジタル化し、業務の自動化や効率化が可能になります。

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