法人カードを社員用に発行するメリットとは？選定のポイントや注意点、活用例を解説

法人カードを社員用に発行する5つのメリット

社員用の法人カードを導入することで、企業の経費管理を大幅に効率化できます。ここでは特に注目すべき5つのメリットを紹介します。

1. 経費精算業務の効率化
2. 経費管理の透明化
3. キャッシュフローの改善
4. 社員の負担軽減
5. その他の付帯サービス

経費精算業務の効率化

社員用の法人カードは、経費精算の業務フローを大幅に効率化します。

従来の立替払い方式では、社員が自分のお金を使って経費を支払い、後日精算するというプロセスが必要です。これにより、経費精算書の作成や領収書の提出、経理担当者による確認、振込処理など、多くの手間が発生していました。

法人カードを導入すれば社員による立替払いが不要となります。カード利用分は法人口座から直接引き落とされるため、手間のかかる精算プロセスの大幅な削減が可能です。

さらに多くの法人カードは、経費精算システムと連携してカードの利用データを自動的に取り込むことができます。これにより経理担当者の業務負担が軽減されるだけでなく、入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。

経費管理の透明化

法人カードの導入により、企業の経費管理の透明性も向上します。

すべての取引が法人カードの利用明細に記録されるため、誰がいつ、どこで、何に、いくら使ったのかを正確に把握することが可能です。これにより、不適切な経費使用や潜在的な不正を早期に発見できます。

利用明細を記録すると、経費の使用傾向を分析し、無駄な支出を特定・削減できます。経費データを一元管理することで、部門ごとの予算管理や経費分析も容易になり、より戦略的な経費の最適化が実現できるでしょう。

キャッシュフローの改善

法人カードを活用することで、企業のキャッシュフロー管理が改善します。

一般的な法人カードは、月末に締め切り、翌月末に支払いが発生するというサイクルです。支払いが実際の支出よりも後になることで、その間のキャッシュを有効活用できます。出張費や大型の備品購入といった大きな支出が発生した場合でも、支払いまで猶予期間があることで資金繰りに余裕が生まれるでしょう。

また、利用状況をリアルタイムで把握できれば、支出の現状を正確に確認できます。これにより、キャッシュフロー予測の精度も高まります。これにより手元資金の管理が容易になり、余剰資金を運用に回すなど、より効率的な資金活用が実現できるでしょう。

社員の負担軽減

社員用の法人カードは、社員の金銭的・精神的な負担を大きく軽減します。

従来の立替払い方式では、社員は自分の財布から一時的に経費を支払い、後日精算されるまで待つ必要がありました。法人カードを導入することで、社員はこうした経済的負担から解放されます。

加えて、経費精算の手続きに伴う書類作成や領収書管理の手間も大幅に削減され、本来の業務に集中できる環境が整います。これは社員の満足度やモチベーション向上にもつながり、生産性の向上や優秀な人材の定着にも貢献するでしょう。

その他の付帯サービス

さまざまな付帯サービスを活用できることも、法人カードのメリットです。

たとえばポイント還元制度付きのカードなら、貯まったポイントを備品購入や経費精算に充てられます。出張が多い社員であれば、空港ラウンジの無料利用や海外・国内旅行保険の自動付帯が便利です。さらに、経営・法務・税務を無料で相談できるビジネスサポート付きのカードもあります。

こうした付帯サービスを上手に活用することは、経費削減だけでなく、社員の働きやすさや業務効率の向上にもつながります。

法人カードを社員用に発行する際の注意点

社員用の法人カードを導入する際には、導入前に知っておくべき注意点があります。ここでは、特に3つのポイントについて説明していきます。

個人カードよりも審査が厳しい

法人カードの審査は、個人カードの場合よりも厳しく行われるのが一般的です。具体的には法人と代表者個人の両方の信用情報がチェックされます。つまり法人自体に債務や返済遅延がなくても、代表者の信用情報に問題があると審査に通過できない可能性があります。

申込時には以下のような書類が必要です。

• 登記事項証明書（または登記簿謄本）のコピー
• 引き落とし口座を確認できる書類
• 代表者の本人確認書類

なお、カード会社によっては財務状況を確認するために決算書の提出を求められることもあります。

審査にかかる期間も個人カードよりも長く、通常は1週間から1カ月程度を要します。上限額やランクの高いカードはさらに審査が厳しくなる傾向にあるため、余裕を持った申請スケジュールを組むことが重要です。

法人カードの審査についての詳細は、以下の記事をお読みください。

社員による不正利用リスクがある

社員用の法人カードを導入する際には、不正利用リスクも重要な懸念事項となります。不正利用の代表的なパターンは法人カードの私的な使用です。故意に私物を購入するような悪意ある使用はもちろん、個人のクレジットカードと間違えて、法人カードで支払ってしまうケースも少なくありません。

また、経費として認められない物品やサービスを購入するケースも不正利用とみなされる可能性があります。たとえば取引先との会食後に個人的な買い物をするといった行為は、経費として認められないことが多いでしょう。何が経費として認められるかの基準は企業によって異なるため、明確なルールを設ける必要があります。

不正利用を防止するためには、法人カードの運用ルールを策定し、社員に対してしっかりと説明することが重要です。カード利用先やカード利用限度額が設定できる場合は、それらの機能を使って利用を制限し、不正利用を防止するのも効果的です。加えて、定期的な利用明細のチェックや、不正利用が発覚した場合のペナルティーを明確にしておくこともできるでしょう。

法人カードの不正利用対策の詳細については、以下の記事をお読みください。

紛失・盗難のリスクがある

法人カードの紛失や盗難は、企業にとって深刻な問題につながる可能性があります。法人カードは個人カードよりも利用限度額が高く設定されていることが多く、紛失や盗難による被害金額も高額になりやすいです。社員が多い企業ほど、こうしたリスクは高まります。

リスクを最小限に抑えるためには、カードの管理ルールを明確に定め、社員に周知徹底することが重要です。たとえば「法人カードを使用したら必ず保管場所に戻す」「外出先では肌身離さず持ち歩く」などのルールを設けて、それを徹底する必要があるでしょう。

また、利用明細を定期的にチェックする習慣も大切です。不審な取引があればすぐに発見でき、早期対応が可能になります。

万が一、紛失や盗難が発生した場合は、すぐに管理者やカード会社に連絡して利用停止の手続きを行い、警察にも届け出ましょう。法人カードによっては、管理者がアカウント上で停止処理を行える場合もあります。カード会社が紛失・盗難時の補償制度を設けているかどうかも、事前に確認しておくと安心です。

社員用に発行する法人カードを選ぶ際のポイント

社員用の法人カードを選ぶ際には、自社のニーズに合ったカードを選定することが重要です。機能面や費用面、セキュリティー面など、複数の観点から比較検討し、最適な法人カードを導入しましょう。ここでは、特に注目すべきポイントを紹介します。

• カードの機能
• 年会費と付帯サービス
• 利用限度額
• カードの発行枚数
• 不正利用対策
• サポート体制

カードの機能

法人カードの機能は、業務効率化に直結する重要なポイントです。特に注目すべき機能として、経費精算システムや会計ソフトとの連携機能があります。カードの利用データを自動的に取り込み、仕訳作業を自動化できれば、経理担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

また、利用明細と証憑（領収書など）の自動照合機能も便利です。法人カードで支払いを行った後、スマートフォンで撮影した領収書を自動で照合し、不一致があれば通知してくれるシステムなら証憑管理の手間が省けます。

さらに、セキュリティー面では2要素認証に対応しているか、会員サイト上で追加カードの発行・管理ができるか、カードごとに利用限度額を設定できるか、特定の店舗や用途に利用を制限できるかなども確認しておくと良いでしょう。これらの機能は、不正利用リスクの低減や効率的なカード管理に役立ちます。

年会費と付帯サービス

法人カードの年会費は、カードのグレードによって大きく異なります。一般に年会費が高いカードほど付帯サービスが充実している傾向がありますが、自社が本当に必要とするサービスが含まれているかを見極めることが重要です。

たとえば海外出張が多い企業であれば、空港ラウンジの無料利用や海外旅行保険の自動付帯は大きなメリットとなるでしょう。一方、国内での利用が中心の企業であれば、国内の飲食店やホテルの優待サービスが充実したカードの方が魅力的かもしれません。

また、追加カードの発行手数料も忘れずに確認しましょう。追加カードごとに年会費がかかるカードもあれば、年会費が無料のカードもあります。多くの社員に法人カードを持たせる場合、この差は総コストに大きく影響します。年会費と付帯サービスのバランスを考慮し、自社にとって最適なカードを選びましょう。

利用限度額

法人カードの利用限度額は、企業の規模や事業内容、経費の利用用途に応じて適切に設定する必要があります。利用限度額が低すぎると必要な経費の支払いができなくなる可能性がある一方、高すぎると不正利用時の被害が大きくなる可能性があります。

一般的に法人カードの利用限度額は10万円から500万円程度ですが、企業の信用度や規模によってはさらに高額な設定も可能です。月間の経費支出総額を把握し、余裕を持った限度額を設定すると良いでしょう。

また、親カードと追加カードの利用限度額の設定方法も確認しておくことが重要です。追加カードごとに異なる限度額を設定できれば、社員の役職や業務内容に応じた適切な権限付与が可能になります。たとえば、頻繁に高額の支払いを行う部門の責任者には高めの限度額を、一般社員には必要最低限の限度額を設定するといった使い分けができます。

カードの発行枚数

追加カードの発行可能枚数も重要です。もし追加できるカードが数枚程度だと、企業の規模によっては必要な枚数を確保できないかもしれません。将来的な社員の増加も見据えて、ある程度余裕のある発行枚数に対応したカードを選ぶことをおすすめします。

加えて、社員の入退社に合わせてカードの発行・解約手続きが簡単にできるか、オンラインで手続き可能かなども確認しておくと良いでしょう。

さらに、カード会社によっては、社員の不正利用による被害を補償する保険が付帯しているものもあります。これは、万が一社員が不正利用を行った場合に、一定の条件下で損害が補償されるサービスです。社員数が多く、不正利用のリスク管理が難しい企業にとっては、このような補償制度があると安心です。

不正利用対策

法人カードの不正利用を防止するためには、カード会社が提供するセキュリティー機能の活用が効果的です。特に重要なのは、カード使用時のリアルタイム通知機能です。法人カードが使用されるたびに、管理者にメールやスマートフォンアプリで通知が届く仕組みがあれば、不正利用をすぐに発見できます。

また、通常と異なる利用パターン（高額決済や海外での利用など）を検知し、不正利用の可能性があると判断した場合に自動的に通知してくれる機能も有用です。このような不正検知システムにより、被害を最小限に抑えることができるでしょう。

加えて、オンラインでのカード利用状況の確認や、緊急時のカード利用停止機能が備わっているかも重要なチェックポイントです。これらの機能が充実していれば、不正利用のリスクを大幅に低減できます。

サポート体制

法人カードの紛失・盗難時には、迅速な対応が必要です。そのため、カード会社のサポート体制も重要な選定ポイントとなります。24時間365日対応の緊急連絡先があるか、海外からでも連絡可能かなどを事前に確認しておきましょう。

また、紛失・盗難時の補償制度の内容も重要です。多くのカード会社では紛失・盗難の届出から60日前にさかのぼっての不正利用を補償する制度を設けていますが、補償内容や条件はカード会社によって異なります。

さらに、カードの再発行にかかる時間や手数料、緊急時の現金サービスなど、万が一の際のサポート内容も比較検討すると良いでしょう。充実したサポート体制があれば、トラブル発生時でも安心して対処できます。

社員用法人カードの活用シーン

法人カードは、社員のさまざまな業務シーンで活用できます。特に多く利用されるのが出張経費の精算です。

出張先でのホテル代、交通費、食事代などをすべて法人カードで支払うことで、社員が立て替える必要がなくなり、経費精算の手間も大幅に削減できるでしょう。また、航空券やホテルの予約時にも法人カードが便利です。

法人カードは、オフィスで使用する備品・消耗品の購入にも活用できます。文房具やPC周辺機器、コピー用紙などの日常的な消耗品から、PCやプリンターといった高額な備品まで、法人カードを使うことで発注と支払いの一元管理が可能です。

さらに、広告・マーケティング費用の支払いにも法人カードは適しています。広告費やイベント出展費用などを法人カードで支払うことで、マーケティング予算の使用状況を正確に把握することが可能です。多くのオンライン広告プラットフォームはクレジットカード払いに対応しているため、法人カードとの相性も良好です。

また、取引先との会食や接待費の支払いにも法人カードが活躍します。領収書の回収や現金の用意が不要になり、スムーズな支払いが可能です。

法人カードの活用についての詳細は、以下の記事をお読みください。

まとめ

社員用の法人カードは、企業の経費管理を大きく効率化するツールです。経費精算業務の効率化、経費管理の透明化、キャッシュフローの改善、社員の負担軽減、そしてさまざまな付帯サービスの恩恵といった多くのメリットがあります。

また法人カードを経費管理システムと連動させれば、カード利用明細と領収書の自動照合、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応など、経理業務のさらなる効率化と法令順守を同時に実現できます。

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法人カードを全社員に配布する場合にも、カード単位で利用上限額の設定ができる機能があり、不正利用を未然に防ぐことも可能です。

全社員の経費の支払いをBill Oneビジネスカードで行うことで、経費精算に必要な対応をオンラインで完結し、企業から立替経費をなくすことができます。

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• 全社員へのBill Oneビジネスカード配布によって立替経費をなくせる
• 99.9％*の精度で領収書をデータ化し、自動で利用明細と突合
• 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応
• 1カ月当たりの利用限度額が最大1億円
• カードごとの利用限度額設定が可能
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