預り金とは？経理処理の基礎知識から管理方法まで徹底解説

預り金の定義と具体例

ビジネスでは、従業員などから一時的にお金を預かるケースがあります。このような場合に計上されるのが「預り金」です。

会計において預り金の取扱いは重要な意味を持つため、その定義や具体例をしっかりと理解しておきましょう。

預り金の定義

預り金とは、将来の返金または支払いを目的として、一時的に預かっているお金のことを指します。ポイントは「一時的な預かりである」ことと「返金または支払い義務がある」ことです。

たとえば従業員の給与から天引きした社会保険料や税金は、社会保険料や税金を納付するまでの一時預かりにすぎません。また顧客から預かった保証金は、契約終了時に返還する義務があります。

ちなみに預り金は一年以内に返金または支払いが発生する可能性が高いため、会計上「流動負債」に分類されます。

預り金が発生するケース

預り金が発生する代表的なケースは以下の通りです。

自社の従業員から預かる場合

• 給与天引き分の所得税
• 給与天引き分の住民税
• 給与天引き分の社会保険料
• 財形貯蓄、社員旅行などの積立金
• 借り上げ社宅の家賃（支払いは企業が行い、家賃の全額または一部を従業員が負担する場合）

取引先から預かる場合

• 事業に関連する保証金（顧客や取引先から預かる）

上記のうち、税金や保険料は従業員に代わって国や自治体に納めるもの、積立金や保証金は原則として従業員や取引先に返還するものです。

預り金と混同しやすい勘定科目

預り金と似た勘定科目に「立替金」や「前受金」があります。それぞれお金の流れや目的が異なるため、混同しないように注意が必要です。

このように、それぞれの勘定科目は、お金の発生源、目的、返金・支払いのタイミングなどが異なります。これらを正しく使い分けることが、正確な会計処理を行うためのポイントです。

預り金は消費税の対象ではない

消費税とは、商品の販売やサービスの提供など、事業者が事業活動を行う際にかかる税金です。

預り金はあくまで一時的に預かっているお金であり、事業活動による対価ではありません。そのため、預り金自体は消費税の課税対象にはならず、課税仕入にも該当しません。

たとえば商品を販売する際に、顧客から代金として11000円（税込）を預かったとします。この場合、預り金である11000円には、1000円の消費税が含まれています。しかし、この1000円は顧客が負担した消費税を一時的に預かっているにすぎず、事業者が納付すべき消費税ではありません。

商品を納品した時点で預かっていた11000円は売上となり、その内訳である1000円が事業者が納付すべき消費税として計上されます。

この際、預り金を消費税の課税対象として扱うと二重課税になってしまうため注意が必要です。

預り金の納付について

預り金の中には税金や社会保険料のように、適切なタイミングで所定の機関に納付するものがあります。ここでは、預り金の納付について詳しく解説していきます。

納付の対象となる預り金

納付が必要となる預り金の代表例としては、源泉所得税、住民税、社会保険料が挙げられます。

源泉所得税とは、給与や報酬を支払う際に、その金額に応じて所得税をあらかじめ差し引く制度です。差し引いた源泉所得税は、事業者が従業員に代わって税務署に納付する義務があります。

住民税は自治体（都道府県と市区町村）の住民であることに対して課される税金です。給与から天引きされる「特別徴収」と、納税者自身が納付する「普通徴収」の2種類があり、このうち特別徴収については、事業者が従業員に代わって自治体に納付します。

社会保険料とは、健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険、介護保険料の5つの保険料です。給与から天引きされた社会保険料は、事業者が従業員に代わって年金事務所や協会けんぽなどに納付します。

納付の時期

預り金の納付時期は、種類によって異なります。

納付期限に遅れるとペナルティーの対象に

預り金を納付期限までに納付しなかった場合は、ペナルティーが課される可能性があります。

主なペナルティーとして挙げられるのは、延滞金税や加算金です。延滞金税は納付期限を過ぎた日数に応じて発生する利息のようなもので、加算金は一定期間内に納付しなかった場合に課される罰金のようなものです。

延滞金税や加算金の金額は、預り金の金額や延滞期間などによって異なります。また悪質な滞納と判断された場合は刑事罰が科される可能性もあるため、十分に注意が必要です。

参照：国税庁｜「第187条関係 （滞納処分免脱罪）」

預り金の仕訳方法について解説

預り金を正しく会計処理するためには、適切な仕訳が必要です。

ここでは預り金の発生時、納付時、返金時など、それぞれのタイミングにおける仕訳方法を具体例とともに解説していきます。

預り金の発生時の仕訳

従業員や取引先から預り金を預かった時は、以下の仕訳を行います。

借方：現金 または 預金
貸方：預り金

預り金は負債として計上されるため、貸方に「預り金」勘定を記入します。一方で、現金で預かった場合は借方に「現金」、銀行振込で預かった場合は借方に「預金」を記入します。

例：従業員から財形貯蓄として現金で10000円を預かった場合

預り金の納付時の仕訳

預り金を納付する際には、以下の仕訳を行います。

借方：預り金
貸方：現金 または 預金

預り金の債務が消滅するため、借方に「預り金」勘定を記入します。現金で納付した場合は貸方に「現金」、銀行振込で納付した場合は貸方に「預金」を記入します。

例：従業員から預かっていた社会保険料50000円を銀行振込で納付した場合

預り金の返金時の仕訳

預り金を返金する際には、以下の仕訳を行います。

借方：預り金
貸方：現金 または 預金

預り金の債務が消滅するため、借方に「預り金」勘定を記入します。現金で返金した場合は貸方に「現金」、銀行振込で返金した場合は貸方に「預金」を記入します。

例：取引先から預かっていた保証金100000円を銀行振込で返金した場合

預り金マイナス残高への対処と注意点

通常、預り金の残高はプラスとなりますが、場合によってはマイナスになるケースも発生します。

ここでは預り金がマイナス残高になった場合の対処法や、マイナス残高を発生させないための注意点について解説していきます。

預り金がマイナスになるケース

預り金の残高がマイナスになるケースは、一時的な要因と恒久的な要因とに分けられます。

一時的な要因

• 年末調整による還付金：年末調整の結果、従業員に還付金が発生し、預かっている源泉所得税よりも還付金の額が上回った
• 預かるタイミングと納付のタイミングのずれ：毎月の給与から天引きしている社会保険料よりも、実際に納付する社会保険料の額が少なかった

恒久的な要因

• 誤った会計処理：預り金の計上漏れ、誤った勘定科目への計上など
• 不正：従業員による着服など

マイナス残高が発生した時の対処法

預り金の残高がマイナスになった場合、決算書上では「預り金」ではなく「立替金」として計上します。

一時的な要因でマイナス残高が発生した場合は、翌月以降の預り金と相殺することで解消されるケースが一般的です。

これに対し恒久的な要因でマイナス残高が発生している場合は、原因を究明し、適切な対策を講じる必要があります。

預り金管理の注意点

預り金残高がマイナスにならないようにするためには、以下のポイントに注意することが重要です。

ポイント１.正確な記録に努める

預り金の発生と納付、返金について、金額や日付などを正確に記録しましょう。

ポイント２.定期的な確認をする

預り金の残高を定期的に確認し、マイナス残高が発生していないか、計上漏れや誤りがないかなどをチェックしましょう。

ポイント３.担当者を明確にする

預り金の管理担当者を決め、責任を持って管理させましょう。

ポイント４.内部統制の強化

預り金の着服などの不正を防ぐため、適切な内部統制システムを構築しましょう。

預り金は企業にとって重要な資金であり、適切に管理する必要があります。正確な記録と定期的な確認を徹底し、マイナス残高が発生しないように注意しましょう。

まとめ

預り金は一時的に預かっているお金とはいえ、適切な管理と処理が求められます。納付期限の遵守やマイナス残高が発生しないよう、正確な記録と定期的な確認を徹底することが重要です。

また預り金は、立替金や前受金などと混同しやすい点にも注意しましょう。それぞれの勘定科目の違いを理解し適切に使い分けることが、正確な会計処理につながります。

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