月次決算を早期化するには？遅れる原因や早期化の方法を紹介

月次決算を早期化するメリット

月次決算の早期化は企業に大きなメリットをもたらします。主なメリットは次の4つです。

1. 経営判断の迅速化と適切な意思決定につながる
2. 業績の早期把握と対策立案ができる
3. 資金繰りを改善できる
4. 外部関係者への信頼が向上する

１.経営判断の迅速化と適切な意思決定につながる

月次決算を早期化することで、経営者は最新の財務情報に基づいた意思決定を迅速に行えます。

従来の決算スケジュールでは、月次の数字を確認するまでに数週間を要するケースも多く、リアルタイムの経営判断が困難でした。しかし月次決算の早期化により速やかに財務情報を確認できれば、状況に応じて迅速かつ適切な意思決定をしやすくなります。

経営判断の迅速化と適切な意思決定は、企業の持続的な成長のために欠かせません。

２.業績の早期把握と対策立案ができる

月次決算を早期化すれば業績を素早く把握でき、問題点がある際に迅速に対策を講じられます。決算数値が確定するまでの日数が短縮されることで、経理担当者は数字をまとめる作業から、その中身を分析する業務へと、時間を振り分けることが可能になります。

例えば売上高や利益率が想定より下回っているなどの課題を早期に見つけ、販売戦略の見直しやコストダウンに取りかかることが可能です。

業績不振の兆候が見えた際、ただちに対策を講じれば損失を最小限に抑え、長期的な業績悪化を防げます。月次決算の早期化は、経営リスクの軽減と事業の安定成長にも寄与します。

３.資金繰りを改善できる

月次決算の早期化により、資金の流れをリアルタイムで確認できます。資金調達や投資のタイミングを適切に見極められるため、資金繰りの改善が期待できます。

資金繰りは企業の生命線です。企業には健全な資金状況の維持が求められます。企業の資産状況を把握するスピードを上げて資金繰りの改善につなげることは、長期的な成長戦略の実現にもつながり、企業の競争力を高める一助となるでしょう。

４.外部関係者への信頼が向上する

月次決算の早期化は、金融機関や取引先からの信頼を向上させる重要な要素です。

金融機関は融資の審査を行う際、企業の財務状況を正確に把握しているかどうかを重視します。また、株主や投資家にとっても、タイムリーな情報開示は投資判断を行う際の安心感につながります。常に正確な財務情報を素早く提供できる体制が整っていれば、企業の管理能力が高いと評価されるためです。

その結果、取引条件の改善交渉や、新規融資の相談を有利に進められる可能性が高まります。透明性の高い経営姿勢を示すことは、企業の社会的信用を築く上で欠かせない取り組みです。

月次決算が遅れる理由

月次決算が遅れる原因は多岐にわたりますが、特に次の5つの要因が大きく影響しています。

1. データ収集・入力の遅れ
2. 人手不足による対応の遅れ
3. 業務の属人化と標準化の不足
4. システム同士が連携していない
5. 法制度改正への対応遅延

１.データ収集・入力の遅れ

月次決算が遅れる一因は、データ収集や経理システムへの入力に時間がかかることです。

特にアナログな運用がある場合、紙の請求書の仕分けや取引先からの送付待ち、経費精算の差し戻しといった、経理側の努力だけではコントロールしにくい課題が残ります。

Sansan株式会社の「経費精算に関する実態調査」によると、経費精算は1社あたり月1,500件以上発生しており、経理担当者はその対応に月100時間もの膨大な時間を要しています。

このように膨大なデータの突合や確認作業が手作業で行われている場合、情報の集約と帳簿への反映がスムーズに進まず、結果として月次決算の遅れにつながります。

参考：Sansan株式会社｜Sansan、「経費精算に関する実態調査」を実施

～インボイス制度で負担増、一社あたり月1500件の立替が発生。約3割が経費の不正利用を見聞きしたことがあると回答～

２.人手不足による対応の遅れ

人手不足も月次決算が遅れる要因の一つです。

経理部門では月末の決算時期に業務が急増するため、通常の人員では対応が追いつかないこともあるでしょう。経理担当者がすべての請求書を受け取り、一つひとつの中身を確認し、入金・保管までを終わらせる企業もあると思います。

経理業務に精通した人材の確保が難しく、限られた人員で業務をこなしているために、月次決算が遅れてしまう実情がよく見られます。

Sansan株式会社による「経理の人手不足に関する実態調査」では、経理担当者の半数以上が人手不足を感じており、そのうちの8割以上が状況を「深刻」と捉えています。専門知識を持つ人材の確保が難しい中で、人力に頼った運用は困難になりつつあります。

参考：Sansan株式会社｜Sansan、「経理の人手不足に関する実態調査」を実施

～経理の半数以上が「人手不足」、うち9割弱が「深刻」と回答。時間外労働の増加や月次決算の遅れによる経営面への影響も～

３.業務の属人化と標準化の不足

業務が属人化しており、標準化できていないことも、月次決算が遅れる原因として挙げられます。

特に業務マニュアルが整備されていない現場では、特定の担当者が不在になるだけで作業がストップしてしまいます。ある経理担当者が退職したら会計業務に困るという企業も少なくないと思います。

業務が特定の担当者に依存している状況だと、その担当者の作業スピードがそのまま決算のスピードになってしまい、月次決算に遅れが生じやすくなります。

４.システム同士が連携していない

社内で利用している複数のシステムが連携していない場合、月次決算が遅れる要因となります。

例えば販売管理システムと請求書管理システム、会計システムがそれぞれ独立していると、各システムに手動でデータを入力しなければなりません。手間がかかり、入力ミスのリスクが高いことから訂正作業にも時間を要します。

せっかくシステムを導入しているのにもかかわらず各システムが連携していなければ、十分な業務効率化が図れず、月次決算が遅れてしまいます。

５.法制度改正への対応遅延

法制度の改正への対応も、月次決算の遅れを引き起こす理由の一つです。

最近ではインボイス制度や電子帳簿保存法の改正により、経理部門の負担が重くなりました。Sansan株式会社の調査によれば、2023年10月のインボイス制度開始から1年が経過してもなお、71.0%の経理担当者が「業務負担の増加」「適格請求書の要件確認」など制度対応への課題を感じています。

このようなインボイス制度への対応が決算業務にも影響を及ぼしており、法改正への対応と社内体制の整備は、月次決算が遅れる原因となります。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「インボイス制度開始1年後の実態調査」を実施〜いまだ7割以上の経理担当者が制度対応に課題。制度開始前より月5.5時間の業務増加、経理担当者の人手不足が露呈〜」

月次決算を早期化する方法

月次決算の早期化を実現するための具体的な方法5つをご説明します。

1. 業務プロセスを見直し、標準化する
2. システムを導入・更新する
3. 部門間の連携を強化する
4. 社員への教育を実施する
5. 経営層に理解してもらう仕組みを作る

１.業務プロセスを見直し、標準化する

月次決算の早期化を図るためには、現在の業務プロセスを見直し、業務を標準化しましょう。

まずは現在の業務プロセス全体を整理し、属人化されている業務がないか確認しましょう。例えば、 マニュアルがなく、特定の担当者のみが対応方法を知っている業務などが該当します。

属人化している業務を特定したら、対応マニュアルを作成し、他のメンバーでも対応できるようにしましょう。マニュアルには、日常的な処理だけでなく、イレギュラーな案件への対応方法も明記しておくことが重要です。対応内容をチーム全体で共有できる仕組みを整えることで、担当者の不在による業務の停滞を防ぎ、決算作業を滞りなく進められるようになります。

２.システムを導入・更新する

最新の経理システムや会計システムを導入すれば、あらゆる業務の効率が一気に上がり、月次決算を早められます。

例えば、クラウド型の請求書受領システムを導入すれば、出社せずに請求書を確認できるため、テレワークでもスムーズに対応が可能です。また、発注者への確認もインターネットを通じて迅速に行えるので、担当者の不在による業務停滞が減少します。さらに、データ入力や仕訳処理の自動化により、手作業の負担が軽減され、人為的エラーも削減されます。さらに、システム上で承認手続きや電子保存を完結させることで、ハンコをもらうための移動や書類をファイリングする手間もなくなります。

このように、システムを活用することで業務全体が効率化され、月次決算の早期化が現実的に実現できます。

３.部門間の連携を強化する

月次決算を早期化するためには、経理部門と他部門との連携強化が重要です。

各部門からの請求書や経費データの提出が遅れると、経理部門でのデータ処理が進みません。毎月、請求書の催促や締切を過ぎて提出されるデータに苦労している経理担当者の方も多いのではないでしょうか。

部門間の連携を強めるには、共有フォルダを作成したり、部門間で情報を共有できるシステムを導入したりする方法が効果的です。情報がリアルタイムで経理に伝わる仕組みができれば、伝達ミスや差し戻しの工数が減り、全社一丸となって決算を早める体制が整います。

部門間の情報共有が円滑になることで、伝達ミスや修正作業にかかる工数が減り、月次決算の効率化につながります。

４.社員への教育を実施する

月次決算の早期化には、経理担当者のスキルアップや意識改革のための教育も欠かせません。

経理業務や法改正への対応について不明点が出てくると、業務が止まってしまいます。また、月次決算を早期化しなければならないという意識がなければ、多少遅れても問題ないと判断してしまうかもしれません。

スキルアップにより業務効率を上げるのみならず、月次決算を早期化する重要性を理解してもらうことで、業務に対する意識が変わり生産性が上がるでしょう。

５.経営層に理解してもらう仕組みを作る

経営層に月次決算の早期化の重要性を理解してもらえれば、早期化が一気に進むことが期待できます。経営層から各部門に迅速な対応を促したり、経営層の承認を得てシステムを導入したりできるからです。

経営層に理解してもらうには、経営判断の迅速化と適切な意思決定につながる、資金繰りを改善できるなど、月次決算の早期化のメリットを伝えましょう。さらに業務の改善策やシステム導入を提案する際は、具体的な事例や数字を示すことがポイントです。

月次決算の早期化に向け、実務を行っていない経営層にもイメージしやすいように説明しましょう。

月次決算の早期化を支援するシステムと選ぶ基準

月次決算の早期化を実現するためには、経理業務のデジタル化が有効です。その手段として、専用のシステムを導入する企業が増えています。

経理業務のプロセスをシステムで行うことで、手作業によるミスや時間のロスを減らせます。ここでは、月次決算の早期化に役立つ主なシステムと、システムを選ぶ際の基準について解説します。

月次決算の早期化を支援するシステム

月次決算の業務は多岐にわたりますが、特に時間がかかるプロセスを効率化するシステムが数多く提供されています。これらのシステムを導入することで、決算に必要な情報の収集や処理のスピードが上がり、結果として月次決算の早期化につなげることが可能です。

請求書受領・発行システム

請求書受領・発行システムは、請求書の発行だけでなく、取引先から受け取った請求書の処理をデジタル化し、保存する機能を持つシステムです。

このシステムを導入すると、請求書の作成や送付を自動で行うことができるため、計算ミスや記入漏れを防止し、印刷や郵送にかかる手間を削減できます。

また、取引先から届いた請求書を、電子帳簿保存法の要件に対応した形で保存できるため、管理の手間も軽減されます。

経費精算システム

経費精算システムは、従業員が行う経費精算の申請、承認、そして領収書の電子保存までを一元管理するシステムです。

このシステムを使えば、従業員はスマートフォンなどで領収書を撮影し、そのまま申請できます。これにより、紙の領収書を保管したり、手作業で精算書を作成したりする手間がなくなります。また、申請された内容がシステム上で自動でチェックされるため、差し戻しの回数が減り、承認プロセスがスムーズに進みます。

さらに、会計システムと連携させることで、承認された精算データから仕訳の作成が可能になります。

債権管理システム

債権管理システムは、売掛金の入金消込や、債権の回収状況を管理するためのシステムです。

債権管理システムでは、銀行の入金データと売掛金のデータを自動で照合し、債権の消し込みを行います。また未回収の債権があった場合は、リアルタイムで状況を把握できるため、迅速な督促や対応が可能です。これにより、売掛金の管理が正確になり、月次決算における債権の消込漏れを防ぎ、決算確定の早期化が期待できます。

システムを選ぶ基準

多くのシステムの中から自社に合ったものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえることが大切です。特に経理業務の効率を最大化するためには、既存の業務環境との相性や、将来的な運用を見据えた選定が求められます。

既存システムとの連携性

システムを選定する際は、すでに社内で使っている会計システムや販売管理システムなどとの連携性が重要です。

例えば経費精算システムを導入しても、会計システムへのデータ取り込みを手作業で行う必要があれば、かえって業務効率が落ちてしまう可能性があります。一方、各システム間でデータが自動で連動できると、手入力による人為的ミスを防ぎ、情報の迅速な伝達が可能となります。

システム選定時には、導入を検討している製品が、既存のどのシステムと連携できるか、そしてその連携がどの程度自動化されているかを確認しましょう。

操作性とサポート体制

システムによっては、実際に利用するのは経理担当者だけでなく、一般の従業員も含む場合があります。複雑な操作だと従業員が利用しにくくなるため、システムがどれだけ使いやすいかは、定着率と業務効率の向上につながります。

またシステム利用中にトラブルが発生した場合や、操作方法が分からなくなった場合に備えて、ベンダーのサポート体制が充実しているかも大切な判断基準です。初期設定のサポートや導入後のフォローがあるかなどを確認しましょう。

ランニングコスト

システムの導入には初期費用だけでなく、ランニングコストがかかります。クラウド型サービスの場合、初期費用は安く済みますが、毎月もしくは毎年、利用料金が発生します。一方、自社サーバーにシステムを構築する場合、導入費用は高額ですが、運用後の管理費用は低く抑えられます。

そのため、費用が安いというだけでなく、その費用でどれだけの機能が利用でき、どの程度の業務効率化が見込めるかを評価することが重要です。複数のシステムを比較する際は、機能と価格のバランスを考慮し、自社の予算内で最大の効果を得られるものを選びましょう。

月次決算を早期化する際の注意点

月次決算の早期化を目指す際には、スピードと併せて注意したいポイントがあります。

1. 早期化しつつも正確に数値を記載する
2. セキュリティー対策にも注力する
3. 部分的ではなくトータルのコストを管理する
4. 従業員の負担増加に配慮する

１.早期化しつつも正確に数値を記載する

月次決算の早期化を目指すに当たって注意したいのは、スピードと同時に正確性を保つことです。

迅速な処理を優先するあまり数値のミスやデータの抜け漏れが発生してしまうと、修正作業が増え、かえって月次決算が遅れてしまいます。

業績の早期把握と対策立案や外部関係者の信頼向上など、月次決算を早期化するメリットの実現には正確さが重要です。

すべての作業を人の手で行うのではなく、計算やデータの照合といった間違いが起きやすい部分はシステムに任せるなど、精度を保ちながら速度を上げる工夫を取り入れましょう。

２.セキュリティー対策にも注力する

月次決算の早期化を進める際は、データを電子化したりクラウドシステムを導入したりするのが効果的です。一方で、電子化やクラウド化に伴いセキュリティーリスクも一緒に考える必要があります。

経理情報は機密性が高く、企業にとって重要な情報資産のため、データの盗難や不正アクセス、情報漏えいを防ぐためのセキュリティー対策が不可欠です。

クラウドシステムを利用する場合、データの暗号化やアクセス権限の制御、多要素認証、定期的なバックアップが備わっているか確認しましょう。併せて、従業員へのセキュリティー教育も欠かせません。

セキュリティー対策を万全にして、安全に月次決算の早期化を進めましょう。

３.部分的ではなくトータルのコストを管理する

月次決算の早期化を進める際には、クラウドシステムなどの導入にかかる初期費用だけでなく、メンテナンス費やサポート費のランニング費用も考慮する必要があります。

反対に、システムの導入によって削減できる人件費や作業時間も算出し、費用対効果を総合的に確認しましょう。

長期的な視点で早期化にかかる支出費用と削減費用を考えることで、企業の生産性向上と収益性アップにつながります。

４.従業員の負担増加に配慮する

月次決算の早期化に伴ってクラウドシステムを導入すると、操作に慣れるまで一時的に負担が増加する可能性があります。特にシステムの初期設定や稼働直後は、操作方法の習得などで通常よりも作業時間が増える可能性があります。

システムを導入する際は、経理担当者に「システムが定着すれば将来的に無駄な残業が減り、業務が格段に楽になる」というメリットを伝えましょう。従業員のモチベーションを維持しながら、長期的な視点で負担を軽減していく姿勢が、プロジェクトを成功させるポイントです。

まとめ

月次決算の早期化は、企業の業績を迅速に確認し、適切な経営判断や資金繰りを行うために重要です。

早期化によって経営判断の迅速化や業績の早期把握、外部関係者からの信頼向上といったメリットが得られます。しかし、データ入力の遅れや人手不足、業務の属人化などが課題となります。

このような課題を解消するには、業務プロセスの標準化に加え、請求書受領や経費精算、債権管理などのシステム導入が有効です。

システム選定の際は、既存システムとの連携性や操作性、コストを総合的に判断しましょう。また、スピードを追求する一方で、数値の正確性やセキュリティー、従業員の心理的な負担への配慮も忘れてはいけません。

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