請求書が来ないときに支払い義務はある？届かないときに受領側が取るべき対応を紹介

請求書が来なくても支払い義務はある？基本原則を解説

取引先から請求書が届かない場合でも、支払い義務はあるのでしょうか。ここでは、支払い義務に関する基本原則について解説します。

契約が成立していれば支払い義務がある

結論として、取引が行われたという明確な事実があれば、請求書が届かなくても、支払い義務は発生します。商品の購入や、サービスの提供を受けた場合、対価の支払いについて当事者間で合意が成立したと見なされるためです。

民法第166条により、債権者が権利を行使できることを知ったときから5年間、または権利を行使できるときから10年間行使しない場合、支払い義務は時効によって消滅すると規定されています。債権は、原則として支払い期日の翌日から5年で消滅時効を迎えます。請求書が届かないからといって、支払いを免れることはできません。

請求書なしで支払わないことのリスク

請求書が届いていないことを理由に支払いを行わない場合、いくつかのリスクが生じる可能性があります。

遅延損害金が発生する可能性

最初に想定されるのが、遅延損害金の発生です。契約書や利用規約で支払い期日が明記されている場合、請求書の有無にかかわらず、その期日を過ぎると遅延損害金が発生する可能性があります。遅延損害金の利率は契約内容によって異なりますが、支払いの遅延が長引くほど、利率は高くなります。

取引先からの信用低下

期日までに支払いが行われない場合取引先からの信用を損なうリスクがあります。取引先は自社の管理体制や支払い能力に対して不信感を抱く可能性があり、このような信用低下は、今後の取引条件の厳格化や契約の見直しなど、将来的なビジネスへの影響につながるおそれがあります。

請求書が届かないときの対処法

請求書が届かないときは、以下のステップで対処しましょう。

1.請求書が未着であることを確認する

まずは、請求書が本当に届いていないのかを社内で確認することが重要です。具体的には、社内の営業担当者や関連部署に、請求書を受け取っていないかを確認します。取引先の担当者から、すでに請求書や関連する情報が届いている可能性があるからです。

次に、自身のメール受信箱や迷惑メールフォルダをあらためて確認します。特に電子請求書の場合、見落としや自動振り分けによって気づかないケースも考えられます。

郵送形式で届く請求書であれば、ほかの郵便物に紛れていないか、あるいは担当者以外の社員が受け取って保管していないかなども確認します。

2.取引状況や契約条件を確認する

次に、取引の状況や契約内容を改めて確認します。これにより、請求書が届く時期や支払い期日などの情報を把握することができます。

締結した契約書がある場合、請求条件や支払い期日がどのように定められているかを確認します。発注書や納品書、検収書などが手元にあれば、それらと照合し、商品の納品やサービスの提供が契約通りに完了しているかもあわせて確認しておくと安心です。

過去に同様の取引がある場合は、その際の請求書の受領時期や支払いまでの流れを参考にするのも有効です。

3.取引先へ確認の連絡を行う

上記の確認を行っても請求書が見当たらない場合や、発行されるべき時期を過ぎていると判断される場合は、速やかに取引先に連絡をします。

連絡する際は、まず自社内で請求書の到着有無を確認したが見当たらなかった旨を伝えます。その上で、請求書がすでに発送されているか、また発送済みであればいつ頃発送されたのかを確認してみましょう。

万が一、先方による発送忘れや手違いであった場合は、送付予定の具体的な期日を確認します。郵送での到着を待てない場合は、先にPDFなどでメール送付してもらうのも1つの方法です。

請求書が発送されているかを確認するときのメール例文

請求書が未着である旨を伝え、状況を確認するためのメール例文を紹介します。取引先との関係性や状況に応じて、文言を調整してください。

請求書受領時のタイミング別対応方法

請求書は通常、支払い期日までに余裕をもって届くものですが、時には予期せぬタイミングで受け取るケースもあります。ここでは、請求書を受領したタイミングに応じた適切な対応方法を解説します。

請求書が支払い期限直前に到着した場合

請求書が支払い期限の直前に届いた場合、期日までに支払いが可能かどうかを社内で確認します。もし社内の支払い処理の都合上、期日までの支払いが難しいと判断される場合は、その可能性が出た時点で速やかに取引先に連絡しましょう。

連絡する際には、請求書の到着が遅れたために期日までの入金が難しい旨を正直に伝えます。その上で、支払い期日を延ばしてもらうことが可能か、いつまでであれば支払い可能かを交渉します。合意した内容はメールで共有すると、認識齟齬のトラブルを避けられます。

請求書が支払い期限の後に到着した場合

請求書が支払い期限を過ぎてから到着した場合は、まず請求書の内容を確認し、問題がなければ速やかに支払い手続きを行います。この場合、すでに期日を過ぎているため、可能な限り迅速な対応が求められます。

請求書到着後すぐに支払いが難しい場合は、放置せずに取引先に連絡し、状況を説明します。いつまでに支払いが可能か、具体的な期日を伝え、了承を得る必要があります。

もし遅延が自社の確認漏れなど、自社側に起因する場合には、丁重に謝罪した上で、誠意をもって支払い期日の調整を依頼します。

トラブルを防ぐ！経理担当ができる対策

請求書が届かないといったトラブルや、支払い遅延のリスクを未然に防ぐためには、自社の請求書業務における体制やルールを整備しておくことが有効です。ここでは、具体的な対策を3点ご紹介します。

1. 取引開始前に請求書の発行時期や支払い条件を明確にする
2. 社内体制の整備
3. 請求書管理システムの導入

取引開始前に請求書の発行時期や支払い条件を明確にする

取引を開始する前に、請求書の発行時期や支払い条件について取引先と明確に合意しておくことが重要です。口頭での約束だけでなく、契約書に請求方法（毎月末締め翌月末払い、納品後〇日以内に請求書発行など）や具体的な支払い期日を明記しましょう。

また、請求書の送付方法や担当窓口なども事前に確認しておくと、その後のやりとりを円滑に進めることができます。こうした請求プロセスの確認は、認識の齟齬を防ぐ上で有効です。

社内体制の整備

請求書業務が特定の担当者1人に集中してしまうと、業務の属人化によってミスや遅延の原因となる可能性があります。担当者が不在の場合に処理が滞ったり、引継ぎがうまくいかなかったりするリスクがあるためです。

これを防ぐためには、複数の担当者で業務を分担したり、共有フォルダなどで請求書データや進捗状況を常に共有できるようにすることも、支払い漏れや遅延の防止に役立ちます。

請求書管理システムの導入

請求書管理システムを導入し、請求書業務を効率化するのも有効です。システムを活用することで、請求書の受領から内容確認、支払い処理、保管までの一連の業務を一元的に管理できます。

またシステムを導入することで、紙の請求書を電子データとして一元管理でき、検索性が向上します。ほかにも支払い期日のアラート機能で支払い漏れを防いだり、電子帳簿保存法などの法改正への対応にも役立ちます。

まとめ

取引において請求書が届かない場合でも、契約が成立していれば支払い義務は原則として存在します。請求書が届かないからといって支払いを行わない場合、遅延損害金の発生や取引先からの信用低下といったリスクを招く可能性があります。

万が一、請求書が届かない場合は、まず社内で状況や契約内容を確認した上で、速やかに取引先へ連絡することが大切です。また請求書を受け取ったタイミングによっては、支払い期日の交渉など、適切な対応が求められます。

こうした請求書業務のトラブルを未然に防ぐためには、取引開始前の条件の明確化や社内体制の整備が重要です。また、請求書管理システムを導入し、請求書の受領から支払い、保管までを一括で管理することも有効です。

クラウド請求書受領サービス「Bill One請求書受領」は、あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。

受け取った請求書は、99.9％*の高精度でデータ化し、申請・承認・仕訳作成までの一連のプロセスをデジタル化することで業務効率を大幅に向上させます。

Bill One請求書受領の特長

• 紙や電子などあらゆる形式の請求書をオンラインで受領し、99.9％の精度*で正確にデータ化する
• 受領した請求書データを一元管理できる
• インボイス（適格請求書）の要件を満たしているかを自動チェック
• 適格請求書発行事業者番号が事業者名と一致しているかも自動で照合
• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
• 暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティー対策を設けている

※Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

請求書受領業務の工数を大幅に削減し、月次決算の加速に役立ちます。ぜひ導入をご検討ください。