請求書の管理方法と効率化のポイントを解説 | 正しい保管期間や保管場所も紹介

請求書管理とは

まずは、「請求書管理の必要性」「請求書の保管期間」「請求書の保管場所」の3点について解説します。

請求書管理の必要性

請求書管理は、企業にとって非常に重要な業務であり、ミスなく適切に行う必要があります。なぜなら、請求書は取引の成立やお金の動きを証明する証憑書類であり、適切に管理するよう法律で定められているためです。

また、保管する期間も定められています。紛失はもちろんのこと、事業者の判断で勝手に破棄してはいけないことを理解しておきましょう。

請求書の保存期間

請求書の保存期間は法律によって以下のように定められています。

上表のように、法人なのか個人事業主なのかによって保存期間が異なります。自社あるいは自分の保存期間を把握し、定められた期間は管理を怠らないようにしましょう。

なお、適格請求書の保存期間は法人、個人事業主問わず、どちらも7年間となっています。

国税関係書類の書面破棄に関する要件

なお、電子帳簿保存法一問一答問3には以下のように記載されています。

『令和3年度の税制改正において、適正事務処理要件
（旧規則第3条第5項第4号。紙段階での改ざん等を防止するための仕組み）の規定が廃止され、令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、定期的な検査を行う必要がなくなりました。そのため、スキャナーで読み取り、折れ曲がり等がないか等の同等確認を行った後であれば、国税関係書類の書面（紙）は即時に廃棄することとして差し支えありません。』

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】（令和７年６月）

上記記載の通り、条件を満たす場合には書面の破棄も可能となりましたが、顧問税理士がいる場合は相談し判断するようにしましょう。

インボイスの請求書について詳しく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

請求書管理の目的と管理方法

ここでは、請求書管理の目的と管理方法について解説します。

請求書管理の目的

請求書管理は、請求書の発行側と受領側によって、その目的が異なります。

請求書を発行する側が管理する目的は、代金を確実に回収することです。

そのためには、請求書を取引先や支払い日別に管理することが有効です。

一方、請求書を受領する側が管理する目的は、支払い期限までに支払いを実行することです。

請求書を支払い期限ごとに管理すると、支払い漏れを防止できます。

請求書の管理方法

請求書の管理方法には、おもに以下の3種類があります。

• 紙での管理
• Excelでの管理
• システムによる管理

それぞれを順に説明します。

紙での管理

紙での請求書管理は、特別なスキルやツールが不要なため、すぐに始められます。

一方で、請求書を保管するための物理的なスペースが必要です。事業年度を重ねるほど、書類の量も比例して増えていくだけでなく、紙の紛失・劣化を防ぐために機密性と保管性を担保した管理が求められます。

また紙による管理は検索性が低いため、過去の請求書を確認したい際、探し出すのに時間がかかります。

Excelでの管理

Excelを使った請求書管理のメリットは、情報を一覧で網羅的に管理できることです。

多くの企業はすでに他の業務でExcelを利用しているため、導入のハードルが低い点がメリットです。関数やマクロを使えば、一部の作業を自動化することもできます。

ただし請求書の情報を手入力するため、人為的なミスが発生しやすい点に注意が必要です。またデータ量が増えるにつれてファイルの処理速度が低下するため、長期間同じファイルを使い続けると、作業が滞ってしまう可能性があります。

システムによる管理

請求書管理システムによる管理では、データが自動で処理されるため、人為的ミスの抑止と業務効率化が期待できます。また、過去の取引履歴を検索するのも容易です。

一方で、システムの導入は他の管理方法と比べるとコストがかかり、運用開始までに一定の時間が必要になります。そのため、長期プロジェクトとして取り組むことが一般的です。

請求書の管理・保管場所

請求書は、紙か電子データかによって保管方法が異なります。それぞれに適した保管の仕方を解説します。

紙の場合

ペーパーレス化が進んだとはいえ、紙の請求書を発行する企業も少なくありません。紙の請求書を受け取ったら、取引先ごと、もしくは支払い済み・未払いなどの状況ごとに作成したファイルに保管すると良いでしょう。

自社が発行した請求書の控えも同じように保管します。

紙の請求書をファイルに分けて保管する方法は、取引の数が少ない小規模な企業や個人事業主に適しています。

電子データの場合

電子帳簿保存法の改正により、電子的に受け取った証憑書類は原則として電子保存が義務付けられました。これまでのように、紙に出力してファイリングすることは認められなくなりました。

メールに添付された請求書やデジタルフォーマットで届いた請求書は、法律で定められた要件を満たした方法で電子保存しましょう。なお、紙の請求書は電子保存ではなく、そのまま保存できます。

請求書管理をシステム化するメリット

請求書管理のシステム化には、さまざまなメリットがあります。

業務スピードの向上

請求書管理システムの導入は、業務スピードの向上に貢献します。請求書を受け取ってから、承認、支払い、保管までの一連のプロセスをシステム上で完結できるため、紙の請求書を回覧する手間がなくなり、承認にかかる時間を短縮できます。

また検索機能の向上により、過去のデータを探す時間を短縮することが可能です。これは請求書内容に関する問い合わせ対応や税務調査時に役立ちます。

業務品質の向上

システム化によって請求書の処理が自動化されるため、計算ミスや入力漏れなどの人為的なミスを減らし、業務品質を一定にする効果が期待できます。

さらに支払い状況がリアルタイムで確認できるようになり、二重支払いや支払い漏れを防ぐことができます。

法令対応への迅速な対応

請求書管理システムの多くは、アップデートにより、最新の法令に対応できます。また、最近のシステムであれば、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たした機能が予め搭載されています。

今後法改正があった場合はシステム提供者が対応することも多いため、社内で1から対応を検討する必要がなくなります。法改正による業務負担が増えにくいのも、システム導入のメリットです。

請求書管理システムを選ぶポイント

自社に合った請求書管理システムを選ぶための、重要なポイントは以下の通りです。

費用対効果の高さ

請求書管理システムを導入する際には、費用対効果を考慮することが重要です。システムの導入には、初期費用や毎月かかるランニングコストが発生し、手厚いサポートや高度な機能を求めるほど、価格は高くなります。

企業の事業規模や業務量に見合った規模のシステムを選択すれば、必要な機能を揃えた上で費用を抑えることが期待できます。

厳重なセキュリティー対策

請求書管理では取引先や取引内容など、機密性の高い情報を扱うため、不正アクセスや情報漏えいへの注意が必要です。システム導入を検討する際は、セキュリティー対策が備わっているかを確認します。

具体的には、利用する人によってアクセスできる範囲を制限する権限管理や、データが外部に漏れても内容が分からないようにするデータ暗号化がおすすめです。

豊富な機能

請求書管理システムが持っている機能も選定のポイントとなります。例えば請求書のテンプレートやメール送信機能があれば、請求書作成時に役立ちます。また請求書ごとの入金ステータスの管理ができれば、リアルタイムで回収状況が確認可能です。

さらに、現在利用している会計ソフトなどほかのシステムと連携できると、業務全体のさらなる効率化が期待できます。

まとめ

請求書管理は、支払いの管理や売掛金の回収を適切に実施するだけでなく、重要な書類を決められた期間保管する重要な業務です。管理方法には紙、Excel、そしてシステムがありますが、紙やExcelでの管理は、人為的ミスや検索性の低さなどの課題があります。

対して請求書管理システムは、データの自動処理によって人為的ミスの抑制や業務品質の向上、業務効率化が期待できます。請求書管理システムを導入する際は、コストと効果のバランスやセキュリティー対策などを比較検討することが大切です。

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*Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

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