インボイス制度と電子帳簿保存法の関係性を説明！保存要件や電子化のポイントも解説

インボイス制度と電子帳簿保存法の関係性

電子帳簿保存法が施行されたため、電子データで発行・受領した適格請求書（インボイス）は、電子データのまま保存しなければなりません。

適格請求書を電子データで受領することが多くなった昨今、この2つの制度に対応したシステムの導入検討は、経理業務を効率化するために避けては通れない課題です。

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、事業者が消費税の仕入税額控除を受けるための制度です。

売り手が買い手に対して適格請求書（インボイス）を発行し、買い手はそれを保存することで仕入税額控除を受けられます。

仕入税額控除とは、商品やサービスを仕入れる際の消費税額を、売上時の消費税額から差し引くことで、二重課税を解消するための仕組みです。

インボイス制度は取引の透明性を高め、より適正な消費税の課税を実現するために導入されました。しかし適格請求書の必須記載事項を確認する手間が増え、経理担当者の請求書業務における負担が増加しています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、決算関係書類や各種帳簿の電子データ保存を認める法律です。

電子データの保存区分は、主に以下の3種類です。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

それぞれの保存区分について詳しく解説します。

電子帳簿等保存

会計ソフトの仕訳帳やPCで作成した請求書の控えは、紙に印刷せず電子データのまま保存できるようになりました。

電子帳簿保存法が施行された当初は、電子データでの保存には所轄税務署長の事前承認が必要でした。しかし2022年の改正時に事前承認制度が廃止されたため、多くの企業が電子データの状態で帳簿を保存しています。

スキャナ保存

紙で受領・作成した書類も、スキャナで画像データとして保存できるようになりました。ただしデータ化する際には解像度やカラー要件、タイムスタンプの付与など、一定の保存要件を満たさなければなりません。

電子取引データ保存

電子取引データとは、メールやシステム上で行われた取引から発生した書類（注文書や見積書、納品書、請求書など）のことです。これらの書類を電子データで受領した場合は、電子帳簿保存と同じ要件のもと、電子データのまま保存しなければなりません。

電子帳簿保存法で求められるインボイス（適格請求書）の保存方法

電子帳簿保存法の要件に沿ってインボイス（適格請求書）を保存する方法は、発生状況によって異なります。

• 電子取引で発生した適格請求書
• 紙で発生した適格請求書

それぞれの保存方法を詳しく説明します。

電子取引で発生したインボイス（適格請求書）の保存方法

取引先からメールやシステム上で受領した適格請求書や、システム上で作成した適格請求書の控えは、電子データのまま保存が必要です。その際には「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。

真実性の確保

真実性の確保とは改ざんや紛失を防止する対策が取られ、正確かつ完全な状態で記録されていることを指します。電子データを訂正したり削除したりする場合は、その履歴を保持しなければなりません。

可視性の確保

可視性の確保とは、取引の情報をいつでも確認できる状態にしておくことです。適格請求書の場合は相手方の名称・日付・金額といった情報で検索できるようにしておく必要があります。

紙で発生したインボイス（適格請求書）の保存方法

紙で受領したインボイス（適格請求書）は、スキャンして電子データで保存すれば原本を廃棄できます。

令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、定期的な検査を行う必要がなくなりましたので、令和4年1月1日以降に保存を行う請求書は、スキャナーで読み取り、折れ曲がり等がないか等の同等確認を行った後であれば、書面（紙）は即時に廃棄が可能です。

しかし保存する際は、電子取引で発生した適格請求書と同様に「真実性の確保」「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。

従来どおり紙のまま保存する場合は、日付や取引先ごとに分けて、すぐに取り出せる方法でファイリングしておくとよいでしょう。

インボイス制度と電子帳簿保存法の対応を同時に進めるメリット

インボイス制度と電子帳簿保存法の要件に同時に対応することには、2つのメリットがあります。

1. インボイス制度による経理業務の負担軽減
2. 電子データ保管のための担当者の負荷軽減

それぞれ詳しく解説します。

１.インボイス制度の対応よる経理業務の負担軽減

インボイス制度に対応したシステムを導入することで、請求書業務を始めとする経理担当者の業務負担の軽減につながります。

インボイス制度の施行により、インボイス登録番号や消費税額の確認が必要となったため、請求書にまつわる経理担当者の業務負荷が増加しています。

Sansan株式会社の調査によると、経理担当者の約7割が制度対応に課題を感じており、その中でも最も多かった理由が「制度対応に伴う業務負担の増加」でした。

とくに、適格請求書の要件確認に時間がかかっており、多くの企業で経理担当者が目視確認を行っています。

参照：Sansan株式会社｜Sansan、「インボイス制度開始1年後の実態調査」を実施〜いまだ7割以上の経理担当者が制度対応に課題。制度開始前より月5.5時間の業務増加、経理担当者の人手不足が露呈〜

適格請求書の要件を自動判定する機能を有するシステムを導入することで、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

２.電子取引データの保存における担当者の負荷軽減

Sansan株式会社の調査によると、自社対応の企業において電子帳簿保存法に対応した企業の半数以上が、対応に関する印象として「デメリットの方が大きいと感じた」という結果が出ています。

参照：Sansan株式会社｜Sansan、「電子帳簿保存法に関する実態調査」を実施～大手企業の6割以上はメリットを感じており、中小・中堅企業は自社対応による業務の複雑化に課題を感じている～

電子帳簿保存法の要件に沿った運用を行うには、タイムスタンプの付与や検索要件の確保、事務処理規程の整備など、さまざまな対応が必要です。

これらの要件対応によって増加する負担を軽減するには、電子帳簿保存法に対応したシステムの活用が必須です。

インボイス制度と電子帳簿保存法の対応を同時に進めるための3つのポイント

インボイス制度と電子帳簿保存法に同時に対応を進めるには次の3つのポイントを意識する必要があります。

1. 業務プロセスの可視化
2. 取引先とのデータ受け渡し方法の標準化と保存ルール確立
3. 共通基盤となるシステムの選定

一つずつ詳しく解説します。

１.業務プロセスの可視化

請求書の受領から支払いまでの現状業務を可視化すると、これまで気づかなかった課題や非効率な運用の洗い出しにつながります。

業務プロセスの可視化は、システム導入業者などの第三者との円滑なコミュニケーションにも不可欠です。現状の業務フローが明確に示されていない場合、関係者間で認識の齟齬が生じ、適切なシステム導入の障害となる可能性があります。

２.取引先とのデータ受け渡し方法の標準化と保存ルール確立

取引先との最適なデータ連携方法を検討する必要があります。EDI（電子データ交換）、メール、クラウドサービスなど、取引先との業務内容や規模に応じて適切な方法を選択しなければなりません。

受け取ったデータの管理体制も重要な要素です。ファイルの保存場所やフォルダ階層、ファイル名の命名規則などを法令に準拠した形で統一しましょう。定期的なバックアップの実施やリカバリー手順の整備も大切です。

３.共通基盤となるシステムの選定

システム選定においては、社内の運用体制と適合するかどうかの検討も欠かせません。システムの操作性、必要となる人員体制、教育・研修の実施方法など、実際の運用場面を想定した総合的な評価が求められます。

さらに既存の会計システムとの親和性も重要な選定基準です。データ連携の可否や連携方法を詳細に確認し、システム間の整合性を担保できるシステムを選びましょう。

まとめ

インボイス制度がスタートし、適格請求書の発行が義務化されたことで、請求書業務はこれまでよりも複雑になりました。

また電子帳簿保存法が施行され、ペーパーレス化を実現できる環境が整った一方で、法令に合わせた運用変更の影響により、経理担当者の業務はさらに負担が増しています。

経理担当者の業務負担を軽減するには、インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応した「Bill One」がおすすめです。

「Bill One」は、請求書の受領・発行、経費精算などの経理業務を効率化できるサービスです。インボイス制度や電子帳簿保存法対応にも対応しています。

• 適格請求書をデータ化し要件を自動でチェック
• 国税庁のシステムとのAPI連携による登録番号の照会
• 消費税額の検算
• 電子保存（電子帳簿保存法に対応）

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• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
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*Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

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*Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

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