請求書照合を自動化するには？手作業に伴う課題と自動化の方法・メリットを解説

請求書照合を自動化するメリット

請求書照合の自動化には、業務効率の向上だけでなく、精度向上や内部統制の強化など、さまざまなメリットがあります。ここでは、自動化がもたらす主な効果について解説します。

作業時間の大幅な削減

請求書照合の自動化により、これまで手作業で行っていた発注書、納品書、請求書の突き合わせ作業が大幅に効率化されます。例えば、月に数百件の請求書を処理する企業では、1件あたり10分かかっていた照合作業を数分に短縮できるケースもあります。

また、月末や決算期に集中しやすい照合業務の負担も軽減できます。システムによる自動照合であれば24時間稼働でき、業務の平準化も可能です。これにより、経理担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。

支払い遅延の防止や資金繰りの改善など、企業経営にとって重要な業務に時間を割けるようになることは、大きなメリットといえるでしょう。

チェック精度の向上

人の手による照合作業では、どうしても見落としや計算ミスが発生する可能性があります。特に請求書の枚数が多い月末などは、疲労による集中力の低下も相まって、エラーの発生率が高くなりがちです。

自動化システムを導入することで、設定したルールに基づいて機械的に照合が行われるため、ヒューマンエラーの大幅な削減につながります。金額の不一致、数量の相違、単価の誤りなどを確実に検出し、アラートを発することも可能です。

さらに、二重支払いや過払いの防止にもつながります。同一の請求書番号や、類似した内容の請求書を自動的に検知することで、重複した支払いを未然に防げるためです。

不正防止と内部統制の強化

請求書照合を自動化することで、不正な請求や改ざんを早期に発見できる体制を構築できます。システム上ではすべての操作履歴がログとして記録されるため、誰がいつ何を行ったのかを追跡することが可能です。

また、承認フローをシステム化することで、適切な権限を持つ担当者だけが処理を進められるようになります。これにより、権限を持たない従業員による不正行為が困難になり、内部統制が強化されます。

監査対応においても、自動化システムは有効です。過去の照合結果や処理履歴をすぐに参照できるため、内部監査や外部監査での説明責任も果たしやすくなります。コンプライアンスの観点からも、照合業務の自動化は企業にとって重要な取り組みといえるでしょう。

経営判断に活用できるデータの整備

請求書照合を自動化すると、請求書データが体系的に蓄積されていきます。これらのデータを分析することで、仕入先別の取引傾向、支払いサイクルの最適化、コスト削減の可能性など、経営判断に役立つ情報を得られます。

例えば、仕入先ごとの請求金額の推移を可視化できれば、価格交渉の材料として活用できます。また、支払いタイミングを分析することで、キャッシュフローの改善策を立てることも可能です。

データが整備されることで、予算と実績の比較も容易になります。部門別やプロジェクト別の支出状況をリアルタイムで把握できるため、予算超過の早期発見や、適切な予算配分の見直しにもつなげることができます。

このように、照合業務の自動化は、業務効率化にとどまらず、経営判断を支える基盤にもなります。

請求書照合を自動化する方法

請求書照合の自動化には、企業の規模や予算に応じたさまざまな方法があります。ここでは、手軽に始められる方法から本格的なシステム導入まで、段階的に解説します。

請求書照合の自動化方法についての詳細は、以下の記事もお読みください。

Excelの関数やマクロを活用

最も手軽に始められる自動化の方法として挙げられるのが、Excelの関数やマクロ（VBA）の活用です。普段の業務でExcelを使っている企業なら、自動化のための初期投資はほとんど必要ありません。

関数による自動化

VLOOKUP関数やIF関数を使えば、発注データと請求データの突き合わせを効率的に行うことができます。例えば、発注番号をキーとして発注金額と請求金額を自動で照合し、差異がある場合はセルの色を変更して警告を表示することも可能です。

マクロによる自動化

マクロを使えば、より複雑な処理を自動化できます。複数のファイルからデータを集約し、照合結果をレポート形式で出力するような処理も可能です。

Excelを使った自動化の限界

Excelによる自動化には限界もあります。ファイル破損や担当者不在による業務停滞、紙の請求書の手入力など、課題が残ります。

Excelの活用はあくまで第一歩として位置づけ、将来的にはより高度なシステムへの移行を検討することが大切です。

AI-OCRの活用

紙の請求書をスキャンして、文字情報を高精度でデータ化する「AI-OCR」は、請求書処理の効率化に有効です。

AI-OCRの特長

AI-OCRは、スキャンした紙の請求書やPDFファイルから、AI技術を用いて文字情報を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。

従来のOCR技術との違いは、データの読み取り精度と柔軟性です。AI-OCRは請求書ごとの異なるフォーマット（レイアウト）を自動で認識し、必要な項目（発行元、金額、日付など）を正確に抽出することができます。これにより、手入力に伴う入力ミスの削減や、作業時間の大幅な短縮が可能です。

AI-OCRによる自動化の限界

AI-OCRはデータ化を担うツールであり、 それだけで請求内容のチェックや承認まで完結できるわけではありません。読み取った情報はあくまでデジタル化された状態に過ぎないため、発注データとの照合や、その後の承認フローについては別途仕組みを整える必要があります。

発注データとの照合機能がある請求書受領システムを導入する

請求書の受領からデータ化、発注情報との自動照合、承認ワークフロー、会計システム連携までの一連の流れを包括的に自動化できるのが請求書受領システムです。

ただし、請求書受領システムを効果的に活用するためには、自社のニーズに合ったものを選ぶ必要があります。システム選定の際は、特に以下のポイントを確認しましょう。

参照：Sansan株式会社｜「Bill Oneが「発注データ照合オプション」を提供開始 発注内容と請求情報の照合作業を効率化～アナログな照合作業をデジタル化し、月次決算を加速〜」

ポイント１.既存の会計システムとの連携

照合や承認が完了した後の仕訳データを、現在利用している会計システムにスムーズに連携できるかは重要な選定ポイントの一つです。

CSVファイルによる出力対応だけでなく、API連携などによりデータが自動で取り込まれる仕組みがあれば、経理担当者の二重入力の手間を省き、さらなる効率化が期待できます。

ポイント２.操作性と導入・運用サポート体制

請求書受領システムは、経理担当者に限らず、現場の発注担当者や承認を行う管理職など、多くの社員が利用します。そのため、誰にとっても使いやすいインターフェースであることが重要です。

また、導入時の設定や運用後のサポート体制が整っているかどうかも、スムーズに運用を定着させるための重要な確認項目です。

ポイント３.電子帳簿保存法への対応

請求書照合の自動化とペーパーレス化を進める上で、電子帳簿保存法への対応は不可欠です。

受け取った請求書データを、電子帳簿保存法の要件（真実性の確保、可視性の確保など）を満たす形で保存できるか、十分に確認しましょう。法令に対応したシステムを導入することで、コンプライアンスを守りつつ業務の効率化も実現できます。

電子帳簿保存法への対応についての詳細は、以下の記事をお読みください。

ポイント４.請求書と発注データの照合機能による効率化

照合機能の精度や自動化のレベルは、請求書処理の効率化に直結します。

請求書の合計金額だけでなく、明細単位での照合が可能か、また、請求書データと発注データの内容が完全に一致した場合に、人の手を介さずに自動で承認処理まで完了できるかなど、自社の業務フローに合った照合機能が備わっているかを見極めましょう。

請求書照合の自動化が必要とされる背景

近年、多くの企業で請求書照合の自動化が求められるようになっています。その背景には、従来の手作業による照合プロセスが抱える深刻な課題が存在します。

膨大な作業時間と担当者の負担

手作業で行う請求書照合は、経理業務の中でも特に時間がかかる作業の一つです。

毎月、取引先から届く大量の請求書に対し、発注書や納品書などの関連書類を探し出し、記載された品目、数量、単価、合計金額などを一件ずつ目視で確認する作業には、多大な労力がかかります。

この作業が特定の担当者に集中すると、残業の増加を招くだけでなく、本来注力すべき他の経理業務に支障をきたす原因にもなります。

ヒューマンエラーによるリスク

人間が手作業で行う以上、ヒューマンエラーの発生をゼロにすることは困難です。

例えば、似たような数字の見間違い、長時間の作業による集中力の低下から生じるチェック漏れ、会計システムへのデータ入力ミスなどが考えられます。

こうしたミスは、取引先への支払いを遅延させたり、誤った金額を支払ってしまったりする原因となり、企業の信用問題や金銭的な損失につながる可能性もあります。

不正や改ざんの見逃しリスク

目視による照合作業は、不正や改ざんの温床になる可能性もあります。

手作業を中心とした属人的なチェック体制では、巧妙に偽造された請求書や、内容が水増しされた不正な請求を見抜くことが困難です。また、システム化されていないプロセスでは、不正の発見が遅れやすくなる傾向があります。

こうした不正による影響は、金銭的な損失だけにとどまりません。企業の信用失墜や株主からの信頼低下、取引先との関係悪化など、さまざまな悪影響が生じるおそれがあります。

これらのリスクを最小限に抑えるためには、システムによる自動化と内部統制の強化が欠かせません。

まとめ

本記事では、請求書照合の手作業が抱える課題や自動化のメリット、そして具体的な自動化の方法について解説しました。

手作業による照合は、膨大な時間を要するだけでなく、ヒューマンエラーや不正のリスクといった課題を抱えています。照合作業の自動化は、これらの課題を解決し、経理業務の生産性を向上させる上で有効な手段です。

自動化の方法には、Excelの活用からAI-OCRの導入、さらに請求書受領システムの導入まで、さまざまなレベルがあります。自社の請求書処理枚数や既存システムとの連携、法令対応の必要性などを考慮し、最適な方法を選びましょう。

より包括的かつ効果的な自動化を目指す場合は、AIによる自動照合が可能な「Bill One請求書受領」の活用もぜひご検討ください。

クラウド請求書受領サービス「Bill One請求書受領」のAI自動照合オプションは、請求書を高精度にデータ化し、CSVで取り込んだ納品・検収データなどの照合対象データと自動で照合します。

総額から明細単位までの差異を検出し、紙や目視に頼っていたアナログな照合作業を大幅に削減します。

Bill One請求書受領 AI自動照合オプションの特長

• 高精度にデータ化された請求書と、納品・検収などの照合対象データのCSVを取り込むだけで自動照合
• 総額だけでなく明細単位でも差異を検出し、確認箇所をハイライト表示
• 照合結果と履歴を一元管理し、URLで関係者と共有可能
• 照合漏れや二重計上などのヒューマンエラーを抑制
• 履歴参照で、監査対応や過去案件の再確認を迅速化

アナログな照合作業をなくし、工数・ミスを大幅に抑制。月次決算の加速に貢献します。ぜひ導入をご検討ください。