請求管理業務とは？基礎知識と業務の流れ、失敗しないシステム導入のポイントを解説

請求管理業務とは

請求管理業務とは、売掛で販売した商品やサービスの代金に対し、取引先ごとに請求書を発行し、代金を回収するまでの一連の管理業務を指します。この業務は、企業の売り上げに直結するため、経理部門の中でも重要な業務の一つです。

適切な請求管理は、企業の安定した資金繰りを確保するだけでなく、取引先との良好な関係維持にも寄与します。一方で、請求漏れや回収遅延は企業の財務状況に深刻な影響を与える可能性があります。そのため、正確性とスピードを兼ね備えた効率的な請求管理が求められます。

請求管理業務の流れ

ここでは請求管理業務の流れを解説します。請求管理業務は一般的に以下の流れで作業が発生します。

1. 請求の締め
2. 請求書の発行
3. 請求書の送付
4. 入金の確認
5. 入金消込

１.請求の締め

請求の締めとは、一定期間（通常は1カ月）の取引を集計し、取引先ごとの請求金額を確定させる作業です。具体的には以下のようなプロセスです。

1. 締め日（例：毎月末日）までの取引データを集計
2. 取引先ごとに売上金額を合計
3. 売上値引の確認や消費税の適用を加味した最終的な請求金額を算出
4. 請求データの正確性を確認

この作業は通常、月次で行われますが、企業によっては週次や半月ごとなど、異なる期間で締めを行う場合もあります。

請求の締めは請求管理業務の起点となる重要なステップです。ここでのミスはこの後のプロセスに影響を及ぼすため、高い正確性が求められます。取引データの漏れがないか、金額の計算ミスがないかなど、しっかりとチェックしましょう。

２.請求書の発行

取引先ごとに請求金額が確定したら請求書の発行に移ります。請求書は取引先に期間中の請求内容を明示する書類であり、国税庁により記載項目が定められています。

2023年10月からは、適格請求書（インボイス）が、仕入税額控除の適用条件となりました。適格請求書に記載しなければならない項目は以下の通りです。

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称
2. 適格発行事業者の登録番号
3. 取引年月日
4. 取引内容
5. 適用税率
6. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および消費税額
7. 請求書を受領した者の氏名または名称

なお、スーパーマーケットなどの不特定かつ多数の方に販売等する場合には、書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称を不要とするなど、一部簡略化した「適格簡易請求書」（簡易インボイス）を使用することが認められています。

参照：国税庁｜「適格請求書の記載事項」

３.請求書の送付

発行した請求書は社内で確認をし、各取引先に送付します。送付方法は以下のようなものがあります。

• 紙の請求書を郵送
• PDFデータをメールで送付
• 請求書発行システムから送付
• 企業間でデータを直接やりとりする方法

近年では、業務効率化やコスト削減、環境配慮の観点から、メールやシステム上から送付する方法が増加しています。特に請求書管理システムを導入している企業では、システムから直接取引先に送付することで、送付漏れや遅延を防ぐとともに、送付状況の管理も容易になっています。

ただし、取引先の受け入れ態勢や業界慣行によっては、従来の紙の請求書郵送が求められる場合もあるため、取引先のニーズに応じた柔軟な対応が必要です。

４.入金の確認

入金の確認は、請求書に対する支払いが実際に行われたかを確認する重要な作業です。通常、指定した口座の入金明細を確認し、入金額と請求額を照合します。この過程で、入金日、入金元、金額の正確性を確認します。

入金が期日までにない場合や金額が一致しない場合は、速やかに取引先に確認を取る必要があります。正確な入金確認は、未回収金の把握や資金繰りの管理に直結するため、慎重かつ迅速に行うことが求められます。

５.入金消込

入金消込とは、確認された入金を対応する請求とひもづける作業です。具体的には、入金リストと請求リストを突き合わせ、一致する項目を消し込んでいきます。この作業により、どの請求に対する入金が完了したか、また未回収の請求は何かを明確にできます。

一つの入金で複数の請求に対応する場合や、請求額と入金額が一致しない場合もあるため、注意深い作業が必要です。正確な入金消込は、売掛金管理の基礎となり、財務報告の正確性にも影響します。近年では、自動消込機能のある請求管理システムもあり、この作業の効率化と精度向上を図る企業も増えています。

手作業による請求管理の問題点

手作業による請求管理は、多くの企業で長年行われてきた方法ですが、取引量の増加や業務の複雑化に伴い、さまざまな問題が顕在化しています。ここでは、主な問題点を解説します。

1. 人為的ミスが起きやすくなる
2. 業務効率が低下する
3. リアルタイムでの状況把握が難しい
4. コンプライアンスリスクが増加する

１.人為的ミスが起きやすくなる

手作業による請求管理では、データ入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。請求書の発行漏れや金額の誤記、入金消込ミスなどは、企業の信用低下や資金繰りの悪化につながる可能性があります。また、これらのミスを防ぐためのダブルチェックなどの作業が、さらなる業務負荷を生み出すという悪循環に陥りがちです。

２.業務効率が低下する

請求書の作成、発送、入金確認、消込作業など、請求管理の各プロセスを手作業で行うことは非常に時間がかかります。特に取引量が多い企業では、これらの作業に多くの人員と時間を割かなければなりません。

また、入金期日を過ぎた場合の督促業務も必要です。未入金の取引先を特定し、連絡手段を選び、催促の連絡をするという一連の作業は、担当者に負荷をかけます。これらの手作業による非効率な業務により、より戦略的な業務に時間を充てられなくなり、結果として経理部門全体の生産性を下げてしまいます。

３.リアルタイムでの状況把握が難しい

手作業による管理では、請求状況や入金状況をリアルタイムで把握することが困難です。これにより、未回収金の増加や資金繰りの悪化といった問題を早期に発見し、対処することが難しくなります。また、経営陣への迅速な報告や、的確な経営判断のための情報提供にも支障をきたす可能性があります。

４.コンプライアンスリスクが増加する

請求書の保管や管理に関する法令遵守も、手作業では手間がかかります。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、個人情報保護法に基づく顧客情報の管理など、さまざまな法令に準拠した管理が求められる中、手作業では確認に時間がかかり、確認漏れなどのミスにもつながります。

このような状況は、監査や税務調査の際に問題となる可能性があり、企業にとって大きなリスクとなっています。

請求管理を効率化する方法

手作業による請求管理のリスクを軽減しながら、効率化する方法は2つあります。

請求管理業務を明確化する

請求管理業務を効率よく進めるためには、まず業務フローを明確化することが大切です。具体的には、請求書発行のプロセスを一つひとつ洗い出し、手順や使用する書類を標準化することから始めます。これにより無駄な作業や属人化していた書類をなくすことが可能です。

さらに業務の手順がはっきりすることで、担当者の急な不在といった緊急時にも慌てずに対応できるほか、ミスの軽減やコンプライアンスの強化にもつながります。

業務を整理できたら、マニュアルに落とし込むと、業務の品質が安定します。

請求管理システムを導入する

請求管理システムの導入は、請求管理の効率を高める上でも有効な手段です。システムに請求書の発行や入金消込など、作業の一部を自動化できるため、業務にかかる時間を短縮し、人為的ミスを抑えることが期待できます。

またシステムによっては会計ソフトなど、他のシステムと連携できたり、支払い期限が近づくとアラーム機能で通知したりと、業務担当者をサポートする機能も備わっています。

請求管理システムを導入するメリット

手作業による請求管理の方法では、上記に挙げたような問題点や、さまざまなリスクが避けられません。

作業効率が悪く、働き方改革推進の妨げにもなります。即効性のある解決策としては、請求管理システムの導入が挙げられます。請求管理システムを導入するメリットは以下の4つです。

1. 業務効率が向上する
2. 経理の人手不足が解消される
3. リアルタイムでの状況把握が可能になる
4. コンプライアンスとセキュリティーが強化される

１.業務効率が向上する

請求管理システムの導入により、請求書の作成から入金消込まで、多くのプロセスを自動化できます。これにより、作業時間が大幅に短縮され、人為的ミスも減少します。また、請求書の電子化により、印刷や郵送のコストも削減できます。結果として、経理部門の生産性が向上し、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になります。

２.経理の人手不足が解消される

経理の人手不足に関する調査データがあります。Sansan株式会社の調査によると、自社の経理部門で人手不足を感じている企業は、50％以上にのぼります。働き方改革の推進が求められるなか、長時間労働が常態化するなど好ましくない状況が改善できないままでいる企業も多いと言えます。

参照：Sansan株式会社｜「Sansan、「経理の人手不足に関する実態調査」を実施～経理の半数以上が「人手不足」、うち9割弱が「深刻」と回答。時間外労働の増加や月次決算の遅れによる経営面への影響も～」

請求管理システムの導入が進めば、経理業務の中でも大きなボリュームを占める請求管理業務の効率化が進みます。

またテレワークといった多様な働き方ができるようになるため、ワークライフバランスの向上や優秀な人材の確保も期待できます。これまで必要としていた人員と割いていた時間を削減できるため、人手不足の解消にもつながるでしょう。

３.リアルタイムでの状況把握が可能になる

請求管理システムを導入することで、請求状況や入金状況をリアルタイムで把握できるようになります。未回収金の状況や、今後の入金予定なども即座に確認できるため、資金繰りの管理が容易になります。

また、滞納や遅延に対しても迅速に対応できるため、債権回収のリスクを軽減できます。これらの情報を経営層に迅速に提供することで、的確な経営判断にも貢献します。

４.コンプライアンスとセキュリティーが強化される

請求管理システムは、企業のコンプライアンスとセキュリティー体制を同時に強化できます。

多くの請求管理システムは、インボイス制度などの法対応に合わせて自動で機能アップデートを行います。そのため、自社で一から対応を検討する必要はなく、対応漏れが発生するリスクを抑えることができます。

またシステムには高度なセキュリティー対策が施されており、請求データや入金情報といった重要な機密情報を保護することが可能です。例えば、不正アクセスを防ぐための厳重な認証機能やデータの暗号化などによって、情報漏えいのリスク低減を期待できます。

請求管理システムの種類

請求管理システムを導入する際、まずはシステムの提供形態を知る必要があります。現在、請求管理システムは、大きく分けて「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド（SaaS）型

クラウ　ド（SaaS）型の請求管理システムは、インターネットを通じてサービス提供会社のサーバーにあるシステムを利用する形態です。

メリット

クラウド型の利点は、低コストで導入できることです。自社でシステムを所有しないため、サーバーなどの設備投資やシステム構築が不要です。

さらに、システムのアップデートやトラブル対応はサービス提供会社が行ってくれるため、自社での運用保守業務が大幅に削減され、社内のIT担当者の負担を軽減できます。インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求業務に関わる法改正があった場合にも、提供会社側でシステムを更新することが一般的です。

さらに、短期間でシステムの利用を開始できるのも特徴です。インターネット環境があれば、場所を選ばずにシステムへアクセスできるため、テレワークや出張中にも業務対応が容易になります。

注意点

クラウド型は利便性が高い一方で、いくつかの注意点もあります。まずシステムの仕様が提供会社によって決められているため、カスタマイズに制限がある点です。既存の複雑な業務フローに合わせたい場合、システム側ですべて対応できない可能性があります。

また、インターネットを介して利用するため、インターネット障害に弱いという側面もあります。加えて、セキュリティーについても注意が必要です。提供会社側で厳重なセキュリティー対策が施されていますが、重要なデータを外部のサーバーに預けることになるため、ベンダーのセキュリティー体制を事前に確認したり、アクセス制限やパスワード設定を行ったりする必要があります。

さらに、システムを利用している間は、ランニングコストがかかります。また、システムの提供が終了したり、仕様が大きく変更されたりする可能性も考慮する必要もあります。

オンプレミス型

オンプレミス型の請求管理システムは、自社内にサーバーなどの設備を設置し、そこにシステムを構築して運用する形態です。システムを自社で所有し、管理します。

メリット

オンプレミス型のメリットは、自由度が高いことです。システムを自社に合わせて設計できるため、既存の基幹システムや販売管理システムとの連携を柔軟に行えるようになります。これにより、非常に複雑な要件や独自の業務フローにも対応できるのが強みです。

またシステムが自社のネットワーク内で完結しているため、セキュリティーを自社のポリシーに基づき、強固に構築できます。

注意点

オンプレミス型は自由度が高い反面、サーバーの購入やシステム開発が必要なため、初期費用が高額になりやすいです。またシステムを構築し、テストする期間も必要となるため、導入に時間がかかります。

導入後も、システムの運用保守をすべて自社で行う必要があります。サーバーの管理やトラブル対応、定期的なメンテナンスなど、専門的な知識を持った担当者の確保が必要です。

さらに、法改正があった場合も、自社でシステムを改修して対応しなければならないため、その都度コストと作業が発生します。

請求管理システムの主な機能

請求管理システムが持つ機能は、企業の経理担当者の業務を効率化し、ミスを減らすことに貢献します。ここでは、請求管理システムの主要な機能について詳しく解説します。

請求書発行・送付

請求管理システムを使用すると、請求書の発行と送付の自動化が可能になります。これにより、請求業務にかかる時間と労力を削減できます。

多くのシステムには、請求書や明細書のテンプレートが備わっています。一度フォーマットを設定すれば、毎月の請求データを流し込むだけで、統一されたデザインの請求書を簡単に作成できます。また、採番や計算を自動で行うため、採番漏れや計算ミスを防ぐことが可能です。

作成した請求書は、PDFの形式で自動生成されます。さらに取引先ごとに設定された方法に基づき、指定のメールアドレスへ請求書を自動で送付できます。これにより、印刷や封入、郵送といった手間がなくなり、テレワークでも請求業務が進められます。

これらのシステムはインボイス制度にも対応しています。適格請求書発行事業者の登録番号や税率ごとの合計額と消費税額などを正確に記載した請求書を発行できます。

リアルタイムでの入金管理と督促

請求管理システムは、請求書発行後の入金確認と管理においても効率化を期待できます。

システムをインターネットバンキングの入出金データと連携させることで、取引先からの入金の有無をリアルタイムで確認できます。さらに、連携機能により、どの請求に対する入金かを確認する消込作業が自動で行われます。手作業で膨大な数の入金データと請求データを照合する手間がなくなるため、作業時間を短縮することが可能です。

システムによって、入金が確認できない取引先に対して、自動で督促通知を発行する機能もあります。支払い期日が過ぎた請求に対して、事前に設定したルールに基づいてメールで連絡するため、督促漏れを防げます。これにより、売掛金の未回収リスクを減らし、企業のキャッシュフローを健全に保つことにつながります。

他システムとの連携

請求管理システムは、他の企業システムと連携することでさらに効率化を高めます。特に経理部門と営業部門のシステムとの連携が重要です。

まず会計システムと連携することで、請求書を発行した時点で、売掛金として債権を計上します。その後入金管理機能で消し込みが完了すると、それに応じて会計帳簿上でも売掛金を消し込む処理が自動で実行されます。これにより、手動で入力する手間がなくなり、会計帳簿と請求管理データの一貫性が保たれます。

さらに、営業システムと連携することで、営業担当者が管理している顧客情報や契約情報、売上情報が請求管理にひも付けられます。

これにより、請求データの入力ミスが防がれるとともに、営業部門でも売上管理や未回収債権のチェックを行うことが可能です。例えば、営業担当者が顧客ごとの支払い状況をリアルタイムで把握し、次の営業戦略に生かすこともできます。

これらの連携によって、企業全体の情報が一元管理され、部署間の連携もスムーズになるため、業務効率化が進みます。

請求管理システム選定のポイント

請求管理システムを選定する際は、自社の業務フローや規模、将来の成長計画などを考慮し、最適なシステムを選ぶことが重要です。以下に、選定時に注目すべき主なポイントを解説します。

1. 既存システムとの連携
2. 使いやすさと機能性
3. コストパフォーマンス
4. サポート体制
5. 法改正への対応
6. セキュリティー対策

１.既存システムとの連携

請求管理システムを選ぶ際は、既存の販売管理システムや会計システムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。シームレスなデータ連携ができれば、二重入力の手間が省け、さらなる業務効率化が図れます。

もしシステム間でデータ連携ができない場合、売上データを手動でExcelなどに書き出し、それを新しいシステムにインポートするという二重入力の手間が生じます。これは作業時間が増えるだけでなく、データの転記ミスや入力ミスを引き起こす原因にもなります。

２.使いやすさと機能性

システムの操作性や画面デザインは、日々の業務効率に大きく影響します。直感的に操作できるユーザーインターフェースや、必要な情報にすぐにアクセスできる画面構成を持つシステムを選びましょう。

また、自社の業務に必要な機能が十分に備わっているか、カスタマイズの柔軟性はあるかなども確認すべきポイントです。ただし、過剰な機能は逆に使いづらさにつながる可能性もあるため、バランスの取れたシステムを選択することが大切です。

３.コストパフォーマンス

システム導入にかかる費用は、初期費用とランニングコストを合わせて総合的に評価する必要があります。単に価格の安さだけでなく、導入後の業務効率化によるコスト削減効果や、将来の拡張性なども考慮に入れましょう。

また、保守サポート料金やアップデート費用なども含めた長期的な視点でのコスト計算が重要です。システム導入による投資対効果を慎重に検討し、自社にとって最適な選択をすることが求められます。

４.サポート体制

システム導入後のサポート体制は、円滑な運用を続ける上で非常に重要です。導入時のレクチャーや日々の操作サポートの対応時間や方法、トラブル発生時の対応の体制などを確認しましょう。

また、定期的なアップデートやバージョンアップの頻度、その際のサポート内容なども重要なポイントです。長期的な関係を築けるベンダーを選ぶことで、システムの安定運用と継続的な業務改善が可能になります。

５.法改正への対応

請求管理に関連する法制度は、改正される可能性があります。選定するシステムが、電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新の法令に対応しているか、また今後の法改正にも迅速に対応できるかを確認することが重要です。

法改正への対応が遅れると、コンプライアンス違反のリスクや追加コストが発生する可能性があります。ベンダーの法改正への対応方針や、過去の対応実績なども参考にしながら、将来を見据えたシステム選びを心がけましょう。

６.セキュリティー対策

請求管理システムは、企業の売り上げや取引先情報といった機密性の高いデータを扱うため、セキュリティー対策はシステム選定において重要なポイントになります。

特に不正アクセスや情報漏えいを防ぐための対策は確認しましょう。例えば権限を設定できる機能や二段階認証、定期的なパスワード変更を促す機能などが挙げられます。

また、万が一のシステム障害や災害に備えたデータのバックアップ体制についても確認します。データが安全に保護され、迅速にシステムを復旧できる体制が整っているかなど、ベンダーのセキュリティーポリシーをしっかりと確認することが大切です。

まとめ

請求管理は、企業の財務健全性を左右する重要な業務です。従来の手作業による管理では、多くの問題が発生しがちですが、適切なシステムを導入することで、業務の効率化と正確性を大幅に向上させることができます。

請求管理はシステム化することが可能です。請求管理システムには、請求書の送付機能やリアルタイムの入金管理、他システムとの連携機能があり、請求管理の業務効率化が期待できます。

請求管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれメリットとデメリットがあります。

またシステムを選ぶ際は操作性や費用対効果、導入後のサポート体制、さらに法改正への対応可否など、多角的な視点で評価することが大切です。このようなシステムを上手に活用することで、企業全体の生産性が向上し、結果として競争力の強化にもつながります。

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