請求書は信書扱い？宅配便で送れない理由と安全な送付方法を徹底解説

請求書は信書扱いになる？

請求書の送付方法について正しく理解するために、まず「信書」とは何か、なぜ請求書が信書に該当するのかを確認しましょう。

そもそも信書とは

郵便法第4条第2項では、信書について「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義しています。

もう少し具体的に、この定義の内容を見てみましょう。

総務省の「信書に該当する文書に関する指針」によると、これらの要素を満たす文書は、その名称や形式にかかわらず、すべて信書です。

このように、信書は単なる情報伝達の手段ではなく、法的に保護される重要なコミュニケーション手段として位置づけられています。

参照：総務省｜「信書に該当する文書に関する指針」

請求書が信書に該当する理由

請求書は、郵便法上の「信書」に該当します。その理由は、請求書が「特定の受取人（取引先企業や個人）」に対して、「差出人の意思（支払いを請求する意思）」を示し、あわせて「事実（請求金額や取引内容、支払い期限などの具体的な情報）」を通知している文書であるためです。

たとえば、A社がB社に対して発行する請求書には、B社という特定の宛先と、「〇〇円をお支払いください」という明確な意思表示がされています。さらに、商品名、数量、単価、請求金額、振込先口座など、取引に関する具体的な事実も記載されています。

郵便法の要件をすべて満たすことから、請求書は信書として扱われるのです。

信書に該当するもの・しないもの

請求書以外にも、信書に該当する文書はたくさんあります。ここでは郵便局のQ&Aを参考に、信書に該当する文書・該当しない文書の具体例を紹介します。

判断の主なポイントは、その文書が「特定の受取人に対する意思表示や事実通知」を含んでいるかどうかです。

カタログのように不特定多数に向けた情報提供や、カードのように物理的な価値を持つものは、それ単体では信書には該当しません。

参照：郵便局｜「信書に該当するものを教えてください」

請求書を宅配便で送ってはいけない理由と法的リスク

請求書が信書に該当することを踏まえ、次に、なぜ宅配便で送付できないのか、その法的根拠とリスクを解説します。

郵便法による規制

郵便法第4条は、信書の送達に関する重要な規定を定めています。同条第2項では信書の定義を示した上で「会社（契約により会社のため郵便の業務の一部の委託を受けた者を含む。）以外の者は、何人も、他人の信書の送達を業としてはならない」と規定しています。

「会社」とは、日本郵便株式会社を指しますので（郵便法第2条第1項）、前記の規定と相まって、信書の送達は原則として日本郵便株式会社のみが行える業務とされています。ただし2003年の信書便法の施行により、総務大臣の許可を受けた民間事業者も「信書便事業者」として信書の送達が可能になりました。

一方、一般的な宅配便サービス（ヤマト運輸の宅急便、佐川急便の飛脚宅配便など）は、この信書便事業の許可を受けていないため、信書を取り扱うことができません。総務省の「信書の送達についてのお願い」でも、この点が注意喚起されています。

信書の送達は、単なる物品の運送とは異なり、通信の秘密や確実な送達を保障する必要があるため、このような法的枠組みが設けられているのです。

参照：総務省｜「信書の送達についてのお願い」

誤って送付した場合のリスク

信書を違法に送付した場合、郵便法第76条により「3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金」という刑事罰が科される可能性があります。運送事業者だけでなく、信書を違法に送った依頼者側も罰則の対象となるため、十分に注意が必要です。

加えて、もし依頼者が企業であれば、企業の信用失墜というリスクもあります。請求書の送付方法に不備があった場合、企業のコンプライアンス体制が問われることになり、取引先からの信頼に影響を及ぼす可能性があります。

特に上場企業や公的機関と取引のある企業においては、コンプライアンス違反が取引停止の判断材料となる可能性もあります。

さらに、内部統制の観点からも問題があります。請求書の送付という基本的な業務にミスがあると、他の業務においても同様のミスがあるのではないかという懸念を抱かせてしまう可能性もあります。監査や内部統制評価において、そのことが重大な不備として指摘される可能性もあるでしょう。

請求書を信書として送るための３つの方法

請求書を適法かつ安全に送付するためには、信書の送達が認められている方法を選択する必要があります。ここでは3つの主な方法について解説します。

1. 郵便を利用する
2. 信書便サービスを利用する
3. 電子データで送付する

1. 郵便を利用する

最も一般的で確実な方法は、日本郵便の郵便サービスを利用することです。具体的には、以下のいずれかのサービスを利用するのが一般的です。

• 第一種郵便物（定形・定形外）
• 書留（簡易書留・一般書留）
• レターパック

なお、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストなど「荷物」扱いのサービスは、信書である請求書の送付には利用できません。

2. 信書便サービスを利用する

総務省から信書便事業の許可を受けた民間事業者が提供する「信書便サービス」も、請求書の送付に利用できます。2025年7月現在、全国で約630社が信書便事業者として登録されています。

登録事業者の中には大手の宅配事業者も含まれていますが、信書便サービスと通常の宅配便は異なるサービスです。たとえば佐川急便なら「飛脚特定信書便」、西濃運輸なら「カンガルー信書便」が、信書便サービスです。利用の際は、必ず「信書便」であることを確認し、適切なサービスを選択する必要があります。

参照：総務省｜「特定信書便事業者（PDF版）」

3. 電子データで送付する

近年急速に普及しているのが、PDFなどの請求書を電子データで送る方法です。この方法は郵便法の規制を受けないため、法的リスクなく請求書を送付できます。

電子データで送付する最も簡単な方法は、電子メールに添付する方法です。郵送コストがかからず、作成後すぐに送付できるため、キャッシュフローの改善にも役立ちます。

より機能的な送付方法は、クラウド型の請求書発行サービスの利用です。請求書の作成から送付、受領確認まで一元管理できるため、誤送付のリスクを大幅に低減できます。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、コンプライアンス面でも安心です。

なお、CDやUSBメモリに請求書データを保存して送付する場合、電磁的記録媒体自体は信書に該当しないため、宅配便での送付が可能です。ただし、重要な財務情報が含まれるため、暗号化やパスワード設定など、適切なセキュリティー対策が欠かせません。

電子請求書の詳細については、以下の記事をご覧ください。

例外的に請求書を宅配便に同梱できるケース

原則として宅配便で請求書を送ることはできませんが、例外もあります。

郵便法第4条第3項但書には「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」は信書とみなさないと規定されています。つまり「荷物が主で請求書が従」という関係が成立する場合に限り、信書（請求書）を荷物に同梱できるということです。

具体例としては、商品を発送する際に、その商品に関する請求書を同梱するケースが挙げられます。たとえば、オンラインショップが商品を発送する際に、その商品の請求書を商品と一緒に箱に入れて送ることは可能です。

ただし、この場合でも請求書は封筒に入れずに同梱する必要があり、かつ送付する荷物と請求書の内容に関連性がなければなりません。

請求書送付のコンプライアンスを強化する

請求書の送付は、単なる事務作業ではなく、企業のコンプライアンス体制に影響する重要な業務です。社内外を問わず、適切な取り扱いを徹底することで、法的リスクを回避し、企業の信頼性を高めることができます。

社内宛て信書の取り扱いにも注意

社内での請求書のやりとりも、信書の取り扱いに該当することがあります。

たとえば本社から支社への請求書送付、部門間での費用精算に関する請求書のやりとりなども、「特定の受取人（部署や担当者）」に対する「意思表示（請求）」と「事実の通知（金額など）」を含むため、信書として扱う必要があります。

社内便を利用する場合でも、その運用方法には注意が必要です。外部の運送業者に社内便を委託している場合、その業者が信書便事業の許可を持っていなければ、請求書を含む信書を運ぶことはできません。

自社の従業員が直接運ぶ場合は問題ありませんが、外部委託する場合は委託先の資格を確認する必要があります。

どのような文書が信書に該当するか、社内での送付をどのように行うか、外部委託の可否などを社内規定で具体的に規定し、全従業員に周知することで、意図しない法令違反を防ぐようにしましょう。

請求書発行システムを活用する

請求書送付のコンプライアンスを強化する効果的な方法の一つが、クラウド型の請求書発行システムの導入です。

システム上で請求書を作成・送付すれば物理的な郵送の必要がなくなるため、信書の取り扱いに関する法的リスクを回避できます。ほとんどのシステムがインボイス制度に対応しているため、適格請求書の要件を満たした請求書を自動作成できます。

証跡管理の面でもメリットがあります。いつ、誰が、どの請求書を発行・送付したかが自動的に記録されるため、監査対応が容易です。電子帳簿保存法に準拠したシステムであれば、税務調査への対応もスムーズに行えます。

なお、請求書発行システムを選定する際は、自社の業務フローとの親和性、既存の会計システムとの連携性、セキュリティー体制、サポート体制などを総合的に評価することが重要です。

初期投資は必要ですが、郵送コストの削減、業務効率化による人件費削減、コンプライアンスリスクの低減などを考慮すれば、十分な投資対効果が期待できるでしょう。

適格請求書についての詳細は、以下の記事もご覧ください。

まとめ

請求書は法律上「信書」として扱われ、その送付方法には厳格な規制があります。宅配便での送付は原則として禁止されており、違反した場合は刑事罰の対象となる可能性があるだけでなく、企業の信用失墜にもつながります。

請求書を適切に送付し、自社のコンプライアンスを強化するためにも、社内での信書の取り扱いに関するルール整備と、請求書発行システムの導入が有効です。特にクラウド型の請求書発行システムは、法的リスクの回避、業務効率化、コスト削減を同時に実現できます。

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