請求書チェックを効率化したい人必見 | 7つの方法とシステム導入のメリット

請求書チェックの効率化における課題

請求書のチェック業務は、企業の経理担当者にとって負担の大きい作業の一つです。ここでは、請求書チェックに潜む主な課題を3つ見ていきましょう。

1. 手間がかかる
2. 人為的ミスが起きやすい
3. 法対応が必要

1. 手間がかかる

請求書のチェックには多くの手間がかかります。たとえば請求書に記載された金額、数量、品目などが正しいかの確認に加えて、契約書や発注書といった関連書類との照合も必要です。これらの確認項目が多岐にわたり、いずれも誤りが許されないため、1枚の請求書を処理するだけでも、それなりの時間がかかります。また、担当者ごとにチェック項目や基準が曖昧な場合、さらに非効率な状況を招きやすいです。

さらに、月末や月初などの締め日直後は、大量の請求書が届くことも少なくありません。限られた時間の中で多くの請求書を処理しなければならず、経理担当者の業務負担が増える要因となります。

2. 人為的ミスが起きやすい

手間がかかる作業には、人為的なミスがつきものです。請求書チェックにおいても、数量や単価の入力ミス、計算間違いなどが起こりやすい傾向にあります。

さらに、消費税率や区分の誤り、取引内容の認識違いといったミスは、取引先に直接的な影響を与えます。場合によっては、過払いや未払いが発生し、企業の信頼関係を損なう可能性もあります。ミスが許されないというプレッシャーは、担当者の精神的なストレスにつながります。

3. 法対応が必要

請求書に関する業務は、法改正にも対応していく必要があります。

特に、近年の大きな変化としては、インボイス制度（適格請求書等保存方式）の導入が挙げられます。適格請求書発行事業者として登録している場合、請求書に記載すべき事項が厳格に定められました。インボイス制度への対応が不十分だと、仕入税額控除が受けられず、消費税の納税額が増えてしまうリスクがあります。

また、電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った請求書の保存方法にもルールが設けられました。この改正により、システム導入やフロー変更など、大幅な変更を行った企業も少なくありません。今後も、このような法改正への対応が求められる場面が出てくるでしょう。

受領した請求書チェックを効率化する方法

日々届く請求書のチェック業務を効率化するには、いくつかの方法が考えられます。ここでは、受け取った請求書のチェック作業をスムーズにするための具体的な方法を4つ紹介します。

1. 請求書受領を電子データに限定する
2. Excelで管理する
3. 請求書受領をシステム化する
4. 外部に業務委託する

1. 請求書受領を電子データに限定する

請求書の受け取り方法が紙やメール、PDFなど複数あると、それらをまとめるだけで時間がかかります。そこで、取引先に協力を依頼し、請求書の受け取りを電子データ（例：特定のシステム経由、指定形式のPDFなど）に統一する方法が有効です。

メリット

電子データに統一することで、書類を紛失するリスクを低減できます。物理的な保管スペースも不要になり、ペーパーレス化と保管問題の解決にもつながります。さらに、郵送物の開封やスキャンといった、紙特有の仕分け作業も減らすことができます。

注意点

運用を開始するには、すべての取引先へ依頼と説明を行う必要があります。ただし、取引先によっては紙での運用を変えることが難しく、完全な統一に時間がかかる可能性があります。

加えて、請求書をメールで受け取る場合は、件数が多いと該当のメールを見落とす恐れがあるため、専用のアドレスを用意するなどの工夫が必要です。

電子化した請求書の受け取りについては、以下の記事もお読みください。

2. Excelで管理する

比較的導入しやすい方法として、Excelによる請求書の管理があります。受け取った請求書の日付や取引先名、金額、処理状況（確認中、承認済、支払い済）を一覧で管理します。

メリット

管理表を利用すれば、各請求書の処理ステータスを一目で把握でき、支払い漏れなどのミスを防ぐ効果が期待できます。特別なツール導入の手間やコストがかからず、すぐに始められる点もメリットです。他の業務などでExcelを使い慣れている人であれば、誰でもスムーズに作業を進められます。

注意点

ファイルが破損してデータが消えるリスクや、人為的な入力ミスを完全に防げない点に注意しましょう。またExcelは複数人での同時編集に向かないため、担当者が増えると最新版がどれか分からなくなるなど、データの整合性が失われる可能性があります。

3. 請求書受領をシステム化する

本格的に効率化を目指すなら、請求書受領システムの導入が有効です。請求書が届くと、システムが請求内容や支払い条件などを自動で検出します。発注内容と照合してくれる機能が付いたシステムもあるため、活用することで大幅な効率化につながります。

また、システムによっては国税庁のシステムとAPI連携して適格請求書発行事業者の登録番号を照会し、適格請求書の要件を満たしているかを自動でチェックできる機能もあります。

メリット

システム上で処理状況を一元管理できるため、支払い漏れのリスクを抑えられます。また承認依頼や差し戻しなどのワークフローも画面上で完結できるため、出張先やテレワークでも対応が可能です。会計システムと連携させれば、仕訳データの自動作成まで行えるため、経理業務全体がスムーズになります。

注意点

自社の業務フローに最適なシステムを選定し、初期設定を完了させるまでに、一定の時間と費用がかかります。また、担当者が新しい操作に慣れるまでの学習期間が必要となるため、一時的に作業スピードが落ちる可能性も考慮する必要があります。

4. 外部に業務委託する

請求書業務を外部の専門業者に委託する方法もあります。請求書受領代行サービスなどを利用すれば、請求書の受け取りから電子データ化、内容確認、保管までの一連の作業を任せられます。

メリット

経理担当者が少人数の企業や、他業務と兼務している場合に有効な手段です。内容確認などのルーティンワークを外部に任せることで、担当者は予算管理などのコア業務に集中できます。

注意点

自社と委託先との間で、業務範囲やチェック基準、内容に不備があった際のフローなど、細かな取り決めが必要です。また、内製化に比べて月々のランニングコストは高くなる傾向にあるため、費用に見合う効果が得られるか、慎重な見極めが求められます。

請求書の受領サービスについては、以下の記事もお読みください。

発行時の請求書チェックを効率化する方法

請求書は受け取るだけでなく、発行する際にも正確性が求められます。発行時のチェック作業を効率化し、ミスを防ぐための方法を紹介します。

1. フォーマットを統一する
2. 入力する事項を減らす
3. システムを導入する

1. フォーマットを統一する

まずは発行する請求書のフォーマットを統一しましょう。フォーマットを定めることで、記載が必要な項目（請求日、取引内容、金額、支払い期日、振込先、インボイス制度対応の登録番号など）を漏れなく記載できます。

毎回ゼロから作成する手間が省け、記載漏れのリスクも抑えられます。結果として、発行前のチェックにかかる時間を短縮でき、請求書のチェック効率化につながります。

2. 入力する事項を減らす

請求書を作成する際、担当者が手入力する項目をできるだけ減らす工夫も有効です。例えば、Excelやスプレッドシートでフォーマットを作成する場合、金額の計算式をあらかじめ組み込むことで、計算ミスを防ぐことができます。

また、商品名や取引内容などをプルダウンリストから選択できるようにしておくと、入力の手間が省けるだけでなく、担当者ごとの表記の揺れも防げるでしょう。

3. システムを導入する

請求書発行システムを導入すれば、必須項目の入力漏れや計算ミスなどを自動的にチェックしてくれるので、初めて使う人でも簡単に作成できます。

また作成した請求書は、そのままシステム上で承認フローに進めることができ、発行までの時間短縮が期待できます。さらに、販売管理システムや顧客管理システムと連携させれば、受注情報や契約内容と請求内容を自動で突合させ、より効率的かつ正確な発行が可能です。

請求書をチェックする時のポイント

請求書のチェックは、受け取る側も発行する側も細心の注意が必要です。ここでは、それぞれの立場で特に確認すべきポイントと、間違いやすい点を解説します。

請求書の受領時に確認すべきポイント

取引先から請求書を受け取った際は、以下の項目を確認します。

1. 社内の事前申請を経た取引か
2. 請求内容に誤りがないか
3. 適格請求書発行事業者であるか、記載内容は十分か

1. 社内の事前申請を経た取引か

まず、受け取った請求書が、社内で正式に承認された取引に基づいているかを確認しましょう。具体的には稟議書や発注書など、関連する社内手続きの記録と照合します。承認されていない取引や、身に覚えのない請求でないかを確認するのは基本的なチェック項目です。

2. 請求内容に誤りがないか

事前に申請された取引だった場合、請求書に記載された商品名や数量、単価、合計金額などが、事前に取り交わした契約書や発注書の内容と一致しているかを確認します。納品された商品や提供されたサービスの検収が完了しているかも併せて確認しましょう。

3. 適格請求書発行事業者であるか、記載内容は十分か

取引先がインボイス制度における適格請求書発行事業者である場合、受け取った請求書が必要な記載要件（登録番号、適用税率、消費税額など）を満たしているかを確認します。要件を満たしていない場合、仕入税額控除が受けられない可能性があるため注意が必要です。

請求書の発行時に間違えやすいポイント

自社で請求書を発行する際に、特に間違いが発生しやすい点を紹介します。

1. 取引内容の不一致
2. 請求の重複や漏れ
3. 税金の誤記載
4. 合計金額の不一致

1. 取引内容の不一致

発行する請求書の内容が、顧客との契約内容や受注内容と異なっているケースです。特に、金額や数量の間違いはトラブルの原因になりやすいため、慎重な確認が求められます。対象期間などの記載が不足していると、相手側の担当者が取引を正しく理解できず、再発行を求められる可能性があります。

2. 請求の重複や漏れ

同じ取引に対して誤って二重に請求書を発行してしまったり、逆に請求すべき項目（例えば、適用されるはずの割引など）が漏れていたりするミスです。これは請求データの管理体制や他部署との連携ミス、契約書・受注書の確認不足が原因で発生します。

3. 税金の誤記載

消費税の区分（標準税率か軽減税率か）や税額計算、源泉所得税の計算などを誤ってしまうケースです。税金に関する計算ミスは、自社の税務申告にも影響を及ぼすため、正確な処理が求められます。

4. 合計金額の不一致

インボイス制度では、税区分ごとの合計金額から税込金額を算出するルールがあります。端数処理のタイミングや、合計額の転記ミスによって、計算結果が合わなくなる可能性があるため、注意が必要です。

請求書チェックを効率化する5つのステップ

請求書チェックの業務負担を軽減し、効率化を推進するためには、段階的に取り組むことが効果的です。ここでは、効率化を実現するための具体的なステップを紹介します。

1. 現状の課題を明確にする
2. 社内のチェック体制やフローを見直す
3. システム導入や外部委託を検討する
4. 新しいサービスを使ってテスト運用する
5. 本格導入と運用管理

1. 現状の課題を明確にする

まず、現在の請求書チェック業務において、どこに問題があるのかを明確にすることが重要です。たとえば、時間のかかっている作業や、頻繁に発生しているミス、不要と思われる作業がないかを洗い出し、具体的に整理していきます。

2. 社内のチェック体制やフローを見直す

次に、明確になった課題に対して、現在の社内体制や業務フローを改善することで対応できる箇所がないか検討します。例えば、チェック項目をリスト化して確認漏れを防いだり、ダブルチェック体制を導入したり、承認プロセスを見直して不要なステップを削減したりといった改善策が考えられます。

業務フローを変更する場合は、小規模な範囲で試験的に運用し、効果を確認しながら改善を進めるのがよいでしょう。

3. システム導入や外部委託を検討する

社内の工夫だけでは課題解決が難しい場合や、より抜本的な効率化を目指す場合は、システムの導入や外部委託を検討します。現在は、請求書受領システムや経理業務のアウトソーシングサービスなど、さまざまな選択肢があります。これらはコストが発生しますが、業務の正確性向上や大幅な効率化が期待できます。

検討する際は、自社の課題解決につながる機能やサービスを提供しているか、費用対効果が見合うかなどを複数のシステムや委託先で比較することが重要です。資料請求や問い合わせを通じて、詳細な情報を収集することが有効です。

4. 新しいサービスを使ってテスト運用する

システムや外部委託サービスを選定する際には、可能な限りテスト運用やトライアル期間を利用しましょう。実際に自社の業務フローに組み込んで試してみることで、本当に課題が解決できるか、導入に当たってどのような準備が必要か、ほかの部署への影響はどの程度かなどを具体的に確認できます。

5. 本格導入と運用管理

テスト運用を経て本格導入が決定したら、まずは関係部署や取引先へ変更内容を周知し、協力を得られるように準備を進めます。必要であれば、他システムとの連携も設定しましょう。

システム導入後も、実際に運用していく中で新たな課題や改善点が見つかる場合があります。その際は、システム提供企業や委託先に連絡し、相談しながら運用方法を改善していく姿勢が求められます。

システム導入のメリット

請求書チェック業務の効率化において、システムの導入は有効な手段の一つです。システムを活用することで、どのようなメリットが得られるのかを具体的に見ていきましょう。

1. 請求書に関する業務の効率化と正確性向上

人の手によるチェックでは、どれほど注意してもミスを完全に防ぐのは困難です。一方、システムで計算の自動化やマスターデータとの照合を行えば、人為的ミスをある程度抑制できます。重複請求や支払い漏れを自動で検知できる点も大きな強みです。

また特定の担当者の経験に頼っていた作業を標準化できるため、属人化を防ぐ効果もあります。誰でも同じ精度で業務を遂行できる体制が整えば、組織全体の生産性が高まります。

2. 業務のペーパーレス化

システム導入により、紙の用紙代や印刷代、郵送費などのコストを削減できます。電子データで管理すれば、物理的な紛失や盗難のリスクを減らせるため、セキュリティー面でも安心です。

実際、Sansan株式会社が2023年に実施した「請求書の発行業務に関する実態調査」によると、電子化のメリットとして「ペーパーレス化が進んだ」と回答した人が65.1％に上りました。環境に配慮した取り組みは、企業のイメージ向上にも寄与します。

参照：Sansan株式会社｜「請求書発行の電子化に関する実態調査」を実施～約6割が紙で請求書を発行する割合が高いと答えた一方、半数以上は電子化したいという結果に～」

3. 法改正への迅速な対応

インボイス制度や電子帳簿保存法のように、請求書業務に関連する法律は改正される場合があります。多くの請求書関連システムは、法改正に合わせて機能がアップデートされます。

法改正に関する専門知識がなくても、システムを利用することで法令に準拠した業務運用を維持しやすくなるでしょう。

4. テレワークも可能になる

請求書の作成、送付、受領、承認、保管といった一連の業務をシステム上で完結できるようになれば、オフィスに出社しなくても業務を進められます。これにより、テレワークやサテライトオフィスなど、柔軟な働き方が可能になります。

多様な働き方が可能な環境は、育児や介護といったライフステージの変化にも対応しやすく、従業員の満足度向上につながります。結果として、優秀な人材の確保や定着にも寄与します。

システム導入時の注意点

請求書に関するシステムを導入する際は、4つの点に注意しましょう。

1. システムの操作性
2. セキュリティー対策
3. 例外処理の対応
4. 既存システムとの連携

1. システムの操作性

導入を検討する際は、画面の見やすさや操作のしやすさを確認しましょう。承認状況や支払い状況が一目で把握できるデザインであれば、管理の負担を軽減できます。また作業履歴が残る機能があれば、後からの確認も容易になります。

2. セキュリティー対策

機密情報を扱うため、データの暗号化やアクセス権限の管理など、システムのセキュリティー対策が重要です。万が一の事態に備えて、データのバックアップや復旧方法についても、事前に調べておくとよいでしょう。

3. 例外処理の対応

実務では、手書きの請求書が届くなどの例外的なケースが発生します。このようなケースについてシステム内外でどう処理するのか、イレギュラー対応についても検討が必要です。

4. 既存システムとの連携

会計システムや販売管理システムなどと連携できるかを確認しましょう。データ連携が可能であれば、請求書作成や、請求書受領後の仕訳入力などの工程を効率化できます。万が一連携できないと、システムに登録するために追加の作業が発生してしまい、かえって担当者の負担が増える可能性があります。システム連携については、運用を開始する前に確認しましょう。

まとめ

請求書チェックは、経理業務の負担軽減と人為的ミスの防止に直結するため、効率化が求められます。

業務効率化を図るには、フォーマットの統一や業務フローの見直し、請求書管理システムの導入などが有効です。なかでもシステムの活用は業務全体の効率化に加えて、法改正への迅速な対応や多様な働き方の推進にも寄与します。

まずは現在の業務において、課題を明確にすることから始めてみましょう。自社に合った改善策やシステムを取り入れることで、請求書チェックの効率化につながるでしょう。

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