経費精算をワークフローシステムで効率化 | 導入のメリットや選び方のポイント

経費精算のワークフローシステムとは？

経費精算の「ワークフローシステム」とは、経費の申請から承認までの一連の流れをデジタル化し、自動化できるシステムのことです。

従来の紙やExcelによる経費申請は、提出漏れや承認遅延、仕訳ミスを招きやすく、業務が非効率になりやすい傾向があります。

ワークフローシステムを導入すれば、経費申請から承認までのプロセスをオンラインで一元管理し、社内ルールに基づいて自動処理できます。

経費精算でワークフローシステムを導入するメリット

経費精算にワークフローシステムを導入すると、さまざまな効果を得られます。ここでは、代表的な導入メリットを解説します。

• 申請や承認がスムーズになる
• 申請ミスや記載漏れを防げる
• 属人化を防いで業務を標準化できる
• 監査・税務調査の対応がラクになる
• 不正や重複申請を防止できる
• ペーパーレス化でコストカットできる

申請や承認がスムーズになる

経費精算でワークフローシステムを導入する大きなメリットは、申請や承認がスムーズになることです。紙やExcelをベースとした申請では、「誰のもとで承認が止まっているのか分からない」「上司が出張中で決裁が進まない」といった事態がよく発生します。

ワークフローシステムでは、申請から承認までの流れが可視化され、ステータスをリアルタイムで共有できます。また、スマホやノートPCなど、あらゆるデバイスからアクセスできるため、外出先からでも承認が可能です。業務を止めることなく、スムーズに決裁を進められます。

なお、経理業務を効率化するポイントについては、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせて参考にしてみてください。

申請ミスや記載漏れを防げる

ワークフローシステムでは、申請時の入力チェックやエラーアラートが働きます。手書きやExcelでありがちな記載漏れ・入力ミスを防げることもメリットです。

金額や項目の自動チェック、ルールに反する申請のブロックなどが行われるため、確認・差し戻しにかかる工数を大幅に削減できます。

属人化を防いで業務を標準化できる

属人化を防いで業務を標準化できることもメリットです。

経費精算が特定の担当者に依存していると、異動や退職の際に業務が滞るリスクがあります。ワークフローシステムでは、承認ルートや処理方法がシステム上で標準化されるため、誰が担当しても一定の品質で処理が可能です。新人や異動者でも迷わず作業でき、属人化を防げます。

監査・税務調査の対応がラクになる

監査・税務調査の対応がラクになることもメリットです。

ワークフローシステムでは、過去の経費申請データを検索機能からすぐに呼び出せます。申請内容・金額・承認者・日時などの記録がすべて残るため、監査や税務調査での照合や提出がスムーズになります。

紙の領収書を探し回る手間がかからず、チェックの手間や見落としのリスクも減らせます。

不正や重複申請を防止できる

ワークフローシステムの導入により、不正や重複申請を防止しやすくなります。

ワークフローシステムでは、同じ領収書の二重申請や、架空請求といった不正を検知しやすくなります。承認履歴も残ることから透明性のある処理ができるようになり、内部統制の強化にも役立ちます。

ペーパーレス化でコストカットできる

経費精算にかかる紙の書類や郵送費、保管スペースなどのコストも、ワークフローシステムの導入で削減できます。領収書のスキャンや電子添付でやりとりできるため、ペーパーレス化を実現できます。

ワークフローシステムを活用した経費精算の手順

経費精算を効率化するには、ツールの導入だけでなく、業務フローの整備も重要です。ここでは、ワークフローシステムを活用した経費精算の手順を5ステップで紹介します。

1. 領収書のデータ化
2. 経費申請の作成と提出
3. 承認ルートによる回付
4. 経理処理の自動化
5. 精算金の払い戻しと記録管理

１.領収書のデータ化

まず、専用のアプリやスキャナーで領収書を読み取り、データ化します。OCR（文字認識）機能付きのシステムなら、日付・金額・支払い先などの情報を自動反映できます。

２.経費申請の作成と提出

読み取った領収書のデータを基に、経費申請フォームへ必要な情報を入力します。支払い目的や金額、支払い先、プロジェクト名などの項目を記入し、領収書の画像データを添付しましょう。

過去の申請内容をテンプレート化できるシステムも多く、よくあるパターンは数クリックで完了します。

３.承認ルートによる回付

申請が完了すると、あらかじめ設定された承認ルートに沿って申請書が自動で上司や経理担当者に送られます。承認者はシステム上で内容を確認し、問題なければ承認、修正が必要な場合は差し戻しを行います。

４.経理処理の自動化

すべての承認が完了すると、経理部門へ申請内容が共有されます。

システムが仕訳作成や支払いデータの生成に対応していれば、経理担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

５.精算金の払い戻しと記録管理

最後に、社員への立替経費の払い戻しや法人カードの支払い処理を行います。申請から承認までの履歴がシステムに自動保存されるため、後からの確認や検索も容易です。

経費精算に必要なワークフローシステムの機能

経費精算を効率化するには、ワークフローシステムの主要な機能を理解しておくことが大切です。ここでは、代表的な機能を解説します。

申請フォーマットの作成

経費精算用の申請フォームや稟議書など、目的に応じたフォーマットを作成できる機能です。項目の追加やレイアウト変更、入力必須チェックなどを柔軟に設定すれば、自社に合った運用が可能です。

承認フローの設定

申請内容に応じて承認ルートを設定できる機能も重要です。部署や役職、金額などの条件で自動的に承認者を振り分けられれば、経費精算をさらに効率化できます。

承認や差し戻し

承認者がPCやスマホで内容を確認し、「承認」「差し戻し」をワンクリックで行える機能があると便利です。出張先や外出中でも対応でき、承認フローを滞りなく進められます。

申請状況の管理

申請状況の管理画面では、申請者や経理部門などの担当者が申請ごとに状況を把握できます。申請がどの段階で止まっているのかが一目で分かるため、フォローアップや催促もスムーズになります。

他システムとの連携

ワークフローシステムが会計ソフトや人事・給与システムと連携していれば、仕訳や支払いデータの転記作業を省略できます。API連携やCSV出力など、他ツールとの連携手段が豊富かどうかも確認しておきましょう。

ワークフローシステムごとに連携できるシステムや機能は変わるため、導入を検討する段階で事前に確認しておきましょう。

経費精算のワークフローシステムの選び方

経費精算のワークフローシステムは製品数が多く、選定に悩む担当者も少なくありません。ここでは、導入時に確認すべき6つのポイントを解説します。

• 自社の業務フローにフィットするか
• 操作が直感的で誰でも使いやすいか
• 他のシステムとの連携が可能か
• 承認ルートの自動化・条件分岐が可能か
• 導入・運用サポートが充実しているか
• 費用対効果が見合っているか

なお、経理システムの選び方については以下の記事でも詳しく解説しています。

自社の業務フローにフィットするか

まずは、自社の経費申請〜承認フローに対応できるかを確認しましょう。

部署や役職ごとに承認ルートが異なる場合や、金額・申請内容に応じてフローを変えたい場合は、柔軟に設定できるシステムを選ぶとスムーズに運用できます。

操作が直感的で誰でも使いやすいか

高機能であっても、従業員が使いこなせなければ導入効果は得られません。

入力ミスを減らす工夫や、申請〜承認のプロセスがわかりやすく設計されているかを確認しましょう。スマホからの操作にも対応しているシステムなら、外出先でもスムーズに対応できます。

他のシステムとの連携が可能か

会計ソフトや勤怠・給与システムとの連携が可能なシステムを選ぶことで、精算処理や仕訳作業の自動化が進み、経理部門の業務負担を軽減できます。

将来的な拡張性を考えて、API連携やCSVエクスポートなどの連携手段もチェックしましょう。

承認ルートの自動化・条件分岐が可能か

イレギュラーなケースにも対応できる柔軟性があると便利です。

例えば「10万円以上の申請は部長決裁」「出張経費は人事部にも回す」といったルールを設けている企業もあるでしょう。条件分岐に対応していれば、申請ごとに手動でルートを指定する必要がなくなります。

導入・運用サポートが充実しているか

導入・運用サポートが充実しているかも確認しましょう。

初期設定サポートや操作マニュアル、トラブル時の対応体制など、運用面のサポートも選定時の重要な比較ポイントです。とくにシステム移行に不安がある企業は、サポートの範囲がどの程度なのか確認することをおすすめします。

また、導入だけでなく、導入後に運用が定着するまでサポート可能なサービスなら、安心して利用できるでしょう。

費用対効果が見合っているか

導入費用や月額費用と、削減できる人件費・時間のバランスを見極めることも重要です。

無料トライアルやデモ環境を活用して、実際の運用イメージを社内で共有します。価格だけでなく、機能の充実度やサポート体制、運用工数まで考慮し、導入効果を総合的に判断することが大切です。

まとめ

経費精算におけるワークフローシステムについて解説しました。ワークフローシステムを導入することで経費精算がスムーズになるだけでなく、経費の不正利用の防止やペーパーレス化によるコストカットなど、さまざまなメリットがあります。

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