ETC料金の経費精算はどうやる？必要な証憑や勘定科目、社内ルール作成の注意点

ETC料金の経費精算における基礎知識

ETC料金を経費として処理するには、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した証憑の準備が求められます。ここでは、押さえておきたい基本的な要件を確認します。

クレジットカードの利用明細書は証憑として不十分

クレジットカード会社が発行する利用明細書は、通常、売手の交付する書類ではなく、利用区間や走行日時といった取引内容の詳細が記載されないケースが多いため、課税資産の譲渡等の内容や適用税率などの適格請求書（インボイス）の記載事項も満たしていないため、インボイスに該当しません。

国税庁が公開しているインボイス制度のQ&Aにおいても、クレジットカード利用明細書ではインボイスに該当しないため、仕入税額控除を行えない旨が示されています。

つまり、カード明細だけでは仕入税額控除の根拠としては不十分です。ETC料金を正しく経費処理するためには、別途適切な証憑を用意する必要があります。

参照：国税庁｜「高速道路利用料金に係る適格簡易請求書の保存方法 問 103」

インボイス制度が求めるETC精算の要件

仕入税額控除を受けるためには、適格請求書または適格簡易請求書（簡易インボイス）の保存が必要です。

高速道路会社が発行する利用証明書は原則として「適格簡易請求書」に該当し、インボイスとしての要件を満たします。ETCクレジットカードを利用している場合、ETC利用照会サービスから料金確定後にダウンロードできる利用証明書がこれに当たります。

しかしながら、高速道路を利用する度に全ての高速道路の利用に係る利用証明書を取得して保存することは一般的ではありません。そこで、クレジットカードの利用明細書と高速道路会社等ごとの任意の一取引の「利用証明書」を併せて保存することにより、インボイスの保存があることとする方法があります。

すなわち、クレジットカード会社から受領するクレジットカード利用明細書（個々の高速道路の利用に係る内容が判明するものに限られます。また、取引年月日や取引の内容、課税資産の譲渡等に係る対価の額が分かる利用明細データ等を含みます。）と、利用した高速道路会社等の任意の一取引（複数の高速道路会社等の利用がある場合、高速道路会社等ごとに任意の一取引）に係る利用証明書をダウンロードし、併せて保存することで、仕入税額控除を行うことができる運用を行っていることが国税庁が公開している上記のインボイス制度のQ&Aにおいて公開されています。

この利用証明書は毎月取得・保存する必要はなく、利用した高速道路会社等ごとに任意の一取引の利用証明書を一回のみ取得・保存すれば大丈夫です。

利用証明書を電子データで受領した場合には、ダウンロードした電子データを電子帳簿保存法の保存要件に従った保存を行わなければなりませんが、利用証明書等の確認が、ダウンロードせずとも随時可能な状態である場合には、その保存があるものとして仕入れ税額控除を受けることができることとされています。

ETC利用照会サービスではダウンロードできる期間（15カ月間）に、繰り返し、同じ高速道路会社等の道路を利用しているような場合は、いつでも利用証明書をダウンロードできる状態にあるため、結果として、利用証明書のダウンロードは不要となり、クレジットカード利用明細書の保存のみで仕入税額控除の適用を受けることが可能となります。

ただし、ダウンロードできる期間を超えて利用間隔に開きがある高速道路会社等の道路については、利用証明書のダウンロードを行っておかなければなりません。

適格簡易請求書（簡易インボイス）については、以下の記事をお読みください。

電子データで受け取った際の保存義務

ETC利用照会サービスからダウンロードした利用証明書はPDF形式の電子データであり、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。

電子帳簿保存法では、電子取引で受け取ったデータは、一定の要件に沿った方法で保存することが義務付けられています。

具体的には、タイムスタンプの付与や事務処理規程の備付けといった改ざん防止措置を講じた上で、検索要件を満たす形で、電子データのまま保存する対応が必要です。

電子請求書のルールについては、以下の記事をお読みください。

ETCの経費精算で認められる主な証憑

ETCを利用する際は、以下のような書類が経費精算の証憑として利用できます。カードの種類や利用状況に応じて、適切な証憑を選択することが大切です。

ETC利用照会サービスから発行する利用証明書

ETCクレジットカードで利用料金を支払った後に、ETC利用照会サービスからPDF形式でダウンロードする利用証明書は、原則としてインボイス制度に対応した適格簡易請求書です。

ただし、有料道路の利用直後は割引などの関係で、ETCの利用料金はまだ確定していません。適格簡易請求書として利用できるのは、利用料金が確定して、利用証明書に「確」と表示されたものに限られます。

参考：ETC利用照会サービス｜「５．利用方法｜Ｑ&Ａ」

料金所の事務室や自動精算機で発行される領収書

有料道路の料金所でETCカードを手渡したり、現金で支払いをした場合は、その場で紙の領収書を受け取ることができます。この領収書もインボイス制度に対応する証憑です。

PDFをダウンロードする手間がかからず、従来の経費精算フローに沿って処理しやすい点がメリットですが、紛失リスクがあることと、毎回料金所で停車して発行を受ける手間がかかることには留意が必要です。

ETCコーポレートカードや法人ETCカードの請求明細書

高速道路会社が発行するETCコーポレートカードや、ETC協同組合などが発行する法人ETCカードを利用している場合は、それぞれの発行元から届く月次の請求書が売手の交付する書類となり、インボイスに対応しています。

請求書には適格請求書発行事業者や税率別の金額が記載されるため、原則として別途利用証明書をダウンロードする必要はありません。

ETC利用履歴のスクリーンショット

緊急時や暫定的な対応として、ETC利用照会サービスの画面をスクリーンショットしたものが証憑として扱われることもあります。

ただし、これが正式な証憑として認められるためには、インボイスの記載事項である取引年月日、金額、内容、取引先などが明確に示されている必要があります。PDF形式でのダウンロードが可能な場合は、利用証明書を取得する方が確実です。

ETCの証憑の取得から経費精算までの流れ

ETCクレジットカードを利用した場合の、証憑取得から経費精算完了までの一般的な流れを紹介します。

1. ETC利用照会サービスに登録

最初にETC利用照会サービスでユーザー登録を行います。登録には、メールアドレス、ETCカード番号、過去の利用年月日、車載器管理番号、車両番号（下4桁）の情報が必要です。

手続きは仮登録→本登録という手順で進みますが、本登録の完了後、利用明細が表示されるまでには4時間程度かかる場合があります。

なお、登録に際しては、過去15カ月以内（ETCコーポレートカードの場合は62日間以内）にETC無線通行の利用実績があることが条件となります。

参照：ETC利用照会サービス｜「新規登録の手順（ＥＴＣクレジットカード・ＥＴＣパーソナルカード）」

2. 利用証明書のダウンロード

ETC利用照会サービスにログインし、対象期間を指定して利用実績を検索します。その後、表示された明細から、必要な走行分の利用証明書をPDF形式でダウンロードします。

複数の走行分をまとめてダウンロードすることもできるため、月次など一定期間ごとにまとめて取得すると効率的です。

参照：ETC利用照会サービス｜「利用明細の表示、利用証明書の発行、利用明細の出力の手順」

3. 社内システムへのアップロードと承認申請

ダウンロードした利用証明書は、社内の経費精算システムや共有フォルダなどにアップロードし、経費申請を行います。

申請時には、利用目的・訪問先・走行区間などの情報を入力し、証憑を添付して承認者に提出します。なお、電子データの保存方法やフォルダ構成、申請フローは企業ごとに異なるため、あらかじめ自社の規程をしっかりと確認しておきましょう。

【注意点】利用明細の確定にはタイムラグがある

ETC利用照会サービスでは、走行後すぐに表示される利用明細は暫定的なもので、割引前の料金や確認中の金額が表示されることがあります。料金が確定するまでの期間は利用日によって変わりますが、最大で3週間近くかかることもあります。

適格簡易請求書として利用できるのは確定後に発行される利用証明書のため、誤って確定前のデータを証憑として提出しないよう、従業員に対して周知しておく必要があります。

ETC料金の経費精算で用いる勘定科目と仕訳方法

ETC料金の仕訳は利用状況やカードの種類によって異なります。ここでは代表的なケースを紹介します。

代表的な勘定科目

高速道路のETC料金は、一般的に「旅費交通費」の勘定科目で処理します。営業先への訪問や出張での利用など、業務上の移動に伴って発生した費用がこれに当たります。企業によっては、ガソリン代や車両保険料とあわせて「車両費」として処理する場合もあります。

いずれの場合も、一度選択した勘定科目は継続して使用し、期中で変更しないようにすることが大切です。

ETC料金をクレジットカード決済で支払った場合の基本的な仕訳例は以下の通りです。ETC料金は後払いのため、利用時と引き落とし時の2回に分けて仕訳を行います。

【例】営業先への移動で高速道路を利用し、ETCで3,000円が決済された場合

＜ETC利用時＞

＜クレジットカード引き落とし時＞

立替精算／法人カード精算で変わる処理ポイント

従業員が個人のETCカードで高速料金を立て替えた場合は、経費申請・承認後に立替分を精算する流れになります。

仕訳では、ETC利用時に「旅費交通費／未払金」と記帳し、従業員へ支払った時点で「未払金／普通預金」と処理します。

法人カードで精算する場合は、利用日と引き落とし日にタイムラグが生じるため、利用日に「旅費交通費／未払金」で計上し、引き落とし日に「未払金／普通預金」で消し込む処理が基本です。

【例】従業員が個人のETCカードで2,500円を立て替え、後日精算した場合

＜経費承認時＞

＜従業員への精算時＞

ETCマイレージ／還元額を使った場合の扱い

ETCマイレージサービスで貯まったポイントを還元額として通行料金に充当した場合、消費税法上は「仕入れに係る対価の返還等」として扱われます。

なお、処理方法には総額主義と純額主義の2つがあります。いずれの方法を採用するかは社内で統一し、「誰が」「いつ」「何に」充当したかを記録できる体制を整えておくことが大切です。

【例】高速道路利用料金5,000円（ETC割引適用後）をクレジットカードで決済し、うちマイレージ還元額1,000円が差し引かれた4,000円が口座から引き落とされた場合

総額主義による仕訳例

＜ETC利用時＞

＜引き落とし時＞

純額主義による仕訳例

＜ETC利用時＞

＜引き落とし時＞

ETC料金の経費精算を効率化する方法

ETC料金の経費精算では、証憑管理だけでなく申請・承認の運用ルールを整備することが精算業務の効率化につながります。

申請時の必須入力項目

経費申請の際に記入すべき項目としては、訪問先・利用目的・走行区間・走行日・同乗者・案件番号などが考えられます。必要な情報がそろっていれば承認者の確認もスムーズです。

一方で、入力項目を増やしすぎると従業員にとって負荷となり、結果として提出遅れの原因にもなるため、運用負荷とのバランスを意識して設計することが大切です。

承認フローの標準化

承認者は、申請内容の業務関連性・金額の妥当性・重複申請の有無といった観点でチェックを行います。経理担当者は、それに加えて証憑の有無・インボイスの記載要件・利用明細との突合を確認します。

承認時の確認項目をチェックリストとして明文化しておくと、担当者による判断のばらつきを防ぎやすくなります。

公私混同を回避するための規程

法人ETCカードを従業員に貸与する場合、利用可能な範囲を明確に定めておくことが大切です。

業務時間外の利用、休日の私用利用、家族の同乗時の利用、通勤での使用など、グレーゾーンになりやすいケースについて事前にルールを策定します。私的利用が判明した場合の対応もあわせて規定しておくと、トラブルの予防につながります。

税務調査においても、会社役員が私的に利用した形跡がないか等の確認を受けることもあるため、カードの利用確認を厳格にしておく必要があります。

締め・督促・例外についての規程

経費申請の締め日と提出期限を明確に設け、未提出者への督促ルールを定めます。たとえば「利用月の翌月○日まで」のように期限を設けることで、証憑の回収漏れを防ぎやすくなります。

利用証明書を紛失した場合や、後追いで証憑を取得する場合の手順、再発行の可否といった例外フローについても、あらかじめ規程に盛り込んでおくと対応がスムーズです。

従業員への周知

運用ルールを策定しても、従業員に周知されていなければ形骸化してしまいます。新しいルールを導入する際には、説明会の実施やマニュアルの配付を通じて、対象者全員に内容を伝えることが大切です。

まとめ

領収書がその場で発行されないETC料金の経費精算では、適切な証憑の取得と管理が不可欠です。インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を考慮し、社内の保存ルールや承認フローを今一度見直してみましょう。

ただし、手作業による明細の回収や突合には限界があり、管理側の負担も大きくなりがちです。ETCを含むカード利用の申請・承認・証憑管理を一本化できる「Bill One経費」のようなシステムを活用することで、経理の工数削減とガバナンス強化を同時に実現できます。

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