電子領収書とは？発行側・受領側それぞれのメリットや電子帳簿保存法対応のポイントを解説

電子領収書とは

近年、企業のデジタル化や電子帳簿保存法の施行により、電子領収書の導入が進んでいます。ここでは、電子領収書の定義や特徴、注目される背景について解説します。

領収書の電子保存については、下記の記事もご参照ください。

参照：Sansan株式会社「領収書はもう紙で保管しない！電子保存のメリットや注意点、手順を解説」

定義と特徴

電子領収書とは、紙の領収書をPDFなどの電子データで発行するものです。メールやクラウドサービスを通じて送受信できるため、印刷や郵送の手間がかかりません。

主な特徴は以下の3つです。

• オンラインでの送受信が可能：インターネットを通じて即時に送信・受領できるため、やりとりがスムーズになります。
• 保管スペースが不要：紙のようにファイルやキャビネットを用意する必要がなく、デジタルデータとして管理できます。
• 検索や集計が簡単：電子データであれば、日付や金額などを元に検索しやすく、経理業務の効率化につながります。

電子領収書が注目される背景

電子領収書が広く注目されるようになった背景には、業務のデジタル化の加速とペーパーレス化の推進があります。企業では業務の効率化が求められ、紙の書類を減らす動きが加速しています。その中で、領収書も電子データとして管理する流れが進んでいます。

さらに、大きな影響を与えているのがインボイス制度の導入と電子帳簿保存法の改正です。インボイス制度では、適格請求書（インボイス）を正しく保存する必要があり、電子データでの管理が効率的とされています。

また、電子帳簿保存法の改正により、電子取引のデータは電子のまま保存することが義務化されました。これにより、電子領収書の導入がさらに加速しています。

電子帳簿保存法における電子領収書の保存要件

電子領収書は、電子帳簿保存法に基づいて適切に保存する必要があります。電子領収書の保存にあたっては、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。

以下では、紙の領収書をスキャナ保存した場合、電子領収書で受領した場合などの保存要件を解説します。

領収書の保管方法については、下記の記事をご参照ください。

紙の領収書をスキャナ保存する場合の要件

紙の領収書を電子データとして保存するには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。

主な要件は以下の通りです。

〇タイムスタンプの付与

スキャンしたデータには、改ざん防止のためのタイムスタンプを付与する必要があります。これにより、保存されたデータの真実性が担保されます。

〇入力期限の制限

領収書を受領した日から「基本的には7営業日以内、業務処理規程を定めている企業であれば最大2カ月と7営業日以内」にスキャン・保存する必要があります。遅れた場合は要件を満たさず、電子保存が認められない可能性があります。

〇スキャン文書と帳簿の相互関連性の確保

保存された電子データは、帳簿とひも付けて管理する必要があります。これにより、税務調査時にスムーズにデータを照合できるようになります。

詳細は以下の表にまとめていますので、ご参照ください。

電子データで受領した領収書の保存要件

電子メールやクラウドサービスを通じて受領した電子領収書は、電子取引に該当するため、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷して保存するだけでは認められず、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

主な保存要件は以下の通りです。

〇タイムスタンプの付与

受領した電子データには、改ざん防止のためのタイムスタンプを付与する必要があります。ただし、受領後に速やかに訂正や削除が行われない仕組みがある場合は、タイムスタンプの代替措置が可能です。

〇ディスプレイ・プリンタの備付け

ディスプレイやプリンタ等の性能や設置台数等は、要件とされていませんが、税務調査等において当該電子取引データを確認できるようにする必要があります。

〇検索機能の確保

取引日・金額・取引先の3つの記録項目により、範囲指定検索または組合せ検索ができる措置を講じることが必要です。

これらの要件を満たすことで、電子データで受領した領収書を適切に保存し、法的に認められる形で管理することができます。

検索機能の確保と運用のポイント

電子領収書を電子帳簿保存法の要件に従って保存するためには、検索機能の確保が必須です。保存された電子データは、必要な情報を速やかに抽出できるよう、適切に管理する必要があります。

具体的には、下記のような項目を検索キーとして設定することが求められます。

• 取引日付（いつの取引か）
• 金額（いくらの取引か）
• 取引先（誰との取引か）

この検索機能を確保することで、税務調査や経理業務の際に迅速にデータを照会し、スムーズに対応できます。

また、効率的な運用のためには、適切な会計システムやクラウドサービスの導入が重要です。これによって自動で検索可能な形でデータを整理・保存でき、手作業による負担を軽減できます。電子帳簿保存法の要件を確実に満たし、経理業務の効率化も実現できます。

領収書の保管期間

電子帳簿保存法において、電子領収書の保管期間は原則7年間と定められています（一定の条件下では10年間）。これは、税務調査などの際に過去の取引記録を適切に確認できるようにするためです。

紙の領収書をスキャナ保存する場合は、原本の破棄も可能です。ただし、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。要件を適切に満たしていれば、スキャン後の紙の領収書を処分することが認められます。

電子領収書を発行するメリット

電子領収書を発行する側には2つの大きなメリットがあります。

• 発行にかかるコストを削減できる
• アナログな発行業務が効率化できる

それぞれ解説します。

発行にかかるコストを削減できる

電子領収書を導入することで、発行コストの大幅な削減が可能になります。

紙の領収書では、紙代や印刷コスト、郵送費がかかります。大量に領収書を発行する企業では、これらの費用が積み重なり、無視できないコストとなります。電子領収書であれば、メールやクラウドサービスを活用して送信できるため、これらの物理的なコストが一切不要になります。

さらに、印紙税の節約も大きなメリットです。紙の領収書では5万円以上の取引に印紙を貼る義務がありますが、電子領収書は課税文書に該当しないため、印紙税を支払う必要がありません。特に高額取引が多い企業にとっては、大きなコスト削減につながるのです。

アナログな発行業務が効率化できる

電子領収書を導入することで、発行業務の効率化が実現します。

従来の紙の領収書では、印刷、封入・郵送など多くの手作業が発生し、その分手間や時間がかかります。大量の領収書を発行する企業では、これが業務負担の大きな要因となっていました。電子化すれば、これらの作業が不要になり、領収書作成から送付までの時間を大幅に短縮できます。

さらに、手作業が減れば、記入ミスや発送ミスのリスクも軽減されます。経理システムと連動させれば、人為的なミスは大幅に削減可能です。発行状況の追跡や管理も容易になり、過去の発行履歴をデータベースで確認できます。

このように、電子領収書は業務の効率化だけでなく、正確性の向上や管理負担の軽減にも貢献します。

電子領収書を受領するメリット

電子領収書を受領するメリットの一つは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。

紙の領収書は、ファイルやバインダーに保管されるため、過去の領収書を探す際には時間がかかります。特に、長期間保管している場合、どこにあるのかを確認するだけでも手間がかかることがあります。

一方、電子領収書は日付や金額、取引先などの条件で簡単に検索できるため、必要な情報へのアクセスが迅速になります。クラウドストレージや経理システムを利用していれば、キーワードを入力するだけで該当する領収書をすぐに見つけ出すことが可能です。

手作業での書類探しの時間が削減され、業務の正確性やスピードが向上します。

経理システムとの連携で業務が効率化できる

電子領収書を受領することで、経理業務の効率化が大幅に進みます。

紙の領収書を管理する場合、金額や取引先の情報を手作業で経理システムに入力しなければなりません。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも伴います。

一方、電子領収書は経理システムと簡単に連携できるため、データを自動で取り込むことが可能です。OCRやAPI連携を活用すれば、手入力の負担を減らし、作業スピードも向上します。

また、電子データのため集計や分類もスムーズに行え、経費精算の処理が迅速化します。その結果、経理担当者の業務負担が軽減されるだけでなく、ヒューマンエラーの発生も防げるのです。

電子領収書導入時の注意点

電子領収書を導入する際は、単にシステムを導入するだけでなく、社内の運用体制やセキュリティー対策をしっかり整えることが不可欠です。適切な管理ができなければ、トラブルが発生する可能性があります。

社内体制の整備

電子領収書をスムーズに導入・運用するためには、社内体制の整備が欠かせません。従来の紙の領収書と異なり、電子化することで経理部門だけでなく、営業や総務など他部署との連携が求められます。

特に重要なのは、システム運用のルール策定です。例えば、電子領収書の発行・受領のフローを明確にし、どの部署がどの段階で処理を行うのかを決める必要があります。また、領収書のデータ形式や保管ルールを統一し、適切な管理方法を社内で共有しておかなければなりません。さらに、従業員が適切に運用できるように、マニュアルの作成や研修を実施し、電子領収書の取り扱いに関する理解を深めることが重要です。

適切な社内体制を整えることで、業務の混乱を防ぎ、スムーズな運用が可能になります。

セキュリティー対策の強化

電子領収書の保存・送受信には、情報漏えいやデータ改ざんのリスクが伴います。そのため、適切なセキュリティー対策を講じることが必須です。まず、外部からの不正アクセスやデータの改ざんを防ぐために、暗号化技術を活用し、送受信時の安全性を確保する必要があります。

特に、クラウド上でデータを管理する場合は、SSL/TLSなどの暗号化通信を導入し、安全な環境を整えることが重要です。

また、アクセス制限の設定も不可欠です。経理担当者や必要な部署のみが領収書データにアクセスできるようにし、不正な操作や情報漏えいを防ぎます。加えて、ログ管理を行い、不審なアクセスがないか監視する仕組みを導入すると、より安全な運用が可能になります。

まとめ

業務のデジタル化の加速とペーパーレス化の推進によって、多くの企業において電子領収書が広く利用されるようになっています。さらにインボイス制度の導入と電子帳簿保存法の改正で、さらに電子領収書の導入が加速しています。

電子領収書は発行側・受領側共にさまざまなメリットがある一方、メリットを享受するためには電子帳簿保存法の要件を守り適切に保存することが必要になります。そのためには、経理業務のシステム化が効果的な手段の一つとなります。

電子領収書とシステムを用いた経費管理の仕組みを構築することで、業務を大幅に効率化できます。

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