法改正で変わった電子請求書のルールとは？改正後の今、企業が取るべき対応を解説

電子請求書をめぐる法改正とは

2024年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、企業の電子請求書の保存ルールが大きく変わりました。まずは電子帳簿保存法の概要と法改正の背景、電子請求書が注目される理由について解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、企業が税務関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。これまでは紙での保存が原則でしたが、デジタル化の進展を受け、一定の条件を満たせば電子データでの保存が可能となりました。

2024年1月の改正により、電子取引で授受した請求書などの電子データは紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務化されました。このため、各企業は適切な保存環境を整えて、電子請求書の管理を徹底する必要があります。

さらに電子データの保存には「真実性の要件」と「可視性の要件」が求められます。違反した場合には税務上の不利益を受ける可能性があるため、適切な対応が必要です。

電子帳簿保存法の詳細については、こちらの記事をご覧ください。

電子請求書が注目される背景

電子請求書とは、請求書を紙ではなく電子データで作成・送付・管理する仕組みのことです。従来の紙の請求書にはいくつかの課題があり、それを解決する手段として電子請求書が注目されています。

企業が電子請求書を導入するメリットには、以下のようなものがあります。

コスト削減

紙の請求書では印刷費・郵送費・保管費などのコストが発生しますが、電子請求書ならこれらの費用を削減できます。これは、近年の郵便料金の値上げによりコスト負担が増している企業にとっても大きなメリットです。

業務効率化

紙の請求書は発行・送付・保管の作業に手間がかかります。電子請求書なら発行から管理までをシステム上で完結でき、業務の自動化も可能になります。

紛失リスクの低減

紙の請求書は紛失や破損のリスクがあり、再発行の手間がかかります。一方、電子請求書ならクラウド上での保管・検索も容易で、管理の負担が大幅に軽減されます。

法改正で変わる電子請求書のルール

電子帳簿保存法改正により、電子請求書の保存ルールは大きく変わりました。ここでは、

• 電子帳簿等保存に関する変更
• スキャナ保存に関する変更
• 電子取引データ保存に関する変更

のそれぞれについて、具体的な変更点とその影響を解説します。

参考：国税庁｜「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿等保存に関する変更

改正電子帳簿保存法では、申告所得税・法人税に関して、「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の範囲が、見直されました。

過少申告加算税の軽減措置とは、税務調査の際に誤りが見つかった場合に、本来であれば課される過少申告加算税の税率が軽減される制度です。

この優遇措置を受ける優良な電子帳簿は、以下の要件のうち1〜6をすべて満たす必要があります。

1. 訂正・削除の履歴が残る
2. 通常の業務処理期間を経過後に入力した場合、その事実が確認できる
3. 帳簿記録事項と関連する他の帳簿の記録事項の相互に、関連性が確認できる
4. システム関係書類等が備え付けられている
5. 保管場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、速やかに出力できる
6. 検索条件を満たす
   1. 取引年月日・取引金額・取引先によって検索できる
   2. 日付または金額の範囲指定で検索できる
   3. 2つ以上の任意の記録項目を合わせた条件で検索できる
7. 電子データのダウンロードが適宜できる

なお「7．電子データのダウンロードが適宜できる」を満たしていれば、「6．検索条件」のb、cを満たす必要はありません。

また優良な電子帳簿以外の帳簿についても、上記の4・5・7を満たしている必要があります（優良な電子帳簿の要件をすべて満たす場合には7の要件は不要）。

スキャナ保存に関する変更

電子帳簿保存法の改正では、紙の書類を電子データ化するスキャナ保存に関する要件にも変更が加えられています。具体的な変更点は以下の通りです。

解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要に

従来のルールでは、スキャナーで読み取ったデータに解像度や階調、大きさに関する情報の記録が必要でした。しかし改正後はこの要件が撤廃され、よりシンプルに保存できるようになっています。

入力者等情報の確認要件が不要に

従来はスキャナ保存を行う際に「誰が入力したか」や「いつ入力したか」を明確にする確認手続きが必要でした。しかし改正後はこれが不要となり、スキャナ保存のハードルが下がっています。

帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定

従来はスキャナ保存した書類すべてに、帳簿との関連性を確保しておく必要がありました。しかし改正後は対象が「重要書類」に限定され、企業の実務負担が軽減されています。

電子取引データ保存に関する変更

電子取引とは、メールやクラウドサービスなどを通じて、見積書・注文書・契約書・納品書・領収書などの取引書類を授受する取引のことです。2022年の法改正では電子取引データの保存ルールが見直され、一部の要件が変更されました。

主な変更点は以下の通りです。すべての企業はこの変更を踏まえ、自社の状況に応じて適切に対応していく必要があります。

検索機能のすべてを不要とする措置の対象者が見直される

以前の電子帳簿保存法では、電子取引データ保存の際に「検索機能」を備えていることが義務付けられていました。しかし改正後は、中小企業など一部の事業者に対して、この検索要件が不要とされています。

令和4年（2022年）度税制改正で措置された「宥恕措置」の廃止

2022年の税制改正では、電子取引データの保存義務に対して「宥恕（ゆうじょ）措置」（一時的な猶予）が設けられていました。しかし2023年の改正でこの措置は廃止され、すべての企業に電子取引データを適切に保存することが求められています。

新たな猶予措置の整備

宥恕措置が廃止された一方で、新たな猶予措置が整備されました。具体的には一定の条件を満たす場合に限り、電子取引データの保存要件を一部緩和することが認められています。この猶予措置の詳細は、今後の運用状況を踏まえて判断される見込みです。

電子請求書の法改正が企業に与える影響

電子帳簿保存法の改正により、企業の電子請求書対応にはさまざまな影響が生じます。ここでは法改正によるメリットとデメリットを整理し、企業が直面する課題と対応策について詳しく解説していきます。

メリット

優遇措置の対象になりやすくなる

電子帳簿保存法の改正により、過少申告加算税の軽減措置の適用範囲が拡大されました。これにより、優良な電子帳簿の要件を満たす企業は、税務調査時の負担軽減が見込まれます。

具体的には、電子帳簿が「改ざん防止機能を備えている」「取引情報が適切に保存されている」などの条件を満たしていることで、税務調査時に指摘を受けた場合でも加算税の負担が軽減される可能性があります。

電子請求書対応のハードルが下がる

2022年の法改正では電子請求書に関する保存要件が一部緩和され、対応のハードルが下がりました。たとえばスキャナ保存の要件緩和や、検索機能の要件緩和などは、一部の企業にとって大きな負担軽減策となるでしょう。

さらに新たな猶予措置が設けられたことで、企業がシステム導入や業務フローの見直しを進めるための移行期間が確保されました。これにより、特に中小企業にとっては電子請求書対応がより現実的な選択肢となっています。

デメリット

電子請求書の導入によるコスト増加

電子請求書の導入には初期コストや運用コストが発生します。具体的には以下のような費用が考えられるでしょう。

• システム導入費用：電子請求書対応のクラウドサービスや電子帳簿保存システムを導入する際の費用
• 社員教育費用：新しいシステムの運用方法や法令に関する研修・教育コスト
• セキュリティー対策費用：電子データの適切な管理やデータ改ざん防止のためのセキュリティー対策

特に中小企業ではこれらのコストが負担となるケースも多いため、費用対効果をしっかりと見極めたうえで導入を検討する必要があります。

業務フローの見直しによる負担

電子請求書の導入に伴い、企業は業務フローの見直しを迫られます。これには以下のような対応が必要です。

• 請求書の発行・受領方法の変更：従来の紙ベースの請求書発行・管理から、電子請求書への移行が必要
• 社内の承認フローの見直し：電子データの適切な承認・保存手順の確立が必要
• 情報収集と知識の習得：法改正の内容や電子請求書に関する最新情報のキャッチアップが必要

これらの業務フローの変更には時間と労力がかかるため、計画的に進めることが求められます。特に社内のITリテラシーが低い場合には、従業員への教育の徹底が重要です。

電子請求書の法改正に対応する方法

電子請求書の法改正に対応するには、まず自社の現状を把握し、必要に応じてシステム導入や業務フローの見直しが重要です。ここでは具体的な対応方法について解説します。

自社の状況を分析する

法改正への対応をスムーズに進めるためには、まず自社の現状を分析することが重要です。

現在の電子請求書の運用状況

すでに電子請求書を導入している場合、法改正による変更点と自社の対応が適合しているかチェックします。特に、保存要件の緩和や優遇措置の対象要件に適合しているかを確認しましょう。

電子取引データの保存状況

電子取引データを紙に印刷して保存していた場合、新たな保存義務に対応する必要があります。特に、法改正により求められる保存要件（検索機能の有無、データの改ざん防止措置など）を満たしているか確認します。

電子請求書に対応するシステムの導入

業務効率化や法令遵守の観点からも、電子請求書に対応したシステムの導入は非常に重要です。まだ電子請求書システムを導入していない企業は、クラウド型の請求書管理サービスを活用することで、短期間での法対応が可能になるでしょう。

システムを選ぶ際に考慮すべきポイントは以下の3点です。

• 導入・運用コストが自社の予算に見合っているか
• 電子請求書の発行・受領・保存機能が備わっているか
• 従業員が使いやすいインターフェースか、既存システムとの連携は可能か

システムを選んだら本導入前に試験運用を行い、実際の業務に適合するかをチェックすることも重要です。

社内の業務フローを見直す

電子請求書の導入に伴い、社内の業務フローを最適化することも欠かせません。

社内教育の実施

電子請求書の保存要件や運用ルールについて、従業員向けの研修を実施しましょう。システムの使い方や、電子データの適切な保存方法について理解を深めることが重要です。

業務プロセスの最適化

電子請求書の発行・受領・承認プロセスを見直し、デジタル化を前提としたワークフローを整備しましょう。必要に応じて、社内規程の変更や、担当部署の明確化を行います。

定期的な見直しと改善

法改正の動向を継続的にチェックし、電子請求書の運用ルールを定期的に見直しましょう。

新しい技術やサービスが登場した際には、より効率的な運用方法を導入する柔軟性も求められます。

電子請求書の法改正に関するQ&A

電子請求書の法改正に関して、企業が疑問に感じやすいポイントをQ&A形式で解説します。

法改正の対象となる企業は？

今回の法改正は、電子取引を行うすべての企業が対象となります。

電子取引とは、請求書や領収書を紙ではなくデジタルデータとしてやり取りする取引のことです。たとえば以下のようなケースが該当します。

• メールで請求書を送受信する
• クラウドサービスを利用して請求書を発行・受領する
• EDI（電子データ交換）を活用して請求書を管理する

これらの電子取引を行う企業は、電子データの適切な保存が義務付けられます。

未対応の場合のペナルティーは？

法改正に対応せず、電子取引データの保存要件を満たしていない場合、企業は以下のような税務上の不利益を受ける可能性があります。税務リスクを回避するためにも、電子請求書の適切な保存ルールを整備することが重要です。

青色申告の承認取消し

電子取引データを適切に保存していない場合、税務署が青色申告の承認を取り消す可能性があります。青色申告が取り消されると、税制上の優遇措置（青色申告特別控除など）が受けられなくなります。

10％の追徴課税（過少申告加算税）

電子請求書の保存要件を守らず税務調査で問題が発覚した場合、過少申告加算税が課される可能性があります。ただし、優良な電子帳簿として保存していれば加算税の軽減措置を受けられる場合もあります。

紙による請求書等の発行・受取はできなくなる？

紙の請求書の発行や受取は引き続き可能です。ただし電子取引に該当する場合には、紙のまま保存することは認められません。つまり、電子取引で受領した請求書は「電子データのまま保存」、紙の請求書は「紙のまま保存」もしくは「スキャナ保存」が基本ルールとなります。

紙の請求書の発行・受取は可能

法改正後も、取引先に紙の請求書を発行・送付することは可能です。受け取る側も紙の請求書を受領することができます。

紙で受け取った請求書は紙のままか、スキャナー読み取りで保存可能

紙で発行された請求書は、紙のまま保管することが認められています。ただしスキャナ保存を行う場合には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

「電子取引」に該当する場合は紙での保存が不可

メールやクラウドサービスで受領した請求書データは、紙に印刷して保存することが認められません。電子データとして適切に保存し、検索機能や改ざん防止の要件を満たす必要があります。

電子請求書の管理を効率化するには？

電子請求書の管理をスムーズに進めるには、クラウド請求書管理システムの導入が効果的です。法改正にスムーズに対応しつつ、請求書業務を効率化できるでしょう。

クラウド請求書管理システムの主なメリットは以下の通りです。

請求書の発行・受領を自動化

• 電子請求書の発行・送受信をクラウド上で完結でき、作業の効率化が可能
• 取引先との請求書のやり取りがスムーズになる

電子帳簿保存法の要件を満たせる

• 改ざん防止、検索機能、適正な保存環境の整備など、法改正に対応した管理が可能
• 保存要件に対応することで、税務調査時のリスクを回避できる

業務負担の軽減とコスト削減

• 紙の請求書と比べ、印刷・郵送・保管コストが削減できる
• 手作業が減ることで、人的ミスを防ぎ、業務の精度が向上する

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受領した請求書データの電子保存が義務化されました。すべての企業は請求書管理のデジタル化を進めていく必要があります。

電子請求書の導入には、コスト削減・業務効率化・税務リスクの軽減など多くのメリットがあります。しかしシステムの導入や業務フローの見直しといった課題もあるため、適切なツールの活用が重要です。

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